供水企业实施采购与供应链管理的探讨
2008-03-22秦勇
秦 勇
【摘要】采购与供应链管理模式克服了传统采购管理存在的问题和弊端，是供水企业适应现代市场要求、增强竞争力、实现可持续发展的重要保障。
【关键词】供水企业；供应链；采购管理
【中图分类号】 F426【文献标识码】A
【文章编号】1674-1145（2008）02-0030-03
供水企业属自然垄断性行业，改革开放以来，供水企业从计划经济模式逐步走向市场经济模式，转换机制，深化改革，逐步打破了这一行业由于自然垄断所形成的种种弊端。引进、吸收先进的管理理念，研究、探索适合我国供水企业的管理模式，提高企业管理水平，为社会、用户提供优质产品和服务，已作为供水企业追求的目标和发展的方向。在供水企业中，采购支出一般占到整个成本支出的50%，除原水属于刚性采购外，各类物料、制水药剂又占到整个采购支出的25%。因此，加强采购管理，用现代管理理念去指导采购实践，是供水企业必须着力研究和探讨的课题，也是供水企业实现又好又快发展的有效途径。
一、国内供水企业采购管理现状
目前全国自来水企业有2000多家，供水能力达到日供水2.8亿多立方米，据统计在2000多家自来水企业中，采购管理基本上采用的是传统的基于库存的采购模式，单一地注重企业自身利益，拼命压低采购价格形成对抗竞争环境，大批量少频次进货，进货检查费用大、效率低，从业人员素质参差不齐，对现代采购管理知识掌握不多等问题普遍存在。因此，提高本行业采购管理的水平，用先进的管理理念和技术去改变落后状态，既迫在眉睫也任重道远，同时也说明我国供水企业通过学习、借鉴、吸收先进的管理经验，其提高效率、效益还有一个较大的上升空间。表1显示我国供水企业普通采用的采购管理关系模式，图1显示我国供水企业采购管理的流程管理现状。
表1传统采购关系模型
二、我国供水企业采购与供应链管理现状分析
建国以来，我国各级政府十分重视城市供水设施建设，城市供水固定资产投资增长较快，特别是改革开放以来，供水固定投资额平均递增了58.2%，城市供水能力大幅增长，现日总供水能力已达2.8亿多立方米，与解放初期240万立方米相比增加了86倍。
2000年9月，国务院在北京召开了全国城市供水与污染防治工作会议，并作出了《国务院关于加强城市供水企业改革的决定》，随之各地的供水企业改革改制试点工作纷纷展开。伴随着城市供水企业改革改制工作的展开，企业内部的管理机制和运行模式也发生了巨大的变化，采购管理也从传统型管理模式逐渐向现代管理模式转变，各城市供水公司在水价调整基本到位的情况下，通过强化管理提高企业效益。目前，国内供水企业随着改革改制业已逐渐认识到采购管理的重要性，把采购管理逐步纳入到战略层面来加以考虑。强调行业自律，强调企业内部以及企业间的协同采购，强调与外部供应商的协同，对采购物资在企业间的调剂重点监控。根据库存、计划信息变化及时进行企业间的调整，提高了管理的柔性。但从整体上说，我国供水企业已经开始对作为供应链的一部分物流和作为物流的前端采购的科学管理问题加以重视，对实施采购与供应链管理战略的目的是做强做大自己的核心竞争力，降低成本，提高效率，在认识上已取得一致，但在实际运作中仍不理想，缺乏系统化的规划和部署。
三、供水企业采购及供应链改善设计
供水企业采购管理长期以来由于受体制、机制制约等方面的原因，现行的采购管理模式与现代采购管理要求存在着许多不相容的问题，影响了采购的效率和有效性。
为了适应现代市场经济的要求，供水企业必须根据自身特点，转换观念，实施制度创新，机制创新，积极借鉴和吸收先进的管理经营理念，全面提高自身的管理水平。与此同时，必须在建立和完善现代采购管理系统体系，加强组织建设，采购战略管理，供应商关系管理，不断完善采购绩效评价等方面进行系统的规划和设计，利用现代化信息技术和手段，提高采购效率，增加企业收益。
（一） 采购及供应链管理系统设计
1．采购与供应链管理组织设计。为了实现采购目标，合理地设置采购管理组织是采购管理重要内容之一。供水企业采购组织设置应在认同传统采购管理细分目标的基础上，考虑到供应链管理环境的要求，以支持运营需求，使采购流程具有效率，坚持有效果选择、发展与保证供应源，支持总体的目标与目的，为此，应从战略层次、战术层次和业务层次三个不同层次需要对采购任务、职责和权利进行科学合理的分配，对重大投资决策、制造或重大购买决策、价格转移和供应政策的决策、建立互惠协议、互惠贸易和重大产品转移以及与供应商战略相关的决策实施战略管理；对年度供应商协议、实施供应商认证程序、一般而言的供应商选择和订约，特别是以减少供应商基数为目标的程序设立，实施战术管理；对具体订货过程与发出订单有关的所有规划和预算活动、对供应商的考核、评价和监控以及采购实施过程中与供应商产生的纠纷实施业务层次管理，明确各层次的管理权限和管理界面的有效衔接，选择建立集中采购和分散采购的混合模式，见图1：
图1 供水企业采购组织模式
图1显示，对供水企业采购组织实施混合型采购模式后，对采购任务、职责和权力通过集中与分散化采购把战略战术、业务管理层次有机地结合起来，突出了战略层面在重大购买决策、供应商政策等方面对公司经营产生长期的影响。强调了从战术层面，采购管理的分工和协作，规定了采购和规划以及处理日常问题的配合分工，落实了各层次的责任。
2．采购战略设计。供水企业具有地区性自然垄断的特点，很少有竞争压力，但由于水价由政府定价，其效益的增加更多的依赖于效率的提高和成本的降低，其中成本的降低为关键。供水企业的供应商从提供源水到机器设备的备品备件，既有同样的垄断企业，国家事业单位，也有竞争市场的众多制造企业，对他们提供的产品采用采购组合分析技术进行分析，并制订采购战略，是实现成本降低的必要条件。
表2供水企业2004年采购统计数据分布
根据表2，对供水企业采购情况用采购组合分析技术进行分析见图2：
图2显示，采购支出在各象限产品上的金额和其供应商基数符合2080原则，Ⅰ象限产品占总采购额的8%，而占所有供应商的83%，Ⅲ象限占总采购额62%，占全部供应商的2%。通过分析，供水企业应对Ⅲ象限采购的产品应实施战略化管理，加强与源水供应商的合作，建立战略合作伙伴关系。对Ⅳ象限采购的产品由于技术要求高，能够满足供水企业对产品质量和时间要求的供应商较少，因此，应与供应商进行密切的合作，并密切注意市场资源变化，积极寻求替代者。对Ⅱ象限采购的产品由于存在较高的供应风险，因此，必须建立规避风险的管理机制。主要从提前扩充一定数量的供应商，经过认证、筛选后作为潜在供应商储备，来达到规避风险的目的。对Ⅰ象限采购的产品在保障及时供应，满足生产需要的前提下应尽量减少供应商数量。
3．供应商的选择与评价程序设计。根据采购与供应链管理理论与实践，结合供水企业供应商管理存在的一系列问题和其行业特点，从提高该公司供应商管理能力入手，建立系统的管理控制模式。
供水企业选择与评价供应商应按五个步骤设计（见图3）。
图3 供水企业供应商选择、评价程序设计
图3显示，建立基于信任、合作、开放性交流的供应链长期合作关系，必须对供水企业采购市场加以完整的分析。根据（二）供水企业采购战略设计，找到对应产品市场，开发供应链合作关系优选方案，才能使供应商管理对一般供应商、实施长期合作关系供应商，区别重点系统的加以管理。
4．供应商选择方法设计。供应商选择应从不同供应商产品规格功能、价格以及采用供应商竞争的办法来选择供应商。即：规格功能认证由技术部门负责规格功能的论证，在满足质量和交付时间的前提下，根据供水企业既往采购事项，选择采购成本比較法既操作简捷，又能反映实际成本状况，采购成本分析法模式如下：
bj=a1x1+a2x2……+aixi
式中：ai——采购某一物品的数量
xi——采购某一物品支付的费用
bj——从不同供应商采购支出的成本
选择bj值最小者为合作伙伴
招标采购，供水企业管材、设备、水处理药剂等采购项目，由于采购数量大，市场竞争激烈，可以选择招标的方式选择供应商，为此应从程序和制度上对招标事宜进行规范。
5．供应商选择标准设计。选择供应商，是对企业输入物资的品质、期限、数量与价格的总体进行选择的起点和归宿。供应商选择必须建立一套科学合理的评价判断标准，评价标准首要工作是调查、收集有关供应商生产运作、产品资质合法有效、产品质量状况、既往业绩等方面的信息，在收集上述信息的基础上利用一定的工具和技术方法对供应商进行评选，选择合格供应商。
供水企业供应商选择标准，从供应商管理能力、供应商财务能力、涉水产品资质要求、信息复核能力等方面加以考核，以确保对供应商选择正确可靠。
供应商管理能力标准设置，对于供水企业设置供应商管理能力标准尤为重要，因为对供应商实施管理决定了运营活动并影响供应商未来竞争力，为此，对供水企业设置的具体评价指标及评价关系见表3：
表3 供水企业供应商评价表
表3显示：满分为20分，设定10分为及格分，10分以上管理能力基本达标，10分以下管理能力较低，需要在对应项目涉及的内容上予以加强。
6．供应商涉水产品资质审查设计。目前，供水及水质安全已上升到反恐高度来加以考虑，国家有关部委先后出台了一系列涉水产品进入水行业资质认定规定。为此，供水企业应落实专门机构实施此项工作，从供水企业采购的物资分析，除电工、电料、劳保用品等一般产品外，均涉及到涉水产品资质审查问题。因此，在供应商选择时要把资质审查工作作为一项重要工作予以落实。
7．供应商绩效考核指标设计。任何一项工作都需要对该活动所产生的效果进行度量和评价，以此判断这项工作的绩效及其存在的价值，针对供水企业采购管理设计的模式运行后也将面临效果如何的问题，也需要设计一套衡量指标，以判断上述模式运行的效果，为供水企业供应商设计的绩效指标分为四个部分，即质量指标体系，供应指标体系，经济指标体系，支持、配合与服务指标体系。
质量指标：各类涉水产品许可证及质保认证书等资料；来料批次合格率，来料抽检缺陷率。
供应指标：准时交货率，供应方式（是否具备JIT供应）。
经济指标：价格与同行业平均价格偏差；报价与成交价的差异；付款的响应程度。
支持、配合与服务指标：涉水药剂单耗降低率（主要考虑供应商与水厂共同改进药剂质量指标）；售后服务承诺实现率；其它支持与配合（主要包括：前期判断态度、及时性、沟通手段与供水企业是否匹配等）。
运用上述指标对供水企业供应商进行评价和分析，选择达到标准的供应商进入供应库管理，从而为建立合作伙伴关系打下坚实的基础。
（二）采购与供应链信息化管理设计
进入20世纪90年代以来，随着计算机网络、通信技术和因特网的普及运用，电子商务作为商业贸易领域中一种先进的交易方式，已风靡全球。随着这一技术的不断完善和日趋成熟，大量先进的采购管理软件不断推出面市，对企业传统的采购管理模式形成了巨大的冲击和影响。建立适合自身行业特点的信息化管理体系，整合内部和外部资源，利用先进的技术和方法，以实现成本降低、信息实时跟踪、提高采购效率、优化采购管理、增加交易透明度是全面提高企业管理水平，增强企业竞争力的有效手段和必由之路。
1．充分利用互联网在当今采购领域的应用，通过互联网进行采购市场研究和供应商选择，了解市场产品信息，获得正确的产品规格，推行电子化的招标业务，提高招标工作效率，整合公司内部各单位物资达到及时、快速调剂以及向社会网上拍卖闲置物资，通过互联网完善价格发现机制，拓宽本公司的信息来源渠道，充分了解市场动态，促使本公司采购管理水平快速提高。
2．在实施管理系统过程中，完成从业务流程到供应链整合，通过实施城市供水需求生产管理系统，JIT采购，JIT配送等一系列措施，为供应链中游和上游的制造商和原材料供应商提供稳定可靠的需求定单，以减少信息扭曲，为引进ERP并成功运行打下良好的物理基础，ERP系统运行的模式见图4：
图4 供水企业ERP系统运行模式
四、结语
在供水企业采购实践中，我们会遇到各种各样的困难与问题，研究学习先进的采购管理理念，深刻领会其实质，探讨把先进的管理理念运用到实践中去，始终以科学的态度、科学的方法去解决实践存在的问题，是提高我们采购管理水平的重要途径。把普通的采购管理理论与行业的具体情况结合起来，建立具有本行业、本企业特色的采购模式，是实现科学发展的重要举措，也是企业实现又好又快发展的保障。
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【作者简介】秦勇（1960－），男，江苏铜山人，西安市自来水总公司经济师。
