慈善事业档案管理初探

邵明贞

由于慈善事业是一项特殊的社会事业，其与众不同的“身份”决定了各种慈善机构在开展慈善活动的过程中，必然产生利形成特点鲜明的慈善档案，主要有：

1、文书档案面广

慈善事业的特殊性，使其在开展活动时，与社会各方面都保持着千丝万缕的联系，因此其档案来源非常广泛，上有党和政府领导、各党派领导、宗教界及群众团体，下有普通公众，涉及党政工团、民政、卫生、教育、社保等各部门及外资、民营、个体等企业。慈善活动形式很多，慈善对象直接面对的是社会大众，其产生和形成的档案都“个性”不一。

2、财务档案复杂

慈善机构及慈善活动的财务工作与党政部门、企事业单位的日常变化不大的财务运转不同，一是临时性、应急性财务事务多而繁杂，来自国内外社会各界、群众团体、个人的捐款、捐物随时发生，遇到突发事件时财务运转更加紧急、频繁；二是财务账目设霞比较复杂，各类性质的款项需要分类，捐助的资金要按捐款者意愿使用，用款方向很多；各类捐物类别较多，价值折算非常复杂，财务统计类别繁杂，工作量很大；三是保管和发放物资工作也比较复杂，要按捐物者的意愿，将各类衣物、生活用品分别保管运至救济人员手中，其中形成的财务手续繁复。这些都给慈善财务档案的收集、整理、归档管理等带来了一定的困难。

3、重大项目档案系统性强

一次重大的慈善活动项目，总是伴随着产生一系列的慈善档案。如“九八抗洪救灾捐赠”活动，是全国支援长江灾区的政治活动，新疆慈善总会全力组织募捐活动，形成大量慈善档案；又如今年喀什地区发生严重地震，新疆慈善总会利用善款给灾区援建9个学校、1个敬老院、1个慈善新村，这些重大捐助活动，需要有报灾报告、捐建项目、工程建设方案及初步没计协议书、捐赠情况汇报、捐资活动公证书、拟定捐赠仪式方案，还有审汁报告、捐助人员汇总表、活动概况等等。这些工作一环套一环，形成大量文字材料，这些文字材料档案保存要求完整、全面，随调随用。

加强慈善档案管理的必要性

慈善档案管理工作作为慈善事业的一项基础性工作，理应加强自身建设，主动适应慈善事业新发展的需要，而且应当“抓早、抓好”，真正把慈善事业这个基础夯实。只要社会上存在弱势群体，就会产生各种救济行为，形成一定数量的特殊档案。不同时期对这些弱势群体的救济方式，内容不一样，这些档案会为今后的工作提供帮助。

慈善事业是社会主义精神文明建设的一种特殊实践形式，慈善档案是这种特殊实践的历史记录。慈善事业倡导人们爱人、爱社会、爱自然、爱生命，培养人们的善良意识，提高人们道德水平，而这些有意义的组织宣传，离不开真实汜录典型慈善活动、献身慈善事业的先进人物及事迹等的文字材料。

档案作为一种社会现象，它是以社会为基础，随着社会的发展而发展。慈善事业就是当代社会发展的产物，慈善档案是其产生、发展过程的有效记载。慈善档案作为档案工作的一个新“盲点”，应该也是档案工作拓展的新领域。

加强慈善档案管理的几点建议

规范地开展好慈善档案管理工作，必须首先了解慈善了作的特点，掌握慈善机构处理日常事务、开展慈善活动的规律性，弄清在这些过程中产生和形成的各类文件、文字材料等情况，为此应进行深入细致的调查，在这个基础上，研究制定一系列符合慈善档案工作的基本制度及管理措施，如《慈善档案管理办法》、《慈善档案归档制度》、《慈善档案查阅利用制度》等，建立具体的慈善文件、材料的归档范围及收集、分类和保管期限表等，使慈善档案管理工作有章可循，使档案管理人员能够“照章办事”。

社会各行各业的人，对档案需求的认识，共同构成社会档案意识，它反映了整个社会对档案工作的认识态度，进而表现小社会对档案的重视程度。慈善工作社会性强，在开展慈善活动、工作查考、宣传教育等过程中，都必然会涉及到档案的使用，因此慈善工作人员都应主动增强档案管理的意识，还要提高对慈善档案骨理在慈善事业基础性作用上的认识，提高慈善档案对全社会服务作用重要性的认识，这是保证能否加强慈善档案管理的一个重要环节。

集中统一管现是档案工作的基本原则，实现档案的综合管理是这一原则的重要体现。慈善活动中形成的各种门类、各种载体的档案实际上是一个有机整体，集中统一管理，实行专人负责制，有利于提高各种分散的慈善档案的利用效率，发挥出更大作用。在加强档案管理过程中，还要突出重点，一方面要加大文书档案、重点项目档案的规范化管理，一方面也要加强对会计档案规范化管理力度，规范、公开的财务管理和及时、准确的信息披露，从一定程度上说是慈善事业发展的生命。财务档案规范管理作为这条生命线上的极其重要的一环，对推动取信于民、取信于社会的慈善事业的不断发展具有重要的促进作用。