基于项目环境的知识管理应用

　　知识管理作为一种管理理念，是需要长期坚持并且努力形成文化的活动。从这个意义上讲，知识管理不是项目管理，因此也就不能按照项目管理的组织和运作方式来进行。但这并不是说项目管理的思想和方法不能运用在知识管理中。随着项目管理的意义被更多的人所认可，项目管理中的一些思想也已经慢慢演变为普遍适用的管理理念，这些思想也同样适用于知识管理。
　　
　　一、项目管理与知识管理比较分析
　　
　　1.项目管理的概念与内涵。项目管理是通过项目各方干系人的合作，把各种资源应用于项目，以实现项目的目标，使项目干系人的需求得到不同程度的满足。项目管理的对象是项目或被当做项目来处理的运作，以系统管理的系统方法论为主要指导思想。项目管理的要点是创造和保持一种使项目顺利进行的环境。实行项目管理的组织通常具有临时性、柔性、扁平化的特点。项目管理的机制是项目经理负责制，强调责权利的对等。目标管理是项目管理的主要方式，包括进度、费用、技术与质量管理等等，其手段主要涉及计划、组织、指导和控制等。
　　2.知识管理的概念与内涵。知识管理是近年来国际企业管理界最为关注的课题，它是基于新的经济形态——知识经济的出现以及人们对知识与管理两方面内涵的更深层次的理解而逐渐发展起来的。Y.Malhotra认为：“知识管理是当企业面临日益增长的非连续的环境变化时，对其组织的竞争、适应与生成而采取的一种迎合措施，它贯穿于组织的发展进程中，意在寻求信息技术所提供的对数据与信息的处理能力以及人的创造能力之间的有机结合。”
　　知识管理就是对企业内部的知识进行组织和管理。它包括两方面的内容:一是对显性知识的管理。由于显性知识是信息的深加工产物，所以这一部分可看做是信息管理的深化与发展；另一方面是对隐性知识的开发与管理。由于隐性知识不是编码化的，而是作为认知的过程存在于人脑中，因而可以看做是对人的管理。综合起来看，企业的知识管理就是挖掘企业所拥有的或能获取的隐性知识，并尽可能把它们编码化，同时把所有编码型知识有效地加以组织和管理，促进整个企业的知识能够广泛地共享和适度的应用，以提高竞争力。
　　
　　二、项目环境中的知识管理
　　
　　项目知识可以分为以下三种类型，即企业管理的知识，如企业战略管理、企业组织结构、企业财务管理等；项目管理特有的知识，如项目进度管理、人力资源管理等；项目相关应用领域的技术知识。由于项目的多变性和复杂性，使得项目管理知识在不断地转化和创新。为了应对不断出现的变化，项目知识不断重组转化，从而产生新的知识。在项目执行过程中，要根据具体的主客观条件加以选择、综合与灵活处置。
　　项目环境中的知识管理，是指对项目组织所拥有的和所能接触到的知识资源进行识别、获取、评价，从而充分有效地发挥作用的管理过程。项目知识管理融合了项目管理和知识管理两大管理方法。
　　显性知识共享和隐性知识挖掘是传统知识管理的核心内容，对于项目管理而言同样具有重要的意义。项目管理知识体系是描述项目管理专业知识总和的专业术语，它是为了适应项目管理职业化而发展起来的，是现代项目管理发展的一个重要特征。目前世界上很多国家，都已经开发或正在开发自己的项目管理知识体系，如PMI(美国项目管理学会)开发的PMBOK GUIDE，IPMA(国际项目管理协会)开发的APM PMBOK等。
　　
　　三、知识管理在项目管理中的应用研究
　　
　　(一)构建项目管理中的知识子系统
　　现代信息技术对知识系统的运作能够起到支持的作用，使系统能高效工作，开发构建一套完整的项目管理知识子系统将有助于项目知识的积累，从而为项目管理决策提供支持。
　　1.充分利用现有项目管理系统平台。诸如Microsoft 的Project、欧洲的Project Workbench和Primary的Primavera Project Planning(简称P3)等。这些软件不同程度地提供了数据接口，为进行二次开发创造了条件。
　　2.建立项目过程管理系统。项目具有明显的阶段性特点，每个项目在生命周期中可划分为四个阶段：启发阶段、规划阶段、执行阶段和结束阶段，每个阶段包含一系列的知识和工作，而所有工作是由过程完成的。因此，项目知识管理是面向过程的管理，建立项目过程管理系统，弄清楚项目中所有过程的来龙去脉，从而掌握知识的真正价值。
　　3.建立项目案例管理系统。基于案例的推理是人工智能的一个分支，是识时的知识管理，可以用来表示特定领域所具有的知识。项目管理工具为案例的来源提供了途径。新近推出的智能主体Agent为案例管理提供了一个很好的工具，基于Agent案例管理的内容主要包括：案例推理Agent、目标驱动学习Agent、决策Agent和用户决策Agent。
　　4.建立项目数据管理系统。为了便于管理，我们采用分区管理的形式，根据知识在整个项目中所处的阶段和层次，分为四个工作区：
　　⑴项目工作区。为项目数据的最高工作区，用于存放项目的最终版本数据，只有企业主管或项目负责人才拥有访问权。
　　⑵组工作区。根据项目需要而存放项目组的共享数据，如果需要可以在此工作区建立一个临时区域供特定项目的小组成员使用，当该项目完成以后，可以删除或重复用于其他项目。
　　⑶户工作区。为设计人员的私有工作区，存放用于修改的过程数据，同时存放项目的数据中间数据和结论。
　　⑷公共工作区。用于发布电子公告和项目小组成员识时通讯或讨论问题，或用于项目管理员和质量管理人员的会签工作区。
　　(二)建立并应用企业内外知识网络
　　知识网络的建立有利于企业项目管理的实施，主要从以下方面着手：
　　1.建立企业内部知识库。为了确保企业知识的不断积累和转化，使知识真正成为企业发展的强大推动力，建立企业内部知识库。企业知识库是基于网络技术的信息平台，包括以下信息：企业基本信息、企业组织结构信息、项目信息、产品和服务信息、知识资产信息、顾客信息、环境和政策信息等。为了达到管理目的，对知识库的基本要求是：组织数据并确保其精确和有效性。建立企业内部知识库，为项目管理提供一个高效方便的办公和协作平台，便于各部门之间的交流，使管理者、协作部门和项目成员能及时了解项目进展情况，对项目过程中产生的交流和创新理念及时保存，是一个企业全方位信息的管理平台，方便了信息的交流、共享与及时发布。
　　2.建立并应用外部知识网。信息技术的不断发展，使企业在内部知识不断积累的同时，更要努力从企业外部获得知识和信息，以便掌握市场变化，把握先机。Internet 是一个巨大的知识库，可以从网上获得有关的经济、社会信息与知识；另外，加强与其他公司的知识共享，也是获得企业外部信息的一个重要途径。
　　(三)创建支持知识管理的组织结构
　　企业组织结构是企业运行和发展的基础保障，为企业知识管理提供组织支持。在项目不断复杂化的情况下，为促进部门之间的知识共享，为了适应知识管理的需要，创建如下组织结构：
　　1.人员结构。在贯彻知识管理的过程中，人员结构决定了知识管理角色分配和担负责任的类别，责任的类别又决定了功能之间的平衡，知识管理中的功能大多是以分布式的方式存在的。
　　知识的拥有者是分散的，根据知识的依附特征，可把项目中的知识型人员分为四大类:知识管理决策人员、知识生产人员、知识管理人员、知识管理系统人员。可以把四类人员分为四个团队，分别为：中心知识团队、知识创新团队、知识管理团队和技术支持团队。
　　
　　2.内容结构。理解知识的概念和知识的分类对于组织进行知识管理十分重要，因为不同的组织对知识的分类是知识管理的前提条件，知识类别的划分同时也是实施知识管理的依据，是建立知识管理系统的基础。内容结构主要说明知识资源如何组织可以使得知识的重复使用更加方便，P.Nonaka把组织中的知识定义为显性知识和隐性知识两种。Zack进一步把信息分为过程的、原因的、条件的和关系的。把显性知识和隐性知识细分为集体知识和个人知识，集体知识和个人知识又细分为声明知识、过程知识、因果知识、条件知识和关联知识。这些知识相互交叉，相互关联。
　　3.技术结构。目前，实施知识管理大多是通过Internet网络进行的，主要有三大类技术值得关注:知识管理操作技术、知识安全技术和知识存储技术。
　　⑴知识管理操作技术结构。组织在知识管理中要有独立的知识WEB网站，该网站提供以下功能：能建立个人的知识活动空间;能发布个人感兴趣的知识话题，以寻求丰富和完善;能搜索个人相关的知识领域，以寻求联合或帮助;能对知识的交易作出正确的评估，并能进行支付活动；能进行知识互动操作。
　　⑵知识管理安全技术结构。知识管理的安全技术是十分关键的环节之一，是防止对系统资源的非法使用和对知识资源的非法操作而建立的保护措施。主要的技术措施应具有四项：防火墙、用户合法身份的确认及检验、存取控制和数据加密等。用户需要知识时，需经过四道关口的考验，首先要经过防火墙的识别，然后输入账号和口令，识别通过后，才能进入知识空间，在知识空间还有两道保护措施：存取控制和数据加密，用户只有通过四道关口，才能操作相关知识。
　　⑶知识存储技术结构。知识的存储结构是以知识库为核心的存储体系，知识产生和组织内部产生的数据有密切关系，所以知识存储技术结构应由三层组成：具体操作层、数据库层和知识库层。具体操作层产生基础数据和外部数据、历史数据形成数据库，组织利用数据库的数据和来自于组织外部的知识经过分析整合成组织的综合知识库，而组织的综合知识库根据使用范围的不同分为三个部分：参与人员个人知识库、项目单位共享知识库和协作单位共享知识库。
　　⑷处理过程结构。处理过程共分为三部分，用户层、应用层和存储层。用户要使用系统的知识，必须经过用户层和应用层两个限制防火墙和身份识别，才有权限使用应用层各种功能，否则不能进入应用界面。当用户有权进入应用层后，对于权限内的共享知识库可以操作，对于个人知识库和加密知识库还需要存取控制和数据加密的权限才可使用。处理过程的设计还可以加入外部知识库，以丰富组织内知识资源。
　　在知识经济的今天，企业要在激烈的竞争中拥有自己的优势，无疑知识是最重要的。由于项目的临时性和独特性，在项目管理过程中，企业面临更多的机遇与挑战。把握住项目发展过程中的知识积累，充分挖掘自身知识资源的潜力，是企业必须面对的问题。本文的相关论述，构建了一个基于项目环境下的知识管理方法体系，为企业实行规范的知识管理，在项目执行过程中实现多部门的有效协作，充分挖掘员工的创造性，提供了值得选择的管理思路和方法。
　　(河南油田石油工程技术研究院)