区域性档案数字资源共享研究与实践

目前，我国档案事业正处于战略转型发展的关键时期，《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出要加强区域档案信息资源共享平台建设，促进档案信息资源馆际共建互通，推进档案信息资源跨层级、跨部门共享利用。随着大数据时代的到来，人们对档案信息和档案文化的需求越来越高、越来越广，加快档案开放共享、扩大档案利用途径、提供高质量的服务已然是当务之急。

一、区域性档案数字资源共享的现状

近年来，技术手段的发展推动了区域档案数字资源共享共建，国内各级档案机构相继建立了档案数字资源共享服务平台，例如长三角民生档案跨区域一体化在线查档平台，居民可以查询长三角地区345家综合档案馆中与自己相关的婚姻登记、独生子女等民生档案；上海市档案馆设计研发的“跟着档案观上海”数字人文平台，通过选择年份和地点，便能在平台上浏览不同时期上海重要点位的历史。这些平台将涉及民生、历史的档案数字资源的目录或原文集成到统一的平台上，以便于公众进行远程档案查阅。

目前我国档案数字资源共享模式可以概括为三种形式。第一种是档案资源保存主体共享。这种类别不涉及档案数字资源目录和原文数据的共享，各级档案数字资源保存主体通过签署协议的方式，共享地点和联系方式，将档案原文通过传真、邮寄等方式跨区域传送。在这种模式下，受理档案馆成为查档群众的代理查档人，为群众查找异地档案提供方便。第二种是目录集成共享。公众可以登录共享平台查阅共享档案数字资源目录，虽然无法直接看到档案原文，但有助于公众成为信息主体，使其能更加深入、全面地了解档案信息资源。第三种是目录原文集成共享。公众通过平台可以直接看到档案原文，有助于提升公众查阅档案的体验感，提高满意度和认可度。目前，各地都在搭建不同种类的档案数字资源共享平台，来满足社会各界档案利用者的需求，但如何让这些档案资源得到更深入、更广泛、更便捷地利用，是数据提供者、平台搭建者所面临的难题与挑战。

二、区域性档案数字资源共享建设存在的问题

（一）区域内档案信息化发展水平不均衡

受地区经济文化发展水平等因素影响，目前对档案数字资源进行集中整合仍面临一定程度的困难。不同类别或不同层面的数据共享，都需要通过数字化加工，将传统档案资源转换为可在网络平台共享的档案数字资源。区域性的档案资源共享要求本区域档案数字化水平相对一致，但实际上市与市、县与县之间存在不同程度的发展差距，造成数字化水平不均衡、档案数字资源匮乏等问题。除了数字化水平发展不均衡外，各地区的档案基础设施设备完善程度也存在差距，部分地区无法满足搭建平台的基础环境建设要求，数据共享只能停留在表面。

（二）共享资源类型单一，缺乏统一标准

从共享资源类型方面来看，有的地区实现了民生档案资源共享，有的地区推行红色档案资源共享，可以说，大多数地区都停留在对单一类型档案资源的共享上。并且，区域内各种类型的信息共享平台数量繁多，群众面对繁杂的平台需要进行甄别，不仅没有为群众解决问题带来方便，反而增添了负担。如果将不同类型的档案资源共享在一个平台上，统一接入端口，那么只需登录一次，便可以查阅区域内各种不同类型的档案数字资源。另一方面，共享主体在进行数据上传时，没有统一标准，对数据的描述缺乏统一规范，有些主体对数据的描述字段涵盖广，有些却很简单，无法兼容。面对这一问题，需要档案数字资源平台建设组织者建立高包容、差异化的上传模式，同时要做好一定的检测，既保证资源的丰富性，又能够还原各地档案数字资源的管理格式。

（三）开放审核力度低，共享数据范围小、内容少

2022年，国家档案局颁布了《国家档案馆档案开放办法》（国家档案局令第19号），将各级国家档案馆档案开放期限从30年缩短至25年。各地根据新的办法要求需要对馆藏档案进行重新开放审核，但开放审核任务量大、人员少，工作进度缓慢，成效并不显著，导致目前各地开放共享的数据范围小、内容少，很多时候群众在平台上无法查到自己想要查询的内容，平台不能为群众提供更深层次的利用服务。

（四）安全风险高

安全始终是档案事业的根基和底线，建设档案数字资源信息共享平台是档案工作适应高质量发展的现实需要，可以大幅提高档案部门的服务水平，但同时也给档案安全工作带来巨大挑战。一方面，从平台本身安全考虑，如网络安全设备配备不达标、平台安全技术措施不到位或权限控制不精准都有可能导致数据在管理和传输中发生安全风险。另一方面，从信息安全角度来讲，档案数字资源的开放使用与隐私保护是对立统一的辩证关系，在考虑将馆藏内容“应开尽开”的同时也要兼顾档案内容的隐私性、保密性和安全性。

（五）公众参与度不高

一方面，平台数据有限，覆盖范围小，不能满足公众不同的查档需求，导致平台利用率低。另一方面，有些地区的档案数字资源共享利用平台虽然已经建设完成，但宣传不够，群众知晓度低，平台无法完全发挥便民服务的作用。

三、区域性档案数字资源共享对策

（一）探索有效机制，创新区域内信息共享方式

区域内档案数字资源共享对于参与方的档案信息化程度具有一定要求，然而一定区域内的各个档案数字资源共享主体的数字化发展程度要达到一致是很困难的，如果等到所有参与主体都符合共享条件再建设平台是不现实的。针对区域内各主体发展不平衡的现象，可以根据实际建立合适且可行的共享机制，如邯郸市档案馆提出“水母式”共享机制。水母外形像一把透明伞，向四周伸出长长的触手，水母的触手主要用于捕捉食物和移动，失去触手的水母仍能生存，但其捕食能力和移动效率会受到影响。“水母式”共享机制的原理就是以一个区域内条件成熟的档案馆作为伞状体，提供基础软硬件设施、数据存储服务器和平台使用权限等，并采取技术手段做好安全防护，区域内其他档案馆无需采购软件或硬件，只需要提供数据即可“零成本”加入，以此带动其他档案馆积极参与，丰富平台内容，推动共享工作高效、迅速、有力、可控地发展。邯郸市国家级数字档案馆以自身应用系统为基础，优化系统共享利用功能，建立市、县两级馆际共享平台，实现区域内档案数字资源共享服务。

（二）数据格式求同存异，在规范的基础上保留差异

对于因数据描述格式不一导致数据无法兼容的问题，应该在数据接入前做好充分的调研和分析，制定好数据标准规范，将必填项以及字段要求逐一列出，同时要尊重各地区在档案管理过程中产生的差异，在不影响整体利用的前提下求同存异。如邯郸市档案馆在组织县（市、区）档案馆提交数据时，发现各地档案馆在档案整理时档号结构有的以年度为最低类目，有的则以保管期限为最低类目，排列编号各不相同，目录著录项存在字符长短、机构分类不一致等问题。如果要求所有上传数据标准统一，那么部分地区则需要重新开展数字化加工。结合工作实际，邯郸市档案馆要求数据上传方准备的数字资源格式在符合国家相关标准规范的基础上，著录数据必填项，对于数据格式存在的特殊情况，不做统一化要求。如大名县档案馆与邯郸市档案馆的全宗号组成结构就存在差别，大名县档案馆采用大写字母和数字的组合，邯郸市档案馆则采用的是全数字组成结构，考虑到全宗号结构并不影响数据查阅，故对这一差异进行了保留。同时通过扩大字符数，解决了上传数据项字段不统一的问题。另外，邯郸市档案馆将系统构建的数据库集中在邯郸市档案馆的服务器上，其中中心库系统数据库用来配置加入系统平台的各个档案馆访问地址等管理数据，各个综合档案馆分别配置了数据库，用于存储档案数据。在各馆数据库下，档案信息通过数据表存储，数据表采用“档案标识—全宗号—档案类型”的形式命名，如“arc—0019—jh”（“jh”即以件为基础单位的简化整理类型）规范档案数据的存储结构，同时达到各全宗数据相互隔离的效果，避免著录项因格式上存在细微差别而不能导入系统。

（三）突出开放重点，更好服务人民群众

面对开放任务量大、人员少这一难点，可优先选取利用率较高的民生类档案进行开放审核，满足人民群众对这部分档案的查阅需求。如邯郸市档案馆科学谋划、周密部署，组织档案开放审核工作小组优先对民生类档案较多的邯郸市教育局、原邯郸市劳动局共6354件档案进行开放审核，同时，组织各县（市、区）档案馆优先将民生类档案开放后上传至平台，逐步推动民生类档案优先共享。此外，邯郸市档案馆集中会审、修改完善了《邯郸市档案馆接收办法》和《邯郸市档案馆档案接收标准》，要求进馆单位移交涉密档案目录、到期开放目录和延期开放目录，确保进馆档案的开放审核符合相关规定，有效减少档案馆档案开放审核工作量，提升档案开放审核效率。

（四）多措并举，提升平台安全水平

提升档案信息化基础设施设备安全水平，健全档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系，切实保障档案数字资源安全。一是在政务外网配备防火墙、入侵检测、漏洞扫描、VPN、入侵防御、WEB防火墙、日志审计等网络安全设备。二是采取技术措施做好安全防护。利用防病毒、密码管理、数字认证、身份认证、审计跟踪等技术安全防护系统。三是数据传输把好保密关。对上传到系统平台的数据严格审核、层层把关，确保符合在政务外网传输的条件和档案安全保密要求。

（五）加大宣传力度，扩大共享平台的覆盖面

一方面，要发动各级档案馆积极参与，不断丰富档案数字资源，综合各类型档案数据，保证有档可用，有档能用。另一方面，要加大社会宣传，通过各种途径做好共享平台的宣传工作，让更多的群众了解到平台“谁能查”“能查什么”“怎么查”等问题，坚持以人民为中心的发展思想，广泛采纳群众的意见建议，不断优化完善工作机制、系统功能、数据类别，将档案资源充分利用起来，真正实现档案为民所用、解民所急、化民所忧，发挥档案价值。

档案资源共建共享是一项长期的综合性工作，要努力探寻创新、高效、实用的共享机制，建设智能、多样、现代化的系统平台，推动档案事业不断高质量发展。

河北省档案局科技项目“区域性数字档案资源共享研究与实践”研究成果（项目编号：2024-X-13）

作者单位：邯郸市档案馆 邯郸市中心医院