如何破解水利行业基层档案工作困局

黄河流域生态保护和高质量发展需要高质量档案管理提供资料支撑与历史留存。治黄事业虽涉及众多行业与工种，但在档案管理工作方面存在的问题具有普遍性和共通处。本文以水利行业基层单位为例，对基层档案工作遇到的困难、产生的原因、导致的后果及解决办法进行剖析和探讨，旨在破解水利行业档案管理的困局，确保涉水利档案资料得到妥善的保管和充分利用，提升档案管理的整体水平。

黄河流域生态保护和高质量发展上升为重大国家战略以来，如何发挥档案记录历史、再现历史，资料留存、参考查询，服务决策、研究论证等重要意义，是档案工作者应该思考的命题和努力的方向。

笔者所在企业管理的立档单位有1家事业单位、2家分公司、7家子公司，行业涉及水力发电、水电施工咨询、金属冶炼、房地产开发、投资贸易和物业宾馆、城市供水等。立档单位从事行业的多样性为档案管理研究工作提供了足量的样本。

笔者通过参加水利系统档案达标升级验收工作、档案协作组会议等活动，在与水利行业单位同行的交流中也获益不少。在多年的档案管理工作中，发现基层档案管理工作有一些问题具有普遍性和共通性。

水利行业基层单位档案管理工作所面临的问题、产生的原因及可能导致的后果

档案记录着黄河保护治理的历史，留存过往重要凭证，是一项功在当代、利在千秋的工作。然而档案工作硬件投入较多，占用较大办公空间，短期内更是很难见到效益。尤其对处于黄河治理保护的神经末梢的基层单位来说，都存在现期投入资金动力不足的问题。

因此，基层单位普遍会出现以下两种情况：一是办公用房紧张的单位如果没有档案专用库房，会出现档案分散存放、多头管理的情况。库房面积狭小的单位，无法做到“三分开”。二是硬件投入不足，没有配备必要的设备设施。库房干湿度不达标、“十防”不到位。

这类问题使档案面临丢失、损毁的风险。

因档案效益的延迟性，使档案工作的存在感不强，在管理中容易成为被遗忘的角落。主要表现为：档案组织管理机构、制度不健全；对档案工作完成情况成为单位考核的真空地带，没有相应的标准，对档案管理工作缺乏必要检查和考核。

这类问题通常会导致基层单位档案管理工作处于松散状态，档案工作人员权责不清晰，档案管理工作的质量难以保证。

档案工作人员的能力水平对档案工作的质量起着至关重要作用。基层单位档案人员以兼职为主且更换频繁，平时以从事黄河保护治理主责主业为主，空闲时整理档案。钻研学习档案业务的时间较少，在档案工作上投入时间精力少。

工作人员专业能力的问题会造成档案收集、整理、归档、查询、利用等一系列工作质量不高。错误的工作方式没有得到及时纠正，会影响到档案的安全性和完整性。档案是过往工作形成的历史性资料，许多资料一旦遗失将无法弥补。特别是一些重要档案，如果遗失毁损，将给黄河流域生态保护和高质量发展造成不可挽回的损失。

在档案工作中存在着重纸质档案轻实物档案的普遍情况。声像档案、实物档案是档案的重要组成部分，如果没有做到“应归尽归”，不仅会遗失重要历史记录，更有可能给基层单位带来经济风险和法律风险（如报废、停用公章、证照等）。这类档案归档不全，第一是由于档案管理办法不健全，未将这类档案纳入管理；第二是因为档案工作人员的专业能力不足，未将实物档案管理制度很好地执行下去，造成声像、实物档案收集不全；第三是此类档案产生的地点分散、归档时间不定，造成收集归档困难。

近年来，档案数字化、档案信息系统等现代化管理手段在档案管理上得到普遍应用。但也存在一些问题，如信息上传不及时，数字档案馆系统强大的查询利用功能没有得到充分利用等。

基层单位档案管理工作固守传统思维的情况比较普遍，档案成果还仅限于查询。档案管理部门主动利用档案管理成果进行宣传、利用、转化不足，档案成果主动服务于企业生产经营没有发挥明显的作用。

破解水利行业基层档案工作

困局的办法

基层档案工作所产生的问题虽然很多，表现形式也不一样，看起来千头万绪，但归根到底，可以归纳为硬件的问题、人的问题和管理思维问题。

破解硬件之困，助力黄河保护治理事业

造成基层档案管理工作水平较低的一个主要原因就是硬件投入不足、办公面积有限，文件材料分散存放、分散管理。

档案部门所需库房、装裱房、借阅室、荣誉室等占用办公面积较大。在办公用房普遍紧张的条件下，很难实现“三分开”，大部分单位能有一间独立的档案库房就已经很不容易。档案密集架造价较高，对楼板的承重有要求。除非底层办公室或预先进行承重设计的办公楼外，普通办公室不能作为档案库房。再加上有“十防”的要求，能达到档案用房标准的空间更少。

根据笔者在档案管理中的经验，可以分为以下两种情况进行破解：

一是，针对单位的规模较大，分公司、子公司众多的单位，如果每个子公司都建设小而全的档案室，办公用房及承重要求难以达标，综合成本较高，单位投入资金的动力不足。

可以在闲置土地或将旧房改造建设共享档案中心。根据下辖分（子）公司档案数量，将库房分配给各单位用于存放档案资料。共享档案中心的“十防”设备设施、装裱间、借阅间等实现共用。目前，档案系统数字化已经得到广泛应用，线上查询、利用档案成为可能。因此，即使档案共享中心距离使用单位较远也不影响查询效率。建设档案共享中心可以解决档案用房的问题，以最小的综合投入使整个单位的档案硬件水平上升到一个较高的水平。

二是，针对单位规模较小，档案数量较少的情况，可以通过对现有房屋进行改造。

基层单位的办公用房普遍紧张，如果再用普通文件柜存放档案，会使本来狭小的空间更加紧张。安装档案密集架，是有效提高档案存储量的一个重要手段。单位可以对现有办公用房进行改造，承重条件不符合要求的可以进行承重改造。以笔者所在单位的一家子公司为例，一间12平方米的办公用房，可以安装14组密集架，存储量为2500件，投入资金2万元。该公司将历年来的档案收入后，仍有较大余量空间。通过对现有办公用房进行改造，实现用较小空间和较低的投入，达到较高的档案管理硬件水准。

激活人员之能，服务黄河保护治理事业

在对基层档案工作检查中，普遍出现的档案管理权责不清、档案收集不全、整理不规范、借阅不合规、档案人员业务水平不高等纷繁复杂的问题，其实都是档案工作中人的问题。解决人的问题主要从以下三个方面进行：

一是建立健全档案管理组织机构。健全的档案管理组织机构是做好档案的前提。单位应建立自上而下档案工作管理机构，明确分管领导、责任单位和责任人；设置基层档案员，建立延伸到科室、车间分场的档案工作组织网络。

二是加强档案工作人员的选配。档案人员的专业水平、工作能力、责任心对档案工作起着重要作用。在选配档案人员时，不能把档案员作为安置人员的岗位，应把爱岗敬业、责任心强、爱钻研业务人员选配到档案工作岗位上。档案人员上岗后，档案管理部门每年应对其工作情况、专业水平进行考核。对于工作优良的档案人员，保障其合理待遇并保证骨干档案人员相对的稳定性。

三是重视对档案人员的业务培训。针对档案人员更换频繁的问题，档案管理部门要加强档案人员的培训工作。通过邀请档案管理专家授课、档案员轮流到上级单位档案室参与档案整理、安排上级单位档案人员到现场指导工作、组织答题竞赛等多种方式，从理论到实际操作，多方位、多角度地提升档案人员的专业水平。

校准思维之向，以高质量档案为黄河保护治理事业高质量发展作贡献

当今科技发展日新月异，现代的管理手段在档案管理中也得到了广泛应用。档案工作应在做好传统工作的前提下，在管理思维上与时俱进，紧跟时代步伐。

建立健全档案管理制度。档案管理制度是做好档案工作的基础。近年来，声像档案、数字档案等新兴档案类型越来越多，档案管理工作除了做好传统的纸质档案管理外，应加强声像、实物、数字等非传统档案管理制度的建设。

创新档案管理思维，做好档案的编研工作，通过档案成果开发利用，提升档案工作的作用和影响力。

基层档案工作普遍存在一个困惑就是存在感不强。这是因为一方面由档案工作的性质所决定，另一方面与档案管理部门的管理思维陈旧有关。

时代在前进，科技在进步，档案管理部门应变被动等待为主动作为，积极参与到黄河流域生态保护和高质量发展事业中去。发挥掌握大量资料信息的优势，把档案成果的编研作为突破口，使档案资料主动服务于新阶段黄河流域水利高质量发展，让档案工作从幕后走到台前。

档案管理部门应创新工作思维，加大对档案成果的利用、转化和宣传。可以采取以下做法：

重视档案编研工作。改变重整理、轻编研的传统思维，把档案编研工作作为档案管理成果转化利用的一项重要工作来抓。档案管理部门可以根据重大事项决策和事业发展的需求，确定不同类目的编研课题，利用丰富的档案资料形成编研报告，为科学决策提供依据，充分发挥档案管理在事业发展中的参谋助手作用。

开展丰富多彩、形式多样的档案宣传活动。如不同主题的档案成果展览、企业历史文化图片展等，充分利用国际档案日等重要节点开展档案宣传。通过宣传工作，让领导干部和职工知道、了解档案工作，认识到档案工作的重要作用。

对数字档案馆的强大功能要充分利用，引导干部职工使用数字档案系统，提高档案查询利用的效率。

档案管理部门要打破传统工作思维的藩篱，不断地开拓工作思路，创新工作方法，积极参与到主责主业中去，使档案工作有更亮眼的表现。有为才能有位，只有档案工作的重要性得到体现，才能实现良性循环，有更多资金投入，更多人才加入。

基层档案工作所存在的问题虽然表现形式不一，但只要解决好硬件、人员和管理思维这三个方面的问题，基层档案工作的大部分难题可以迎刃而解。

档案是黄河保护治理事业发展、建设历程、队伍建设、管理能力和管理水平各方面的全景式记录，具有记录过往、递接未来的功能。基层单位处于黄河保护治理事业一线，是许多档案资料原生地，做好基层档案工作，为基层单位解决档案工作的困难，对于保存黄河记忆、服务新阶段黄河流域水利高质量发展具有重要意义。

【作者单位 三门峡黄河明珠（集团）有限公司】