对企业电子文件管理流程变化的探讨

杜新瑞

1电子文件管理流程在时间上的变化

1.1归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政管理文件：二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化。归档时间明显提前。

1.2鉴定。归档是鉴定工作的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类：结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类(名称)、区分这些不同种类(名称)文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程：如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员需要做人工鉴定。

1.3著录。为了保证著录信息的准确。减少重复劳动，要求在文件形成时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。

2电子文件管理流程在内容上的变化

2.1简化。快速运算和高密度存储是计算机的长处，利用这些长处，可以帮助文件管理者做很多事情，从而减少工作量，如实体整理。实体整理是对文件实体分门别类，实现馆(室)藏排列的有序化。纸质文件管理中，这是工作任务最为繁重的一部分，因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。而电子文件信息存储的高密度导致了文件存储空间的减少，实体整理仅指为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。

2.2复杂。电子文件在部分流程内容简化的同时，另外一些流程的内容则有所增加。包括：

一是信息整理。信息整理是与实体整理相对的一个概念，指从文件内容反映的主题概念出发对文件的种类加以区分，目的在于为用户提供多个检索途径，纸质环境中，信息整理的目的是解决实体单线排列和检索角度多元化的矛盾。而电子文件具有信息与特定载体之间的可分离性，在计算机联机设备中，不存在所谓的文件“单线排列”，可以实现信息的一次输入，多次逻辑输出，每次输出的依据都可以不同。数据库技术和网络技术的综合应用。为电子文件信息的组织提供了很大的空间。

二是鉴定，为了同时保证电子文件的有用性和可用性，使得到保存的电子文件具有实现其价值的可能，鉴定工作需要完成这样三项判断工作：某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现，即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。其中，鉴别和技术鉴定是电子文件鉴定工作的新内容，鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来。机构内部可能存在多个信息系统，这些系统中保存有多种数据信息，并不是所有的信息都是文件信息。技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。

三是著录。著录是时间和内容都发生显著变化的管理活动。由于电子文件有可读性的要求，在技术不断升级的情况下，不可能只通过静态保存的方法来保管归档文件，需要对之不断地进行复制和迁移。电子文件不可能不变，在变中维护其真实性的方法之一就是对文件和文件管理活动的著录，所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段，同时还起到维护电子文件真实性的作用。这决定了电子文件著录的信息源不仅是文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。著录必然贯穿电子文件整个生命周期，不同的活动形成不同的著录项目，如在形成阶段完成文件的生成系統、形成者、编制目的等。

2.3集成化。一是逻辑归档工作与检索工作的集成。逻辑归档是归档的一种方式，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。为此，归档文件的著录信息及存储地址等信息应自动保存到档案部门的数据库中，而该过程同时也是存储检索信息的内容。

二是归档与鉴定的集成。即归档验收时文件技术状况检测与技术鉴定的集成。经内容分析后为具有保存价值的电子文件，还需要检查技术状况，即进行技术鉴定，才能完成鉴定工作的任务。

三是保护与其他流程之间的集成。电子文件安全，特别是信息安全保护的内容包含在其他流程中。无论是哪项业务流程，相关的业务人员都必须有相应的权限，权限验证是该流程的第一步，而权限验证同时是保护工作重要内容之一。