新形势下高校档案全宗划分问题简析

郑春平

在世纪之交，中央企业集团公司在政企分离改革后，将全部高校划归教育部门，于是，高等教育界在1992-2002年期间进行了一场大规模的合并重组。由此引发的一系列高校档案全宗划分问题，需要我们认真分析研究。

一、高校档案全宗划分存在的问题

1、档案全宗名称在原主体高校名称前冠以“新”字，缺乏严谨性。参与合并的高校之中，有些历史悠久，但在合并后，其全宗名称不再保留。而合并后的若干高校组合体档案全宗（实际上只能保留一个全宗名称），仅仅在主体高校前冠以“新”字。例如，郑州大学档案管理部门在档案全宗网上介绍时，采用了“新郑州大学”称谓， 以便与原郑州大学相区别。合并后的武汉大学也是照此办理。

2、合并后仍然延用原主体学校档案全宗名称，亦未能反映出合并后全部高校档案全宗的变化过程和真实面貌，属于以偏概全。中华人民共和国成立后建立的院校，绝大部分不具有悠久的历史，例如1992年合并组建的新扬州大学档案全宗简介为扬州师范学院、江苏农学院、扬州工学院、扬州医学院、江苏水利专科学校、江苏商业专科学校、扬州大学等7个全宗，而合并后仍然称为扬州大学档案全宗。

3、档案全宗名称平铺直叙，无法使档案全宗内涵一目了然 。由于一些院校有多次被合并的历史，而且一些院校在最后一次合并前后的名称又大都一样，无法再细分，某些高校只好采取了一一列出、全部涵盖方式，人们难以对档案全宗组合关系和内在联系一目了然。

4、高校的档案全宗缺乏时间段标注，无法了解各高校历史沿革。各个高校在历史不同时期的不同校名一般能为高等教育界所知晓，可是具体到这些院校的历史存续时间，往往只有合并后的高校档案馆的管理人员知晓。而在各个高校的全宗内容网上简介中没有标出参与合并的每个高校全宗的具体存续时间，只简单提到不同甚至是相同或相近的高校校名，除了一些闭合全宗和合并后的高校新全宗不易分清之外，也不利于人们对高校档案全宗变动或高校历史沿革情况的了解，亦不利于档案馆藏的检索和利用。

二、高校档案全宗划分的建议

1、全宗的排列在突出主体高校前提下，可以按照各个高校档案全宗起始时间的先后次序加以排列。如果是同一年创办的或两个以上同时参加合并的院校起源于历史上的同一所高校，可以考虑将历史悠久和社会影响较大的一所院校（一般为主体院校）放在最先位置，其他各高校档案全宗再按照创立的时间顺序进行排列。这种学校档案全宗的排列方法可获得大多数被合并高校的心理认可。

2、合并后高校档案的全宗划分要标出时间段。如果全宗已为闭合全宗（这个全宗所对应的院校已经被终止存在）时，就要标出这个全宗的起止时间，如果全宗没有进入闭合状态，就需要标出这个全宗的起始时间，并在其后加一横杠即可。

之所以在学校的每个全宗后面标注上存续时间，一方面有利于按全宗的开始时间对参与合并高校的所有全宗进行先后排列，另一方面也有利于人们了解各个高校不同时期的校名和学校各个全宗的历史沿革。例如四川大学档案全宗介绍里有两个具有四川大学校名的全宗，排在前面的一个是合并前的四川大学档案全宗，其后是合并后的四川大学档案全宗，由于标注了时间段，利于人们辨别同一全宗名称但实体不同的四川大学档案全宗。

3、合并后高校的档案全宗的名称要客观、规范。高校档案部门除了应在每个全宗后加上具体的时间标注，另外还可以在全宗后面的括号内加上必要的文字说明，以便更加客观地反映该校档案全宗的变化过程，以利于人们对相同或相近高校档案全宗的区别认识。

4、全宗划分应严格遵循全宗的构成要素，做到全面、准确。高校合并后，理应有一个新的档案全宗名称，能够全面、准确、客观地反映合并后全部高校名称内涵，如“××联合大学”、“××理工大学”、“××管理学院”等。但是，在一些国内外知名的大学出于种种原因不愿更改校名，又不能加以“新”字标识该校档案全宗名称的前提下，可用括号在合并后档案全宗后面予以标识，或在该校名称后面用“*”加以引注。这种区别虽属无奈，但用于新的合并后高校档案全宗的标识，是必要的。

作者单位：黄淮学院教务处