国家地震烈度速报与预警工程档案管理工作思考

[摘 要]本文立足于国家地震烈度速报与预警工程档案工作，分析了档案管理对于国家地震烈度速报与预警工程的意义，介绍了预警工程档案管理的主要内容及基本要求，阐述了预警工程项目给地震系统档案管理带来的启示。

[关键词]预警工程；项目档案；档案管理

国家地震烈度速报与预警工程（以下简称“预警工程”）建设的目的是提高我国地震预警和烈度速报能力，为我国经济社会高质量发展提供有力保障。预警工程是落实《中华人民共和国防震减灾法》和《国家防震减灾规划（2016—2020年）》、推动防震减灾全面发展、实现国家新时期防震减灾目标的重大项目，是“十三五”时期实施的一项公共服务工程，主要内容是建设国家地震烈度速报与预警观测网络，实现全国分钟级仪器地震烈度速报与重点地区秒级地震预警，为公众防灾避险、重大工程应急处置提供服务，为广大居民的生命财产安全保驾护航。预警工程档案是指在预警工程建设过程中，经鉴定、整理、归档后形成的具有利用价值的工程档案资料。

一、档案管理对于预警工程的重要意义

预警工程档案管理工作在项目启动、结算、维护阶段都具有重要的作用。该工作主要记录工程建设从开工到最后结算全过程的必要细节，涵盖预警工程建设过程中产生的各类文件、记录和资料。预警工程档案管理工作有效组织、保存、检索和利用项目档案提供了基础保障，为工程结束后查阅工程数据、核对工程进行过程中的信息提供信息依据。此外，预警工程档案在工程竣工之后的维护过程中能够发挥重要作用，其记录的基本信息能够提高工程维护效率、保障维护效果。

预警工程档案记录了工程的计划、执行、监控和收尾等各个阶段的信息和数据。通过对工程信息的管理，可以实现对工程进展、资源分配、成本控制、风险管理等方面的有效监控和控制。同时，工程档案也为工程评估、绩效分析和经验总结提供了重要的依据。

预警工程档案中的信息和数据可以为该工程决策提供支持。通过对档案的整理和分析，可以了解预警工程的历史记录、问题和风险，为工程管理者提供参考和依据。同时，档案中的数据也可以用于工程评估、决策分析和绩效评价等方面，提升管理决策的科学性和准确性。

预警工程档案记录了工程执行过程中的各种问题、变更和决策，可以作为解决问题和处理纠纷的依据。当工程出现争议或纠纷时，通过查阅工程档案，可以了解当初的合同约定、沟通记录和决策依据，帮助解决纠纷和维护各方的权益。

预警工程档案能够保存工程团队在解决问题、应对挑战和取得成果过程中的经验和教训。这些档案资料作为宝贵的知识资产，可供今后开展的同类课题借鉴。通过预警档案管理，提高预警工程的质量和效益。

预警工程档案的完整性、准确性和可追溯性对于审计工作至关重要。通过规范的档案管理，可以确保工程符合法律法规和合同约定，并满足审计和监管的要求。

二、预警工程档案管理的主要内容

预警工程档案管理的主要内容是对地震烈度速报和地震预警工程建设过程形成的档案资料进行全面管理，以确保相关档案资料的准确、可靠和完整。具体包括：

（一）归档材料的鉴定和分拣

预警工程归档材料在归档之前要对其进行检查鉴定，以确保其完整性、真实性、准确性、可靠性等方面符合要求。根据归档范围，结合项目建设实际情况确定其是否归档。首先，对材料进行外形检查、载体质地检查、规格标准检查、清晰程度检查等；其次，进行实体把关，做到归档材料满足立卷标准、内容符合立卷要求、附件无缺失。然后，根据文件材料隶属关系、文件内容、形成时间等要素，按照内容统一的原则对材料进行整理。

（二）不合格和缺失材料的补正

预警工程档案在先期检查和分拣过程中发现必归文件材料损毁、缺页、不符合装订要求、附件缺失等问题，及时向项目组进行反馈，要求在具体时限内补正和充实合乎质量要求的材料。尤其注意对相关验收资料、试运行报告、监理资料等材料的签字盖章页进行审核，发现缺漏环节及时弥补。

（三）文件材料的归类

对不同类型的文件，按照文件材料形成的逻辑关系和时间顺序，分别归类、整理、存放。主要按照台站观测系统、通信网络系统、数据处理系统、紧急地震信息服务系统、技术支持与保障系统5个子系统对项目材料进行分类，每一子系统按合同组卷，并按材料形成时间划分为招投标、实施、试运行、验收等阶段的顺序进行组卷，保持卷内文件的有机联系以便保管和利用。通常大部分建设单位将子项目分为立项文件、管理文件、台站观测系统、通信网络系统、数据处理系统、紧急地震信息服务系统、技术支持与保障系统、单位工程验收、试运行文件、改扩建文件、竣工验收文件以及其他文件等类别组卷。其中台站观测系统档案包含一般站建设项目材料、基本站设备采购与集成服务项目材料和基准站设备采购与安装集成服务项目材料；通信网络系统档案包含通信网络系统采购材料、网络安全保障分系统项目采购材料和通信信道租用服务项目材料；数据处理系统档案包含预警中心建设项目材料和预警中心装修改造项目材料；紧急地震信息服务系统档案包含终端设备采购与集成服务采购项目材料和市级信息服务平台建设设备采购与安装服务项目材料；技术支持与保障系统档案主要包含省级保障中心分项通用设备采购项目材料；其他档案包含台站勘选报告、台站工程地质勘察项目材料、征租地材料、工程设计服务项目材料、工程造价咨询项目材料和工程监理服务项目材料。

（四）归档材料的载体加工

归档材料的载体加工是指在归档文件材料之前，对其进行加工处理，以保证其耐久性、可靠性和满足长期保存需求。预警工程档案整理常常需要进行纸质加工、照片标注、电子文档标识、U盘资料转存等工作，以利于延长档案的保管期限和使用寿命。

（五）档案文件材料的编号装订

依据《预警工程项目档案管理细则》对归档材料按照组卷逻辑关系进行页码的排列和编号。采用符合档案保护要求的装订材料，以件为单位，将完成组件的纸质归档文件固定在一起。

三、预警工程档案管理的基本要求

完整性、准确性、规范性、安全性和持久性是预警工程档案管理的基本要求。这些要求旨在确保预警工程档案满足项目建设、管理、监督需要，支持工程项目的运行、维护、管理和历史回顾，提高档案可靠性和可利用性。

完整性要求指的是档案材料的信息完整，包括涵盖工程项目的各个阶段和环节的相关文件、记录和资料。档案需要包含工程的规划、设计、招投标、施工、监理、审计、验收等各个环节的信息，确保档案的完整性。根据国家发改委对预警工程项目初步设计方案和投资概算的批复，预警工程建设内容主要包括5个子系统：台站观测系统、通信网络系统、数据处理系统、紧急地震信息服务系统、技术支持与保障系统。各子项目按照5个子系统对项目材料进行分类，每一子系统下按合同组卷，并按材料形成时间划分为招投标、实施、试运行、验收等阶段，即按照子系统—合同—阶段的顺序进行组卷，保持卷内文件的有机联系以便保管和利用。

准确性要求指的是档案内的信息准确，即记录的数据、图纸、报告等内容应与实际工程情况相符。准确的档案可以提供可靠的参考和依据，支持预警工程将来的运行、维护和升级改造。

规范性要求指的是对档案管理工作进行规范化、标准化的要求，确保档案管理的质量。目前，执行的相关规范和标准主要有：《建设项目档案管理规范》（DA/T28）、《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）、《中国地震局基本建设项目档案管理办法》（中震办〔2019〕1号）、《预警工程项目管理办法》（中震测发〔2017〕55号）以及《国家地震烈度速报与预警工程项目档案管理细则》（震台网函〔2019〕304号）。

安全性要求指的是归档的信息安全。档案应采取适当的措施保护信息的机密性、完整性和可用性，防止档案的丢失、损坏、泄露或非法篡改。

持久性要求指的是档案内的信息具有持久性，即能够长期保存和保持可读性。档案应采用合适的保存介质和存储条件，以确保档案的长期保存和传承。

四、预警工程项目给地震系统档案管理带来的启示

（一）提高档案管理工作重视程度

预警工程项目管理人员需要加强对档案资料质量重要性的认识，重视档案管理工作的细节规划。项目负责人尤其需要高度重视档案管理工作，必须具备档案责任意识，提升档案质量，积极引导预警工程项目参建人员把档案管理工作作为一项重要工作来抓，尽可能为档案管理配备固定的专职档案员。让档案员全过程参与工程的建设实施，了解工程进展，及时收集归档相应的材料，确保档案收集的及时性、同步性和完整性。

（二）加大人才培养力度

要靠档案管理人员的辛勤付出才能确保档案收集加工处理工作保质保量地完成。地震预警工程直接关系着我国防震减灾事业的发展，具有建设周期长、涉及范围广、参与单位多、专业性强等特点[1]，在建设过程中不可避免地需要兼职档案员和专职档案员共同协作。而项目档案人员的专业素养的高低和操作能力的强弱很大程度上决定了预警工程档案管理工作质量的高低，因此，需要加强档案管理人员的岗位技能培训。可以定期组织档案管理人员学习档案存储知识、档案管理知识、工程基础知识等。此外，还可以针对预警工程项目档案的管理规范、制成材料、整编要求、竣工档案验收等内容集中组织内部业务培训或者外训，也可通过委培、进修、培训的方式，拓宽知识面，优化知识结构，使其既具备专业理论知识，又具备实操能力。在工作紧、任务急、人手少、资金许可的情况下也可以考虑用服务外包的形式，引入市场上的专业力量协助完成工作，以适应新时期档案工作的需要。

（三）完善管理制度

详细的档案管理制度是指导档案产生、收集、整理、验收的最基本指导性制度，是档案管理人员开展工作的重要依据[2]。中国地震局台网中心已制定《预警工程项目档案管理细则》，各项目实施单位应在此基础上完善工程档案管理制度，明确预警工程档案的归档范围和质量要求。明确工程档案的归档范围应该包括工程建设有关的各项活动，如工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等。同时，档案的质量要求也要明确，如原件齐全、内容真实准确、格式规范、签批手续完备等。还应建立完善的档案收集、整理、立卷、归档制度，确保工程档案收集全面、整理规范、立卷科学，归档能妥善保管，确保档案管理与工程建设同步。同时，建立相应的档案借阅制度，规范档案的借阅流程和归还手续，保证档案的安全性和保密性。

（四）提高信息化管理水平

2021年1月1日实施的新档案法表明了国家推进档案信息资源共享服务平台建设。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。目前，大部分子项目建设单位尚未有专门的项目档案管理系统，项目档案管理还是以纸质文件收集整理为主。项目中的电子文件和数码照片的收集整理归档也未做到及时准确地反映工程建设进度，工作效率亟须提高。作为国家重大项目的预警工程在档案信息化建设上有待加强，需要有一套完备可靠的档案信息化管理系统实现项目档案信息处理规范化、电子化、自动化，实现预警项目档案准确高效的动态管理。

（五）加大档案管理投入

可在预警工程档案管理过程中完善档案管理设施设备，以满足现代化档案管理的需求，保证档案的安全和保管质量。应积极接受新技术，在进行档案管理的过程中要充分加强现代化数字化档案管理技术的应用[3]。投入适当的技术设备，包括计算机、服务器、网络设备等，用于存储、管理和检索工程档案。此外，还可以考虑提升档案管理信息化水平，建立数字化档案管理体系，早日实现网络化管理和共享应用，提高知识的利用率，帮助科研人员快速获取课题或者项目研究所需的最新资料[4]，全面掌握研究课题的知识发展脉络，实现档案的电子化和数字化管理，提高档案管理便利性和科研创新效率。

结束语

通过预警工程项目建设工作的深入开展，预警工程档案管理取得了重要成果。入库的档案不仅方便了地震监测和预警工作的各个部门之间共享档案信息，还保存了地震监测和预警工程项目工作的重要历史资料。预警工程档案管理工作还锻炼出了一支有经验的档案管理团队，增强地震科技工作者的档案意识，完善相关管理制度和软硬件设施，补齐日常档案管理工作中的短板，提高地震工程档案管理水平。通过预警工程档案管理工作也暴露了地震系统重大项目建设工程档案管理的一些短板。这些正反两方面的经验教训能够为今后的地震科技项目档案管理工作再上新台阶奠定更加坚实的基础。

参考文献

[1]黄清.浅析国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目的档案管理研究[J].机电兵船档案，2023（2）：70-72.

[2]龚自禄.以“国家地震烈度速报与预警工程：某省子项目”为例谈基建档案管理[J].内蒙古科技与经济，2021（19）：29-30.

[3]韩军，刘月成.科研单位基建项目档案管理的若干思考：以“国家地震烈度速报与预警工程：新疆子项目”为例[J].城建档案，2020（5）：65-66.

[4]吴楠楠.福建地震知识阅览服务数字化转型探索[J].地震科学进展，2021，51（9）：421-424.

作者简介：吴楠楠（1979— ），男，汉族，福建泉州人，福建省地震局，高级工程师，本科。

研究方向：科技资料信息化管理。