就业视角下高校学生档案管理工作研究

摘 要：伴随信息技术的进一步发展与人才竞争的日益激烈，当前用人单位对毕业生的专业技能要求与综合素质要求越来越高。作为记录学生成长历程以及综合素质的重要载体，高校学生档案的管理水平和利用效率会影响到学生就业时的竞争力以及用人单位的人才选拔。因此，从就业视角出发，针对高校学生档案管理工作开展的挑战和机遇进行深度分析，这样才能就高校学生档案管理工作的优化基本流程进行深化，从而才能在创新中实现提升高校学生档案管理的质量。

关键词：就业；高校；学生档案

中图分类号：G647.24 文献标识码：A文章编号：2095-9052（2024）10-0061-03

引言

伴随高校扩招以及就业形势的不断严峻，学生档案管理已经成为高校管理工作当中十分重要的一环。通过对学生档案管理进行有效优化，不仅能使管理的效率得到提高，还能为学生的就业和未来发展提供有力支持。通过对档案进行优化管理，能够使学生更好地展示自己的人生发展经历以及才能，这能提高学生的就业竞争力。同时，档案管理能为高校提供人才资源信息，为人才培养工作以及就业指导提供更为有力的支持。因此，这就要找到当前优化学生档案管理的策略，并在实践创新中进行深化，才能使高校学生档案管理工作朝更高的水平迈进。

一、就业视角下高校学生档案管理的机遇

在全新环境下，高校学生档案管理工作的开展已经不再是简单的资料保存，而是成为促使学生提升就业竞争力、加快人才流通的关键。近年来，随着社会对毕业生档案重视程度的不断提高，有理由相信学生档案管理工作的改革与创新已经迫在眉睫。据统计数据显示，超过80%的用人单位在招聘时会查阅学生档案，以全面了解其实践经验、学业成就和社交活动等。这一数据充分表明，毕业生档案在人才选拔过程中发挥着至关重要的作用。在学生的档案中，既有其实习经历和专业技能成绩，也可以显现出学生的综合素质和发展潜力。用人单位可以借此了解学生的成长轨迹和个性特点，从而更好地选拔出符合岗位需求的优秀人才。因此，拥有一份完整且能够对自我优势和不足进行充分反映的档案，对于学生在就业市场中脱颖而出具有重要意义。面对如此重要的机遇，高校学生档案管理工作的开展需要积极创新，以适应当前市场的需求。一方面，档案管理部门需要结合先进的信息技术，完成对档案的深度挖掘与智能分析，为用人单位提供更加精准且客观的人才推荐服务。另一方面，档案管理部门也要与用人单位建立紧密的合作关系，共同制定档案管理标准，实现档案管理与人才培养的深度融合。此外，高校还需紧跟时代发展的步伐，不断完善和创新档案管理制度。只有这样，才能更好地服务于学生的就业与成长，确保档案管理与学生的发展形成双赢的局面。在这个过程中，高校还应注重培养学生的实践能力、创新能力和综合素质，以提高毕业生的就业竞争力，保证毕业生能在激烈的就业市场中抓住机遇，进而为国家和社会输送更多优秀人才［1］。在新时代背景下，高校学生档案管理工作需要不断创新和改革，以满足市场对优秀人才的需求。通过深度挖掘档案信息，建立紧密的校企合作关系，以及紧跟时代发展趋势，可以使高校更好地服务于学生的就业与成长，为我国人才培养和人才流通贡献力量。在此过程中，学生也将受益于完整且具有针对性的档案管理服务，提升自身的竞争力，实现个人与社会的共同发展。

二、就业视角下高校学生档案管理面临的挑战

（一）传统档案管理模式无法满足时代发展的需求

随着信息技术的飞速发展，用人单位对毕业生的档案要求日益提高，致使传统档案管理模式逐渐暴露出诸多不足，无法满足当前市场对档案的高品质需求。尤其是在档案管理流程方面，迫切需要进行优化升级，以满足社会和企业的多元化需求。传统档案管理模式在档案收集、整理、存储、利用等方面存在一定的局限性。由于纸质档案数量庞大且占用空间大，加之查找、提取和复制等程序繁琐，不仅降低了管理效率，还增加了档案损坏和丢失的风险。这些问题已经严重制约了档案管理的现代化进程，甚至已经影响到了用人单位对人才选拔和任用的准确性与效率等。与此同时，传统档案管理模式在信息安全方面也存在一定的隐患。由于档案资料多为纸质，容易泄露且不易追踪。因此，在信息技术日益普及的今天，这种方式无法确保档案信息的安全性和完整性，还会给企事业单位和个人信息带来一定的潜在风险。此外，传统档案管理模式当前难以满足现代社会对档案利用的多样化需求。在传统的档案管理方式下，档案的查询、利用和传播受到很大限制。随着大数据、云计算等技术的兴起，不管是学生还是其他主体，都希望能够快速、便捷地获取所需档案的信息，并进行实时共享、交流和分析。

（二）档案管理部门在技术更新方面略有不足

高校在档案管理工作开展中，由于档案管理部门在技术更新方面略有不足，导致档案管理的效率下降，无法满足用人单位对毕业生档案的审核与快速查询需求。以大型招聘网站为例，每年吸引数百万毕业生投递简历，毕业生档案成为用人单位筛选人才的关键依据之一。然而，部分高校的档案管理部门在信息更新方面存在不及时的问题，使得部分学生档案内容不完整。这种情况就会导致一部分优秀的毕业生因为自身档案问题而错失良好的就业机会［2］。这种现象不仅影响了毕业生的个人发展，还对高校就业工作的落实带来了负面影响。在这一现象中，毕业生和高校都成为档案管理工作的受害者。显然，这是一个亟待解决的问题，否则可能导致更多的毕业生在求职过程中遭受不公的待遇。同时，这种现象也暴露了我国高校档案管理工作的不足。在信息化时代，档案管理部门需要不断提高自身的技术水平，以确保档案管理的效率和质量。然而，现实情况却是部分高校的档案管理部门在技术更新方面略有不足，无法满足现代社会对档案管理的需求。尤其在软硬件更新与技术引进上，需要这些高校需要投入更多的资源和精力，以确保档案管理工作的高效性和准确性。

（三）档案管理人员综合素质亟待提升

在当今社会，激烈的就业竞争市场给高校学生档案管理带来了前所未有的挑战。在此背景下，档案管理人员综合素质的不足愈发凸显，已经成为影响档案管理工作效率和质量的关键因素之一。档案管理人员需要具备扎实的专业知识、严谨的工作态度和高度的责任心。然而，当前部分高校的档案管理人员在这方面存在明显不足。他们在面对日益复杂的学生档案管理任务时，难以游刃有余地运用所学知识和技能，导致工作效果不尽如人意。同时，随着社会的发展，对档案管理的要求也越来越高，这就要求档案管理人员具备较强的学习能力和自主创新能力，以适应不断变化的工作环境。在信息化、数字化时代背景下，学生档案管理逐渐从传统方式向现代化转型。档案管理人员需要熟练运用计算机、网络等现代技术手段，提高档案管理的效率和水平。但是，部分档案管理人员在现代知识技术方面存在明显短板，导致档案管理工作的现代化进程受阻。这类管理人员在面对新技术、新手段时，显得力不从心，影响了档案管理工作的整体效果。此外，在档案管理中良好的法律意识与道德规范也十分重要。档案管理人员在处理学生档案时，必须严格遵守相关法律法规和职业道德规范，确保档案信息的真实性、完整性和保密性。但是，在实际工作中，部分档案管理人员的法律意识和道德观念较为薄弱，存在违规操作、泄露档案信息的风险，这会给学生的个人隐私和学校的声誉带来潜在威胁。

三、就业视角下高校学生档案管理工作的优化与创新

（一）档案管理流程的优化

在实践中发现，传统的档案管理存在着信息录入的繁琐性，而且很难通过高效化的检索来完成档案信息内容的有效供给，更存在档案管理不便等现象。因此，通过引入先进的信息化管理系统，完成电子化储存与检索，能够使档案信息的使用更加高效，使管理的效率得到提升。当前大部分学校都采用了光学字符识别技术，这能使纸质档案快速转存为电子文档，不仅能减少人工录用的时间，而且在结合现代化信息技术的使用下，能够快速完成对档案信息内容的智能分类与检索，更可以进一步提高信息应用的准确性和效率［3］。与此同时，在档案管理流程的优化中，要注重保证档案的保密性和安全性。虽然，信息化技术的快速发展使高校档案管理工作的落实得到了优化，但只有建立完善的数据安全机制，才能确保所有学生的档案信息不会因非法获取而被滥用。这就需要加强网络安全防护。比如，在所有电子档案的管理中要设置好访问权限，还要定期做好数据的备份与更新，同时完成防火墙的建设。在人工管理工作中，需要对档案管理人员进行有效培训和教育，使其安全意识与保密意识得到提高，确保所有档案信息是安全的、可控的。由于档案管理流程的优化是具备持续性的，需要不断进行改进和创新，这就要借鉴其他领域的先进技术与手段进行深化。因此，在高校档案管理工作开展中，要结合实际情况探索出更为便捷且高效、安全的档案管理模式，以推动高校学生档案管理流程实现持续优化和发展。

（二）档案管理技术升级

在高校学生档案管理工作开展中，实现提升管理效率与服务质量是关键，而此目标的实现可以通过技术升级达成。随着信息技术的快速发展，引入先进的档案管理技术是实现优化档案管理工作开展的一个重要途径。在大数据技术的支持下，结合云计算技术能够完成对海量档案信息的快速储存，也能提升档案管理工作开展的效率。像某高校在大数据技术与云计算技术的使用下，使档案储存空间的利用率提高了50%以上，而检索效率提升了30%。档案管理技术的升级，既使档案管理效率得到了提高，也为学生提供了更为便捷的服务。在移动互联网技术的支持下，学生可以随时对自己的档案信息进行查阅，不再需要到档案馆进行办理，这种转变服务模式的方法使学生的满意度得到了极大提高。此外，在档案管理技术的升级下，档案的安全性与保密性得到提高。在权限管理机制与先进的加密技术的使用下，可以确保档案信息无法被非法获取和篡改，这时就能使档案管理的安全性和保密性得到有效提升。高校只有积极实现对技术变革进行深入，才能在不断推进下，促使档案管理技术得到升级，并以此提供更好的档案服务。

（三）档案管理人员素质提升

在就业视角下，高校学生档案管理工作的开展，要保证档案管理人员有着良好的综合素质。他们既是档案信息的守护者，也是实现推动档案管理进行创新和实践的重要力量。档案管理人员需要具备扎实的档案管理专业知识，这包括对学生档案的分类、归档、保管。只有在所有环节中发挥档案管理人员的优势，才能在理论与实践的结合下，促使档案管理工作的开展取得更好的成效。在系统的培训与学习下，能够促使档案管理人员更为熟练地掌握档案管理的核心技能，这能确保档案信息的完整性和准确性。与此同时，伴随现代信息技术的快速发展，档案管理人员也需要具备相应的技术能力。毕竟，当前高校档案正在逐步走向电子化和网络化，这需要档案管理人员能够对各种档案管理软件进行熟练使用，并能高效地完成档案信息的录入、检索、分析以及利用，还要具备一定的数据分析和挖掘能力，可以在海量档案中提取出更有价值的信息，以为高效决策提供有力支持，并为就业市场研究提供更好的数据保障［4］。档案管理人员需要具备良好的沟通能力和较强的服务意识，他们的工作既要完成档案管理，也要为高校师生以及就业市场提供更为优质的服务。只有管理人员具备良好的沟通能力和服务态度，能够主动了解各主体的实际需求，这样才能提供更为准确且及时的档案信息服务。同时，档案管理人员需要具备创新能力和团队协作能力，与其他部门进行紧密合作，共同完成档案管理工作的创新和发展。除此以外，档案管理人员需要具备良好的责任心和职业道德［5］。只有遵循档案管理的法律法规以及规章制度，在确保档案信息安全与保密性的同时，也具备良好的责任心和使命感，才能全身心地投入到学生的档案管理工作中，以为高校的发展作出积极贡献。

结语

高校学生档案管理在就业视角下需要不断创新和优化才能给予更好的服务。在高校学生档案管理工作开展中，服务创新是确保提高档案管理效能的一个关键。在过去，档案管理服务主要是对档案进行储存和查询，并没有对学生的个性化需求给予充分地关注。在当前阶段，需要引入全新的服务理念和技术手段，以此形成更加智能且个性化的服务。通过上述多维度的改进措施，包括优化流程、技术升级和人员素质提升，可有效满足学生就业需求并增强档案管理效能。只有不断实践和创新，才能推动高校学生档案管理事业不断向前发展。

参考文献：

［1］王芗馨. 就业视角下高校学生档案管理工作创新与实践［J］. 办公室业务，2021，（02）：159-160.

［2］王韬慧. 就业导向视角下的高校学生管理工作探讨［J］. 公关世界，2020，（20）：110-111.

［3］谢卫朋. 关于就业视角下高校学生档案管理创新分析［J］. 现代经济信息，2020，（10）：27+29.

［4］姚瓒瓒. 就业视角下高校学生档案管理研究［J］. 档案时空，2019，（06）：40-41.

［5］王秀芳. 就业视角下高校学生档案管理工作的创新与实践［J］. 办公室业务，2018，（17）：116.