美国大学图书馆组织现状对我国大学图书馆的启示与思考

摘 要 大学图书馆作为学校的文化信息服务中心，在数字化转型背景下，要顺应服务创新和智慧转型的时代需求，转变组织结构，以更加高效、协调的方式服务学校的教学科研工作，满足数智化时代的发展要求。论文借助流程再造理论，在应对转型要求时，对比美国大学图书馆的组织机构现状，为我国大学图书馆组织结构的更新重组、提升服务创新提供依据，推动国内大学图书馆不断提高组织运行效率，增强大学图书馆发展创新的可行性。

关键词 需求导向；流程再造；组织结构；服务重组

分类号 G258.6

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2024.09.011

Enlightenment and Reflection on the Current Situation of American University Library Organization for Chinese University Libraries

Wang Kehui， Gao Jianzhong， Luo Hong， Li Jia， Yin fei

Abstract As the cultural information service center of the university， the university library must adapt to the demands of the digital era by embracing service innovation and intelligent transformation. This necessitates a keen understanding of evolving needs， innovative thinking， organizational restructuring， and efficient coordination to better serve the teaching and research activities of the university. To meet the developmental requirements of the digital intelligence era in the library indus53acf519e0304fe9ee0915c195789eddtry， this paper employs process reengineering theory to compare the organizational structures of American university libraries. By doing so， it aims to provide insights for the renewal and reorganization of Chinese university libraries， foster service innovation， enhance organizational operational efficiency， and promote innovative development in university libraries domestically.

Keywords Demand orientation. Process reengineering. Organizational structure. Service reengineering.

0 引言

随着人工智能、云计算、RFID、智能移动终端、虚拟现实等技术在图书馆的应用与推广，图书馆的服务手段趋向于集成智能化和多元化，对大学图书馆组织部门的设置、业务内容、岗位设置、工作重点及工作模式等产生了新的要求。雅典大学图书馆的研究人员表示，只有良好的组织管理和文化才是知识创造和创新的最强决定因素，树立共同的组织愿景和目标才能全面实现知识创新、服务创新和流程创新[1]。越来越多的研究表明，在图书馆发展实践过程中，图书馆主动求变进行整合，组织结构重组是整合创新的重要手段之一，已成为图书馆生存和持续发展的必然举措[2]。大学图书馆要打破传统以纸质资源为主的图书馆业务组织结构，在部门设计、业务流程和岗位设置及馆员培训上寻求满足发展要求的管理机制，提高管理服务效率[3]。同时，为了适应内外部环境的改变，大学图书馆组织结构还应坚持以需求为导向进行调整，运用多种技术手段满足客户群体的需求目标，让用户需求在创新中发挥重要作用[4]。只有以读者需求为驱动对传统的图书馆管理理念、各种资源配置、组织机构的设置、服务方式、服务内容等各个方面进行变革，才能从根本上提升图书馆的管理与服务能力[5]。

1 国内外大学图书馆组织结构现状和变革实践

自1981年《中华人民共和国高等学校图书馆工作条例》对大学图书馆的机构设置做出具体设置以来，高等学校图书馆一般设有办公室（或秘书）、采编部（组）和流通阅览部（组）等，并根据需要分设或增设了采访部（组）、编目部（组）、阅览部（组）、流通保管部（组）、期刊部（组）、情报服务部（或参考咨询室、组）、研究辅导部（组）、特藏部（组）、技术部（组）等部门[6]。针对国内大学图书馆的这种组织结构，学者通过归纳分析认为其结构多为扁平职能型的组织结构，采取多分式的分馆长管理方法，能够实现更为专业化、深入的服务，促进馆员某项工作专业技能和纵深发展[7]，但其缺点在于面对外部环境的反应迟钝，分工明确的组织结构会导致横向协调减弱，造成馆员缺乏全局意识。这种结构虽能够适应外部环境稳定、服务及产品类型有限且固定的组织，但是面对复杂的用户需求和技术要求时缺乏灵活性和弹性，制约了图书馆新型服务的发展。因此，在组织架构上宜采用矩阵式的结构组织，才能够灵活组配和重构业务[8]。

根据对北京大学、清华大学、中国科学技术大学、浙江大学、上海交通大学、南京大学、中山大学、复旦大学、武汉大学9所985大学图书馆的调研发现，目前国内的大学图书馆组织结构虽有略微变化，但主要的组织结构还是维持自1981年图书馆工作条例中的机构设置，缺乏多元化的部门设置。目前只有北京大学图书馆、复旦大学图书馆这两所大学图书馆在组织架构上进行了数字化布局，其他7所大学图书馆的组织架仍围绕传统的文献服务设置部门。而从国外大学图书馆的组织结构改革实践来看，以哈佛大学为首的图书馆于2011年8月开始对其组织结构进行重组。目前哈佛大学的组织结构于2023年9月进行最新一轮更新重组[9-10]。麻省理工学院于2015年10月由秘书长Martin A. Schmidt任命图书馆馆长Chris Bourg建立并领导图书馆未来发展的特设工作组。2012年夏天，堪萨斯大学图书馆馆长组织成立了ORT（the Libraries Organizational Review Team）图书馆组织评估小组，这个小组的职责包括评估现有的图书馆组织结构，确定现存的职位或职能领域，向馆长提出相应建议以及战略计划的要求，确定新的和重要职位或职能领域[11]。

面向数字服务的高校图书馆对组织结构也进行了变革。上海图书馆副馆长刘炜认为在FOLIO系统中，使用云原生的中台架构能够带来未来图书馆组织架构和服务模式的变革；南京大学图书馆邵波副馆长以南京大学为例，介绍了NLSP3.0（Next Library Service Platform 3.0）平台，着重强调业务重组和数据管理对智慧图书馆的重要性[12]。可以说，目前国内大学图书馆在组织结构上也正在不断进行变革实践。四川大学以新一轮人员聘任为契机，借鉴国内外高校图书馆的先进经验，有效开展组织再造、流程再造和服务再造[13]。2015年北京大学图书馆率先启动了五年计划，打破传统的以纸质资源为主的图书馆业务工作机构模式，取消传统部门，重新规划为七大中心，从部门设置上提升效能。北京大学设立了计算服务中心、数据服务中心及研发服务中心，支撑图书馆的数字化服务转型，全面搭建与未来服务发展匹配的信息技术和数据服务，为信息服务、数字学术出版、数字资源长期保存、多媒体服务等业务奠定基础。复旦大学图书馆也在筹建数据图书馆，让图书馆从传统的文献资源向数据馆藏转变，把握数字化转型发展的风向标。

2 美国大学图书馆组织结构现状和特点

美国罗格斯州立大学信息传播学院的研究人员通过问卷调查，认为图书馆的组织结构创新需要以满足用户需求为前提[14]。本研究以美国QS排名靠前的8所大学图书馆为例，通过调研发现他们都能够依据本馆的特点和需求来构建适合自身的组织机构，主要以专业学科分馆及服务功能来划分，同时根据读者需求设立了细分服务部门。例如，哈佛大学、耶鲁大学、麻省理工学院、约翰霍普金斯大学、加州大学伯克利分校图书馆以学科专业分馆为主，其他几所大学图书馆主要以服务功能来划分。美国大学图书馆的部门职能不仅仅围绕文献资源的处理，同时实现了工作流程从以资源建设为中心向以服务为中心的转型[15-16]。

2.1 组织架构服务于图书馆长期战略规划，具有开放性和前瞻性

图书馆的组织结构服务于图书馆的长期战略规划，其部门设置上也与其发展规划保持一致。如，加州大学伯克利分校图书馆在其发展规划文件中明确指出，在为数据科学、数字人文和数字学术等新兴研究领域方面的学科创建以及发展提供服务支持。其研究服务分为86个主题，包含了人文社科及理工学科的研究主题，协助师生进行相关学科主题的科研开展。同时，该校图书馆还专门设计、调整和维护一系列物理空间来支持学生，并设立数字学术奖学金相关部门支持学生开展图书馆相关的项目研究，帮助所有学生提升数字素养和研究技能。

美国的几所大学图书馆对原有部门进行了扩充和重组，在组织服务布局上具有高度的开放性和前瞻性，涉及数据服务、学术交流、数字人文、数字版权及元数据关联服务。如，哈佛大学图书馆结合全馆现状，打破传统图书馆机构设置壁垒，根据细分专业领域设置相关机构。所设部门不仅加强获取信息和推进学术交流的包容性，支持开放访问和拥抱多样性，而且挖掘图书馆员的经验和专业知识，深入推进图书馆版权、数据治理和开放获取政策的研究，推动开放教科书和其他开放教育资源的使用和创建。同时，积极参与国家和国际建设交流计划，如图书馆元数据关联数据建设。哈佛大学图书馆还尝试将人工智能与元数据应用于研究项目和信息技术服务中，这项研究在大学图书馆中尚处于起步阶段。哈佛大学图书馆计划通过上述关于元数据等方面的研究，以探索影响相关信息技术服务的主要因素，并尝试在有限的资源范围内将图书馆的数据作用发挥到最大[17]。

2.2 注重创建组织内部良好的学习环境，提供馆员发展和深造机会

组织要能够为馆员提供广阔的发展平台和深造机会，在这方面，康奈尔大学为此设立研究与学习部门，向图书馆员提供多种主题鲜明的个性化信息服务，包括市场和行业研究、制定商业计划、财务数据和知识产权策略等方面的学习内容[18]。康纳尔大学图书馆针对大环境改变，不断培养图书馆员角色转变的意识，提出应当从关注数字人文领域、图书馆学教育变革、明确图书馆新职能、数据管理以及开展机构重组和员工培训等5个方面进行更为深入的探索[19]。哥伦比亚大学图书馆支持并鼓励员工采取更加灵活行动的方式学习，这一举措引发了一系列变革并使每位馆员在实质性的学术研究中发挥作用。在哥伦比亚大学图书馆充满活力的组织中，员工之间寻求更紧密地合作，并启动变革过程，以实现“实验文化”。哥伦比亚大学图书馆采用了一种更加灵活的实验室式做法，鼓励创造力和创新，并为员工发展提供机会。他们减少了部门之间的障碍并简化流程，使图书馆能够以更快速和高效的方式运作。在柔性化的氛围中，馆员能够发现并重视自身内在的各种专业知识的深度和广度。这些专业知识能够连接看似无关的事物，并为组织内部的知识文化创造良好的环境。馆员独特的技能和知识对于大学图书馆协助学校完成科研和教学使命起到了巨大的促进作用。同时该馆还制定了一系列透明运营、及时执行和双向沟通的行动项目。哥伦比亚大学图书馆创建了一个定期交流论坛，用于共享有关组织变革和项目的信息，建立了参与员工发展活动的基础评估，启动员工敬业度调查，以衡量员工对其工作环境的看法。在资源建设上，简化了员工建立新供应商和为用户采购图书馆资料的流程。以上的努力都是为了增强图书馆内部的信息交流，弥补跨越部门相互割裂的缺点，减少因为部门独立性带来的沟通不畅的问题[20]。

2.3 开设服务评估和调研部门，提升为用户服务的质量和效用

用户需求是否正在被图书馆服务创新所满足，需要有相应的评估和用户的反馈[21]。为了更好地了解用户需求和服务反馈，美国一些大学图书馆将用户与馆藏评估作为独立的工作机构，为自身图书馆的发展提供建议。康奈尔大学、约翰霍普金斯大学、耶鲁大学、哈佛大学、加州大学伯克利分校和约翰霍普金斯大学图书馆开设了用户服务和评估部门，对用户的需求进行调研和评估，深入挖掘用户需求解决潜在的服务问题，为提升图书馆的服务能力和用户满意度提供依据和支撑[22-23]。Climate QUAL作为ARL评估工具中最新的一个项目，源自1999年美国马里兰大学图书馆等机构开展的一项组织氛围与多样性评估活动，其认为组织氛围和文化对于图书馆组织的健康发展具有重要意义，2009年，该项目正式成为ARL倡导的一项评估工具项目。Climate QUAL主要目的是为了深入评估图书馆工作人员，以测定图书馆的组织氛围和组织文化[24]。

2.4 积极推动组织机构转型，开展数字资源深度的数据连接服务

为促使图书馆更好地适应数字化时代的需求，为用户提供更便捷、多样化的服务，美国大学图书馆积极推动组织机构的转型，并创新服务方式。以编目工作为基础，图书馆积极推动传统编目工作与数字互联网的对接。美国国会图书馆在2013年正式发布BIBFRAME项目，旨在通过网络发布和共享图书馆书目和权威数据。BIBFRAME项目的目标是建立一种新的框架和模型，用于描述和连接图书馆资源的数据。该项目试图替代传统的图书馆MARC编目格式，以便更好地适应数字环境和网络时代的需求，使得图书馆的书目和权威数据可以更加便捷地在网络上发布和共享，为用户提供更广泛的获取渠道和更高效的信息交流方式。目前，加州大学戴维斯分校图书馆的BIBFLOW项目是由博物馆和图书馆服务研究所资助，旨在研究将图书馆数据迁移到BIBFRAME所需的工作流程和系统流程。该项目致力于探索和开发适应BIBFRAME框架的工作流程和系统，以帮助图书馆更好地管理和共享图书馆资源的元数据。通过研究和实践，BIBFLOW项目团队努力解决在迁移至BIBFRAME过程中的挑战和问题，并提供实用的解决方案。目标是通过合理的系统设计和流程优化，使图书馆能够顺利地转向BIBFRAME模型，实现更高效、更灵活的资源描述和共享。BIBFLOW项目对图书馆技术的基础设施、元数据处理和工作流程进行了全面的研究和探索，为图书馆迁移至BIBFRAME提供了宝贵的经验和指导。伊利诺伊大学图书馆也在致力于将电子书MARC记录转换为BIBFRAME资源，推动图书馆数据关联向互联网数字化的深度链接，推进信息交流和创新创造[25]。

3 对我国大学图书馆组织机构重组的启示

通过梳理美国大学图书馆组织机构现状，可以发现美国大学图书馆已经在组织转型，服务创新上做出了行动。我国大学图书馆必须选择更加科学合理的组织结构，促进服务创新，培育创新氛围。对比美国大学图书馆机构设置，笔者认为拟采用矩阵式的图书馆组织结构设置，以服务内容为依据，整合用户需求，根据本馆的规划发展增设、合并或删减部门，成立非正式小组来响应读者需求，加强组织内部的信息交流渠道，如图1所示。

图1 矩阵式大学图书馆组织结构

3.1 组织机构设置要与图书馆的长期战略规划相匹配

目前高度数字化的资源以及信息服务对大学图书馆的长期规划产生了深远的影响，在数智时代背景下，大学图书馆应密切关注数字化和技术创新的发展趋势，了解新兴技术和数字化工具的应用，并评估它们对图书馆服务的影响。对于组织机构的设置，大学图书馆要从战略规划角度进行综合考量，具有一定的前瞻性和预见性，从组织结构的重组上提升组织转型的进程，一成不变的组织体系会制约图书馆的发展进程及创新氛围。组织机构的设置必须紧密融合本馆的发展目标，根据本馆的资源和服务现状，通过采用适应性的技术和数字解决方案，图书馆才能更好地满足用户的需求。

3.2 组织结构善于在变化中寻求全时空范围的服务创新

图书馆转型并不特指图书馆转变为某种特定的状态，而是图书馆为应对数字环境变化，对传统工作状态做出的全方位改革调整，以满足用户信息需求，巩固自身社会地位，可能是某一项具体业务的改进，也可能是组织结构的变化，或者是图书馆宏观发展战略的调整。因此，图书馆需要有灵活的组织内部架构来应付业务发展业态，这种组织架构可以激发出组织能量，保障组织内部的有效协作，确保拥有不同知识技能的馆员充分发挥作用，让高效性体现在服务创新的各个层面。

图书馆的组织结构要善于在变化中寻求全时空范围的服务创新，具有高度的弹性和柔性。灵活的组织结构要以工作流程、方式、技术、文化、制度等元素相结合为手段，以培养核心竞争力为导向，以价值创造为目标。组织结构让每个馆员既能充分发挥主观能动性，又在组织内部交流合作中促成创新，使其能够创造出“本身难以被替代的高效率、高价值工作”，这是图书馆拥有的比馆藏和建筑更具价值的“硬核”资源[26]。如果传统扁平化组织的领导者是棋手，负责制定战略、指挥调度，那么矩阵式网状组织的领导者就是园丁，浇水施肥般打造组织架构和组织文化，培育组织成长[27]。

3.3 组织结构转型要以用户需求为本，循序渐进提升服务创新能力

大学图书馆组织结构转型不能采取一刀切的创新模式，可以从一个部门中的传统业务进行局部创新。比如国外大学图书馆对编目工作进行关联数据的改革创新，将传统业务与数字化建设进行交叉，对图书馆的书目数据进行重新揭示与互联，让书目数据真正实现其内在的价值和意义，为图书馆的业务发展提供新的方向。以局部创新带动整体创新的思路在美国大学图书馆实践中得到了印证，在保证传统工作内容基础上，开设数据管理等新型服务部门，重新配置预算和人力，为学校科研人员提供更为个性化、定制化的研究支持。此外，在顺应数字资源时代的发展要求上，还需要根据用户需求注重组织结构业务重组后的效能调研与评估，为图书馆组织机构的可持续变革提供依据和支撑。美国大学图书馆的组织机构重组改革主要开始于非正式小组的反馈与评估，非正式小组能够跨部门协作总结组织结构上的适配性和效能，从而构建良好的组织创新氛围，让组织能够紧跟服务创新的进程，引发图书馆技术、资源、管理、服务三个维度的不断升级与转型，转变组织结构设计来提升图书馆的整体服务能力。

4 结语

我国大学图书馆事业在新的历史沿革进程走上了内涵式发展道路，转型创新作为一项系统工程，涉及组织结构、资源、技术、人力、政策保障等诸多要素。我国大学图书馆的组织机构需要通过借鉴美国大学图书馆的组织机构设置的特点和实践经验，采取一系列组织结构上的重组，促进大学图书馆的升级转型，推动服务效能提升，加快实现大学图书馆信息知识交互的智慧化进程。

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王可慧 西安交通大学图书馆馆员。 陕西西安，710049。

高建忠 西安交通大学图书馆创新港图书资料中心主任，副研究馆员。 陕西西安，710049。

雒 虹 西安交通大学图书馆副研究馆员。 陕西西安，710049。

尹 飞 西安交通大学图书馆办公室主任，馆员。 陕西西安，710049。

李 佳 西安交通大学图书馆馆员。 陕西西安，710049。

（收稿日期：2023-12-12 编校：刘 明）