谈总监理工程师的协调艺术和工作方法

摘要:文章阐述了总监在项目团队中的重要性,提出了在工作中不断创新的思想,论述了总监理工程师对监理部的内部管理工作方法,以及在工程管理过程中如何协调参建各方关系。

关键词:总监理工程师;管理行为;监理工作

中图分类号:F407文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)36-0154-02

总监对监理部的工作成效具有绝对直接性影响。总监如何带领一个团队去出色地完成一项监理工作,是每一位总监必须认真思考并不断创新完善的核心话题。

一、解放思想,与时俱进,树立创新意识

1997年《建筑法》以法律形式规定我国推行工程监理。监理行业在我国相对于其他行业还处在初级阶段,大甲方、小监理、吃地盘的局面依然存在,胜利油田是一个特大型国有企业,随着改革力度的深入,油田地面工程建设管理越来越规范,对监理作用的认识不断深入,对监理工作的要求也越来越高,越来越严。我认为监理工作的成效贵在创新。

二、监理部的全过程内部管理

1.总体原则。管理行为总是以建立规则、执行规则、检查验证规则的执行效果为一个循环。监理部的内部管理也不例外,应以建立制度,贯彻制度,检查制度的落实为主线。公司的管理方针“以人为本”,因为任何工作最终都是由人去完成。工程监理作为一项技术服务工作,人在其中起的作用就更加重要。因此,作为总监在进行内部管理时,要增强凝聚力,应充分发挥每个成员的作用,调动每个成员的积极性、创造性,强化对监理过程的控制,以达到良好的监理效果。

工程项目的类型不同,监理的工作方法也不同。总监应结合项目的特点,采取有针对性的内部管理方法,做到有的放矢。总监应抓住各工程的特点,采用相应管理模式,制定相应有效的管理制度,确保内部监理工作和整个工程的质量、安全、进度、投资可控、在控。

2.加强制度管理,做到凡事有据。制度是管理的基础,总监应高度重视制度建设。总监应根据公司的管理制度结合项目部的具体性加以细化,避免空泛。因此,总监在组织编制管理制度时,不能简单地照抄其他工程的样本,而是要结合本工程的特点和监理部的特殊性,并确保管理制度与业主单位、行业主管部门的有关规定、制度相一致。

3.加强记录管理,做到凡事留有痕迹。记录管理是工程管理的一种最基本理念,要求每个管理行为均应留下痕迹,做到凡事有记录。记录管理对复杂工程和分散型工程的监理显得尤为重要,因为这类工程的参建方多、施工作业面分散,监理人员的工作地点也分散,监理部一般只能采用分部、分层的管理方法,而上一层管理人员无法随时检查到下一层人员的工作状况。因此,记录的要求与信息的沟通在保证监理工作的质量和工作成效上就起着重要的作用。记录管理对规范各方行为意义重大。监理人员的各项工作都留下记录和痕迹,为监理部的检查和测量以及各级监督检查提供了监理证据。另外,监理记录作为工程信息的重要组成部分,为监理部进行工程管理、决策等也起到辅助的作用。现场记录资料还是处理索赔的第一手资料。

4.加强过程管理,做到凡事有检查。对于某项工作,是否在制度的约束下规范进行,是否及时形成了记录,如果不进行过程检查,则很难予以保证。总监应引导监理部成员重视对工作过程的监控,每个监理人员按照管理职责的不同,加强过程管理,使监理工作始终处于良好的受控、在控状态。

5.加强闭环管理,做到凡事有结论。闭环管理是一个管理行为完成的标志,是否进行闭环管理对于评价一个管理行为的绩效具有重要作用。总监应通过各种制度建设,强调凡事必须进行有效、及时的闭环,形成结论或意见,避免不了了之现象的发生。监理部发出的监理通知单必须有回复单。监理例会中存在的问题必须落实到具体单位,在下次例会中要有结果出现,否则不能进入下一工序。

三、讲究协调艺术,不断提高管理水平

四控两管一协调是监理的核心工作。首先协调是四控两管的保证。总监是监理工作的组织者和管理者,在监理过程中具有灵魂和核心作用。总监发挥领导作用时不仅要掌握原则,还应该讲究协调艺术,以增强监理部的凝聚力,确保管理职能的顺利实施。

要做好组织协调,首先要有一个积极的、认真负责的态度;其次,要高度关注沟通与信息共享。“信息的不对称是产生矛盾的根源”,总监要根据工程特点,确定监理部内部和整个工程项目的信息流程,以及监理与施工单位之间横向与纵向的信息交流,并督促施工单位建立通畅的信息渠道。通过沟通来实现信息共享,达到互谅互解,避免误会和猜疑,为监理部内部和工程建设营造一个和谐的环境。

1.处理好与建设单位之间的关系

(1)勤奋敬业,履行好监理职责。建设单位将工程管理业务委托给监理,当然希望看到一个认真负责、有水平、能够替他管理好工程的总监。因此,要处理好与建设单位的意见,首先是履行好监理职责,取得建设单位的信任,赢得好感。

(2)提供专家意见,提高建设单位的满意度。作为工程管理的专业性公司,在工程管理方面理应较建设单位掌握得更多、更全面。因此适时地向他们提供专业方面意见,就可增加他们对监理的依赖感,提高其满意度。

(3)以顾客满意为焦点,充分尊重建设单位代表。“以顾客满意为焦点”,表达的是一种姿态,说明监理方重视建设单位的感受,尊重建设单位的代表,本着这个原则行事,会让建设单位感到舒服。这就首先要分析建设单位的需求,即对方最希望监理做什么,监理方就把这件事做好,满足其最大需求。

2.处理好与设计单位之间的关系。在设计交底时,监理部应充分领会设计方的思路,在功能与使用上与业主的需求存在多大的差距,及时地搭建业主与设计之间的桥梁。设计单位技术人员不常驻现场,监理与设计人员当面交流的机会不多,平时就要注意与其保持经常性的联系,将工地上的信息及时传递给设计人员。

3.处理好与施工单位之间的关系。在处理好与施工单位的关系时,总监经常采用以下技巧:

(1)多从正面给予鼓励。目前市场竞争激烈,外部环境促使施工单位有不断提高工程管理水平,做好工程的愿望和需求。因此,监理应尽量利用其上进心,多从正面给予鼓励,激发其向上的工作热情,充分发挥自身的质量、安全管理保证体系的作用。

(2)沟通与理解,达到互信互谅。监理和施工单位之间需要很多的信息交流,建立正常的信息沟通渠道,达到信息的共享非常重要。另外,总监和其他监理人员还应经常通过非正式场合,与施工方相关人员沟通和交流,达到相互理解。对施工单位工作上的不足,也要体谅其难处,并提出好的建议,使监理和施工之间增强信任度,达到互信互谅,建立融洽的工作配合关系。

当与施工单位出现分歧时,总监一般采用“原则问题决不让步,非原则问题可协商通融”的处理方式。对可能危及工程安全、质量的重大问题以及基建程序的正确履行决不含糊,确保工程安全、质量。

(3)提倡“监帮结合”。胜利油田油区内的老百姓吃地盘情况非常严重,施工队伍参差不起,工程管理经验欠缺,人力等资源投入不足,工作的及时性与完善性大打折扣。本着“整个工程建设在受控状态下实施”这个大目标,总监主张“监帮结合”的工作方式,经常给施工单位提一些好的建议,帮助其提高管理水平。

(4)与施工单位和平相处。与施工单位处理好关系,就是一定要以平等的姿态与对方人员相处。我认为监理和施工只是在工程建设中扮演了不同的角色,无地位高低之分。因此在工作态度包括说话的语气上,都要注意方式方法,让对方乐于接受监理,主动配合工作。

“廉洁自律”是每一位监理人员必须具备的基本素质之一。我们监理部坚决杜绝“吃、拿、卡、要”。俗话说“吃人嘴软,拿人手短”,所谓“做事先做人”,自身形象是树立监理威信的前提。一旦我们不自律,让别人抓住把柄,就会威信扫地。表面上,对方怕你,奉承你,其实在其心目中,你已经一钱不值,如此一来,做好监理工作就成为纸上谈兵。

作者简介:范向东(1973- ),男,山东东营人,胜利油田胜利建设监理有限责任公司东辛分公司总监理工程师,工程师。