文物保护单位记录档案管理工作存在问题及思考

摘 要：文物保护单位是近现代重要史迹和代表性建筑等不可移动文物的总称，具有重要的历史、艺术及科学价值。《中华人民共和国文物保护法》指出，要做好文物保护单位记录档案的管理工作，包括文字、图纸、照片、拓本、建筑、电子资料等内容，大力推进其档案工作的科学化、规范化管理。由于文物保护工作的特殊性，虽然具有一系列文物保护与记录档案的法律法规和相关政策，但是仍然缺乏具体的档案管理标准，存在一定的问题和隐患，亟须相关单位针对记录档案的管理工作进行分析和思考，以提高文物保护记录档案的管理质量和管理效果。

关键词：文物保护；记录档案；管理现状；思考启示

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2024.16.026

0 引言

文物保护单位是近现代重要史迹和代表性建筑等不可移动文物的总称，具有重要的历史、艺术及科学价值。随着我国文物记录档案的日益增多和不断发展，其规范化管理、信息化建设越来越受到国家和人民的重视，这是由我国经济的快速发展和人们对经济文化的广泛需求所决定的，因而文物保护管理机构必须确保对文物保护单位的记录档案进行及时更新、准确记录和系统管理，在传统的档案管理工作中分析问题、思考探究，不断优化档案管理制度、管理团队和管理建设等。

1 记录档案管理工作的概述

1.1 记录档案的发展历史

悠久的历史传承和深厚的文化基础是我国记录档案的发展特征，从文字记载伊始，就存在大量的记录档案，对中华传统文化和不可移动文物开展记载和建档工作。从《周礼·考工记》《考古图》《金石录》《括地志》到后来各个朝代的郡县志等都有专门的篇幅记录当时的人文古迹和文化地理，清朝的《关中胜迹图志》《保存古物推广办法》，民国的《名胜古迹古物保存条例》《古物保存法》《旧都文物略》等也都规定了如何开展记录档案的建立和管理等内容①。

1920年，沈理源在杭州对胡雪岩故居进行测绘，完成了我国现代测绘技术下的最早图纸档案。1923年，刘敦桢先生率领中央大学的学生参观考察古代建筑，发表了《北平清宫三殿参观记》，从故宫的形式、结构、艺术等方面展开了详细介绍，是我国第一篇古建筑考察报告。1928年，梁思成、林徽因在任教期间，测绘、考察了沈阳北陵以及唐朝至清朝的2000多座古建筑遗物，出版了《全国重要建筑文物简目》，为我国文物档案的管理工作提供了大量的图文资料和参考依据②。

中华人民共和国成立以来，我国相继出台了《关于在基本建设工程中保护历史及革命文物的指示》《关于在农业生产建设中保护文物的通知》《文物保护管理暂行条例》《关于加强文物保护工作的通知》等。1982年，《中华人民共和国文物保护法》出台，基于此法规，记录档案的管理工作正式开始，随着网络技术和数字时代的不断发展，记录档案的管理工作如今也已经迈入了一个更加科学化、规范化、智慧化的新时代。

1.2 记录档案与“四有”档案

记录档案是一种具有记录性、目的性、专业性的档案形式，是指文物本身以及与文物相关的一系列工作中所形成的，具有一定意义的文字、图像、视频、数据等内容，能够反映文物全部状况的记录材料③。

“四有”档案是指在《中华人民共和国文物保护法》中所规定的，具备保护范围、详细记录、标识明确以及专门管理机构的文物档案。这意味着各级文物保护单位必须由省、自治区、直辖市人民政府和市、县级人民政府划定文物的保护范围，并建立相应的标识说明和记录档案。此外，还需要根据具体情况设立专门的管理机构或者委派专人负责管理这些文物。因而，记录档案是“四有”档案的重要组成部分，是其中较为重要的关键环节，也是对“四有”档案工作的明确和细化。但是在某种程度上，记录档案的管理工作并不等同“四有”档案工作，其更加重视文物的记录材料，反映文物的相关情况，而“四有”档案工作则更加重视文物保护的多个领域，既要了解保护什么、由谁保护、怎样保护等内容，也要注重与其他工作的协调配合，促进文物保护单位的可持续、高质量发展。

1.3 记录档案管理在文物保护工作中的重要意义

档案管理是指通过科学的方法和手段，对文物保护单位的相关资料进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、研究等，在文物保护工作中发挥着重要意义。一方面，记录档案是文物保护活动的最原始记录，其真实、准确地反映了国家的文物工作和文物保护情况，具有较大的现实意义和历史价值，不仅能够促进历史研究和文化传承，还能为科学和艺术的进一步发展提供参考依据；另一方面，文物是文物单位陈列的基础，真实、完整的记录档案能够促进文明建设，丰富人们的精神世界。在信息化、数字化的大背景下，记录档案的管理工作越来越科学、高效，让传统的纸质的档案管理工作方式发生了巨大改变，在一定程度上发扬了绿色管理理念，顺应了新时代发展的需要，弥补了以往管理工作中存在的不足，促进了档案工作的规范化管理、数字化管理。

2 文物保护单位记录档案管理工作的内容和要求

2.1 文物保护单位记录档案管理工作的内容

文物记录档案包含了全国重点文物保护单位及其相关文献和资料的实物载体。这些档案内容主要分为科学技术资料和行政管理文件两大类，分别归类为主卷、副卷和备考卷等多种类型。主卷中包括了文字、图纸、照片、拓片、摹本、保护规划、保护工程方案、文物调查、考古发掘资料、保护工程监测、文物展示、电子文件、续补等十种案卷。这些档案记录了单位登记、地理位置、自然人文、历史沿革、基本状况、价值评估、相关研究、历次调查、发掘保护、文物展示、保护范围、控制地带、控制情况、保护标志、保护机构、安全保卫、附属文物、藏品登记、名木登记等内容④。副卷则包括行政文件、法律文书、大事记、续补等四种案卷，记录了各级政府、文物管理部门或保护机构与使用单位、群众性保护组织签署的责任书、保护合同、其他法律文件、与全国重点文物保护单位相关的重大事件记录以及动态续补内容等。备考卷则包括参考资料、论文、图书、续补等四种案卷，记录了与全国重点文物保护单位相关、具有参考价值的非正式出版资料、正式发表的研究论文、考古发掘报告、文摘、报道、历史文献、各种图书以及相关内容的动态续补情况等。

2.2 文物保护单位记录档案管理工作的要求

《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》指出，文物保护单位要根据相关要求和实施细则开展记录档案的管理、装帧以及归档等工作。记录档案要有相应等级的文物行政管理部门组织制作，指定专门的机构进行管理，其必须具备符合国家标准的安全场地、设施和管理制度，保证档案的收集、整理、借阅、使用等工作的有效进行，资料案卷可根据归档性质选择是否进行装订，但是必须报送上级文物行政管理部门备案。归档内容包括图纸、照片、拓片、摹本、报告、电子文件、专项文件、出版文件等。图纸应使用国家专业部门制作的，由受过专业训练的人员绘制，采用晒蓝图或打印图，照片有规格要求，必须采用专业相纸冲洗；拓片、摹本应使用宣纸进行拓印或临摹；报告要不拆分，全文本归档；电子文件要转换成光盘储存，其他均需采用原件或副本。

3 文物保护单位记录档案管理工作的现状和问题

3.1 更新时间不及时

文物保护记录档案具有一定的时效性，其补正和更新工作在文物保护工作中具有重要意义，是指导科研人员进一步发掘历史、研究历史的重要依据，也是拓宽人们视野、纠正人们认知的重要内容。近年来，更新时间不及时的问题愈发暴露出来，许多地方的文物保护单位会面临着较多的文物保护任务，有一定的维修、抢险、信息公开等任务量，但是在实际工作中，由于相关人员缺乏更新意识，容易造成大量记录档案的滞后问题，难以对相关内容进行搜集、归档等管理工作。

3.2 部分记录不完善

记录的完整性、准确性是进行档案管理的重要内容，只有保证其完整和规范性，才能促进文物保护档案管理工作的质量和效率，因而相关人员必须重视。目前，国家级、省级的文物保护单位记录档案基本比较完整，在准确性、规范性上能够达到中等以上水平，但部分市县级文物保护单位还普遍存在内容记录不完整、档案管理不规范等问题，这可能与基层档案资料相对难以搜集、以往文物档案已经造成缺失以及基层管理人员查阅权限有所限制等因素密切相关，也会存在档案标号交叉、重复、不规范等问题⑤。

3.3 管理体制不健全

档案的管理体制在很大程度上决定着档案工作的实际效果，因而必须建立科学、明确的管理体系，形成层级管理、协同管理的方式和途径。对文物保护单位的记录档案进行管理并不是某一个部门的事情，会涉及与文物工作相关的多个部门，需要政府、生态环保、行政审批、基层文物、考古发掘、博物馆等多个部门的有效配合，但是在管理工作中常常处处掣肘，出现各种各样的协调问题。此外，国家虽然出台了文物保护单位的工作规范，但是在现实工作中还是较为模糊、笼统，难以进行有效的监督和管理。

3.4 信息建设不到位

近年来，信息技术快速发展，为我国文物保护单位的记录档案管理工作提供了较大便利，提高了管理工作的科学性和规范性。但是当前文物保护单位的信息建设并不到位，其管理系统普遍只能进行一些基础的存储、展示、查询等功能，没有进行更深层次的研究和应用，难以真正发挥信息时代的特点和优势，进行档案资料的数据分析、比较研究、科学指导、公开宣传等工作⑥。另外，其信息系统建设工作也存在着一定的安全隐患，没有相匹配的安全系统进行维护和管理，容易造成文物资料的泄漏和损失。

4 文物保护单位记录档案管理工作的思考和启示

4.1 优化管理团队，提高人员素质

高素质的管理人员、德才兼备的管理团队是进行高效管理、规范管理的前提，文物保护单位记录档案管理工作相对复杂，需要较为专业的理论知识和科研能力，也需要具有一定的档案管理能力和信息技术能力。因而，一方面文物保护管理机构要重视管理人员的定期培训和考核等工作，提高其管理积极性和工作责任感，培养其自主学习能力；另一方面还要优化其招聘机制，健全人才引进制度，拓宽人才引进途径，从根本上提高管理人员的综合素质，促进记录档案管理的实际效果。

4.2 重视整理归档，推动材料更新

记录档案管理工作的前提是档案的搜集、整理和归档，这也是进行后续管理工作的重要依据。搜集工作要做到准确、完整、全面，健全保护机构、工作汇报、管理计划、保护工程、考古勘探、地图照片等资料的搜集机制，基层人员还要加强原始档案资料的搜集和整理，为后续的档案管理工作打下坚实的基础⑦。此外，管理人员要做好使用完毕且富有保存价值的相关文物资料的鉴别、评估、归档等工作，做到定期归档、及时更新，明确分类标准、档案编号、案卷标题等内容，促进材料的更新和优化，便于档案的管理和利用。

4.3 加大信息建设，促进共享安全

当前文物保护单位纸质档案和电子档案并存，传统的记录档案管理工作逐步迈入信息化、数据化的发展轨道，不断转向光盘等电子介质的存储方式和数据平台的管理模式，但仍需加大信息建设，促进记录档案资料的高效管理和广泛使用。文物保护管理机构要加大资源投入，健全电子管理平台和管理制度，还要构建安全、高效的电子文献共享体系，运用网络技术做好其档案运用、学术运用和普及运用，为科研、教学以及社会公众的宣传和教育贡献力量⑧。

4.4 优化协同机制，完善监督管理

在文物档案工作愈加受到重视的新时代，必须重视与其他单位的有效衔接和合理配合，做好档案管理工作的协调和落实，促进记录档案的高质量管理。一方面，其可以通过政府部门，建立不同机构的协同机制，形成统一的档案标准和文件要求，不断优化内部的管理体系和管理职责，把相关工作具体到每一个部门、每一个人员，建立公开合理的奖惩制度，另一方面，还要做好国家级、省级、市县级等文物保护单位的管理建设，形成上级对下级监督、下级对上级负责的监管体系，促进记录档案管理的质量和效果。

5 结语

文物承载着灿烂的文明、传承着历史文化、维系着民族精神，因此我们应当妥善保护、有效管理、深入研究、合理利用凝聚着中华传统文化的文物，让历史和文物诉说着历史故事。记录档案作为文物保护单位的重要组成部分，需要重视建设管理团队、规范整理归档、提升信息水平以及实施协同监督等措施。只有这样，才能从根本上优化记录档案的管理体系、管理理念和管理制度，推动记录档案的科学化、规范化和信息化，以满足国家和人民的发展需求。

注释

①蒋苑.近代以来西安城市历史文化保护传承历程研究[D].西安：西安建筑科技大学，2022.

②陈菲，傅芸，秦逸晗.南京市文物保护单位“四有”档案工作刍议[J].兰台世界，2023（S1）：13-14.

③杨阳，张磊，果佳欣.历史文化传承视角下的文物档案管理探析[J].档案管理，2020（3）：65-66.

④何潇雨.文物保护单位记录档案管理工作存在问题及思考：以汉长安城遗址记录档案工作为例[J].丝绸之路，2022（2）：160-164.

⑤陈丹华.文物保护单位“四有”档案工作初探[J].文化产业，2021（23）：78-79.

⑥高雅，谈帅.江苏省文物保护单位档案管理信息化实践[J].江苏科技信息，2020，37（11）：36-39.

⑦何潇雨.新形势下遗产档案管理工作的实践与思考：以“丝绸之路”起点汉长安城未央宫遗址遗产档案工作为例[J].丝绸之路，2021（1）：167-170.

⑧焦燕，付宇飞.文物保护工程档案规范管理新面貌[J].炎黄地理，2023（10）：74-76.