信息化时代档案管理工作创新研究

［摘 要］随着信息技术的飞速发展，社会已然迈入信息化时代，这给档案管理工作带来了新的挑战与机遇。本文剖析了当下档案管理工作在信息化进程中存在的技术更新缓慢、设备陈旧落后、信息安全难以保障以及隐私保护不足等问题。随后，着重从技术创新、安全保障创新、人才培养创新等维度提出了创新策略。强调要运用大数据、云计算等前沿技术来提高档案管理的效率和质量，从而适应时代的需求，实现档案管理的科学化、规范化及智能化。

［关键词］信息化时代；档案管理；信息技术

［中图分类号］G25 文献标志码：A

随着信息技术被广泛应用，传统的档案管理模式已难以满足与日俱增的需求，数字化、网络化、智能化成为必然的发展趋向。但信息安全问题越发凸显，保障档案的保密性、完整性及可用性成为关键。与此同时，各行业对档案资源的利用愈加充分，以此来支撑决策制定、业务创新和知识传承。故而，深入探究信息化时代档案管理工作的创新，具备重要的现实意义和紧迫性。

1 信息化时代档案管理工作面临的问题

1.1 技术更新与设备落后

1.1.1 新技术的快速发展与现有设备不匹配

随着信息技术的迅猛发展，档案管理领域涌现出新的理念与方法。然而，许多单位的档案管理设备却未能与技术发展的同步。现有的档案管理系统难以兼容最新的技术标准与格式。大数据分析、云计算、人工智能等技术在档案管理中的应用越发广泛，可老旧的系统难以切实有效地处理和整合由这些新技术所产生的数据。这致使在信息采集、存储以及利用等环节出现效率低下、数据不准确等问题，严重影响了档案管理的质量与成效。

1.1.2 硬件设备的老化以及性能不足

传统的存储设备，如磁带、光盘等，存储容量相对有限，读写速度缓慢，而且极易受到环境因素的影响而遭到损坏。而先进的存储技术，如固态硬盘、网络存储等，能够提供更大的存储容量以及更快的数据传输速度。然而，因现有设备往往受到限制，无法得到充分的应用。另外，计算机的处理能力、网络带宽等硬件条件也不符合新技术对系统性能的要求，致使部分先进的档案管理软件无法正常运行，难以发挥其原本应有的功能。

1.2 信息安全与隐私保护

1.2.1 网络攻击与数据泄露风险

随着信息技术的迅猛进步，网络攻击的手段越来越复杂和多样。档案管理系统作为存储大量重要信息的资源库，已经成为黑客和不法分子的攻击目标。

第一，外部攻击。外部攻击者能够通过恶意软件、病毒、网络钓鱼等手段侵入档案管理系统，对档案数据进行窃取、篡改或者破坏，这种攻击会导致敏感信息的泄露。

第二，内部威胁。内部人员的不当操作或者恶意行为也是造成数据泄露的一个重要原因。例如，员工由于疏忽将登录凭证告知他人，或者故意窃取数据来牟取个人私利。此外，内部网络存在的安全漏洞也会被利用，为攻击者提供入侵的途径。

1.2.2 档案信息的加密与权限管理

第一，加密技术的应用及其所面临的挑战。为保障档案信息的安全，加密技术成为关键手段。选择恰当的加密算法与密钥管理方案至关重要，一旦加密算法不够强劲或者密钥管理不善，就会致使加密信息被破译。另外，加密与解密的流程会加重系统的运算压力，给档案管理的效率带来不良影响。

第二，权限管理的繁杂性。在信息化的档案管理中，需要为不同用户设定各不相同的访问权限，确保只有获得授权的人员能够访问和操作相关档案信息。但权限管理是一个相当复杂的过程，需要明确用户的角色和权限级别，并及时予以调整和更新。若权限设置不恰当，便会引发信息被越权访问或者出现误操作的情况。

1.3 管理制度不完善

1.3.1 传统制度与信息化管理的冲突

在信息化时代，档案管理工作所面临的首要难题在于传统管理制度与信息化管理模式之间存在冲突。传统的档案管理往往依靠纸质文件及手工操作，其重点在于实体档案的保存与管理。然而，伴随着信息技术的迅猛发展，档案管理逐步朝着数字化、电子化的方向转变，这一转变引发了管理理念、方法及流程的重大变革。在传统的制度下，档案的收集、整理、归档及检索主要通过人工来完成，不但效率不高，而且容易出现差错。而信息化管理侧重于借助计算机技术和网络平台达成自动化与智能化处理，极大地提高了工作效率和准确性。不过，由于受到传统制度的约束，许多单位在推进信息化的进程中，依然沿用原有的思维模式和工作习惯，致使信息化管理无法充分彰显其优势。

1.3.2 新制度的制定与执行难度较大

在信息化所带来的挑战面前，制定契合新时代需求的档案管理制度已是刻不容缓之事。然而，新制度的制定绝非易事，存在众多难题。

第一，信息化档案管理涉及信息技术、管理学、法学等多个领域的知识与技术，这便要求制度的制定者拥有跨学科的综合素养，并具备前瞻性的视野。可当下众多档案管理人员的知识架构相对单一，难以精准把控信息化发展的趋向和要求，致使新制度的科学性与合理性不足［1］。

第二，新制度的制定务必要充分考量单位的实际情况和需求，涵盖现有的硬件设施、软件系统、人员素质等内容。但在实际操作时，由于部分管理者对单位内部情况的调研不够深入和全面，新制度或许会与实际工作相脱节，难以切实有效地推行。

第三，档案管理制度的施行还需要切实可行且有效的监督和评估机制。但目前，许多单位在制度执行的过程中缺乏严格的监督，对违规行为的惩处力度不足，使得制度徒有其表。同时，对于制度的执行效果也缺少科学的评估，无法及时察觉问题并加以调整和完善。

2 信息化时代档案管理工作的创新策略

2.1 技术创新

2.1.1 加大资金投入力度，优化设备配置

为了解决目前的设备和新技术不相适应的问题，各单位首先要增加对档案管理设备的投资。为了满足不断增长的数据存储和处理需要，需要划拨专项经费，购买高性能服务器、大容量固态硬盘、高速网络存储设备等高端硬件设备。在此过程中，应加强对软件的选择与更新。选择功能强大、兼容性好、维护方便的文件管理软件，并适时地进行版本更新，确保能充分利用最新的技术。在购买时，需要对市场进行全面的调查和评价，选择具有较高经济价值的产品，这样才能最大限度地发挥资金的作用。

2.1.2 推动技术融合，创新管理模式

积极探索把大数据分析、云计算及人工智能等前沿技术运用到档案管理中。通过大数据分析手段，对档案信息予以深度挖掘与分析，给政府决策给予强有力的支撑。凭借云计算技术，达成文档资源的共享及协作，提高文档的使用效率。为减少人工作业的工作量，提高作业的精度与效率，引入人工智能技术。与此同时，对文件管理模式加以改革，冲破传统的部门界限和层次束缚，构建面向工程的跨部门协作机制，实现资源的最优配置和高效利用。另外，建立一套科学、合理的设备和技术更新规划，明确更新的目标、步骤及时限。定期针对已有的设备和技术展开评估，并依据评估结果，适时调整升级方案。

2.1.3 加强人才培养，提升技术水平

鉴于档案管理人员技术能力有所不足的现况，应制订一套系统的培训规划。定时组织内部的培训课程，诚邀专家开展有关新技术、新方法的讲座并予以指导，让档案管理人员能够适时了解并掌控行业的最新态势。激励员工自主进行学习，提供相关的学习资源及激励机制，比如对获取相关技术认证的人员实施奖励。另外，引入具备丰富经验与专业技能的技术人才，充实档案管理团队，推动整体技术水平的提高。借由构建人才梯队，形成老、中、青相结合的队伍架构，促成技术经验的传承以及创新思维的相互碰撞［2］。

2.2 安全保障创新

2.2.1 构建完善的信息安全防护体系

第一，加强基础设施建设。要确保档案管理系统所依赖的服务器和存储设备具有良好的稳定性与可靠性。通过高性能的防火墙、入侵监测系统等，严格监控网络访问，抵御外部的恶意攻击。此外，要定期对硬件设备进行维修和升级，确保其性能符合档案管理工作的需要。

第二，优化软件的体系架构。选用安全可靠的文件管理软件，并及时进行版本更新和漏洞修复。通过设定用户权限和访问控制策略，实现对文档信息业务的精细管理。比如，根据用户的工作需求，赋予其查询、修改和删除等权限，避免因权限滥用而造成信息泄露。

第三，开展数据加密与备份。文件中的重要信息都经过加密处理，即便在传输和保存过程中被窃取，也无法轻易被破解。同时，建立完善的数据备份机制，经常对档案数据进行备份，并在异地存储备份数据，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致局部数据丢失。

2.2.2 建立应急响应机制

第一，风险评价与预警。对档案管理系统进行定期的风险评估，深入剖析其中潜在的安全隐患与缺陷。根据评估结果，制订相应的预警方案，这样一来，一旦发现异常情况，就能立即报警，促使管理者迅速采取行动。

第二，突发事件的处置流程。明确在突发事件状况下的应急处置流程，包含事故报告、紧急响应、故障排除、数据恢复等多个方面。编制详细的作业指导书，确保每一个步骤都有专人负责，并能够迅速、高效地完成工作，将损失降到最低。

第三，模拟演习与训练。通过定期的应急演习，对各类可能出现的信息安全事故进行模拟，检测应对机制及人员应对突发事件的能力。借由演练，查找问题，并及时改进。同时，加强对档案管理员的安全培训，增强他们的安全意识及应急能力，使其在面临紧急情况时，能够沉着冷静地做出反应［3］。

2.3 管理制度创新

2.3.1 打破传统制度的束缚，推动信息化管理理念的转变

在信息社会，化解传统制度与信息化管理之间的矛盾，最为关键的是转变人们的思想观念与工作习惯。

第一，强化对档案管理者的培训，使其认识到信息管理的优势和必要性，转变往昔依赖纸张以及人工操作的思维模式。可通过定期开展培训、举办专题讲座、组织实地考察等方式，推动管理者及时掌握前沿的信息科技与管理理念。

第二，设立试点工程，逐步推进管理的信息化。挑选部分部门或者业务来进行信息化管理的试验，以实际成果彰显信息化的高效与便捷。在试点工作中，要持续汲取经验教训，不断优化信息化管理的流程与方法，为进一步推广筑牢基础。

第三，制定过渡性的管理制度。鉴于从传统制度向信息化制度转变的过程中可能产生的问题，可制定若干过渡性的规则与流程，这样既能确保传统档案管理工作的正常进行，又能逐步引领其朝着信息化管理的方向迈进。例如，在特定的一段时间内允许纸质档案和电子档案共同存在，并逐步增加电子档案的所占比例。

2.3.2 科学制定并有效执行新的档案管理制度

第一，提高制度制定者的综合素养。若要制定出科学合理的新制度，就必须提高档案管理人员的跨学科综合素养。一方面，应激励档案管理人员自主学习信息技术、管理学、法学等相关知识，单位可提供一定的学习资源，并设立奖励机制。另一方面，引入具有多学科背景的专业人才，壮大档案管理队伍，为新制度的制定注入新的思路和方法。

第二，对单位的实际情况进行深入调查。在建立一套新系统之前，必须进行一次彻底的、深入的调查研究。要对单位的当前硬件设施情况、软件系统的运行和兼容情况有一定的了解，对员工的素质和技术水平进行评价，对业务流程的特点和要求也要了解。采用问卷法、访谈法、实地观察法等方式，对各方面进行广泛的听取，确保新体制与单位的实际工作密切结合，具有可操作性［4］。

第三，建立健全的监管与评价机制。要建立严格的监管体制，确定实施制度的主体和监督机构，对违规行为进行及时的纠正与惩罚。建立一套科学的绩效考核机制，对绩效考核结果进行定期考核。评价指标应该包括工作效率、准确性、安全性等方面的内容，通过数据分析、使用者反馈等方式，对系统的运作情况有一个完整的了解，在遇到问题的时候，能够及时地作出调整和改进。

第四，强化与其他单位的交流与合作，借鉴先进的档案管理经验和制度，并结合自身实际情况加以创新和应用。同时，积极关注国家和行业的相关政策法规及标准规范，确保档案管理制度的合法合规。

3 结语

总之，创新乃是各行业发展的核心主题，也是其发展的必然趋向。创新是档案管理工作得以发展的根本动力。在当今的信息化时代，档案管理工作的创新已然成为必然趋势，必须学会采用科学、立体、多层次的方法来处置信息化环境中的档案管理事务。借由推行各类举措，全力提升信息管理的创新性与质量水平。

参考文献

［1］贾晓英. 试论人工智能与档案管理体系的十大关系［J］. 档案，2023（8）：70-74；79.

［2］牛华一. 信息技术让新时期档案管理更智能［J］. 文化产业，2023（24）：79-81.

［3］贾芬. 高职档案管理现状与应对策略［J］. 人才资源开发，2016（22）：133.

［4］赵冬. 大数据与档案管理的模式创新分析［J］. 集成电路应用，2021，38（2）：82-83.

［作者简介］林莉，女，浙江台州人，国网浙江省电力有限公司台州市椒江区供电公司，馆员，本科，研究方向：档案管理。