商业银行档案信息化建设探析

2024-12-28李海涛林可楠

档案与建设 2024年11期

摘要：文章首先通过问卷调研从组织机制与人才保障、档案管理系统建设、数字档案资源建设、信息化平台建设等方面剖析了我国商业银行档案信息化建设现状；其次，指出了目前商业银行档案信息化建设组织协调困难、人才保障不足，档案管理系统建设待完善，电子文档单轨单套管理开展困难，档案数据化转型慢等问题；最后汲取了交通、兴业等知名商业银行档案信息化建设经验并从完善档案信息化组织机制与人才保障，优化适配档案管理系统供给，推进电子文档单轨单套管理，推动技术赋能档案数据开发等维度，提出了我国各类商业银行的档案信息化发展对策。

关键词：商业银行；档案信息化建设；企业数字档案馆（室）

分类号：G271

TheAnalysisontheInformatizationofArchivesofCommercialBanksWith109CommercialBanksasExamples

LiHaitao，LinKenan

（SchoolofInformationManagement，SunYat-senUniversity，GuangZhou，GuangDong510006）

Abstract：Firstly，basedontheinvestigation，thispaperanalyzesthecurrentsituationoftheinformatizationofarchivesofcommercialbanksinChinafromaspectsoforganizationalmechanismandtalentguarantee，electronicrecordsmanagementsystem，digitalarchivalresources，informatizationplatform.Secondly，itpointsouttheproblemsoftheinformatizationofarchives，suchasorganizationandcoordinationdifficulties，insufficienttalentguarantee，theimperfectelectronicrecordsmanagementsystem，thedifficultiesincarryingoutthesinglesetfilingmanagementofelectronicdocument，andtheslowtransformationofarchivesdatafication.Finally，thestudydrawsontheexperienceofwell-knowncommercialbankssuchasBankofCommunicationsandIndustrialBankintheinformatizationofarchives，andsetscountermeasuresforthedevelopmentoftheinformatizationofarchivesofcommercialbanks，forexample，perfectingtheorganizationalmechanismandtalentguarantee，optimizingthesupplyofelectronicrecordsmanagementsystem，promotingthesinglesetfilingmanagementofelectronicdocument，usingtechnologytoenablearchivaldatadevelopment.

Keywords：CommercialBank；InformatizationofArchives；BusinessDigitalArchives

商业银行是从事吸收存款、发放贷款和其他中间业务的营利性金融机构。作为我国银行体系重要构成，商业银行包括了国有大型、股份制、城市、农村商业银行及外资、合资银行等类型。[1]形成于经营管理活动中的商业银行档案包括业务（如信贷、会计档案）、管理（如文书、人事档案）、科技（如基建、信息技术档案）、党群（如纪检档案）等类型。随着近年来数字技术广泛应用，商业银行档案信息化建设成为银行业数字转型的重要方向，也是我国档案信息化建设的重要组成部分。

档案信息化建设是在档案主管部门统一领导、规划和组织下，全面应用现代信息技术，改革传统档案管理模式，提高档案收集、管理、利用、服务的过程。[2]档案信息化建设具有如下特点：第一，管理重心转移。由以模拟态档案为重心向数字数据态档案转移，管理含数字与数据化两个阶段。[3]第二，依托软硬件及人工智能、大数据等技术[4]，注重档案工作与信息技术融合。第三，档案管理利用模式创新，如档案信息资源整合[5]、共享[6]及利用网络化[7]、档案数据开发[8]、档案知识服务等。就实践层面而言，档案信息化建设主要包括基础设施、电子档案管理系统、数字档案馆（室）、资源、制度、安全及人才建设等。[9]近年来，国家档案局“存量数字化、增量电子化”信息化战略为银行业档案信息化提供了基本思路。由国家档案局档案信息化试点项目（2016年至今）分析可知，电子文件归档与电子档案管理、数字档案馆（室）建设、档案信息资源共享平台建设是近年我国档案信息化建设的重点。其中交通银行、中国工商银行等陆续获批为企业电子文件归档和电子档案管理、企业数字档案馆（室）试点。为适应银行档案工作数字转型发展，银行业亟须梳理档案信息化建设现状及问题。为此，本研究以我国商业银行为“切口”，集中探讨了“十四五”时期商业银行档案信息化建设战略落实现状问题及成因，并结合国家档案局档案信息化试点银行案例探讨我国商业银行档案信息化发展对策。

1文献综述

关于我国银行业档案工作，已有研究指明商业银行档案信息化建设及数字转型是提升银行竞争力的重要手段[10]。部分研究或着眼于行业档案信息化概况，或从档案信息化建设个案如包商银行[11]、中国人民银行支行[12]等入手，指出银行档案管理手段落后[13]、信息资源亟待整合[14]等一系列问题，提出了加快档案信息化步伐[15]、搭建信息资源共享平台[16]、运用计算机技术[17]等信息化对策。部分研究结合如中国农业发展银行[18]、交通银行[19]、上海农村商业银行[20]等档案信息化建设优秀案例，围绕顶层设计、制度规范、信息资源建设与共享等展开相关经验探讨。综合来看，现有研究内容聚焦档案管理系统建设及其与业务系统的对接，而数字档案馆（室）、电子文件管理、档案数据化等内容较欠缺。研究方法上，多基于案例探讨或文献思辨，针对数字转型下银行档案信息化建设调研分析类的研究成果偏少。

2我国商业银行档案信息化建设现状调研

2.1调研开展

为充分了解我国商业银行档案信息化建设现状，2023年12月，本研究围绕我国109家商业银行展开调研。面向上述银行总行线上发放问卷134份，回收有效问卷105份。此外，围绕档案信息化建设现状、发展目标、重难点，组织机制、软硬件设施、保障体系等主题与中国农业银行、中信银行、兴业银行、深圳农村商业银行开展线上线下访谈。受调研银行（图1）覆盖华东、华南、华北、华中、西南、西北、东北地区五类商业银行，包括6家国有大型银行、7家股份制银行、49家城市银行、45家农村商业银行及2家民营银行。

2.2我国商业银行档案信息化建设现状

本研究结合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《“十四五”全国档案事业发展规划》《企业档案管理规定》等法律规范中“信息化建设”专章的档案信息化建设要点和重点任务，主要从组织机制与人才保障、档案管理系统建设、数字档案资源建设、信息化平台建设四方面梳理了我国商业银行档案信息化建设现状。

（1）组织机制与人才保障

组织架构上，近八成银行以下设于总行办公室的档案处、档案室或档案管理中心等部门为核心，统筹推进全行档案信息化建设。以总行办公室为核心，横向上与总行其他部门、条线协同，具体表现为与其他部门协同开展档案移交归档、保存等，银行档案信息化相关制度由总行办公室牵头，其他部门配合制定修改。纵向上总行与分支行采用“统一领导、分级管理”的垂直管理模式，具体表现为分支行贯彻执行总行档案信息化工作要求，并定期汇报、接受总行定期考核等。

人才队伍建设上，调研发现商业银行档案工作人员偏少（各总行平均1—3人），约五成人员还兼有印章管理、办文、保密等职责。相关人员以本科学历为主（约73.4%），仅1家国有大型银行配有1名博士学历人员。专业背景上，受调研银行中仅11家银行具有13名图书情报与档案管理专业背景工作人员，其他多为人力资源、金融经济等专业，计算机与软件系统开发等技术专业背景人员偏少。约65%受调研银行已建立包括岗前和日常的培训机制，培训以课堂讲授、实操、现场观摩为主。

（2）档案管理系统建设

银行金融业务线上化推动了传统档案管理方式变革。调研发现，某农商行分行手工台账管理模式已无法适应当前档案管理需求，档案管理系统成为数字时代高效管理档案的基础。70.6%的受调研银行通过采购或自主研发等方式配置了档案管理系统。结合受调研银行100%纸质档案，83.5%的电子档案（包括原生电子文件、纸质档案数字化副本）形成占比来看，银行档案管理系统建设仍相对滞后于实际档案管理需求。而就现存银行档案管理系统功能而言，除基本的系统维护、档案保存功能外，还具备整理（78.1%，含分类、编号、著录等）、检索（91.8%，含门类检索、标题检索、关联检索等）、统计（78.1%）等功能，档案备份（49.3%）、编研（24.7%）功能则相对较少。

商业银行信息系统按功能可划分为核心业务（如存款、支付结算系统）、后台支持（如风控平台、客户管理系统）、内部组织管理（如办公自动化系统）及渠道服务系统（如网银系统）等。[21]部分大中型银行配置的信息系统多达百余套。结合《档案法实施条例》来看，实现办公自动化（OA）系统、业务系统与档案管理系统有效对接，既是电子文件在线归档的关键步骤，也是保障电子文件归档质量的重要环节。调研发现，约三成受调研银行实现了至少一个核心业务系统与档案管理系统对接。目前各行仍在持续推进业务系统归档接口建设。各行开展系统对接工作时通常选取使用频率高且实用效果较好的信息系统，如电子邮件系统、OA系统。或从提质增效需求紧迫的业务领域入手，例如交通银行电子文件归档和电子档案管理试点建设就结合运营成本，优先在打印耗费高的授信业务档案开展。[22]

（3）数字档案资源建设

①传统载体档案数字化

第一，“存量档案数字化”是目前商业银行档案信息化建设的基本工作。当前69.8%的受调研银行正有序推进以纸质档案为主，兼顾磁、光、缩微胶片等类档案的数字化工作。各行各类档案数字化率参差不齐，其中文书档案较之业务类档案因数量少且格式规范，数字化率较高，某股份制商业银行已实现办公室文书档案全部数字化的目标。

第二，数字化方式上，商业银行档案存量大且人力不足，为降本增效多通过外包形式开展档案数字化。69.3%的受调研银行表示曾采购数字化外包服务，其中国有大型及股份制商业银行为主要购买主体，与承包方通过合同明确服务范围周期及质量。可以预见随着档案信息化战略持续推进及我国档案服务行业规范发展，相关服务需求将进一步释放。

第三，数字化技术指标上，参照《纸质档案数字化规范》，受调研银行档案数字扫描分辨率通常为300—600dpi区间，数字化成果主要以数字图像形式存储。54%的受调研银行尚未开展光学字符识别（OCR），相应档案信息也仅能通过目录检索获取，全文及语义检索功能仍待开发。

②电子文件归档

调研发现，出于档案安全、管理成本、制度和技术完善程度等因素考量，当前各商业银行普遍采用双套归档，即电子文件需同步归档其纸质版本，部分银行表示近年暂无开展电子文件单套归档计划。但从整体来看，银行业对单套归档的接受度正逐步提高，部分银行立足国家档案信息化战略，探索电子文件单套归档路径。2016—2018年3家商业银行参与了国家档案局电子文件归档和电子档案管理试点（表1）且均通过试点验收。实践表明单套管理提高了业务流转审批效率，节省了保管空间，降低了管理成本，验收效益明显。

归档方式上，各行结合实际采取了不同举措，部分银行因管理制度、流程和技术手段尚不完善，暂不开展电子文件在线归档。或采用技术难度与归档效率较低的离线归档方式，或允许业务文件暂存于各业务系统并以“逻辑归档”方式管理，即取得系统操作权限并在档案管理中提供原则指导。部分银行档案部门虽积极通过业务系统对接档案管理系统推进在线归档，但人力及研发投入相对匮乏。

（4）信息化平台建设——数字档案馆（室）

数字档案馆（室）是以档案管理系统为基础的档案信息集成管理体系[23]，是档案信息化建设运行的基础框架。21.1%的受调研商业银行已开展了数字档案馆（室）建设。项目试点上，为形成企业数字档案馆（室）建设推广方案，2018年至今交通银行、中国工商银行、招商银行、兴业银行、浙商银行、上海农商行、天津农商行等获批为国家档案局企业（集团）数字档案馆（室）建设试点。如交通银行于2020年已建成具备数据采集、档案交接、整理、鉴定销毁、线上查借阅、档案库房管理等功能的数字档案馆系统，基本实现了线上全生命周期档案管理。[24]地方上，依托山东、天津等地数字档案室建设政策，日照银行、天津银行积极建设企业数字档案室。此外，近年浙江、上海等地档案主管部门推进企业数字档案室测评，鼓励企业参照《数字档案室建设测评标准》等申报自测，以评促建。如永康银行、湖州银行、浙商银行、桂林银行、上海农商行等分获浙江、广西、上海“示范数字档案室”的认定，建设成效明显。

整体上，现阶段我国银行数字档案室建设呈典范引领、扎实推进的特征。各地商业银行数字化战略转型明显加快，数字档案室建设的积极性、规范性逐步提高，尤其是实力相对雄厚的国有大型、股份制商业银行，以及档案信息化水平较好的浙江、上海、天津等省市的城、农商行。

综上所述，当前技术转型推动了各类商业银行档案信息化建设呈现出物理、文件、数据等不同管理能级[25]。第一，物理级层次。该类银行档案信息化工作尚未开展，强调档案“载体”管理，重在维持档案实体有序。主要存在于小型农商行，该类银行数字转型规划能力不足，管理粗放。目前仍有30.2%的受调研商业银行尚未开展纸质档案数字化。第二，文件级层次。该类占受调研银行近六成。其中一类尚处于“模数转换”的档案信息化建设初级阶段，其档案信息化工作集中于存量纸质档案数字化，依托档案管理系统存管数字档案并强调安全合规。绝大部分城商、农商行属于此类。另一类银行侧重原生电子文件管控与内容固化，档案信息化建设全面开展。以国有大型、股份制商业银行和“头部”城商、农商行为主，其聚焦电子文件归档、探索电子档案存管方案，如实现至少一个核心业务系统与档案管理系统对接，探索适配电子文件“四性”检测方案，电子档案长期安全存取并向单轨单套管理模式转型。第三，数据级层次，该能级强调档案数据“规则”管理，重在知识组织、发现与表达。目前仅少数受调研银行（约5%）达到该管理能级，档案信息化建设深度推进。以交通、兴业、上海农商等银行为代表，该类银行关注档案数据的组织开发利用。同时将业务规则或模型作为管理对象，探索新技术融入档案数据开发并赋能主干业务。

2.3我国商业银行档案信息化建设不足

（1）组织协调困难、人才保障不足

第一，当前商业银行在档案信息化建设中组织协调困难，档案部门推进被动。以电子文件归档和电子档案管理为例，当前部分银行尚未实现电子档案集中统一管理，业务档案数据分散于各业务系统中，档案部门多采用“逻辑归档”方式管理，档案部门工作开展受限于业务部门。如调研发现某农商行目前会计档案主要集中于财会部门自行管理，3年后移交档案部门。而在该行会计档案管理系统建设中，财会部门未与档案部门沟通。某股份制银行也表示其档案管理与业务系统对接工作需经领导推动且与业务部门反复沟通后才得以推进。

第二，档案信息化建设人才匮乏。一是人员数量不足，难以推进档案信息化工作深度开展。调研发现，由于银行档案门类多、数量大，日常档案存管和档案数字化工作已使现有人员“力不从心”，诸如推进数字档案馆（室）建设、档案数据开发等档案信息化深度建设更无力开展。如某银行表示“总行办公室两名档案管理人员对接30余家省级分行和子公司，按季度定期开会和布置任务等”“尚无推行单轨单套或档案数据化管理的规划”。二是档案人员素养无法适配档案信息化发展要求。当前银行档案人员兼职、转岗现象普遍，产生了专业岗位适配度低，人员档案信息化素养不足等问题。

（2）档案管理系统建设待完善

第一，档案管理系统建设方面仍有约三成受调研银行未配置档案管理系统。少数银行现有档案管理系统仅用于存管纸质档案的数字复制件，功能局限于档案简单分类、编辑、目录检索等。此外，档案管理系统“代际衔接”也是难点，部分银行由于系统格式衔接不力，致使不同时期电子档案分存于多个档案管理系统，档案迁移不顺。

第二，业务系统对接档案管理系统是电子文件归档的必要条件。调研发现，纸质文件归档时业务部门囿于保管空间有限，多积极配合定期移交档案。但对于业务与档案管理系统对接、业务电子文件归档，部分业务部门较“抵触”，致使各系统自成一体形成“信息孤岛”。其原因在于：其一，商业银行效益导向与档案工作效益显现慢、隐蔽性强的矛盾，导致业务部门电子文件归档意识薄弱，档案工作优先级较低。其二，电子档案管理既要符合传统文件运动规律，也要符合档案管理系统的功能设计，其存储格式、元数据采集等管理举措更为技术化，无形中增加了文件形成部门负担。其三，业务部门存在“备份即归档”的误区，认为业务文件及数据移交档案系统的“换手管理”（即数据管理权属向档案部门交接）无益于发挥业务文件价值。而在技术上也存在两方面问题：第一，档案管理系统建立滞后于业务系统，标准归档接口设计、元数据项及捕获节点等技术方案不全。第二，银行归档电子文件具有多机构系统来源、多门类特征，存在业务系统数据异构、数量激增、业务文件与元数据分属不同系统等问题，档案部门无力接收。[26]

整体来看，目前全国各区域及类型商业银行数字档案馆（室）建设发展不均衡问题明显，相当一部分银行现有数字档案资源数量与质量难以支撑数字档案室建设。

（3）电子文档单轨单套管理开展困难

第一，档案认知障碍。调研发现，商业银行就推行“电子文件单轨单套”管理模式仍持审慎态度。表现为部分银行“部分审计部门仍以纸质档案作为审计凭证”。部分银行出于安全管理统筹考量，表示“尽管希望开展单套单轨管理，但需总行系列制度出台以及档案主管部门可行性评估后推广”，同时“验收和档案信息安全”等问题也是相关银行持观望态度的主要原因。

第二，法律及其落地障碍。尽管《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子商务法》以及地方性法规等明确了符合“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案的证据资格[27]，但我国商业银行相关电子文件立法仍存在结构与内容的问题，表现为相关领域综合性专项立法供给不足、专业立法碎片化、地方立法单一化等特点。如《中华人民共和国电子商务法》虽为银行领域明确了电子发票的法律效力，但电子发票的应用、管理规则，如纸质发票开具主体的变化及电子发票真实性保障等问题，目前仍在相关试点项目进行探索与逐步确认。

第三，技术障碍。调研发现，当前大部分商业银行电子文档“四性”保障方案匮乏，元数据捕获及长期存取的配套技术尚不成熟。如因归档接口对接标准、技术匮乏，实用性差，目前受调研超七成银行尚未实现业务与档案管理系统有效对接。多数受调研银行档案部门尚未出台配套元数据捕获、归档标准规范，相应电子文档“四性”检测方案仍不健全。

（4）档案数据化转型缓慢

“档案数据化管理”是大数据时代档案信息化发展的高阶阶段，通过档案“数据级”颗粒度的收、存、管、用，能够重新挖掘档案内隐的知识体系，并为生产、科研、决策等提供知识服务。[28]调研发现，目前商业银行在向档案数据级管理转型中仍存在不少问题，表现如下：

第一，从档案数据作为“具有档案属性的数据”的维度[29]分析，档案数据化应属于商业银行数字化转型的部分，但目前各行对档案数据管理关注度不足。由部分商业银行近3年年度报告及《数字银行建设规划（2022—2025年）》等文件分析可知，当前银行业数字转型以数据要素为驱动，关注营销、产品、风控等领域数字化能力建设，但全行包括数据架构及标准制定、数据治理、数据安全等数据资源体系建设中对于数据的档案属性认知不足，缺少面向档案数据的数字化转型方案。数字化战略组织架构方面，各行或设立了数字化委员会、金融科技、数据管理部门，或成立了独立运作的金融科技子公司，其中档案部门作用有限。可见银行业仍将档案视为历史记录而未将其纳入数据资源范畴。档案部门融入银行数据治理，发挥其数据资源供给、治理参与主体的职能有待进一步完善。

第二，基于档案数据为“数据形态的档案”[30]的维度分析。档案管理方面，目前各行档案管理或重在档案“载体+内容”的实体管理，强调实体序化与存管，或依托技术与元数据，固化相关档案内容。而以业务规则或模型本身作为主要管理对象开展档案“数据”级管理的银行较为鲜见。这与银行开发管理主体权责划分不明等原因有关，如银行档案部门尚未理清与业务、数据管理等部门的管理边界，某农商行办公室负责人表示“在档案数据范围，档案与业务、技术部门如何开展存管开发合作职能划分等问题未解决前，没有部门主动推动档案数据化”，从而相应的“从业务前端推动文本结构化并构建本体数据集等数据化建设措施也无从谈起”。档案开发与利用服务方面，商业银行档案开发成果主要表现为行史展馆、金融展览、文献汇编出版等形式，档案利用集中于行史文化传承、红色金融党建教育、员工办公查档辅助等场景。调研发现大部分银行由于前期档案管理不规范，如数字化未开展OCR识别、电子档案著录标引不规范、元数据采集缺失等，档案数据化组织与开发受阻，档案数据间的知识挖掘及服务尚未普遍实现。

3我国商业银行档案信息化建设对策

本研究通过汲取交通、兴业、中信等银行档案信息化建设的经验，针对不同管理层级商业银行提出档案信息化建设举措。

3.1完善档案信息化组织机制与人才保障

组织机制方面，首先可以总行为核心统筹推进档案信息化建设。第一，发挥企业集团党委领导核心和总揽全局作用。兴业银行做法值得参考，即依托国家档案局企业集团数字档案馆（室）建设试点项目，通过总行党委专项工作将集团数字档案馆建设列入全行重点建设项目，为档案信息化建设提供组织及资源保障。同时还可组织专班，以《中华人民共和国档案法》为参照，明确档案信息化建设目标、研制数字档案馆建设方案，为项目实施提供指导。第二，可组建档案工作领导小组，发挥统筹规划、协调议事作用。例如，可参照中信银行、恒丰银行做法，由办公室分管行领导、办公室负责人分任组长、副组长，其他部门和分行负责人为成员，统筹推进全行档案信息化工作，通过定期召开档案工作会议明确阶段性目标和重点任务，将档案工作纳入考评等方式，确保全行档案信息化自上而下有序开展。其次，通过项目驱动档案工作组织转型，协同推进档案信息化建设。兴业银行的“行领导战略分工+部门职责交叉设置”分工机制值得借鉴。各行可组建“BA（业务分析师）+SA（系统分析师）+DA（数据分析师）+UE（体验师）”的技术协作组织，并分设业务系统电子文件归档、电子档案管理系统等项目小组，优化配置人力、财务、技术等资源。针对业务系统电子文件归档跨部门协调困难，可制定“集中宣贯+逐一对接”“每周通报+考评督导”的工作方案，促使业务部门、技术团队配合档案部门推进业务电子文件归档。

人才队伍建设方面，鉴于超九成的受调研银行档案工作人员不具备图书情报与档案管理专业背景，应加强现有银行档案人才队伍建设，围绕档案信息化加强理论学习、实操技能等，形式包括但不限于档案培训班、业务研修班、档案学术会议和学术讲座等。[31]日常工作中可设置考核并将档案信息化纳入绩效评价体系。调研发现，具有档案学专业背景的档案管理人员的商业银行更为重视档案信息化建设，从档案数字化、电子文档管理到数字档案馆（室）建设规划思路也较为清晰。为此，各行可加强包含档案学专业在内的图书情报与档案管理学科专业人才的引进，以满足数字档案馆（室）建设和运行需求。

3.2优化适配档案管理系统供给

针对信息化建设仍处于物理级层次的小型城商、农商行，当务之急是优化适配档案管理系统供给。针对纸质档案，为顺应档案在线利用、资源共享的趋势，各行可从形成时间、保存价值、利用需求等维度筛选数字化优先级，推进存增量纸质档案数字化，相关影像档案系统应与电子档案管理系统统筹管理。针对电子档案，基于档案全面汇集与规范存管的考量，应尽快搭建档案管理系统。调研反馈，该问题主要障碍是：现有市场大部分通用型档案管理系统产品功能无法有效适配银行业务场景及档案管理流程。而中小型银行受限于成本及研发能力，普遍难以实现自主研发。为此鉴于安全、成本、业务熟悉度等因素，相关档案管理等信息系统的研发可引入“银行系”金融科技子公司（由银行机构投资成立的科技公司）的信创产品。例如，调研发现已有超200家中小银行与兴业银行达成系统托管合作，以解决档案工作数字转型“转不起、转不动”难题；或可采购定制化研发服务并结合自有技术团队协作，实现需求导向的成本精准投入，保障档案管理系统应用拓展灵活及安全可用。

针对已搭建档案管理系统的银行，应持续完善档案管理系统功能模块，将建设数字档案馆（室）融入全行数字转型战略。一方面需持续优化档案管理系统的归档、鉴定与处置、整理、保存、编研、利用、库房管理、统计等基本功能。另一方面应推进档案管理系统与其他系统有效对接，确保业务文件应归尽归。具体实操层面，各行可依据《企业数字档案馆（室）建设指南》总体把握数字档案室建设，同时遵循“循序渐进，突出重点，先急后缓，先单项后综合”思路[32]明确目标并细分指标。例如，中信银行通过多期项目采购持续优化档案管理系统功能的做法值得借鉴。实施中首先可集中于档案管理系统建立并配置归档、查阅等基本功能；其次可新增音视频文件管理功能、档案管理系统对接办公系统平台，成熟后可在各分行推广；最后可进一步新增信贷、会计等业务系统电子文件线上推送归档，优化“四性”检测功能，档案借阅审批对接全行工作审批流程等。期间还应关注电子档案备份，可采购电子档案长期保存软件等应用设备，逐步规范电子档案管理流程。

3.3推进电子文档单轨单套管理

调研发现，当前信息化建设较为成熟的商业银行推动电子文档单轨单套管理的意愿较强，但总体来看，整个商业银行业开展电子文档单轨单套管理的实践不多。从国家层面看，2016年至今国家档案局已通过开展两批企业电子文件归档和电子档案管理试点项目积累了一定经验，结合交通银行、上海农商行、浦发银行等试点银行经验，各行可考虑从以下方面着手：

首先，认知层面，随着商业银行前端业务系统普遍推广，有效对接并保障系统内电子文档源于且存取于系统的单轨单套制管理模式已成为客观发展趋势。商业银行档案人员应打破传统双轨双套管理思维局限，迎接并推动该趋势。其次，具体开展中各行应结合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92—2022）等标准规范，完成电子文档单轨单套管理的相关部门协同与流程再造、基础信息设施技术建设、管理制度配套与人员培训。实施中，各行可从文书、信贷、财会等类档案入手，档案管理部门牵头，与财会、运营部门协同合作小范围试点，然后再逐步推开。再次，重点解决电子文档真实完整和长期存取问题。其一是将业务文件管理与档案工作有机结合，采用全程管理模式。《金融企业业务档案管理规定》指出，业务系统建设应有档案部门参与提出电子文件归档管理相关要求，实施中应区别于以往原则性业务指导，强化全程管理的实质性指导，如健全元数据标准体系、参与业务信息系统建设等。各行业档案部门应参考《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46—2009），结合实际形成适配的《电子文件元数据规范》，确保业务系统捕获电子文件及其元数据。二是形成适配的“四性”检测方案。区别于业务系统的基础性安全保障要求，基于档案管理系统电子档案长期存取的功能定位[33]，配套各行电子文档管理系统的“四性”检测方案是关键。各行可参考《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70—2018）及业务实际，形成包括检测节点及流程、检测模块及项目、检测对象与方法等内容的“四性”检测方案。

3.4推动技术赋能档案数据开发

第一，推动档案内容数据级开发。数据已成为数字时代驱动经济社会发展的关键要素。国家数据局会同中国人民银行、金融监管总局等印发的《“数据要素×”三年行动计划（2024—2026年）》为激活金融数据潜能提供了发展规划。银行档案数据资源既具有大数据规模、多元、系统性特点，也因其滞后、稳定性与大数据实时、动态性相异。[34]其核心功能应为证据支撑及知识服务，而非实时评估及市场预测。因此须以开发为导向重新认识档案数据价值。加工深度方面，停留于载体层面的“模数转换”开发模式已无法满足现阶段银行需要，可通过全文识别、元数据采集、建立索引等方式解决计算机识读与全文检索问题。开发形式方面，应立足档案数据内容开发。基于档案结构化、内容标注与文本挖掘，从来源联系、时间线等维度揭示语义关联并挖掘显隐性知识，实现档案增值。

第二，已开展档案数据级管理的商业银行可进一步探索人工智能、大数据等新技术赋能档案管理利用。其一，通过新技术应用提升银行档案合规记录与数据资源的功能价值。各行可按照“成本—效益”原则引入新技术，如搭建AI文档平台解决非结构化文档无法被计算机解析及处理低效问题，通过构建文档数据抽取、智能审核、表格解析等AI能力研发文档智能抽取模型，实现文件鉴定、分类、检索等全流程智能、高效化。还可考虑引入大模型、机器学习技术加强数据集标注训练，补充现有AI能力，提升文档处理质效。此外，针对近年来应用于电子档案安全保障的区块链技术，相关商业银行可考虑引入，以“上链”确保档案数据传输存储安全。[35]其二，技术赋能档案知识管理。调研发现，兴业等商业银行现已搭建集团知识管理平台并支持本行知识问答、智慧决策等服务。可以预见未来商业银行将形成以“AI+知识图谱”技术为主的知识管理新型范式，表现为基于银行档案数据抽取及语义关联，揭示档案数据隐含知识并形成显性共享的知识体系，赋能企业发展。实施中可通过构建文档标签模型自动抽取标签，从业务产品、管理职能等维度构建知识标签并形成集团知识地图，应用于银行档案检索系统，辅助用户发掘隐性知识。还可以依托海量数字档案资源开发企业知识库及案例库，赋能企业知识识别、存储、共享、创造。

*本文系2024年国家档案局科技项目“档案外包服务第三方监理机制研究”（项目编号：2024-R-004）、2024年广东省档案局科技项目“档案治理背景下广东省档案社会组织参与路径研究”（项目编号：YDK-338-2024）、2022年广东省档案局科研项目“档案治理视域下的珠三角地区档案服务企业服务能效评价参考指标体系构建及应用研究”（项目编号：YDK-290-2022）、企业委托横向课题“中国商业银行档案工作发展调研”阶段性研究成果。

作者贡献说明

李海涛：确定选题，确定内容框架，开展调研，论文撰写、修改并最终定稿；林可楠：参与研究框架设计，整理调研及网络资料，论文撰写、修改。

注释与参考文献

[1]银行业概述[EB/OL].[2024-01-15].http：//www.pbc.gov.cn/jinrongxiangguan/214057/214059/index.html.

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