ＡＭＴ观点：数据标准化，使得各部门数据的真正沟通成为可能

一套系统一套数据标准，人人可以按照自己的标准设置数据，这如何能发挥整合的优势呢?数据标准化到底怎么做?

来自企业的声音

要实现集成和资源共享，前提是不同应用系统的信息编码标准化

——中国编织工程学会信息委员会副主任吴迪

数据标准化模块在企业战略执行保障体系(SISS)图中，是和IT规划并列的模块。也可以这样说，IT规划的一开始，就要设计合适的数据标准化体系，毕竟，信息化的一切，都是建立在数据的基础上的。

数据，不看不行，看了头晕

AMT接触过的很多企业中高层管理人员，提到数据时都有以下这样的困惑：

“企业的业务复杂多变，涉及的管理要素特别多，都管起来根本就不可能，选择一部分的话又怕捡了芝麻就丢了西瓜，真不知道从哪里着手。”

“在我们公司，投入了很多资金和精力，建设了那么多系统，可是我要找个数据，就是找不到。”

“业务部门提交的数据，一张报表一个样，通通都对不上；最后跑到现场一看，差得就更远了，数据的定义可能完全不一样，看了一点用都没有。”

“公司的系统总是跟不上业务的变化，有时候哪个项目供应商一调整，我们IT部门就得好一阵子忙乎，有时候前面那个系统根本就用不上了。”

这些困惑归结到一点，就是数据标准化的困惑，表现形式各种各样，但造成的影响都是一样，就是关键时刻数据没法派上用场。

系统有了，数据呢?

ERP、BI、CRM、DRP……很多企业的IT系统的名字报出来一大串，掐指算来，企业内各个职能部门和业务块基本都被覆盖到了。但是，很多企业的老总却还是在不停抱怨缺乏数据，没法了解企业经营实况。奇怪了，当初上这么多系统的目的不就是收集数据便于分析吗?怎么会出现数据缺乏的问题呢?是系统设计的问题?还是数据输入不全呢?

我们经常发现这种情况，在对生产型企业进行ERP系统实施时，必然要涉及到设备编码数据的录入。然而，许多企业并没有对他们的设备进行统计编码，临时编制?可以想象最终系统里的数据会是怎么一个情况了。有的设备没有编码，有的设备有几个不同编码，有几个数据共用一个编码。真的需要用到信息时，这种编码有比没有还让人头疼。

再看一个我们经常见到的情况，企业上了CRM系统，和客户的来往信息都要求录入。大家老大不情愿，感觉麻烦。经过数次说服教育，终于开始按照规定录入信息了。可是大家录入的信息花样百出，比如某客户的企业名是“希望信息系统有限公司”，有的人在录入时输入的是“希望公司”，有的是“希望信息公司”，有的是“希望”。要进行客户来往信息统计分析时，要把这些信息收集全可就费劲了，总是会有遗漏，统计的意义就大打折扣了。

上面这些情况在企业的IT系统应用中并不少见。基本都能归为一类问题，即录入的基础数据不够规范。没有规范的录入，当然就很难保证数据在需要时被搜寻到。系统始终在那儿，就是不知道数据到底在哪里。

其实，问题总是表面化的，如同冰山一角，其背后的产生原因才是深层次的。录入数据不规范的问题其实是企业管理粗放化的表现，根源在于企业在发展过程中忽视了管理模式的更新与细化，没有形成制度化、标准化的管理模式。

当企业规模小的时候，管理和经营往往依靠几个人的个人能力。大部分日常管理工作是对已经出现的问题进行解决，手段不限。而当企业规模壮大以后，如果仍然延续旧有的工作方式与习惯，不难想象将十几个人企业的工作方法和手段再运用到上百人、上千人的企业会出现怎样的后果。所以，数据标准化的第一步工作，就是要确定数据录入的规范，杜绝有系统无数据的现象。

口径不一，相信谁的数据?

企业中，除了经常面临数据录入不规范的问题以外，还往往会碰到另一类的问题。这类问题出现在数据的获得渠道上。在各系统中，不同来源的同一数据往往由不同的部门不同的人录入。然而，当这些数据输出成报表递送到老总手中时，却经常会发现同一个数据在不同的报表中显示的结果却不尽相同。

AMT的一家客户，老总要看A部门的年度销售额，结果同样是A部门的年度销售额这一个数据，却看到了三个不同的结果：在ERP中，A部门的年度业绩表中是年度销售额为510万；在财务系统中，公司纳税统计报表中年度销售额为450万。

还是这家客户，老总想进行人力资源改革，首先要和行业标杆的员工数量进行一下对比。结果，同样是员工人数这个数据，在递交给劳动管理部门的ERP系统提供的报表中是50人，而在人力资源软件提供的工资发放表中却是60人。

我们可以想象，当老总面对以上所列述的这样的报表时，只能是一脸茫然。这就是数据统计口径不统一的问题，通常是由于企业数据管理不完善，造成统计口径不统一。

在上文所提及的销售额不一致的情况中，ERP提供的销售额数据是没有考虑代理商折扣，按照零售价统计出来的。而财务系统中提供的数据是公司真正的销售收入。销售额如此重要的数据，居然没有分门别类地做好标准化，老总如何利用数据进行经营分析和决策呢?

而在上文所提及的员工人数不一致的情况中，就是因为人力资源软件中，将包含临时员工在内的所有领取公司报酬的全部人员进行了统计，而ERP软件中的数据则只统计了合同员工，临时工或外包人员则不在其中。这种情况的存在同样反映了企业IT系统数据管理体系的不完善，没有对不同数据的口径进行统一和明确说明，让老总看了一本糊涂账。

数据标准化，让数据能为管理服务

数据标准化，可以作为IT规划的一部分，主要为企业信息系统建设和信息系统集成前的数据建设做准备。结合企业自身的特点，从企业目前的数据现状和业务发展需求出发，帮助企业搭建未来数据管理框架，制定合理的数据编码体系，进而提出相应的数据编码方案。特别对于产品编码体系不完整，规则不科学，不能适应未来发展需要；业务发生变化后，数据扩展性差；以及多系统，多报表，数据规则定义复杂；缺少数据管理机制等问题。结合企业自身的特点，从企业目前的数据现状和业务发展需求出发，帮助企业搭建未来数据管理框架，制定合理的数据编码体系，进而提出相应的数据编码方案。并结合企业的业务和信息系统，制定数据的业务分布及系统分布方案，最终形成设计企业的主数据管理制度及流程。

实行数据标准化的过程，可以帮助企业了解以下问题：信息化建设，主要是要把哪些对象的数据管理起来?进一步说，这些对象又有哪些属性数据是重要的，应该收集起来的?

如何对这些属性数据进行编码和规范才是最有效的?从企业自身特点出发，结合这个行业标杆，我们应该建设怎样的数据管理框架?

通过什么手段，可以让数据有效支持不同系统之间的业务流转和协同办公?

针对即将开始的项目，我们应该准备什么样的数据，涉及什么样的数据模型?

规范化的数据描述，使得企业上下对数据定义统一，有利于对数据进行深入的分析应用。

AMT认为：

在互联网支持下，数据完全集中处理是当前的主流的方向，而数据标准化是数据集中处理的必要前提；基于标准架构进行性数据标准化，提高数据管理规范、数据编码的前瞻性和可扩展性，是保证高层最终看到报表可信性的基础；

数据标准化，不仅仅是制订一些数据标准和规范，更重要的是不同部门之间业务的协同和有效集成。标准化的数据，才能构成企业管理背后的坚实数据库，才能为企业管理和决策提供真正意义上的支持。