数字中国战略背景下的档案出证利用：调查与思考（2022—2024）

摘 要：从传统纸质环境到数字环境，档案作为社会活动的原始记录，凭证价值受到广泛认可。文章梳理档案出证利用的法规沿革和相关政策，厘清了档案出证的基本制度保障，明确了民生证明和司法诉讼两类主要应用场景。民生证明场景中，档案出证利用的模式呈现出传统固定场馆出证、跨馆“一站式”出证、跨时空全流程电子化档案出证的阶段性发展特征；司法诉讼场景中，档案材料整体采信率可观，纸质档案出证仍是主流方式，规范化的档案管理工作有助于形成完整证据链、提升档案的证据效力。

关键词：档案出证；民生档案；司法证据；档案利用

分类号：G273

The Use of Archives in Notary Services Under the Background of Digital China Initiative： Survey and Reflection （2022—2024）

Xu Xiaotong1，2， Fan Hua1，2， Zhang Weiting2，3

（ 1. School of History， Shandong University， Jinan， Shandong 250100； 2. Electronic Records Management Research Center， Renmin University of China， Beijing 100872； 3. School of Information Management， Wuhan University， Wuhan， Hubei 430072 ）

Abstract： From the traditional paper environment to the current digital environment， archives， as the original records of social activities， are widely recognized for their value as evidence. This paper reviews the evolution of regulations and related policies concerning the use of archives in certifications or notary services， clarifies the basic institutional guarantees for the issuance of archival certification， and identifies the two main application scenarios： certification for people’s well-being and judicial litigation. The paper points out that in the certification for people’s well-being scenario， the utilization of archival evidence has shown a phased development from traditional fixed-site certification， to cross-venue "one-stop" certification， and finally to trans-temporal and spatial fully electronic archival certification. In the judicial litigation scenario， The overall acceptance rate of archival materials is considerable， with paper-based archival certification still being the mainstream method. Standardized archival management contributes to the formation of a complete chain of evidence and enhances the role of archives as a type of evidence.

Keywords： Archival Certification； Archives of People’s Well-being； Judicial Evidence； Archival Utilization

随着数字中国建设向纵深发展，各行各业的数字化转型迈向“攻坚”阶段。档案领域，单轨制、单套制管理从试点走向稳步推进，对档案凭证性的认定也从纸质档案的白纸黑字逐渐拓展到电子档案的“来源可靠、程序规范、要素合规”。无论在传统技术环境中还是在数字背景下，档案作为凭证的价值与效力获得社会广泛认可，在民生证明、司法诉讼等多种场景中发挥重要的作用。

档案出证一般指档案馆根据利用者的咨询和申请，结合档案内容记载情况出具证明的一种服务方式。信息化时代，电子档案的广泛应用与现代社会降低管理成本、提升工作效能的需求相契合，有效推动了异地出证困难问题的解决，助推档案惠及民生。按照服务场景与用途，本文将档案出证利用划分为出具民生凭证和出具诉讼证据两类。[1]其中，作为民生凭证的档案主要用于证明公民个人身份、受教育程度、工作情况及财产情况等情形；作为诉讼证据的档案主要用于公安、司法部门审理案件、证明案件待证事实的需要。本文基于对2022年至2024年档案出证利用情况的调研，着重分析了档案作为民生凭证、诉讼证据的利用现状，以明确档案出证利用服务的发展趋势，探索数字中国背景下档案现代化利用服务的高质量发展走向，助推达成《“十四五”全国档案事业发展规划》中“档案利用服务达到新水平”的重要战略目标。

1 档案出证利用的法规沿革

档案出证利用作为档案利用服务的重要手段，是各级各类档案馆的法定职责。《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）指出，档案馆应当“不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利”。档案馆在履行法定职责、提供出证利用服务的过程中，应当以相关法律法规为基本遵循。梳理档案出证利用服务的发展历程，传统纸质档案的天然凭证性深入人心，其证明作用最先获得法律认可，相较于其他材料具备证明力优势；电子档案证据效力的确立与相关法律法规的完善则经历了一段漫长的渐进历程。

1.1 纸质档案证据效力优势显著

档案作为在社会实践中直接形成的固化信息，具备原始记录性。纸质档案的制式和保管方式均有严格规范与制度要求，在还原客观现实方面具有更高的可信度，相较于其他材料更具证据审查判断所要求的“三性”——真实性（起初也作“客观性”表述）、关联性、合法性，具备法定的证据资格所要求的条件。

司法审判领域，纸质档案的证明力优势以法律法规的形式被明确。1998年《最高人民法院关于民事、经济审判方式改革问题的若干规定》第27条明确指出档案的“证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言”；2001年《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第77条重申了档案的证明力优势；2002年《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第63条指出“档案材料以及经过公证或者登记的书证优于其他书证、视听资料和证人证言”，等等。上述条款使纸质档案在相当长的时间内成为被优先采纳的书证。

1.2 电子文件证据效力的逐步确立

与纸质档案的境遇不同，电子文件的证据效力经历了“遭受质疑—逐步认可—最终确立”的渐进过程。彼时，电子文件处于应用与发展的初期，由于其所存储信息的流动性、虚拟性，以及信息和载体之间的分离性，难以保证其在保管过程中不被恶意篡改或者遭到无形损害等，因此一段时间内，电子文件的证据效力难以得到社会各界甚至档案领域内部的认可。解铃还须系铃人，技术发展带来的档案不信任问题也随着一系列电子文件安全技术的发展逐步得到解决，非对称加密、数字签名、时间戳等技术的发展与应用保障了电子档案传输与保管过程中的真实性及可验证性；元数据著录等管理手段有效记录了电子文件管理的过程与背景信息，等等。电子形式材料的法律效力逐渐受到社会认可，其法律层面上的证据地位也逐步“尘埃落定”。

20世纪末以来，部分实体法和司法解释中陆续出现有关电子文件、计算机数据法律效力的规定。1999年《中华人民共和国合同法》将数据电文视同书面形式，最早明确认可了电子形式的材料；同年，《中华人民共和国会计法》认可了由电子计算机进行会计核算生成相关电子文件的法律效力；2004年《中华人民共和国电子签名法》强调“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”，表明数据电文的证据效力不再仅受限于其技术属性。同时，相关司法解释对电子证据的审查判断进行了具体规范，如2001年《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第22条指出：调查人员调查收集计算机数据或者录音、录像等视听资料的，应当要求被调查人提供有关资料的原始载体，提供复制件的调查人员应当在调查笔录中说明其来源和制作经过；《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第64条指出“以有形载体固定或者显示的电子数据交换、电子邮件以及其他数据资料，其制作情况和真实性经对方当事人确认，或者以公证等其他有效方式予以证明的，与原件具有同等的证明效力”。这两条规定在承认电子文件证据效力的基础上，逐渐放宽了对证据原件的限制。

2012至2014年，三大诉讼法陆续将电子数据纳入基本证据类型，电子文件的法定证据地位正式确立。《中华人民共和国刑事诉讼法》第48条将电子数据与视听资料并列为正式的证据类型；《中华人民共和国民事诉讼法》第63条将电子数据单独列为一类证据；《中华人民共和国行政诉讼法》也进行了类似规定。此后，电子文件越来越多地被应用至司法诉讼场景中。

1.3 电子证据相关法律法规快速增长

随着电子文件地位与效力的正式确立，法律法规也迎来了“数字化转型”。2012年以来，各实体法、程序法及相关司法解释对电子证据收集提取、固定保全、鉴定、审查判断与出示的相关规则进行了更为详细、系统的规定，为电子档案的出证利用奠定了坚实的法律基础。

在司法领域，一方面，对于电子证据概念的阐释日臻完善。例如，2014年《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第一百一十六条首次明确了电子数据的概念，即“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息”；2016年，两高一部《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》则更加细化地列举了4类共20项电子数据。另一方面，电子证据审查判断条款更加细化，受刑事诉讼“案件事实清楚，证据确实、充分”的高证明标准影响，《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国刑事诉讼法〉的解释》《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》等一系列司法解释与部门规范性文件，详细规定了电子证据取证、固定、保全、鉴定、出示及审查判断细则；2019年，民事领域也有所突破，《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》详细规定了电子数据的收集、保全与审查判断规则，将电子数据生成存储、过程监测、保存、传输、提取的手段与方法纳入考量范围，特别指出“以档案管理方式保管的”电子数据能够在无反驳证据的前提下直接认定真实，完善了民事电子证据保全与认定的相关流程。

与此同时，档案领域的政策法规对电子档案法律效力的阐释逐渐明确。2018年《机关档案管理规定》第23条明确指出“电子档案与传统载体档案具有同等效力”，第36条强调了电子签名、电子印章的效力，即“纸质文件不需再行实体签名、实体盖章”。2020年修订的《中华人民共和国档案法》第37条明确指出满足“来源可靠、程序规范、要素合规”条件的电子档案“与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，对电子档案证据效力进行了明确。2024年《中华人民共和国档案法实施条例》第三十九条、《电子档案管理办法》第三条对达成来源可靠、程序规范、要素合规的具体要求进行了具体规定。

以上法律法规、司法解释和规范涵盖了不同主体与效力层级，明晰了电子文件作为证据的概念归属、内涵及具体要求，有利于规范电子档案出证的流程，引导社会公众积极利用电子文件，降低取证成本，为电子证据在民生凭证、司法诉讼场景中发挥效用奠定了基础。

2 档案出证利用的政策保障

在档案出证法律法规日渐丰富完善的背景下，国家和地方陆续出台相关政策，对档案出证利用相关工作进行细化落实。国家层面，《“十四五”全国档案事业发展规划》强调，要加大跨区域档案信息资源共享平台建设力度，扩大“一网查档、异地出证”惠民服务覆盖面。[2]地方层面，浙江省档案系统以“三个走向”为根本遵循，进一步扩大电子档案出证的应用范围，推进各级档案馆提供电子档案出证服务，实现档案证明服务的无纸化。陆续出台的相关政策和各地的积极响应分别为档案出证利用提供了宏观政策和实际工作上的清晰指向。

2.1 档案出证利用政策调研概述

本文中所指政策，包括政府机关制定的国务院令、部门规章、地方政府文件等，企业制定的企业章程、规章制度、内部规定等，其他组织制定的行业协会规定、行业标准等。具体类型涉及规范性文件、标准、指南、操作手册、指导书、协议书、行动办法等。本文集中关注2022至2024年间的档案出证利用现状，考虑到政策具有周期性与影响的长远性，因而对政策的检索时间限定适当放宽。政策检索范围为我国23个省、5个自治区、4个直辖市（港澳台地区除外）的档案门户网站。[3]需要说明的是，“档案证明”或“档案出证”等专指性较强的关键词会被自动分解为“档案”“证明”“出证”等关键词，导致检索结果较为宽泛。为保证查准率，本文直接将“出证”或“证明”作为检索词。经检索发现，共30个省级行政区制定了与档案出证利用有关的政策文件，新疆维吾尔自治区、西藏自治区暂未检出；同时，档案出证利用的场景主要为民生证明和司法诉讼。

2.2 档案作为民生凭证相关政策

作为民生凭证的档案关系公众切身利益，与其日常生活息息相关。经检索，档案作为民生凭证的相关政策主要存在3个特点。

其一，档案作为民生凭证的政策场景主要为区域异地查档、跨馆出证。例如日照市档案馆与连云港市档案馆签订民生档案跨馆利用服务工作协议书，具体约定民生档案跨馆联动的形式与工作流程，以及档案出证利用的范围与方式[4]；黄河流域9省（自治区）59家市（州、盟）档案馆联合颁发《黄河流域城市档案馆民生档案跨馆利用服务工作协议》，规定持有合法有效证明的查档群众可在所在城市档案馆提交书面申请，由档案属地档案馆代为查阅并加盖档案利用章，支持59个签约市（州、盟）档案馆馆藏民生档案“一站式”查阅利用。[5]此外，江西省档案局与海南省档案局、嘉峪关市档案馆与北京市海淀区档案馆也分别签订了异地利用协议，为“异地查档、跨馆出证”在资源、流程、形式等方面提供了基本依托。

其二，政策发布主体以档案部门为主。例如四川省档案局发布了《四川省国家档案馆民生档案异地查档跨馆服务办法》，鞍山市档案局发布了《关于推进民生档案信息资源共享的实施方案》等。其他部门发布相关政策的情况较少，本文检索到湖南省人民政府出台的《关于做好出具（无）婚姻登记记录证明服务工作的指导意见》、福建省人民政府出台的《福建省数字档案共享管理办法》等，从更高效力层级赋予档案出证利用以更强的推动力。

其三，民生凭证相关政策内容或独立聚焦出证工作，或嵌入档案开放利用相关政策，未形成较为系统的档案出证政策体系。档案部门专门针对档案出证的政策总体数量较少。截至成文时，本文检索到仅有桂林市叠彩区档案局制定了证明（盖章）类材料目录，涉及工龄、婚姻、宅基地等12个事项，明确了证明材料的提供机关和设定依据。[6]其他部门亦根据各自工作性质对专门类型的档案出证制定了相关政策，例如郑州轻工业大学人事处制定的干部人事档案出具证明的规定，重庆市卫生服务中心制定的人事档案出具证明要求及流程等。嵌入档案开放利用相关政策的情况较为普遍，例如佛山市档案馆制定的《佛山市档案馆档案资料利用服务指南》，吉林省档案馆制定的《吉林省档案馆档案开放和利用办法》等。大多数省市档案馆的档案开放利用规定涉及档案出证的相关条款，如“申请利用工龄、学历、职称、任职、奖励等凭证档案的，如单位利用，出具所在单位的介绍信或者查档公函；如本人利用，出具工作证、身份证等有效证件”[7]。但多为对相关程序的概括性规定，细化内容相对欠缺。

此外，在涉及民生档案出证的相关政策中，有两个系列数量较多、影响广泛，值得特别关注。

一是“一网查档、异地出证”系列。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“加大跨区域档案信息资源共享平台建设力度，扩大‘一网查档、异地出证’惠民服务覆盖面”。基于此，各地依据实际情况纷纷在地方“十四五”规划中将民生档案的异地查档、跨馆出证作为工作要点。例如《“十四五”云南省档案事业发展规划》指出，要逐步推动民生档案的跨地区查询和跨馆际出证，实现覆盖全州（市）乃至全省的一站式网络查档服务[8]；《“十四五”湖北省档案事业发展规划》推动档案异地查档向基层延伸，实现档案利用全程网办、电子出证，扩大“馆际互联、一站检索、远程查档、审批出证”[9]惠民服务覆盖面。

第二类是流动人员人事档案出证系列。2021年末，国家档案局、人力资源和社会保障部等五部门联合发布《流动人员人事档案管理服务规定》，明确将“依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料”列为档案管理机构应提供的服务，并规定“严禁出具虚假证明”。[10]在多年的实践探索中，各地结合实际情况陆续出台流动人员档案出证政策。如贵州省人力资源和社会保障厅发布《贵州省流动人员人事档案管理服务规范（试行）》，详细规定了流动人员人事档案的接收、转出、材料收集与整理、保管与保护、查阅、出具证明、信息化管理七个方面的工作程序和相关手续。[11]山西省就业服务局针对流动人员人事档案的办理流程发布《山西省流动人员人事档案业务办事指南》，特别列出档案出证的条件、手续、流程。[12]

2.3 档案作为司法证据的相关政策

相较于档案在民生出证方面的政策，档案作为司法证据的政策数量相对较少，主要集中在标准方面。如中华人民共和国司法部发布的《电子数据存证技术规范》（SF/T 0076—2020）围绕电子数据存证服务提供者、电子数据存证平台和电子数据存证过程制定相关要求，以实现电子数据存证的规范化运作。[13]与之呼应，国家档案局发布的《电子档案证据效力维护规范》（DA/T 97—2023）规定了在电子文件归档与移交、电子档案存储与保管、格式转换、提供利用等过程中维护电子档案证据效力的一般要求与方法。[14]上述标准的发布为诉讼场景中的档案出证提供了切实可行的参考做法。

同时，部分民生档案出证的政策也涉及司法场景出证的条款。例如《安徽省流动人员人事档案管理服务规范》规定了流动人员人事档案利用范围：“公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构因侦查、审理、公证等需要可查阅有关人员的人事档案。”[15]《江苏省出生医学证明档案管理办法》详细提出：“各级人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关依据相关法律规定，可凭单位介绍信查阅指定的出生医学证明档案。律师及其诉讼代理人在诉讼过程中，持律师执业证书、律师事务所介绍信、法院出具的受理通知书等材料，可查阅与诉讼有关的出生医学证明档案。”[16]《吉林省档案馆档案开放和利用办法》也强调：“单位和个人需用档案复制件做法律凭证的，本馆同意后可加盖查档专用印章。”[17]上述政策条款为民生档案顺利发挥司法证据效力提供了强有力的政策支撑。

3 档案惠民生：民生凭证档案出证利用

3.1 民生档案出证的发展历程

档案利用的需求一般分为两个方面，一是满足研究者获取信息情报的需求，二是满足群众或法人获取证明材料的需求。民生档案出证利用以后者为目的，涉及对档案的复制、摘录、证明出具等具体工作。根据方式及渠道的不同，本文将民生档案出证利用划分为“传统固定场馆档案出证”“跨馆‘一站式’档案出证”“跨时空全流程电子化档案出证”3种基本模式。这3种模式在时间上具有相继相续、顺承发展的关系，但受各地经济技术条件的差异性影响，目前3种模式同时存在、共同发挥作用。

（1）传统固定场馆档案出证

传统固定场馆档案出证是最基础的模式。该模式下，档案利用者到档案馆提出档案利用申请，档案工作人员从形式、内容、查档人身份等方面对利用申请进行审查后，引导其填写档案利用登记表，由档案工作人员进行检索与证明文件审批，从而为利用者开具相关档案证明。

20世纪中后期至今，传统固定场馆档案出证一直是各级综合档案馆主要的出证利用方式。起初，由于信息技术发展水平有限，纸质档案更受社会认可，传统固定场馆档案出证严格的管理制度与严密的出证环节有效保障了档案的真实可靠，提高了档案出证的效力，但程序较为烦琐，利用者往往需要反复往返多个档案馆，才能查找到所需档案，此过程需要耗费大量时间精力，对于利用者而言便捷性不足。

（2）跨馆“一站式”档案出证

随着档案信息化工作的广泛开展与档案目录数据库的建设与应用，档案出证程序逐步向集约化发展，部分业务开始从多地点向一地点延伸、从线下向线上转化。跨馆“一站式”档案出证是档案馆从异地调取档案并实现出证的模式，其主要特征在于档案出证的地点与该份档案所属档案馆所在地区不再绑定。该模式需要多家档案馆间达成协议，实现各馆目录数据库信息互通。部分档案馆还将查询业务受理点拓展至社区服务中心及其他政府机构。利用者需要获取档案证明时，可就近选择档案馆、社区服务中心或相关政府机构设置的服务点提交申请，工作人员确认目标档案，利用专用通道传输并接收目标档案馆提供的档案，并完成档案复制、盖章等一系列出证程序。

2010年前后，跨馆“一站式”档案出证实践如雨后春笋般涌现。以上海市为例，上海市档案局于2010年提出远程服务机制共建总体方案，着手建设市与区县档案馆、档案馆与档案室、档案馆与社区事务受理服务中心“三联动”的远程利用服务体系，并于2012年末基本实现覆盖上海全市民生档案“全市通办”的服务目标。此后，上海市档案局不断拓展可共享的民生档案种类、社区中心受理点数量。[18]截至2023年，上海市实现跨馆“一站式”查询的档案种类从一开始的5种逐年增加至25种，包含婚姻登记、独生子女证、知青上山下乡、工伤认定、人才引进审批等诸多门类。[19]目前，上海市民生档案“全市通办”查档窗口已达300多个，以奉贤区为例，该区开设的15个查档窗口中，街道、社区事务受理服务中心受理点共12个[20]，为群众就近获取档案证明提供了便利。此外，江苏省、吉林省、天津市、广东省、浙江省、武汉市等越来越多的省市纷纷探索开展跨馆“一站式”档案出证服务。例如苏州市档案馆于2021年建立了民生档案全域平台，打通全市档案馆之间、档案馆与其他民生部门之间的民生档案资源共享互通渠道，并陆续实现了各综合档案馆的独生子女登记、婚姻档案、退休职工档案等民生档案数据迁移[21]，支持公众足不出户实现档案查阅出证。如今，跨馆“一站式”档案出证模式逐步成熟完善，一方面，跨馆“一站式”档案出证服务的覆盖范围经历了向基层档案馆、涉民工作相关政府部门以及社区服务中心延伸，与省外档案馆联动外拓的过程。例如，天津市档案局在2011年同全市20家档案馆达成“一站式”服务协议后，通过开展“民生档案建设年”活动、建立民生档案工作联席会，将民生档案远程出证系统专网覆盖到市级机关、街道社区[22]；2014至2022年，成都市档案馆先后与23个外省档案馆签订了民生档案跨省利用协议，逐渐扩大跨省调档的服务范围。[23]另一方面，各地档案馆根据公众的使用需求与频率，分步建立专题式民生档案目录（全文）数据库，在此基础上不断扩大覆盖面。例如，北京市档案馆于2020年、2021年分别开通婚姻档案、知青档案跨馆利用服务后，近年来先后增加了招工档案、调动档案、复转军人档案、独生子女档案的跨馆利用服务。[24]

值得关注的是，部分档案馆采用档案线上馆际传输方式，并采用加密技术保障档案信息安全。例如江苏省档案局与多个政府机构协同建成全省民生档案便民服务平台，在省政务外网CA登录的安全环境下，使用平台内置的电子签章系统，加盖统一的江苏省各级档案馆查档专用电子签章对外出证。[25]跨馆“一站式”档案出证服务一定程度上满足了民众异地查档的需求，迈出了便民服务新步伐，为向跨时空全流程电子化档案出证过渡奠定了基础。

（3）跨时空全流程电子化档案出证

在“一网通办”、数字政府建设逐步推进的背景下，档案信息化工作纵深发展并积极融入国家战略。[26]跨时空全流程电子化档案出证是在“一站式”出证基础上发展出、全程以电子形式进行档案证明申请与开具出示的出证模式。利用者可以通过政务网、手机App、小程序等渠道提交查档申请，相关机构在线上收到查档申请后，调取数字化档案并进行全文上载，加盖电子签章赋予其证据效力，再传送给利用者以供出证利用，实现全程零跑腿。

近年来，安徽省、江西省、浙江省等多个省份积极开展跨时空全流程电子化档案出证的相关实践。2020年，安徽省档案局提出探索开展长三角地区国家综合档案馆民生档案跨馆跨平台在线申请与电子出证试点工作[27]；同年，江西省开通了“赣服通”应用，公众可以在该应用“我的证照”板块中“我的证明”事项内获取电子档案证件，实现“一次都不跑”、在家就可查询并获取民生档案证明[28]。浙江省档案局不断优化电子出证服务模式，于2022年10月在“浙里办”App上线“浙里档案”便民服务应用，提高了档案出证利用的效率。

总体而言，跨时空全流程电子化档案出证有助于解决传统查档利用过程中的“难、繁、累”等问题，推进档案信息共享和数字资源整合。但是，该出证模式对经济投入要求较高，亦需要一定的建设周期，目前还未实现普遍推广。

3.2 案例探析：浙江省民生档案电子出证服务

浙江省是数字化转型成果最显著的省份之一，也是较早集中开展电子档案出证利用服务的省份。2022年10月，浙江省档案馆在浙江政务服务网的基础上，推出了“浙里档案”掌上应用，拓展了档案电子出证的服务渠道。截至2023年2月，“浙里档案”手机应用注册用户达7.3万余人，信息调用229万余次[29]，具有代表性与研究意义。下文将对浙江省“浙里档案”民生档案电子出证服务展开研究，探索并展望民生档案电子出证服务的发展趋向。

（1）从地市试点建设到“浙里档案”统筹开发

为响应数字中国战略，浙江省积极制定数字化改革方案，推进数字政府建设，于2014年上线运行浙江省政务服务网，同年完成客户端“浙里办”App的建设工作。浙江省档案局于2021年底发布《浙江省档案事业发展“十四五”规划》[30]，提出要坚持以人民为中心的发展思想，优先安排民生档案接收编目、数字化、开放、查档工作，将查档工作便捷化、现代化提上日程。在浙江省档案馆2022年重点事项任务中，明确提出要“加快建成省档案数据共享中心，实现档案查阅掌上化一体化”[31]，并列明建设省级档案数据共享中心的任务流程，为“浙里档案”的开发奠定了政策基础。

浙江省内较早推行电子档案出证试点工作的有嘉兴市、丽水市、乐清市等地。2019年底，嘉兴市档案部门联合市政务服务和数据资源管理办公室共同推进区域一体化查档、出证、办事“一条链”服务，推出“就近查档、电子出证、当即办事”工作模式，为全省电子档案出证利用工作积累了经验。[32]2020年前后，丽水市建成了全市统一的电子档案查询利用与出证平台，完善了电子档案原始性认证系统，保障了出证电子档案复制件的真实性认证。[33]2021年，乐清市完成了该市首例电子出证业务，以浙江省档案服务网为平台，为利用者提供了电子形式的婚姻登记档案。基于诸多成功试点经验与成果，2022年以来，浙江省档案馆持续推进局域网、政务网数据中台和业务中心的建设和适配工作，开发馆际馆室业务协同系统，建成全省档案部门数据仓，开展目录数据和开放档案全文汇集工作，并启动云防护和区块链应用，为电子档案出证利用服务夯实技术基础，在原有的浙江政务服务网“网上查档”模块的基础上开发移动端应用，推动“浙里档案”正式上线。[34]

（2）“浙里档案”应用服务内容

在服务范围方面，“浙里档案”实现了跨地区、跨部门的档案资源归集共享，贯通了各类涉民部门的业务档案数据接口，搭建起覆盖浙江全省的档案利用平台，推动全省综合档案馆中的民生档案数据与各民生部门的业务民生数据“一端集成、全省共享”。

在服务模块方面，“浙里档案”推出了“我的档案一键通”“档案通查出证”“走进档案”3个主要档案利用场景。在“我的档案一键通”中，用户可以查阅与自身相关联的各类民生档案数据，具体包含出生、上学、就业、婚育、置业、救助、就医、退养8个方面。“档案通查出证”分为网上查档、智能查档地图以及电子出证文件验证3个模块。在网上查档中，用户填写个人信息及查档线索，可阅览或获取档案复制件；智能查档地图中显示了用户所在地周边的档案馆及其联系方式；电子出证文件验证帮助用户对证明文件进行校验，并实时反馈校验结果。“走进档案”包含网上展厅、编研成果、教育基地（展览）预约、镇馆之宝等栏目，使档案馆的文化教育功能得到充分发挥。

（3）“浙里档案”电子档案出证服务流程

目前，浙江省内多数档案馆已经基于“浙里档案”开通档案电子出证服务。用户进入“档案通查出证”服务场景后，需要点击“网上查档”并完善个人信息，根据要求选择所查询的档案类型、填写真实有效的查档需求、选择受理档案馆及利用方式，确认查档后，可在两个工作日内收到短信回复，若选择“电子出证”，则可以通过短信推送的链接下载电子证明文件；若选择“电子邮件发送”，则可以在邮箱中收到电子证明文件。出具的电子档案证明附有出证申请信息、出证流程信息、档案描述信息以及出证档案馆的电子印章，用户可以通过“档案通查出证”中的“电子出证文件验证”功能进行验证以确保在线提供的档案数据具有凭证效力。

（4）“浙里档案”电子档案出证业务办理现状

2022至2023年，“浙里档案”应用上线后，浙江省多数基层档案馆在近两年纷纷完成了电子出证系统建设，正式面向广大群众提供电子出证服务。例如宁海县档案馆陆续完成电子印章申请、电子出证系统对接配置开通等工作，在远程档案电子出证测试中，测试人员不到10分钟便收到了包含电子档案链接的手机短信。[35]

目前，浙江省电子出证服务的办理数量较为可观。以平湖市为例，截至2023年7月，该市档案馆共受理网上查档1891人次，办理电子出证1461件。[36]同时，多地档案馆已将电子出证服务列入发展规划，从顶层设计上推动电子出证服务工作顺利开展。例如湖州市南浔区档案馆主动联系区政务服务管理办公室，将“档案电子出证服务”列入《南浔区全面优化提升政务环境行动方案》[37]，从全区层面推动档案证明无纸化，提升档案电子出证服务规范化。

整体而言，“浙里档案”实现了档案信息网上流转代替纸质证件线下传递，推动了档案出证从“最多跑一次”到“一次都不跑”的成效跃升。

4 档案助诉讼：档案材料发挥证据效力

4.1 档案用作司法证据的现状

为调研2022至2024年间档案用于诉讼场景、发挥证据效力的情况，本文在中国裁判文书网中进行检索。选择检索词时，先后尝试了“档案”“电子档案”“电子文件”等，但由于自动分词等原因导致结果较为宽泛，出现了大量不符合主题的文本；最终选定“档案证据”为检索词。选定时段为“2022年”“2023年”“2024年”（为裁判文书发布时间，非判决时间），检索时间为2024年11月10日，共检得399篇，逐一精读后剔除了44篇与档案出证无关的文书，选定了355篇符合条件的裁判文书作为研究样本（裁判文书发布时间范围为2022年1月13日至2024年10月17日），发现档案用作司法证据时呈现以下明显特征。

第一，纸质档案出证比例总体大于电子档案。由于裁判文书中的档案证据大部分未直接声明是纸质档案或电子档案，本文根据“复印件”“笔迹”“档案袋”等元素结合上下文推断纸质档案的使用行为；以“机读”“软件”“截图”等元素推断电子档案的使用行为。梳理发现，共有206篇裁判文书（占比约58.0%）未申明且难以判断其所使用的档案类型；在可判断档案类型的149篇裁判文书中，纸质档案出证共133篇（占比约89.2%），电子档案出证共16篇（占比约10.7%），差距明显，纸质档案出证频率总体高于电子档案。同时，与本文初次出版时的调查结果（截至2023年7月）相比较[38]，电子档案出证的频率已有明显提升。

第二，档案出证多用于民事诉讼场景。根据检索结果，广泛使用档案材料作为证据的场景有合同纠纷、劳动争议、继承纠纷、公司经营纠纷、借贷纠纷等，民事诉讼案由居多。以合同纠纷案为例，其中最常见的档案证据类型为工商管理类档案，依据所需要证明的具体事项，可以进一步细分为工商登记档案、工商变更档案、工商登记查询档案等。

第三，档案材料在联合证明待证事实、辅助形成完整证据链方面发挥显著作用。如在某村股份经济合作社与沈某土地承包经营权纠纷案[39]中，原告提交了土地确权档案以证明其归属，包含承包地块调查表、农村土地承包经营权公示结果归户表、户口及身份证复印件、农村土地承包合同、公示无异议声明书、承包方调查表等档案材料；同时，提交了村委会会议记录、农村土地承包经营权登记公示确认表、记账单，这些证据能够相互印证，形成了完整的证据链，符合原告当庭陈述情形，具有真实性、关联性、合法性，法院予以采信。

第四，档案材料出证采信率总体较高。在355篇裁判文书中，1个案例因档案涉及造假（质证确认公章造假）、5个案例因待证事实缺乏关联性而未被采信；而在对档案证据有争议的案件中，对方也多以“真实性认可，证明目的不认可”为质证意见。如李某1、李某2等继承纠纷案[40]，被上诉人认可上诉人提交的被继承人李某档案本身的真实性，但不认可其证明目的，认为该份档案证据与诉争房产的归属问题无关。又如北京某商业管理有限公司与北京某超市有限公司房屋租赁合同纠纷案[41]中，原告公司提交yQ/0KbzWhdT43RjGV58wvZAJv+njb9Rzs/SjMBmx5Lc=了本公司的变更档案，用于与其他证据联合证明时任公司法定代表人的谢某受原告公司委托已向被告公司支付了场地改建费用；被告认可原告所提交档案证据本身的真实性，但不认可其证明目的，即承认谢某的身份以及收到了该笔款项的事实，但声称该款项并非涉案工程的改造费。

4.2 档案用作司法证据典型案例探析

为了更深入地探析档案作为司法证据被采信或未被采信的具体细节与缘由，本文选定若干代表性案例进行深入分析。

案例一：档案辅助形成完整证据链，能够有效证明待证事实。

在关某与某时装有限公司劳动争议案[42]中，被告某时装有限公司破产后，管理人员接管的职工档案中仅见原告关某的录用通知，未见考勤记录、历年考评调整工资记录和工资发放的凭证，故被告认为与原告间不存在劳动关系，原告不符合认定职工身份的标准，不在安置范围之内。原告提交了某市劳动局盖章签发的录用通知书、被告主管部门和劳动部门加盖公章的某市全民合同制工人登记表，证明原告于1993年12月31日至1996年在被告处工作，且被告未提供证据证明双方之间已解除劳动关系，故法院裁判原告与被告间存在劳动关系。在该案例中，虽然被告公司的档案工作不尽完善，但档案机构保存的某市全民合同制工人登记表发挥了主要证明作用，并且与关某自主保存的录用通知形成印证，证据链完整，待证事实可信。刘某、陈某等房屋租赁合同纠纷案[43]中，上诉人刘某等9人主张根据案涉“估值报告”判断的案件事实错误，并提交了包括电子档案在内的6组证据，共同证明案涉房屋的装修合同不应作为鉴定材料使用，法院综合认定了上诉人提交的证据。该案例虽未详细指出该份电子档案的具体内容，但根据审判过程可知，电子档案与其余5份证据材料互为印证，构成了完整证据链，能够联合证明案涉关键事实。

案例二：档案管理制度与方法能够有效保障档案材料的证据效力。

山东某机械有限公司、泰州某工程有限公司买卖合同纠纷案[44]中，起重机的检查验收时间成为定案关键。为此，检察院向特种设备检测研究院调取了涉案起重机的起重机械安装（改造、维修）监督检验项目表、特种设备安全质量监督检验联络单等档案材料。经查证，特种设备检测研究院检验项目表中记载的日期是实际检查的日期，并非事后统一填写的日期；且整套检验档案材料早在该案诉讼前就已形成，未发现检查时间有后期修改痕迹，具备真实性。与之相反，日常档案管理工作不力则直接影响证据质量、导致不利的判决结果。例如某县农村信用合作联社与范某名誉权纠纷案[45]中，原告信用社以年代久远为由，未提供相应的档案材料作为关键性证据，导致举证不能，难以完整、合理地说明待证事实，未能得到法院的支持与采信，需承担举证不能的不利后果。

案例三：“档案身份”的证明力优势需要与规范化的档案管理工作相匹配。

如前所述，无论在纸质环境还是电子环境中，档案材料具有突出的证明力优势，但“档案身份”须与相关管理措施相结合，如无法证明该份档案被妥善保管，则仍面临不被采信的风险。如王某与某建设集团有限公司等确认劳动关系纠纷案[46]中，原告提交档案材料作为关键证据，但受到被告以下质疑。第一，原告提供的证据系国家武装部门保管的档案，调取该档案需档案部门审核并注明调取时间、页数、加盖单位公章，且一般提供复印件，但原告提供的档案并未显示上述管理信息，且原告从2021年4月至今一直持有“档案原件”，不符合规范程序；第二，原告提供的档案材料明显具有涂改的痕迹，其所反映的事实存在疑点；第三，原告提供档案中记载的王某虽与涉案王某同名，但其中记载的身份信息与案涉当事人的户籍档案信息不一致，无法判定为同一人。基于以上三点，法院对原告提供的档案证据不予采信。而在孙某与某公司劳动争议案[47]中，原告提交了在钉钉软件上下载的人事档案用于证明工作事实，虽然该份文件在严格意义上是否算作正规的档案材料有待进一步考证，但通过不间断入职与工作记录，最终认定原告于2011年3月16日入职且在被告公司工作了3964天的事实。这一思路也侧面体现了电子档案连续性管理的思想。

5 结 语

在法律法规逐步健全、政策环境逐渐完善的条件下，档案出证利用在民生证明和司法诉讼两个场景中发挥的作用日渐凸显。其中，民生档案出证与数字政府建设深度融合，依托政务服务平台“网上查档”“掌上查档”模块，提供档案惠民服务，其服务场景由传统固定场所出证转向跨馆、跨时空出证，呈现出集约化、网络化的特征，档案出证更加便捷亲民。在司法诉讼场景中，虽然电子档案与纸质档案具有同等证明效力，但纸质档案的“信任惯性”仍在，纸质出证较为普遍；同时，司法判例也说明了档案工作的专业性和规范性能够有效保障档案材料的真实性，来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案作为证据时具有可观的诉讼采信率。随着数字中国建设的纵深推进与档案工作数字化转型的持续发展，公众的法律意识、信息素养不断提升，档案作为原始凭证，将在越来越多的场景中发挥作用，推动档案出证利用走向规范化、制度化和普适化，这将是数字中国背景下档案现代化利用服务高质量发展的题中之义。

*本文系2024年度国家社科基金青年项目“数据要素化背景下档案数据可信治理研究”（项目编号：24CTQ034）阶段性研究成果。

*本文主体内容节选自刘越男和周文泓主编、知识产权出版社出版的专著《数字中国战略背景下的档案数字化转型年度报告》。转载已获相关授权。

作者贡献说明

许晓彤：确定论文选题，论文撰写与修改、论文定稿；樊华：数据调查、论文撰写与修改、文稿校对；章伟婷：数据调查、论文撰写与修改。

注释与参考文献

[1]笔者主要从用途与场景维度切入，将档案出证划分为偏向日常的民生出证与偏向专业的司法诉讼出证；从证明事项本身的性质而言，二者可能存在交叉，特此说明。

[2]中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2024-12-17].https：//www.saac.gov.cn/ daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[3]各省档案馆官方网站的名称有“档案信息网”“档案网”“档案方志网”等，为便于读者理解，统一以“档案门户网站”代称，特此说明。

[4]日照市档案馆与连云港市档案馆签订民生档案跨馆利用服务协议[EB/OL].[2024-12-17]. http：//www.rzda.gov.cn/newsview.aspx cid=8936.

[5]59市档案馆民生档案今起跨馆利用[EB/ OL].[2024-12-17].http：//www.sxdag.cn/Article/ View id=3730.

[6]崔帆.广西桂林叠彩区清理民生档案查询证明材料[N].中国档案报，2018-03-05（2）.

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[15]关于印发《安徽省流动人员人事档案管理服务规范》的通知[EB/OL].[2024-12-17].https：// hrss.ah.gov.cn/public/6595721/8441945.html.

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[38]在可判断档案类型的61篇裁判文书中，纸质档案出证共54篇（占比约33.96%），电子档案出证共7篇（占比约4.4%），差距明显，纸质档案出证频率总体高于电子档案。

[39]×村股份经济合作社、沈××土地承包经营权纠纷案，黑龙江省兰西县人民法院（2022）黑1222民初994号民事判决书。

[40]李××、李××等继承纠纷案，天津市第一中级人民法院（2022）津01民终4320号民事判决书。

[41]北京睿博行卓越商业管理有限公司与北京美通美达超市有限公司房屋租赁合同纠纷案，北京市第三中级人民法院（2023）京03民终3714号民事判决书。

[42]关××、河南朋宇时装有限公司劳动争议案，河南省开封市顺河回族区人民法院（2022）豫0203民初163号民事判决书。

[43]刘××、陈××等房屋租赁合同纠纷案，湖北省武汉市中级人民法院（2022）鄂01民终3579号民事判决书。

[44]山东开元重型机械有限公司、泰州三福船舶工程有限公司买卖合同纠纷案，江苏省高级人民法院（2019）苏民再557号民事判决书。

[45]康平县农村信用合作联社东升信用社与范××名誉权纠纷案，辽宁省沈阳市中级人民法院（2022）辽01民终11315号民事判决书。

[46]王××、鑫基石建设集团有限公司等确认劳动关系纠纷案，甘肃省东乡族自治县人民法院（2022）甘2926民初166号民事判决书。

[47]孙××、某公司劳动争议案，德州经济技术开发区人民法院（2022）鲁1491民初697号民事判决书。

（责任编辑：冯婧恺 张 帆）