立足服务创新 坚持科学发展

李惠铭

北京市平谷区档案事业虽然底子薄、基础差，但改革开放30年来，我们始终保持着旺盛的工作热情和积极进取的精神，坚持“服务创新，科学发展”的思想，终于跟上了全市档案事业发展的步伐，搞出了自己的特色。

一、坚持“服务带动”，推动整体工作的发展

利用服务，是档案工作的落脚点和最终目标。经过改革开放以来的多年积累，平谷档案事业在组织上、制度上、设施上都有了一定基础，馆藏档案已由改革开放初期的1.1万卷增至2001年的13万卷。于是，2001年我们适时提出：“如果说，我县前段档案工作主要特点是‘全面加强档案建设，规范档案管理的话，那么，今后一个时期，则在巩固完善这一工作成果的同时，把工作的着眼点放到‘全方位地为社会提供档案利用服务上来”，并提出“档案中储藏着科学、文化、生产力，它是推动社会进步的能源，是前人们用心血和汗水酿成的智慧的海。从档案中可见为人之镜、为事之根、立党之基、为政之本。因此，做事情要习惯于先看档案，它能便捷工作程序，使你站在前人的肩膀上看问题，把问题看得更深、更远，从而在工作方式方法上作出最佳的选择”的思想，争取以服务带动整体工作的开展，并从三方面着手工作：

1、制定落实《档案服务中心工作的意见》，实现服务观念上的四个转变。

要将档案全方位、大规模地服务于社会，需要引起全体档案工作者和社会各界的重视。通过调查研究，我们发现，社会对档案工作的认识有三点不足，影响了档案的开发利用：第一，人们不知道馆藏到底有什么，造成单位查档大多查有关文件、私人查档大多查房产；第二，不习惯利用档案，干什么是都是“从头干”，甚至有许多前人干过的相同的事，人们也想不到通过查档去借鉴。结果，新方案不如馆藏老方案科学，新规定不如以前老规定全面等；第三，只知道档案是资源，不知道档案是工具，看不到档案在推进工作、科学管理中的作用。上述问题反映在社会上，但需通过档案工作者的积极努力实现转变。于是我们着力进行了三个方面的工作：

第一，思想上实现“四个转变”，即：由坐等查询向主动服务转变；档案馆室功能由单一查证向保存人类遗产，资治襄政，发展经济，推进民主，科学教育，休闲娱乐全面扩展的转变；由单一利用档案向综合利用档案、社会信息、文件资料，进行整合为社会提供服务的转变；由只把档案当作资源向既当资源又当工具的转变。

第二，在行动上进行了广泛的利用宣传。我们把档案法制宣传与利用宣传相结合。一是制作了《馆藏档案利用展》，到集市和区大会会场进行展示，揭示馆藏内容及价值，用实例引导利用。二是开展了“档案入村镇，服务到农家”、“涉农档案务农行”、“贴近百姓生活，档案入社区”等活动，把与村民、居民生产生活息息相关的档案直接服务于民，引导查阅。三是利用党校的处级、科级干部培训、业内档案员培训、网络在线访谈、电视等多种途径，宣传档案的作用，告诉大家，社会越进步，档案的利用率将会越高；档案是资源，能为你提供最佳的选择；档案是工具，档案形成和使用的过程便是各项业务工作科学化推进的过程，使社会对档案作用的认识有了较大幅度的提高。

第三，在制度上，实施了《档案服务中心工作有关问题的意见》。为使各立档单位都能主动地、有效地服务于本单位工作大局，2003年，我们制发了本《意见》，要求各单位要着眼于档案服务中心工作和社会发展的大局，研究本单位的中心工作，选准切入点，利用多种方式，提供积极有效的服务。并适时召开研讨会进行引导，同时采取典型引路的方式，搜集了一批典型事例，并利用这些事例，在全区开展了“档案服务中心工作”演讲比赛，取得了显著的效果。

2、发挥教育基地功能作用，举办以《世纪阅报馆》为龙头的档案展览，享誉全国。

2003年新馆建成以来，我们共举办《世纪阅报馆》、《平谷绿色经济展》、《平谷文化成果展》、《平谷奇石展》、《中国体育百年》等多种形式的展览31个。这些展览多数是我们自办的，也有一部分是与上级或外埠有关部门联办的，共接待观众91.5万人，其中，档案局馆内展接待9.3万人。这些展览充分体现了档案的特色，展示了平谷文化，有力地宣传了平谷、教育了群众、服务了全区工作大局，受到了领导和社会各界的高度赞誉。特别是我馆利用馆藏资源和本单位职工、全国著名报刊收藏家李润波的藏品创办的《世纪阅报馆》，已接待参观人员50余万人次，其中部、军级以上领导16人。原中共中央总书记、国家主席江泽民，中央政治局委员、北京市委书记刘淇，原北京市市长王岐山，中央书记处书记何勇，原国家档案局（馆）长毛福民，资深新闻史学家方汉奇和新闻史学会会长赵玉明教授，收藏协会会长闫振堂等参观了展览，江泽民同志还为《世纪阅报馆》写了馆名。目前，展览先后接待了全国22个省市的相关人员和7个国家的外宾。

档案展览不仅宣传了平谷，而且进行了有效的社会教育。在办展中，我们一方面注重配合全区教育活动的大局，如：配合“保持共产党员先进性教育”活动，我们自办并和市局统一进行了“保持共产党员先进性教育”展；配合廉政建设我们与纪委共同制作完成了党风廉政建设老报展；配合区“学公德人物，展人间大爱”活动，我们与宣传部共同举办了“敬老摄影展”等。

档案展览在社会上引起了积极的反响，先后有35家媒体竞相报道，其中中央电视台1、2、3、4、7频道、北京电视台2频道对平谷档案展览进行了宣传。为配合奥运，我们与市委办公厅、市档案局共同完成的“回顾中国体育发展历程——共圆奥运梦想”专题展览在市委大厅展出，市领导参观了展览；我局自行制作的“回顾中国体育发展历程——共圆奥运梦想”展被市文委采用，复制了22套在北京22个奥运文化广场展出。展览还引起了新闻界人士和多所大学的关注，《世纪阅报馆》被命名为“新闻史学会教学研究基地”，30余所大学组织相关人员前来看展。李润波同志还应部队和多所大学邀请做关于军事史、新闻史知识的讲座。档案展览现已成为平谷参观接待的窗口，绝大多数区级领导看过展，区委书记秦刚同志来过16次，并对相关工作给予大力的支持和指导。

平谷区档案局馆连续多年被评为市级精神文明建设先进单位，2007年被评为“首都精神文明建设标兵单位”。

3、挖掘馆藏与丰富馆藏相结合，使编研成果成为宣传档案、服务大局的重要工具。

自1993年以来，我们充分利用馆藏资源，共完成编研成果42项，其中一部分在宣传档案、服务大局中发挥了重要作用。如：为服务招商引资，我们将各职能部门的办事程序和注意事项进行汇集，完成了《平谷政务服务指南》一书，本书已作为政府一站式服务大厅对外接待宣传的工具书；平谷是全国著名的“桃乡”，为服务大桃产销和“桃文化”，我们与有关部门共同完成了《平谷桃志》；平谷是全国著名的奇石之乡，为宣传平谷奇石，服务“石农”产销，我们出版了《北京赏石》一书，该书在全国畅销，已再版两次，并作为平谷桃花节礼品和对外接待的礼品赠出3000余册；为服务奥运，我们编写了有2800余幅图片、30余万字的《中国体育百年》，并在奥运会前完成了《帮你看奥运》一书，现《回味奥运》一书已完成初稿。我们在编研过程中收集了大量的档案资料，这些与编研成果一道成为丰富馆藏的重要内容。

二、夯基、治本、务实、求新，坚持档案工作的科学发展

2002年全区档案工作会议，我们提出了夯基、治本、务实、求新的指导思想，夯基即夯实业务基础；治本即提高“人”的素质，加强队伍建设；务实即办实事、求实效；求新即在思想上、机制上、方法上要适应形势的变化，在“扬弃”中谋发展。上述各项指导思想的目的是求得档案工作的科学发展，为此，我们邀请市局专家对平谷档案工作进行了“会诊”，提出了建设性的发展意见。根据市局的意见和本区的实际，我们拿出了科学发展的工作规划，着手开展了以下几个方面的工作：

1、加强档案基础设施建设和机构建设。

2003年完成了档案馆的改扩建，局馆建筑总面积由原来的1610平方米扩大到4280平方米。2007年，区委、区政府决定并正在筹建一座1.1万平方米的新馆。机构设置已由原来的四科一室（法制宣传科、指导科、编研科、管理科、政办室）增加到六科一室，分别在2004年和2008年增设了数字信息科和办展科，编制已由1996年的25名增加到现在的37名。

2、全面加强档案法制和制度化建设。

我们在全面宣传贯彻档案法律法规的同时，大力加强了档案工作制度化建设，从制度化入手推进科学化。首先，我们“翻箱倒柜”，把现行的制度全部找齐，并一一进行梳理，实用的继续落实，不实用的予以终止或完善。在此期间我们到市局和兄弟区县查询、学习相关制度，并作为我们建立健全制度的借鉴和依据。然后，我们根据工作需要，又建立了一批新制度，如在工作管理方面建立了《岗位责任制》、《局馆工作考核细则》、“科室周例会、半月研究、月汇报工作”制度等。在业务管理上，建立了“问题库”和《问题库管理制度》、《重大活动档案参与制度》、《规范会议记录制度》等。此外还制定了一整套有关安全和行政管理方面的制度。在这些制度中，需要全区各立档单位执行的，我们以区委、区政府“两办”文件下发，最后把各项制度汇集成册，共80多项。建立健全制度的过程，也是我们学习落实制度的过程和推进工作科学化的过程。

3、加强规范化建设，建立科学的机制和运行程式。

2004年，我们根据档案工作面临的问题和发展的急需，适时提出了“稳步推进，健康发展”的指导思想，决定从解决根本性问题入手，推动档案事业的科学发展。其中之一就是加大规范化建设，即对档案业务工作逐一从工作性质、制度、操作方法、步骤要领、需加强和注意的问题等诸方面进行明确和规范，并保留动态管理空间，准备经过几年的努力，形成《档案工作系列手册》。目前，已形成《档案法制工作制度》、《档案专业知识培训工作规范》等13项。

4、坚持边工作、边学习、边调研（科研）、边解决问题的“四边”工作方法。

“四边”工作法是推动工作、锻炼队伍行之有效的工作方法。自2001年我们提出这一工作法至今，已完成调研文章60篇，印发了《业务调研文集》。特别是2005年以来，我们加大了调研（科研）的力度，并把这项工作纳入《岗位责任制》和《局馆工作考核细则》的内容，要求全体业务人员每年每人至少完成一项调研；每项调研选题要务实，思想要“前卫”，措施要可行，要真正能解决思想上、工作上的实际问题，并且每年搞一次论文讲评活动。如2006年，我们与《北京档案》编辑部共同举办了“读一篇文章，搞一项调研，解决一个问题”的“三个一”活动；2008年举办了论文答辩会，市档案局专家为我们进行了指导。我们的论文《关于建设电子文件中心的思考》、《建立档案管理信息系统是档案工作科学发展的亟需》、《档案宣传工作的创新与实践》、《建立乡镇档案馆室联合体势在必行》在市档案学会青年学术骨干班上进行了讲评。

与调研同步，2005年以来，我们加大了科研力度，四年完成和即将完成课题4项，其中《基于区域性Linux办公平台的档案功能的研究与实施》获得“北京市档案科学技术研究优秀成果二等奖”，现已申报国家档案局优秀科技成果三等奖。新报的《区县档案馆口述史资料征集工作研究》已被批准立项；《数码照片档案数据库建设研究》和《区县档案门户网站为区域中心工作服务研究》正在申报之中；《档案管理工作信息系统研究》已在区科委立项；参与了市档案局《电子文件中心建设》的课题研究工作。

5、加强档案信息化建设，档案现代化发展水平明显提高。

2001年制定的《平谷县“十五”时期档案事业发展规划》，首次提出了“设备现代化、馆（室）藏数字化、服务网络化”的发展目标，现已初步实现了这一目标。

第一，累计投资180万元，建立了平谷档案信息管理网络平台，信息总储备能量达15T。基层立档单位都已配备了专用计算机及相应的软硬件设备；数字信息科引进了专业软硬件人才5名；平台经过三次改版，展览、查阅、论坛、数据库等功能齐备，栏目达12类57种。

第二，与区办公网络链接，建立了内外网相结合的完整的办公管理系统，实现了办公网络化。

第三，全区共完成数字化目录146万条，馆藏婚姻档案、照片档案、房产档案、革命历史档案全部实现了数字化，并建立了专题数据库和开发管理软件，包括数字档案平台、科室电子文件管理系统、电子文件接收系统、电子文件查询系统、内部档案管理系统、立档单位档案工作情况登记系统、问题库等。我局自行开发的阅文系统，2006年被区政府纳入电子政务办公平台，在全区推广使用。区档案馆共接收基层移交的电子文件21816件、电子目录579490条；区档案馆建立了目录中心。

第四，我馆自行开发的Linux计算机应用系统已在全区推广使用，效果良好。

三、适合平谷档案事业发展的几项措施

改革开放30年来，我区档案事业在市局的监督指导和区委、区政府的领导下，取得了显著成果。总结起来原因是多方面的，但我们长期坚持的四个方面的理念和措施，是其中的重要原因：

1、把评比表彰纳入区政府表彰范围。

我们每年将对全区各立档单位的工作要求，量化到《基层档案工作考核细则》；把局馆工作量化到《局馆工作考核细则》中去，结合年终的执法大检查，逐一进行考核，在全区档案工作大会上进行表彰，并把评比表彰结果通报全区，大大调动了基层的工作积极性。2006年，在全区压缩评比表彰项目的形势下，不仅对档案系统表彰予以保留，而且区委书记秦刚、区长邱水平同志亲自批示，纳入到政府表彰范围。

2、实施系统理论指导下的工作管理。

局馆工作是一个整体，工作上的“关联性”较强，如各干各的，则事倍功半；如果通盘考虑，则事半功倍，因而系统性管理十分重要。对此，我们注意做到四点：一是对基层业务工作要系统安排，特别是执法和指导及档案馆的工作，一定要本着“事事同议”的原则，使指导和执法及征集、接收等工作结合进行。这样既避免了科室之间的工作分歧，又减少了重复下乡给基层带来的精力浪费。二是在处理业务工作的具体问题时统一考虑，制定了《解决处理业务问题的有关规定》，要求处理全局性的业务问题、一定要经过会议讨论后再做决定，避免因私自做主给工作造成损失。三是收管用各环节需统筹考虑，如鉴定和数字化、接收和管理等。四是规范化建设各项内容之间也要进行系统性运作。上述诸方面的问题，需在有关科室安排的基础上，再由单位进行统筹规划。

3、充分发挥“第六媒体”的作用，工作到哪里，档案宣传就要开展到哪里。

为支持档案宣传工作，区委将档案部门纳入区信息采集系统的“第六媒体”，与广播、电视、网络、网通、报刊一道进行一线采访。同时，我们在利用多种媒体加大档案宣传力度的同时，还开展了丰富多彩的文艺宣传，举办了多次专场文艺演出。我们制发了《加强档案信息工作的意见》，进行了广泛的信息宣传，对增强社会档案意识、推动档案工作的开展，起到了潜移默化的作用。

4、积极争取各方面的支持与合作。做好档案工作，单靠档案部门和档案工作者是远远不够的。要想加大工作力度，把“干不了”变成“干得好”，就需要借力。因此，我们提出了“事事不忘借力”的口号：一是积极争取领导的支持。我们充分利用领导来我馆参观看展机会多的优势，及时向领导汇报工作，在建新馆、资金、机构、编制等大事上得到领导的支持。另外，2001年以来，我们由“两办”或与有关部门共同拟发档案工作方面的文件15件，有效推动了工作的进展。二是借基层之力。如我们由“两办”下发了《档案归口管理办法》，要求各口主管领导主抓档案工作，取得了较好的效果。为解决报刊资料收集难的问题，我们由“两办”下发了《报刊资料收集制度》，要求有关部门将27种报刊资料按期移交进馆，等。三是借社会之力。如教育基地办展所需的资金和展品，大多来源于社会各界的资助。我们与国内（市内）有关部门联合办展十余次，起到了优势互补、扩大影响的作用。四是借朋眷之力。如我们的数字化工作得到了亲属的大力支持，许多工作人员全家出动，才有了全凭单位职工两年著录百万条目录的成果。五是借同行之力，即与兄弟区县和业内人士保持经常性的信息沟通，互相支持、互相切磋、互通有无。特别是2007年，为适应档案事业发展形势的需要，我们与三河市、兴隆县、蓟县建立了协作制度，利用毗邻优势，搭建起沟通情况、切磋工作、共享资源的平台，收到了很好的效果。可以说，我们所取得的许多成绩，都是学习借鉴兄弟区县和业内人士经验的结果。