基于人工智能的智能报销与财务审单联动机制研究

摘 要：本文分析了基于人工智能的智能报销与财务审单联动的优势，包括提高工作效率、降低错误率和提升用户体验。研究了财务智能审单机器人的设计，包括财务智能审单流程、基于规则引擎的智能审单机制。最后，分析了目前存在的问题，并提出了相应的解决措施。

关键词：人工智能；智能报销；财务审单

引言

在现代企业管理中，报销与财务审单是日常运营的重要组成部分。传统的人工报销与审单流程繁琐、效率低下，且容易出现错误。随着人工智能技术的不断进步，将AI应用于报销与审单流程，可以显著提高工作效率，降低错误率，提升用户体验。

一、基于人工智能的智能报销与财务审单联动的优势

（一）提高工作效率

以人工智能为基础，实现智能报销和财务审单的联动，在提升工作效率上显示出明显优势。传统报销及财务审单一般都是靠手工操作来完成，不仅要消耗大量人力资源，而且程序繁琐，审批时间长。人工智能技术在自动化数据录入、发票和报销项目智能匹配以及自动化审核方面的应用，使办理时间大幅缩短。例如OCR（光学字符识别）技术能快速精确地抽取发票信息，机器学习算法能基于历史数据与规则对异常报销项目进行自动识别与处理，都显著降低了人工干预对发票信息的要求[1]。该智能系统能够全天候运行，处理效率得到进一步的提高。同时智能报销系统也可以推送至财务共享平台系统中，实时同步共享数据，避免不同系统间数据重复输入及传递。

智能报销系统的自动化和信息化特点，也使内部审计人员可以更快速地获取所需信息，减少人工查阅凭证和报表的时间；同时，智能报销系统为内部审计提供了更多的数据来源和分析工具，借助数据分析功能，能够快速筛选出异常报销数据，从而提高审计工作的效率。

（二）降低错误率

在减少错误率上，以人工智能为核心的智能报销和财务审单联动也显示出重要优势。在传统手工报销与审单工作中，难免因人工操作而导致数据输入不正确、重复报销、审批疏漏等种种失误，这些误差不仅使审计核查工作更加困难，而且还会造成财务数据失实。引入人工智能后，该系统可实现数据完整性与准确性的自动校验，大大减少人为错误，同时，内部审计人员可以依赖系统生成的准确数据进行审计，降低了因数据错误导致审计结论不准确的风险。

（三）提升用户体验

以人工智能为核心的智能报销及财务审单联动对改善用户体验有着显著优势，特别适合财务人员及报销申请人。传统报销流程一般比较繁琐费时，报销单据在编制、递交、审核及追踪等过程中费时费力，往往会造成职工满意度降低。智能报销系统以其自动化、智能化等特点使流程大为简化。报销申请人只要在手机或者电脑上对发票进行拍照上传，系统就会立即使用OCR技术对发票进行信息提取，一键报销生成报销单据，减少人工输入环节。该智能报销系统还能对报销进度进行实时更新，申请人可随时观察审批状态，从而避免频繁查询与等候，大大提高用户使用便利性与满意度。

二、基于人工智能的智能报销系统的设计

（一）基于移动端的报销流程

基于移动端设计智能报销系统，目的是最大限度地提高报销流程的便捷性与效率。报销人只要在智能手机或者平板电脑上就可以完成报销提单过程。当员工在移动设备上进行发票及其相关附件资料的拍摄或上传时，该系统会自动采用OCR（光学字符识别）技术来获取发票上的核心数据，识别后将发票自动上传至个人票夹。报销人可通过移动端一键报销自动生成报销单据，支持查看、修改、增加必要备注等操作，进而实现一键提交。提交时系统将依据企业报销政策对报销单据进行初审，确定可能存在违规报销项进行预警。提交完成后，系统自动将报销单据发送至有关审批人审核[2]。相比PC端，审批人可在移动端对报销单据进行快速的审批，能够随时随地发起报销与审批，大大提高报销流程审批速度。

（二）AI辅助报销单据识别与填写

在智能报销系统的运作中，AI辅助报销单据的正确识别和填写成为提高工作效率和准确度的核心环节。该系统采用先进的人工智能技术，可以对报销单据进行自动化处理，以降低报销人员及财务人员负担。这一技术可以精确地识别单据中的重要信息，并且把它们转换成结构化的数据，如系统可对发票金额、日期、商户名称、税号等主要信息进行标识，自动填入对应的报销表单。另外还利用自然语言处理（NLP）来进一步完善单据的识别和填写流程。NLP技术能够对单据上备注信息进行解析，并保证所有有关信息得到正确的抽取与归类。

三、基于人工智能的财务智能审单机器人

（一）财务智能审单流程

以人工智能为核心的财务智能审单机器人将财务智能审单过程划分为数据采集、初步处理、智能审核以及反馈调整4个阶段。首先利用OCR技术及API接口对系统在各种报销单据上抽取出有关数据并对其进行了初步格式化、结构化处理。然后，通过运用自然语言处理（NLP）技术和机器学习算法，系统能够对单据中的关键信息进行深入的解析和分类。机器人在智能审核阶段根据企业预设财务规则及历史数据对每笔报销进行细致比对与核查，并自动识别可能存在的违规与异常。

（二）基于规则引擎的智能审单机制

以规则引擎为核心的智能审单机制是财务智能审单机器人的核心组成部分。规则引擎作为一个以预定义规则集为基础的决策系统可以对海量财务数据进行快速有效的处理与分析。公司可在规则引擎上界定详细审核规则，可涉及多种财务政策、费用标准和报销限额。当流程走到机器人审核节点时，自动调用规则引擎比对并核查，确定是否满足规则。智能审单机制不仅可以应对常规财务审核任务，还可以通过机器学习算法对规则库进行动态优化与更新，能够适应企业多变的财务管理需要[3]。通过该机制可以使财务人员实时获取准确的审核结果，显著提高了审核的精准性与效率，降低了人为误判风险。

四、基于人工智能的智能报销与财务审单的联动机制

（一）报销单据数据的推送与同步

在以人工智能为核心的智能报销和财务审单的联动机制下，报销单据的数据共享和同步是其中至关重要的一环。该系统利用OCR技术及API接口对纸质及电子报销单据上的数据进行自动抽取及数字化处理，构成结构化数据。然后将数据保存到中央数据库，推送至财务共享平台，实现报销数据无缝传递，保证财务部门、审核人员及业务部门同步获得最新报销信息。该实时数据共享与同步既增加了报销流程透明度又避免重复录入及数据孤岛。

（二）审单规则动态调整与优化

在智能报销及财务审单联动机制下，动态调整及优化审单规则是保证系统有效运行及适应财务管理的重要保证。借助机器学习与数据分析技术，该系统可以对历史审核数据、报销行为以及财务政策等变化趋势进行持续的分析与学习。该系统能够根据这些信息自动识别常见违规模式及异常报销情况，及时对审单规则进行调整，提高了审核精准性及覆盖面。同时设计了规则引擎，使财务人员可结合实际需求，人为地对新增审核规则进行调整增加，以保证系统能适应企业多变的财务管理要求。

（三）异常报销行为的智能识别

在以人工智能为核心的智能报销及财务审单的联动机制下，智能识别异常报销行为是提高财务审计准确性及效率的核心步骤。利用深度学习与机器学习算法相结合的方法，该系统可以分析海量历史报销数据，并构造模型来识别其中存在的异常行为。这些模型从数据多维特征出发，报销金额、报销频率、报销时间以及报销项目类型，可以对不符合常规报销请求进行自动检测与预警。具体而言，该系统通过聚类分析及异常检测算法确定了明显背离常规模式的报销行为如经常大额报销以及报销频次异常。另外，智能报销系统可以将OCR识别的发票信息与税务平台数据进行匹配，验证发票是否真实有效，甄别是否存在虚假发票或者重复报销等问题。对于人工录入且不能与税务平台验真的发票类型，必须结合审单机器人进行影像与发票信息的校验，财务人员可依据机器人提示的异常进一步人工审核并介入，可以有效避免发票登记错误导致发票重复报销行为，以保证每次报销合法合理。该智能化异常识别不仅能显著降低人工审核工作量与主观误判风险，而且可提升财务审计精准度与全面性。

五、目前存在的问题

（一）数据的隐私与安全

由于该系统要对海量敏感财务数据进行处理，因此如何保证数据传输及存储时的安全性，避免数据泄露及未经许可访问也是应常态化考虑的，安全问题不仅包括数据安全，还包括网络安全、系统安全[4]。

（二）OCR技术与机器学习模型

尽管系统智能化程度较高，但是在实践中，仍然会存在OCR识别率未达到100%，导致正确数据被识别错误，错误的未能精准识别的情况，这种误报漏报仍然需要人工再次核验。机器学习模型精度取决于海量优质训练数据，实际运行时数据质量与多样性可能会有所欠缺，从而造成模型性能不够稳定。

（三）报销单据未全面电子化影响用户使用体验

随着数电发票时代的到来，虽然许多发票被电子发票替代，但目前还有很大一部分的纸质发票存在，报销流程依然需要打印发票并进行审核递交财务归档，对于经常出差或外出的员工来说，这仍然是一个繁琐的过程。

六、解决措施

（一）确保系统安全与稳定

为了确保财务数据在传输和存储时的安全，我们应该在数据隐私和安全性上采纳先进的加密方法，并实施多级的安全保护措施，除了数据传输的加密技术、数据的脱敏处理以及访问控制等手段外，信息部门与软件供应商还需不断升级安全策略以提高系统的安全防护能力。

（二）建立长效的沟通反馈机制

目前智能报销和审单的提升，基于OCR识别技术不断优化升级，技术升级需要大量数据支撑和一定的时间支撑，但技术人员与用户之间往往不能取得及时有效沟通，如手写体的识别和印鉴识别技术目前仍然是OCR识别的难题，所以需建立长效的沟通反馈机制，用户第一时间反馈发现的识别错误，技术人员获取问题后优化算法，及时进行更新迭代，再由用户进行数据验证，由此提升OCR识别技术。为了促进机器学习模型精度的提高，要不断采集与更新优质训练数据、引入专家监督机制、定期对模型性能进行评价与优化以降低误报与漏报。

（三）电子化档案管理

逐步推动电子化档案管理工作，电子档案的长期保存需要解决技术问题，如数据可视化、数据分析挖掘等。企业应考虑如何将电子档案与纸质档案有效融合向全面电子化档案推进，按照国家有关电子会计档案管理的规定，建立和完善电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案的保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案在传递及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性，加强电子会计资料归档和电子会计档案管理。

（四）持续提升智能化水平

为不断提升智能化水平，智能报销系统可以对接各大商旅平台，获取发票后自动传入个人票夹，本人只需对报销的发票进行勾选，勾选后自动归集到相应的成本费用，报销人只需提交报销至审批人，同时考虑到系统操作对不同用户的难易程度差异，还可以在目前的基础上开发出更多用户友好界面及操作指南，经常性培训及技术支持促进报销人及财务人员操作技能及系统使用熟练度提升。在特殊或者复杂报销情境的应对中，引入双节点机器人审核机制，并结合AI智能审核和人工审核，发挥各自的优势以保证审核流程全面准确[5]。

结束语

基于人工智能的智能报销与财务审单联动机制的研究，不仅能够提高企业财务处理的效率和准确性，还能优化用户体验，降低运营成本。尽管目前在实施过程中还存在一些问题，如技术成熟度、员工适应性等，但通过不断的技术创新和流程优化，这些问题将得到有效解决。未来，随着AI技术的进一步发展和应用，智能报销与财务审单联动机制将更加完善，可以进一步推动企业数智化发展。

参考文献：

[1]虞富荣，叶喜凤.人工智能技术赋能集团企业报销单据智能审单[J].财会通讯，2023（21）：133-138.

[2]岳茹菲.基于智能技术的A企业财务共享优化研究[D].南京：南京审计大学，2022.

[3]蔡静.基于智能财务背景的企业财务管理优化研究[D].北京：对外经济贸易大学，2021.

[4]陈魏伟.基于大数据智能化的H高校费用报销流程优化研究[D].石家庄：河北地质大学，2020.

[5]蒋若晴.基于智能化视角的Z企业财务报销系统优化研究[D].天津：河北工业大学，2019.