“自觉”、“自主”与“自我完善”

覃兆刿　张　斌

覃兆刿：张教授，约你进行这个对话是因为我注意到你对企业档案管理有持续深入的研究，我希望你对国有企业档案管理的系统认识和国外企业档案工作的考察能够启发我们在民营企业档案管理方面的思考。

张斌：非常高兴与覃教授一起探讨民营企业档案管理问题。我个人近几年对企业档案管理、信息管理和知识管理研究有较大的兴趣，并进行了一定的理论和实践研究，谈不上有深入的研究，听说湖北大学成立了企业档案与知识管理研究中心，覃教授主持该中心的研究工作。首先对贵中心的成立表示热烈祝贺!希望贵中心能够在企业档案管理研究方面取得突出成绩!

覃兆刿：谢谢!对了，关于什么是“民营企业”我们还得先有个约定，根据厉以宁先生对“民营经济”的界定，广义的民营企业是对除国有和国有控股企业以外的多种所有制企业的统称，包括内资民营企业(含私营企业、集体企业)、港澳台和外商投资企业：狭义的民营企业则不包括港澳台和外商投资企业；第三个层次的民营企业则专指私营企业。但我按厉先生的广义民营企业概念在调研中却遇到了困难，有些港澳台企业和外资企业不大乐意将其归类为民营企业。既然如此，这里姑且将“民营企业”只限于狭义的范畴，包括私营和集体企业两类。民营企业档案则是指对民营企业在生产、经营和管理活动中直接形成的有信息价值的记录的保存。

张斌：对“民营企业”概念作一个限定，有助于我们下一步的研究和探讨。随着我国社会主义市场经济的建立和发展，民营企业在我国经济发展中占据重要的位置，民营企业档案管理问题也成为近十多年档案界关注的热点问题之一。

覃兆刿：其实，上个世纪90年代对非国有企业档案管理的讨论就可以视为这个问题的发端，至2002年前后还一度成为讨论的热点，以“加强民营企业档案管理”为主题的红头文件和现场会、研讨会不断见诸报道。客观地说，这对唤起民营企业的档案意识和促使档案部门关注民营企业的档案问题还是发挥了不小的作用。此后各地进行了相关的实践摸索，部分地区的民营企业表现出较高的档案管理热情，档案部门也在这一过程中积累了不少经验。从一些论文和关于民营企业档案管理的《意见》、《办法》、《暂行办法》、《管理规定》、《管理意见》和《指引》中，我们可以读到民营企业档案管理的理论与实践正渐渐走向深入。记得是2002年吧，我还在一个全国性民营企业档案管理研讨会上有过主题发言，后又承担国家档案局相关课题，并参与策划出版了民营企业档案管理方面的书，积累了一点认识。但实话说，那时关于民营企业档案管理调研的面是十分有限的，不过这次经历倒引起了我对民营企业档案管理问题的兴趣。事隔五六年了，在多数民营企业的档案管理问题上总有一种“有劲使不上”和“隔靴搔痒”的无奈，尽管我们有深切的职业担忧却无法给予更直接的临场关怀，我们似乎只能站在玻璃的隔墙外干着急。在更多调研的时候，我们的热情，只能换取民营企业的“以礼相待”。我们究竟应该怎样认识民营企业的档案管理问题?我们能够迅速让他们自觉地跑上档案管理的快车道吗?民营企业档案管理究竟应该采用何种模式?档案行政管理部门在这个问题上究竟如何应对呢?

张斌：我也和覃教授有同样的感受。由于教学研究及主持研究国家社会科学基金项目《现代企业制度下的企业档案信息管理研究》课题的需要，近几年我利用各种机会对我国企业档案工作进行较广泛的调查研究。跨越包括北京、黑龙江、辽宁、山东、江苏、安徽、浙江、广东、四川、青海等地区，涉及冶金、石油、化工、航空、航天、酿酒、制药、金融、IT、咨询、物流、建筑、房地产等行业或专业系统。在调研的过程中，我走访了较多的国有企业，同时也接触了诸多的民营企业。

探讨民营企业档案管理问题，首先要把这个问题放到更广阔的国家经济、社会发展背景中去。近年来，我国民营企业发展面临着全球经济一体化带来的严峻挑战。举个简单的例子，这也是现在国家和社会各界比较关注的，就是我国沿海诸多对外贸易型的中小民营企业目前遭遇一些困境。这些企业过去主要是做加工出口的，觉得挣钱很容易，但随着国际经济环境的变化、人民币对美元的升值等因素的影响，这些企业面临着亏损甚至是倒闭的窘境，这些企业没有自主品牌，在国内也没有销售渠道，它们只做对外加工。许多企业只顾生产，不重视对文档等知识的积累，没有意识到应该逐步拥有自己的独立品牌，创造自己核心的知识。一旦整个大环境发生变化，这种依附性的企业马上就会面临危机。

在全球经济一体化、我国建立市场经济体制的大背景下，做好民营企业档案工作具有十分重要的意义。2006年3月23日，国家档案局、国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会联合发布了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》。该《意见》明确指出：做好民营企业档案工作是档案工作适应我国经济发展新形势的必然要求。非公有制经济是促进我国社会生产力发展的重要力量，积极发展非公有制經济，对于全面建设小康社会和加快社会主义现代化进程具有重大的战略意义。民营企业是非公有制经济重要组成部分，做好民营企业档案工作将对民营企业健康持续发展产生积极的影响，积极鼓励、支持和引导民营企业档案工作发展，是档案部门为我国经济建设和现代化建设服务的一项重要内容。做好民营企业档案工作是民营企业自身发展的客观需要，民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它反映了民营企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。建立健全档案工作对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。做好民营企业档案工作是各有关部门建立和完善非公有制经济管理服务体系的重要措施。社会主义市场经济体制的完善要求民营经济向着规范、制度、诚信发展；政府有关部门的管理和服务也需要依据企业真实、可靠的信息和数据。各有关部门和工商联要充分认识档案工作在规范非公有制经济发展中的重要作用，加强协作，引导和促进民营企业经营者树立档案意识，健全档案工作，完善基础管理。

覃兆刿：是的，我们认识宏观经济环境对档案管理提出的要求的确十分必要。民营企业作为我国经济的重要组成部分，在很多地区已成为当地的经济支柱。我们关注民营企业档案管理问题，是档案馆讲社会化服务，档案部门讲功能拓展，档案专业讲社会责任的务实体现。这种关注本身是很有意义的。

因为，民营经济虽然总体形势值得肯定，但我们仔细分析也

会发现，民营企业总体量的增长，并不代表同一民营企业类型或个体的持续做强，有的地区甚至出现民营经济滑坡的现象。如以民营企业集中为特色的温州，在1978～1997年间，其GDP一直在浙江省名列第一，但到了1998年～2003年，却变成倒数第一。为什么会这样呢?这与档案有关吗?

拿一些相当的企业来比较，目前我国民营企业的档案管理水平还很不平衡。大致可分成重视型、补课型、继承型和随意型几种情况。在“重视型”的企业。档案管理状况接近于国有企业的我们就不说了：在“补课型”的企业，他们的业主因为生产经营过程中有了遭遇“档案”的情结。因而计划在档案管理问题上给予一些追补性投入，有了档案人员岗位和档案室，强调档案实体的收集和相对集中的管理，尤其对涉及企业经营或权益的档案能给予高度的重视。他们在档案业务上希望得到行家指导：在“继承型”的企业(多是转制企业)情况就比较复杂了。有过去档案实体管理的基础，档案制度和档案整理相对规范，这是有利的方面。有的企业虽然减少了档案人员编制却对档案岗位有了更加明确的描述，档案员的效益观念反而增强了，他们在企业档案资源重心和管理方法创新方面表现得较有生气。有的企业档案岗位保留了，却因失去过去的行政兼职，档案人在公司的“边缘化”情况很是严重，一时又难以改变注重规模和形式的路数，档案工作效益不甚明显。有的企业则更糟。在“随意型”的企业，企业主和员工档案意识淡薄，档案管理基本上处于无序的状态。从规范意义上说，由国营转制的企业好于长期私人业主经营的企业，工业生产型企业好于商业服务型企业，建筑房产企业则在所有的民营企业中情况最好，但我并没有用“先进型”这样的词来代替“重视型”，这是因为我觉得目前这种形式的规范也许并不代表最为“有效”。

张斌：从不同行业、不同地区、不同资本构成的民营企业来看，目前档案管理的水平的确存在很大的差别。

覃兆刿：但就目前我们的考量指标来说，民营企业档案管理水平总体上无疑是低于国有企业的。除了不同的基础这一因素之外，有的学者从组织行为学的角度进行考察我认为比较科学。首先，民营企业生命周期相对较短，多数民营企业家更关注眼前的经营业绩而不会将注意力放到可能在10年以后才发生作用的档案上。其次，在早期的资本积累阶段，多数民营企业有可能还存在一点不规范或者违规的操作，规范的档案管理岂不是自找麻烦?再者，民营企业在人力资源上的强流动性导致员工档案意识不强，因为对档案的重视源于一种对过去和未来的时间观，没有长期工作下去的计划，当然无心檔案积累的行为，何况，民营企业主对核心信息心存戒备，总是担心重要资料为员工熟悉而留下隐患。那么以保管非核心信息为内容的档案工作必然远离企业利益中心，档案的信息支撑作用自然不会有“惊人”表现，因此即便是专职档案员也会显得弱势，而多数民营企业的档案管理岗位还属兼职，民营企业档案工作之轻就可以想见了。当然，由于国家在民营企业发展中的自主原则，也使档案行政管理部门的影响力受到局限，结果导致民营企业档案管理在外部专业环境中再次被“边缘化”。可见，民营企业档案管理相对滞后与其组织特征是分不开的。

绝大多数民营企业的家族管理，使民营企业组织具有很强的人格化特征。当其完成了初始积累，便会因为自身的组织个性和环境变化而表现出不适应。如规模变大，企业管理半径变宽，管理者个人亲历亲为已感到精力不济：企业发展领域的拓展，管理者学习的速度已跟不上：外来人员的引进，企业人事结构复杂，员工表现出更多自我实现的需要：市场对信息依赖更强，而信息的获取、积累、分析与运用难以完成等。总之，企业开始需要更科学更精细更理性更着眼于长远的管理。档案管理概念的引入和价值实现则成为人才激励、精细管理、财务控制和技术创新不可或缺的基础。作为档案人，我们此刻向民营企业家渗透档案意识的确是很有必要的，

张斌：是的，由于民营企业的某些自身特征导致其在档案管理上产生某些误区，从而带来一些管理问题。我接触的一些民营-&~Ak没有企业档案概念，也没有建立企业档案管理体制和机制，没有档案室或档案馆，没有档案管理人员，文件档案散落在各部门和人员手中，企业对其所形成的档案种类和数量无法知晓，这往往造成了许多管理上的问题，如一家从事技术开发的企业，所有技术开发的文件和档案都在各开发部门保管，有些文件在个人手中，实际上，一些开发人员白天为公司工作，晚上则利用公司的技术帮其他公司工作。某天，一名技术骨干突然离职，使整个开发工作陷入困境。另外一家公司出现过这样的情况：一名被炒鱿鱼的员工为报复公司，在临行前将本部门计算机里面的所有文件全部删除。即便公司能将他告上法庭，但是公司的知识损失是无法弥补的。一家国内知名的体育用品生产企业虽然比较重视文件档案工作，但公司并不知道如何科学地管理文件和档案。公司也成立了档案部门，但是其保管的仅仅是总裁办公室形成的行政文件，一些产品设计、营销文件档案则在各业务部门保存。公司档案部门没有制定严格的归档制度，而是采取鼓励自愿向档案室移交档案的政策，即向档案部门主动移交文件档案的将受到相应的奖励。档案部门并没有明确的归档范围，业务部门或人员愿意交什么，档案部门就收什么。国内一家著名的咨询公司也发现了档案管理存在的问题。公司仿效国外一些咨询公司的做法，没有建立档案机构，咨询项目完成所形成的档案一般是由各业务部门自行保管。公司也鼓励各业务部门和人员能够和他人共享自己的成果经验，但效果甚微，各部门为了自身的利益，往往不愿贡献他们的知识，这样就带来一个问题，一个项目的成功经验很难成为其他部门和人员共享的知识资源，一些新员工加入后不能很快学习和借鉴他人特别是经验丰富的咨询师的知识，致使一些项目的开展都是从头做起，带来了时间成本和人力成本的上升，直接影响到企业的利润。

覃兆刿：难道民营企业就没有适宜档案工作成长的土壤吗?事实上，民营企业档案管理的基础虽然比较薄弱，但也内藏很多积极的因子。第一，民营企业中的私营企业，“家族”文化特征明显，我国家族管理中不是素有“修谱”的传统吗?民营企业中的“领袖”、“英雄”情结，就是民营企业开展建档的心理榫点(有些地方直接称民营企业建档是为民营企业“修谱”)。第二，在很多民营企业，比如在深圳，民营企业将档案概念多理解为“文控”，其实这更帖近档案首先作为“工具”的实质。档案方式就是帮助企业对文件实现安全有效

的掌控。第三，在对待具体存档的选择，他们更注重档案资源结构与企业效益的相关性，他们对档案工作更具有低成本的取向，看重档案是否能在生产经营中及时得到利用，可以说这是对档案信息价值更为本质的解读：第四，民营企业更强调本企业的发家历史和经营特色，他们在档案管理模式探索中更希望体现“以我为主”：第五，因为和国家档案行政管理部门有着相对远离的关系，他们在档案管理创新实践中会有更多的自主空间。

张斌：覃教授分析得很有道理，民营企业对于档案管理无疑是有其潜在需求的。不过我认为，尽管国有企业档案管理目前也存在着经济体制改革带来的一些难题，但是我国国有企业档案工作具有较长的历史，积累了许多好的经验，虽然民营企业与国有企业在体制、管理模式等方面具有较大的差异性，但是从一定意义上说，民营企业档案工作在起步阶段，借鉴、移植国有企业档案管理理论、方法是十分有益的。

覃兆刿：国有企业档案管理的经验当然是可以为民营企业所借鉴的，问题是民营企业是不是一定要以国有企业档案管理的原则为原则呢?有很多专业人士认为，民营企业档案管理同样要坚持“集中统一”的原则，认为“集中统一”同样是民营企业档案管理模式的核心内容。也有不少学者持不同的意见。对此张教授你怎么看?

张斌：对“集中统一管理”原则。我觉得应该辩证地看待。在企业管理微观体制上，通常有“统”与“分”两种观点，对于到底是“统”好还是“分”好的理论和实践争论一直不断。赞成前者的人认为，企业档案集中统一管理优势明显，有利于完整地保存和利用档案，有利于整合企业所有档案信息资源。而赞成后者的人认为，“分”更加灵活和方便，集中统一管理是计划经济体制下的管理模式，在市场经济条件下，应该仿效国外企业的管理经验，建立更加灵活的、分级(分散)的档案管理模式。从理论上讲，国外企业档案分散管理并没有影响到其成为世界一流的企业，这种看法听起来似乎也不无道理。那么问题出在什么地方?

我认为，我们对“统”和“分”的理解还需要进一步探讨。“统”和“分”是一对既相互对立又相互联系的矛盾体，“统”和“分”不仅是一种管理体制和模式，还是一种管理思想和理念。在进行中外企业档案管理体制的比较研究时，我们可能更多地关注形式上的“统”和“分”，而没有进一步探究其背后的管理实质。

覃兆刿：我很赞成张教授的看法，在档案管理的很多方面。我们似乎太多关注表面形式，而不太追问真实的需要。

张斌：我国企业所理解的“统”更多的是强调集中统一管理原则、综合管理思想，但在企業档案工作的实践中。对“统”的应用往往有两种不同的形式：一是完全的集中管理。企业建立统一的档案机构，将企业形成的全部档案放在这个档案机构保存，二是集中管理与分级管理相结合。即企业设置档案馆(或综合档案室)和档案分室。档案馆(或综合档案室)主要保存企业总部的反映企业管理总体情况、全面情况的档案，而档案分室主要保存分公司、分支机构、职能部门自身形成的档案。在计划经济条件下，企业档案管理更多地依赖于档案行政管理部门和上级专业主管机关，包括档案管理组织机构的设置也是如此。很多企业并没有特别去思考，到底哪一种管理形式对本企业的发展更适合。我认为，中国企业过去对“统”的理解和认识，更多的是从形式的角度来看待的即强调档案实体的物理集中，这与计划经济时代政府、企业的计划管理理念是分不开的。同时，也和我们当时所管理的档案对象有着很大的关联，即企业管理的是纸质档案。如果不实行实体集中管理。我们就无法控制和管理档案信息。

覃兆刿：那我可不可以认为在美国这样的国家之所以采用“分”的形式是因为他们在我们之前进入了电子文件管理状态?

张斌：是有这个因素。外国特别是美国企业档案管理所采取的“分”的形式，我们只是看到了其档案的分散管理体制和形式，却没有看到其管理背景。首先，美国是一个市场经济高度发达的国家，企业完全可以自主决定其组织架构和管理模式，具有很强的灵活性和适应性。实际上，也并不是所有的美国企业都选择了“分”的管理体制，许多公司也建立了档案馆或图书馆，来管理其形成的档案，其次，美国企业档案管理的“分”，主要是指对档案实体的管理不再要求一定集中到一个机构，所以有些企业就没有单独设立档案机构。但是，美国企业对档案信息的管理是非常重视的。美国比我国较早地进入了电子文件管理时代，众所周知，电子文件管理的主要内容是对档案的信息管理和知识管理，因此，从上个世纪90年代以来，美国企业对文件、档案的管理出现了向知识管理发展的趋势，架构知识管理平台，实施包括文件档案管理在内的知识管理成为许多企业的一种选择。

由此看来，从是“统”好还是“分”好的问题本身来说，我们很难做出理想的回答，因为这实际上是一个管理问题，如何选择和做出价值判断，完全是由企业主体来决定的。同样的管理体制、模式或方法在美国能用，到中国来就不能直接套用：此企业的档案管理体制、模式也不一定对彼企业有效，

覃兆刿：我们这里所谈的管理模式显然既包括社会与民营企业档案管理之间的关系架构，也包括民营企业内部档案管理的形式，张教授关于“统”和“分”的论述让我很受启发。记得黄世喆先生曾在一篇文章中就外部关系的改善提出过一些意见，这里我想先就民营企业内部档案管理模式也谈一点想法。

我想档案管理对民营企业来说同样是一种上层建筑，上层建筑就需要与经济基础相适应，这个经济基础就是民营企业的生产、经营及其过程。因此针对不同类型的民营企业，我们应该思考不同的档案管理方案，与企业的“协调发展”才是选择档案管理模式的唯一要件。我们不应该在民营企业档案管理问题上固守“集中统一”这一把尺子，这也基于下面的考虑。

我认为在民营企业档案管理问题上要尊重两个规律，心怀一种“生态观”才行。

一是要尊重经济规律。民营企业是经济组织，“效益”当先，好的档案管理无疑是其经济运行中的一个增效元素，但因为民营企业的所有制特征，档案工作作用的时机和作用方式都是企业内部的自我组配，我们无法用机关档案管理的那些条条去框范和衡量企业的档案管理：民营企业是特殊的经济形态，其生长和运行都有其自身的生态特征，所以也不能照搬国有企业档案管理的那些成法：民营企业有不同的类型，其中包含了成长的阶段性、市场运作的不同模式和管理重心、管理文化的多样性和面临的不同环境等，所以也不能用一

两个试点作模具去搞批发。

张斌：民营企业档案管理当然不能无视企业本身的个性，的确要有的放矢才行，

覃兆刿：民营企业对档案管理的认知水平和现实需求有一个自然生长的过程，总体上与经济水平的成长成正比。企业初期，重要的经济活动都在老板脑子里装着，营销——技术——后勤构成这一阶段的管理三角，反映企业资质、市场和财务的记录都被老板或老板的贴心人士掌管，这个时候的档案管理或许几个文件夹或者几个抽屉一个柜子就够了。认为可能用得上的记录保存下来，用不上的销毁，这就够了。到了规模较大的时候，资本运营——信息——人才成了这一时期的管理三角，企业各方面的文件增多，老板已无法靠原来的方式保证这些记录的完整和有效使用，这个时候，档案保管、整理、分类和提供利用的需求自然产生了，再加上几次查不到文件的经历，老板就会考虑成立机构、指定专人或兼职人员负责文件管控的任务。再后来，企业做得更大了，形象体系——营销——资本运营成了管理三角，老板多了在国营企业和明星企业的见识，多了在质量认证、项目招标、企业融资和企业文化建设方面关于档案作用的认识，知道企业形象建设可以为之带来可观利润的时候，他便会成立专门的机构来负责档案管理并考虑建立与企业相宜的档案管理体系，我的意思是说，我们不能搞揠苗助长的事情。拔起来的苗，当时好看，但因为没有与其自然的生态相关联，枯萎是必然的。所以我们要允许民营企业有一个档案意识的自我觉醒、不断深化的过程，哪怕在市场上因为档案问题受一点损失，也毋须大惊小怪，因为这是生态的一个合理部分，算是交了学费，长了记性，但却因此有了更理性的档案管理行为而长期受益。所以我认为，过于强势的(口号式的、高压式的、直接的)档案宣传会让刚刚起步的民营企业形成心理逆反，所以我们对待民营企业的档案管理问题要有一点“无为而治”的思想，要有“时机”意识，要讲引导策略。我们能够作为的是那些萌生了档案意识甚至表达了档案关怀渴望的企业。比如，湖南三一重工集团、湖北九洲通等民营企业，在企业发展中意识到档案规范管理很有必要，这个时候，我们便可以给他们谈一些建议性的方案供他们选择，但绝不是将种种制度、大量表单和分类著录标准照搬到企业中去。满墙的档案制度绝不能促成体现“效益”的民营企业档案管理模式诞生。

二是要尊重档案价值规律。我在不同的表述中强调过档案事业要体现“双元价值”的追求，至今我仍然坚持这一点。首先档案只是一种管理工具，这是从逻辑、结构和社会意义上说的。既然是工具，那么它是可以因为不同的对象个体和需要有所变型的。只要是出于“合目的控制”的需要(很多公司以“文控”代称“档案管理”)，如果一个民营企业在长期的摸索中形成了有效的档案管理方法，我们不要因为它不合我们印象中的“规范”而大加否定，唯一重要的态度是去研究它。同时，企业档案又是企业信息的载体，既然是载体，那么装什么怎么装也应该由民营企业自身来决定。这是一个信息选择问题，反映的是企业对档案与效益相关度的认识。能够对档案的“工具价值”和“信息价值”综合理解到什么程度，决定了民营企业档案管理所必然呈现的逻辑架构和实际效用。

张斌：我知道覃教授指的“逻辑架构”就是民营企业内部的档案管理形式，如果用“模式”来概括，目前学术界似乎还没有一个比较公认的说法。

覃兆刿：目前还没有一个统一的说法，但感到欣慰的是，很多学者在民营企业档案管理问题上表现出相当的理性，强调“因企制宜”、“自主选择”、“务实高效”等为民营企业档案管理原则。陈兆棂、刘忠贵先生为代表的一种观点，即是在民营企业档案管理问题上要坚持走“自主發展”的道路，这种务实的态度，其实就是基于对经济规律和档案价值规律的尊重，就是基于一种民营企业组织特征的把握和深层的社会生态观，档案管理只能与民营企业总体水平协调发展。档案管理要尊重民营企业不同管理文化、不同发展阶段、不同规模、不同行业特征所决定的档案管理个性化需求。那些大家习惯了的分类方案、保管期限表、编号方法、组卷排列方式，都不要拿去作为民营企业档案管理的统一硬性规定。譬如合同归档过去通常都是放在基建、设备、财务类等职能部门文件集中的类别，但随着市场经济的进一步成熟，合同已真正成为民营企业经营活动的核心，针对其特殊的经济意义、形成和履行的延时性、查考利用的高频率，难道企业就不能有别的管理思路吗?

宗培岭等先生曾较为系统地论述了民营企业档案管理模式的多样性，很值得我们重视。我主张民营企业档案管理应该自主选择体现社会责任和效益中心的动态管理模式，这种模式以体现社会责任为边界，以服务企业“效益”为目标，以协调发展为量度，自主选择统一或分层的领导体制，集中、分散或委托的实体保管，在企业发展过程中注意适时进行必要的调整。

张教授，我的认识只局限于国内同行的研究基础和本人的相关调研，而且也只局限于民营企业内部。国外企业私营比重高。历史久，企业档案管理的宏观社会环境和内部管理机制理应更加成熟，你有在国外企业档案方面的考察，很想听听你在这方面的见闻。

张斌：2005年10月～2006年4月，我在美国加州大学洛杉矶分校进行了为期半年的学术访问，其间对美国企业档案工作进行了一些调查研究。美国很多企业实际上就是民营或私营企业，美国的私有制决定了凡归属于集团和私人的档案，均属于私有财产，拥有者有权自行处理。张永慧、尚真认为，“美国的企业档案工作没有统一管理体系、管理要求和标准，各个企业根据实际需要自行设立档案部门，配备管理人员，制定文件分类表，档案工作自发性比较强，业务管理活动灵活性很大”。西方许多企业往往会根据本企业的特点来确立企业档案管理模式和机构设置，以美国为例，一些企业的档案管理机构设置是不尽相同的，美国电信公司档案馆设在公共关系部，摩托罗拉公司档案馆隶属于人力资源部，IBM公司档案馆则附属于秘书室。

美国企业档案除了保存在企业本身档案馆、国家档案馆之外，很多企业档案由托管机构保管，或者个人收藏和保管，或者大量地保存在大学图书馆、档案馆。如哈佛大学商学院的贝克图书馆就收藏了大量的企业文件档案，这些企业档案最早都是由贝克私人收藏的，最后捐赠给哈佛大学。其保存的企业报告收藏品主要包括从1820年以来的企业文件原件，有年度报告，企业创立计划书，委托书，注册报表以及其他如房产经纪报告，图表，未公开出版的企业历史等文件材料，这些收藏品来源于大约2万

家企业。贝克图书馆广博的收藏折射和反映了企业年度报告的演变和发展。收藏品中有首席执行官写给股东的亲笔倌，也有反映19世纪中叶企业经济状况的冗长的财务报告，企业年度报告中最有价值的文件，可以帮助我们研究和了解企业的财务状况、组织结构，以及企业是如何重视它的股东、员工和客户的。目前，贝克图书馆是世界上保存企业历史收藏物最多的机构之一。可能其保管的成本很大。但是现在世界各国研究经济史和企业管理的机构和人员要利用贝克图书馆的企业历史档案，是需要付费的，其收入也是可观的。我们是否可以考虑，如果国家档案馆或一些企业无法接纳这些档案，那么能否引入一些其他研究机构、个人收藏者来购买、接收这些企业档案?从完整地保存我们的社会记忆的角度看，至少是没有坏处的。

覃兆刿：我同意这样的看法，既然民营企业的人事档案可以由社会公共机构代管，民营企业的其他档案为什么不可以按照相应的方式来运作?事实上，档案托管模式在国内已处生长期，目前主要有三种情况：一是由各级档案馆挂牌设立的档案寄存中心，作为面向社会特别是企业的一个代管和服务窗口，是国家综合档案馆功能拓展的一种愿景表达，如武汉市斫口区档案寄存中心。二是在工商局设立的档案寄存或服务中心，收存民营企业的档案，作为工商联机关档案室的一个门类，通过保存檔案和提供档案信息服务收取一定的费用，这种情况如“济南市非公有制企业档案服务中心”。三是以民营企业为对象专门成立的完全商业化的档案托管公司，其不同于前两种情形的主要特征是作为市场竞争主体的出现。这种公司更类似于美国私人开办的伦德纳档案公司和美国GUARANTEE(信安达)文档保管公司。正如卞昭玲女士所设想的那样：这种托管机构是一个独立的市场主体，与企业内部的档案机构完全不同，通过提供服务、收取费用来维护自身的生存与发展，是独立核算、自负盈亏的社会服务机构。如武汉的档存网络有限公司，既可以为民营企业提供档案的实体整理、代管服务，还能借助网络技术，为民营企业提供对应的数字信息远程访问。从理论上讲，这比提供原件和档案证明服务的寄存中心模式，功能已大为增强。由于借助了网络的力量，不但拓展了运营空间，还能解决客户“存”与“用”之间的矛盾。

张斌：在这三种模式中，我比较倾向于公司化运作模式。

覃兆刿：我也是。因为如果档案行政部门在其中的影响成份过高，市场的因素就会“缩水”，形式便会高于实际的内容。只有完全的公司制托管模式的成长，才能促进健康的企业档案托管消费并建立起良性的社会评价机制，在当前情况下，由于缺少相应的制度环境和市场培育，档案托管公司运作显然还有一些困难，公司可以通过与档案馆之间较为松散的合作来弥补这种社会信誉，但这只能作为一种“过渡时期”的策略。上海信安达就是这种思路下策划起来的公司。和在美国的公司本部相比，上海信安达公司的背后有个上海市档案馆，但我相信。真正持续有效的形式是更加远离档案局的纯粹的哪怕是出自于搬家公司业务延伸的商业性档案托管公司。当然这种典型公司在中国的出现还需要时间。而且，针对民营企业档案的托管公司，公司业务还可能与美国的商业文档管理公司有所区别，我们不能满足于公司像管包裹式的只管到箱子这个程度，也不局限于只有保管、备份、销毁和数字化，新时期生长起来的本土商业文档管理公司有可能还需要从档案的整理阶段介入，并借助网络提供更加便捷的档案信息传递。我特别喜欢美国GUAR-ANTEE公司的中文译名——“信安达”。我想如果我们建立商业性的档案托管公司，客户对公司的要求不外乎以诚信的态度、以可以保证安全的专业技术和环境，以客户至上的反映速度满足利用的需要，虽然我们可以有不同的表达，但我想，构成档案托管公司企业文化的内核应该是“信”、“安”、“达”。

但是，假如目前是我来开办一家档案托管公司，一方面我多少还会想到与档案部门和工商部门联手，因为档案部门拥有专业信誉度，工商联具有客户号召力，这样我就可以省去大量的运营成本：但另一方面我又从档案托管的公司化因素考虑，希望档案馆不要介入得太多，也就是说，我们需要理智地回到一种关系的约定，即在民营企业档案管理的问题上，档案局馆究竟应该保持一种什么角色呢?档案行政管理部门作为民营企业档案管理重要的环境要素，如何在这一问题上发挥作用呢?

张斌：民营企业档案工作要想搞好，除了自身加强管理之外，也离不开外部因素的影响。国家档案行政管理部门对民营企业档案工作具有监督、指导、服务的职责。关于这个问题，我不想多谈，因为我们看到国家档案局多年来一直十分重视民营企业档案管理问题。2006年，国家档案局与国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会联合发布的《关于促进民营企业档案工作发展的意见》明确要求：各级档案行政管理部门、中小企业管理部门和工商联要贯彻落实党和国家关于促进非公有制经济发展的方针政策，把推动民营企业建立健全档案工作列入议事日程，为民营企业创造平等竞争的法律环境、政策环境和市场环境，促进民营企业提升档案管理水平。各级档案行政管理部门要利用多种形式，向民营企业广泛宣传国家有关档案工作的法律、法规和标准规范，遵循指导民营企业档案工作的原则，诚心诚意、一视同仁地为民营企业服务，推动民营企业档案工作实现制度化、规范化管理。各级档案行政管理部门要加强统筹规划，拓宽服务渠道，突出服务主题，主动为民营企业提供档案业务咨询、档案整理和代存、档案技术服务及档案人员推荐、培训等服务；适时引导建立档案业务协作组织，提供互相交流和学习的机会：逐步建立适应民营企业档案工作特点的社会化服务体系，满足民营企业对档案工作的需求。各级档案行政管理部门对民营企业档案工作的指导，要坚持自主管理、因企制宜的原则，树立和培养典型，宣传和推广典型经验，启发民营企业对档案工作的内在需求，引导民营企业做好档案工作。要从实际出发，对不同行业、不同规模的民营企业档案工作实行分类指导。档案行政管理部门要加强对民营企业中关系国家利益和安全、涉及公共利益、记录社会重大事件和活动，以及企业应当承担社会责任等方面档案的监管，这些意见都是非常重要和及时的。

覃兆刿：我想无论怎么说。档案行政管理部门在民营企业档案管理问题上不可能变得更直接，这甚至可以说是一个趋势，民营企业档案管理问题将更多地依靠自主发展和社会联动。“倡导”、“服务”、“侧应”是档案行政管理部门应该具有的理性。在《物权法》颁布之后，民营企

业档案的产权属性变得更加明确，档案行政管理部门在民营企业档案管理问题上的“监管”、“指导”、“加强”和“规定”这些字眼已变得更加没有可操作性了。国家已经出台停收个体工商户和私营企业管理费的政策。这说明什么?这说明国家对民营企业的自主发展会给以更宽松的环境。

难道档案部门真的在民营企业档案管理问题上这么被动其实我们明白，提升民营企业档案管理水平首先需要的是一种氛围，需要的是一个着力点。这个着力点就是民营企业家的档案观，我们对民营企业家的影响应该是温和而不是功利的，是朋友而不是官样的。就像卖豆浆机的老板，他不需要一开始就说豆浆机有多么好，而是让人们先建立起豆浆是极有益于健康的概念。当人们意识到豆浆的好处，豆浆机的销路就打开了。我们也可以将对民营企业档案管理的影响看成是一种档案概念的营销。在此过程中，我们可能更需要传播一些档案管理失当而导致企业效益损失的案例。在宣传渠道上可能更需要突破档案杂志的圈子，要注意通过民营企业家方便接触的信息渠道。前几天我和《中国企业家》杂志的策划人士谈到民营企业档案管理问题，对方表现出浓厚的兴趣，这至少说明有关“档案”的话题在企业家关注的杂志上还鲜有出现，在中国民营企业网站上，我们也很难读到相关信息，我们宣传的方式要有针对性，不能局限于自说自话。实地培训班的解说效果也是有限的，因为民营企业家直接参与这种培训活动实在不多，而参加者对企业主的影响又十分有限。对于民营企业家来说，只有当他在阅读、视听和经历中体会到忽视档案因素的潜在危机，重视企业档案管理才能成为他真实的思想。这样的企业家多了，我们的作为空间就大了，对于操作层面的档案问题，我们可以借助网络的广泛辐射和良好互动，展开远程的档案知识解答供他们参考，以探讨的方式解决民营企业档案岗位的专业困惑，这有利于形成民营企业档案人的全国联动和整体氛围提升。

张斌：但这样的宣传也有问题，因为多数民营企业从中得不到应有的压力，

覃兆刿：这就需要一个更加上位的观念导人，即國家要有民营企业档案管理的“法”。法和知识层面的档案意识相结合，这种氛围的作用就能转化为建档与规范管理的动力。民营企业作为社会组织，其社会责任还是需要承担的，国家虽然对其有很多“自主”的优待，但必要的社会监控还是要接受的，民营企业档案管理就是一种客观、持续、间接的监控措施。因而我们需要告诉民营企业家，其档案自主管理的方式只是针对档案资源结构、组织方式和管理模式的，这并不等于他们可以在档案管理问题上随心所欲，我同意很多学者的观点，民营企业档案管理的“自主”是以合法为范围的。我们担心“自主”会导致民营企业档案管理失控，也正是由于当前民营企业档案管理还没有建立起良好的法律秩序。当下，《刑法》条文只保护国有企业档案而对民营企业档案无能为力，《档案法》关于民营企业档案管理问题的表述又相当模糊，档案行政管理部门的“规定”又少有约束力。推进民营企业档案管理法制环境的改善就是档案行政管理部门当前最可用力之处。如果民营企业档案管理成为民营企业家守法经营的标志之一，民营企业档案的“自主”管理就更能建立在“自觉”的基础上。

显然，就一个具体的民营企业来说，其档案管理模式可以因一定的差异而表现出多样性，但民营企业作为一类事物，在较为高级的阶段会呈现出什么景象呢?记得去年张教授出版了《新经济时代的企业档案管理》专著，我觉得这本书视角不错，其中很多想法对讨论民营企业档案管理都是很有价值的，

张斌：这本书主要是探讨在知识经济时代企业档案管理面临的挑战和机遇以及我们的应对之策。我认为，从上世纪90年代起，企业的管理开始由工业化时代注重对物质资源的管理转向注重对信息资源、知识的管理，从而演化为知识管理。民营企业也不能例外。我觉得知识管理才是适应知识经济时代的一种新的管理模式、思想和方法。知识管理是企业适应知识经济发展而做出的战略性的反映，知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径，从一定意义上讲，知识管理就是企业科学管理其所拥有的知识和运用知识进行科学管理的过程。

什么是知识?在我看来，大致有两类。一类是显性知识，它们可以用文字符号直接表达、传播，如企业形成的文件档案、从外界获得的情报等。对显性知识的管理，国有大中型企业做得比较好，而民营企业比较薄弱。另一类就是隐性知识，它们难以用语言文字进行表达、传播，比如说员工的经验，企业历史上形成的企业精神、价值观等，它企业发展具有非常重要的意义，但是对这类知识，过去比较忽视。需要指出的是，过去企业看重的是人力资源、财务、市场营销、企业战略等方面的管理，而知识管理并没有被放到企业的核心管理层，老觉得它只是一种工具。实际上，管理学大师德鲁克已经说过，企业最核心的资源是知识，而不是物质资源。

企业档案是企业生产、经营活动的真实的历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识，是企业重要的知识资源，企业档案管理工作，包括对企业文件形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制，以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。这一管理过程，实际上是对企业文件档案这种显性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。民营企业档案管理对于积累和保存企业知识，维护企业发展真实的历史面貌，保护企业合法权益不受侵犯，保持企业核心竞争力等，都将具有十分重要的战略价值。民营企业档案管理将向知识管理方向迈进。