企业规制，如何制定才合法

　　
　　你所在的企业有很多规章制度吧？你可知道它们是否全都合法？——要是拿那些根本就不合法的规制去管理员工，无异于害人害己害企业。
　　
　　冲突，指向规章制度
　　
　　案例一：陈先生是海南省文昌市一家供水有限公司的一名员工。据他介绍，公司于2005年12月出台了一个新的请假制度，按这个制度，持不真实的医院疾病诊断书请病假，公司一经查实，请假3天以内的扣发半个月工资和各种津贴，当月的各种保险金全额由个人缴纳；请病假3天以上5天以内的扣发一个月工资；5天以上或一个月内累计10天以上的作除名处理。
　　陈先生认为，单位不能认为诊断书上所写的情况不实就对员工给予处罚。如果医生诊断不准，难道也要员工来负责吗？而该公司董事、办公室主任林先生介绍，公司出台这一规定是董事会的决议，目的在于规范员工管理。当时规定这个制度的原则是，《劳动法》有规定的就按照《劳动法》办，《劳动法》没有规定的，公司就按照自己的实际情况来定。
　　案例二：李敏于2000年任职于沈阳一家矿业有限公司，担任光学秘书兼业务一职。在她进入公司时，就看到员工手册上写着：“正式员工在公司服务三年以上者，女员工享受三个月产假……在公司服务未满三年的员工，若生育者，须自动离职。”2004年李敏怀孕了。这时，她在公司的工作已超过了四年，符合员工手册中关于生育的条件。
　　但是，始料不及的事情发生了。李敏说：“没想到，2004年10月8日，公司准备再找一名光学秘书来顶替我。我便找到公司市场部总经理张某，但他却告诉我：公司规定怀孕女职工必须填写‘自愿离职报告’，如果想上班再由公司安排。2004年11月17日，人力资源部经理等三位单位领导又找我谈话，重申公司要求怀孕女职工必须填写离职报告。后来他们甚至还将电话打到我家里，要把草拟好的离职报告送到我家中。”
　　2005年2月21日，李敏又回到公司上班，但具体岗位却一直悬而未决，因为她无法接受公司提供给她的一个不适合并收入低的工作。既然无法继续在公司工作，她希望能取回押在公司的毕业证，找一份新工作来维持家用，因为家中的孩子还在嗷嗷待哺。可没想到公司又表示：如果不写离职报告，就不能还给她毕业证。
　　更让李敏感到不平的是，自从她休产假以来，公司不但一分钱的工资和津贴都不曾发给她，而且她上班后的半个多月也未获任何酬劳。
　　案例三：一家中美合资的服装公司，依据《员工奖惩制度》，对两个在公司里吵架的员工王某和李某作出了开除处理。随即王某和李某就以他们不知道有上述制度为由申请劳动仲裁，后又到了法院诉讼，结果员工胜诉。在案件处理过程中，公司一再辩称《员工奖惩制度》中明确写明公司员工的工作纪律及违纪的处罚标准，并且这些规章制度都已在中、高层管理干部会议上正式宣布实施，对全体员工生效。但是“遗憾的”是，这家公司领导无奈地说：“这些规章制度根本未得到劳动仲裁委员会和法院的认可，也不能切实地起到保护企业利益的作用。”
　　以上三个案例都属于企业规章制度不能与《劳动法》接轨的问题。企业规章制度是指企业依照国家法律法规并根据企业自身特点制定的、明确劳动条件、调整劳动关系、规范劳动关系当事人行为的各种规章制度的总称。完善合法的规章制度，可以使用人单位的劳动管理规范化，避免用人单位乱施处罚，保障劳动者合法权利。相反地，不合法的规章制度则会侵犯职工权益，最终使员工和企业双方的权利均受到损害。
　　
　　企业规章制度的法律依据
　　
　　首先，《劳动法》是制定企业规章制度的法律依据。《劳动法》第三条、第四条、第二十五条分别从不同侧面对企业规章制度的效力加以规定，而第八十九条则提供了劳动行政部门对用人单位规章制度进行审查的法律依据。
　　《劳动法》第三条规定，“劳动者应当完成劳动任务，提高职业技能，执行劳动安全卫生规程，遵守劳动纪律和职业道德”。第四条规定，“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务”。第二十五条规定，“若劳动者严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度，用人单位可以解除劳动合同”。
　　其次，《劳动部关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度的通知》是制定企业规章制度的法律依据，该通知明确规定了企业规章制度的主要内容和企业规章制度的审查程序。
　　再次，《中华人民共和国全民所有制工业企业法》（1988年）中也有对制定企业规章制度的规定。第四十五条规定，“企业应提出工资调整方案、奖金分配方案和重要的规章制度、福利基金使用方案和其他有关职工生活福利的重大事项的建议，提请职工代表大会审查同意。”第五十二条规定：“职工代表大会具有审查同意或者否决企业的工资调整方案、奖金分配方案、劳动保护措施、奖惩办法以及其他重要的规章制度，审议决定职工福利基金使用方案、职工住宅分配方案和其他有关职工生活福利的重大事项的职权。”
　　最后，为了防止企业滥用内部规章制度的制定权侵害职工的合法权益，法律还规定了监督和制裁办法。《劳动法》第三十条规定，“用人单位解除劳动合同，工会认为不恰当的，有权提出意见。”《劳动法》第八十九条规定：“用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门给予警告，责令改正；对劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。”《违反〈中华人民共和国劳动法〉行政处罚办法》第三条规定，“用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的，应给予警告，并责令限期改正；逾期不改的，应给予通报批评。”可见，对企业违反法律规定滥用劳动合同解除权和利用制定规章制度侵犯职工合法权益的，应当依法追究责任。
　　
　　企业规章制度有效性的标准
　　
　　那么，判断企业的规章制度是否合法，有没有明确的标准呢？《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”
　　这一规定实际上明确了规章制度有效性的三个一般标准，即“经过民主程序”、“合法”和“公示”，三个条件缺一不可，否则就会出现规章制度无效的后果。
　　首先说说“民主程序”。合法有效的规章制度，其制定一般要经历以下几个阶段：
　　①规章制度需要的形成。企业的管理人员对企业现状进行分析、预测，提出哪些制度需要确立，哪些制度需要变更。②审查、立项。确认提出的制度是否有制定的必要性，还可请专业人士参与，提供技术支持。③起草。制度的具体撰写，既要根据企业现实，还要不能违反《劳动法》及国家的法律、法规。④讨论批准。交由有关部门讨论，如有必要，根据讨论意见作必要的调整，最后提交上级批准或通过。在这个环节上，与工会组织协商讨论必不可少。工会是职工的法定代表者，《工会法》赋予了其代表职工进行民主管理、民主监督、民主决策的职能。在用人单位制定规章制度时，工会必须积极参与。⑤公示。根据草案，只有经过公示的制度才能做为企业管理、处罚的法律依据，否则在职工不知情的情况下，企业是不能拿此作为执行标准的。
　　再说说“合法性”。企业规章制度的合法性包括内容合法和程序合法两个方面。程序合法是指规章制度的制定必须符合法律规定的程序，上面我们已经介绍过。而内容合法，是指管理制度的内容不能与现行法律法规、社会公德等相背离，不得违反公序良俗。公序良俗是民法的一个基本原则，也渗透到其他法律中。企业规章制度不仅要在制定之时要保证它的合法性，在企业的不同发展阶段和法律环境发生变化时，也要相应地进行调整、补充、更新。如果规章制度与法律脱节，企业就不可能拿出合理的依据维护自己的利益。
　　
　　最后说说“公示”。公示是规章制度生效的必要条件。有一些用人单位往往通过从上到下的口头方式传达规章制度，以为说过就算数，其实这是不够的。如果不用书面形式或电子文件形式公布，一来不会给员工留下深刻印象，二来无法在发生劳动纠纷后提供充足的证据。另外，如果有些规章制度根本不为员工所知，就会使员工无所适从。要知道，只存在于老板书桌上的文字是不能拿来让职工遵守的。因此，公示，对于确保企业的规章制度的合法性，是一个必不可少的程序。
　　
　　不合法的规章制度，错在哪里？
　　
　　让我们看一看文章开头的那几个案例，那些规章制度到底错在哪里？
　　案例一：认定员工请病假所持的诊断书内容是否真实，不是供水公司这样一个非医疗单位能够判断的。退一步说，即使诊断书的内容与劳动者所患病情不符，其责任也应该由医院承担，而不能让员工受过。更重要的是，文昌市的供水公司出台这一规定仅仅是董事会的决议，而没有职工代表参与，未能满足“民主程序”这一标准，这样的规章制度自然不具有法律效力。
　　案例二：沈阳的矿业有限公司要求女员工工作满三年以上才可以怀孕，未满三年就生育者，须自动离职，这一规定已经违反了《妇女权益保护法》。公司在李敏休产假期间，没有按时足额发放工资，也是一种违法行为。而当事人没有能力过失和工作过失，公司在其妊娠、生育和哺乳期间试图解除合同，后来又将其调离原有岗位，以生育为由降低其工资标准，这些都不符合“内容合法”的标准，自然也不具有法律效力。
　　案例三：因吵架被企业除名，员工却对这一规定毫不知情。中美合资服装公司的规章制度仅在中、高层管理干部会议上宣布实施，说是“对全体员工生效”，实际上缺少了公示程序，这样的规章制度自然同样不具有法律效力。
　　
　　制定规章制度的注意事项
　　
　　哪些规定写在《员工奖惩制度》这样的内部文件中，哪些规定写进劳动合同，这是一个关系到规章制度的可操作性问题。可以把一些较为敏感的或职代会难以通过的内容，移植到劳动合同中具体说明，这样可以减少企业和工会组织之间的矛盾。也可以把规章制度作为劳动合同的附件，约定附件与劳动合同具有同等的效力。
　　此外，我国现行劳动法律、法规对违纪行为的规定使用了大量的程度副词，如“严重违纪”、“重大损失”等。但是，对什么是违纪行为、违纪行为达到何种程度才构成“严重违纪”等，却没有做出具体的规定，这就需要企业在规章制度中根据不同岗位要求将其细化和量化。所谓细化，是指全面列举违纪行为的具体表现，尽量不要使用兜底条款（如“公司认定的其他违纪行为”），这样会造成规定的模糊。所谓量化，是指在程度上尽量使用客观的数字说明或描述相应的行为。比如，不要使用“经常迟到早退”，而应使用“迟到或早退累计达三次”；不要使用“凡给公司造成严重经济损失的行为”，而应使用“给公司造成经济损失达2000元以上者”。在惩罚的程序和级别上分为口头警告、书面警告等。凡是违纪处罚，一定要有书面记录，即使是警告，也须有书面记录，并在员工档案中保存。
　　总之，规章制度要紧密结合企业自身情况并严格依法制定，做到“合法、合理、全面、具体”，并且遵循民主程序和合法、公示的标准，周密规划，降低一切可能的法律风险。
　　（作者单位：中国人民大学劳动人事学院）