数字化背景下档案管理体系优化措施与创新

摘要：在数字化背景下，各部门开展档案管理工作时还需增加对革新性变革内容的考虑，采用优化档案管理体系与创新的方法，融入大数据技术，以改变以往的档案资源存储方式，增加档案管理工作的安全保障。基于此，本文结合实际思考，首先分析了数字化背景的关键特征，其次阐述优化档案管理体系的必要性，最后提出数字化背景下档案管理体系优化措施与创新，以期为相关部门的工作提供参考。

关键词：数字化背景；档案管理；措施；创新

DOI：10.12433/zgkjtz.20241952

随着信息时代的深入，各部门在开展档案管理工作时所需考虑的内容也有所增加，不仅需提高员工信息管理建设能力，还需加强对线上及线下渠道内信息资源的整合，增加信息内容与单位之间的工作之间的相关性，进而创新工作思路，有效提高档案管理工作质量与水平。同时，优化档案管理体系，以增强档案管理工作的实施有效性。

一、数字化背景的关键特征

数字化背景的关键特征主要体现在以下四个方面：第一，技术创新。员工加强对数字化背景的了解，掌握随着技术的发展所催生的创新性技术，例如，大数据、人工智能、云计算等技术，通过这些技术可以转变行业的运作方式。第二，数据驱动。响应数字化时代的号召，将数据作为各单位的发展核心资源。采用分析数据、收集数据的方式，预估后续数据的应用趋势。加强了解单位的发展需求并以数据驱动的方式，确认是否存在机会。第三，互联网的互通、数字化技术可有效增强各方之间的联系。通过相互连接的方式，以互联网渠道为基础，增加信息互通的桥梁，确保互联网能够成为数据进行传递的关键平台。第四，用户个性化体验。数字化更关注用户体验度，可以为用户提供具有个性化的产品和服务。

二、优化档案管理体系的必要性

（一）加快数据信息共享速度

第一，员工通过档案管理机制的优化，能够采用协作以及信息共享的方式，融入使用网络化与数据化的手段。第二，增加内部员工之间的沟通与交流，保障其可以更加便利地利用档案信息。第三，加强在系统中的访问，保障内部组织的工作效率有所提高。第四，加快收集信息的共享速度，依靠线上渠道可完成数据信息内容的共享。

（二）提高档案管理工作效率

通过合理存储分类检索以及使用档案的方式，能加快档案管理速度，并依靠档案管理体系来减少岗位工作内容失误，使档案管理工作的实施效率有所提高，既节省了管理工作的时间，又可以节约内部的人力成本，有助于组织完成档案管理工作。

（三）确保档案管理安全性

第一，通过利用优化后的档案信息、融入备份机制、加密技术等内容，确保档案的完整性与安全性，有效规避档案损坏或丢失的风险。第二，通过优化的档案管理体系可以增加在档案管理决策方面的支持，让员工吸取以往教训并结合历史数据内容，有组织地进行决策活动，以增加在信息使用过程中的基础支持。第三，通过提取分析数据信息的方式，帮助管理者作出明智抉择。

（四）塑造组织形象

第一，通过生成档案管理机制的方式，可以展现组织所具备的专业性、规范性，用于提高组织的信誉度和塑造形象。第二，促使档案管理人员确认长期发展目标，适当提高社会认可度，从而按照相关法律规定来落实区域内的档案管理工作责任。

三、数字化背景下档案管理体系优化措施与创新

（一）合理使用信息管理技术

在数据化背景下，相关部门在执行档案管理工作时，还需合理应用电子文件，确保相关人员能够规划工作内容。结合实际，完成档案信息管理模式的确认，并结合企业的长远发展考虑每项工作。通过科学且合理的方法，确认工作步骤。

第一，通过管理网站的设置，融入信息管理技术。保证网站的科学性及系统化，员工通过档案查询系统的使用，实现对档案管理工作内容的优化与调整。

第二，注重大数据时代背景下的电子化数据处理能力，通过线上渠道与大数据技术的融会贯通，加强对电子文档的把控，以实现对电子档案信息的自动化管理，降低人力和物力支出。例如，为顺利开展对档案信息的信息化管理，可以将以往的纸质档案转变为电子档案，便于检索存储与传输，有效节省单位内的物理存储空间，展现档案的共享性和可访问性。通过检索技术的应用，利用全文关键词检索的方式，使用户快速找到档案，充分挖掘其中的文本内容以及数据内容掌握档案之间所具备的关联性，从而挖掘有利的参考信息，并为后续决策工作增加辅助。此外，通过信息管理技术的使用，实现对电子档案的加密处理，对重要的档案内容恢复与备份，保证可以通过线上渠道把控档案管理工作的整体安全性。也可设置不同的级别，给予相关人员一定的访问权限，如果未经授权则无法修改档案内容。集成办公自动化，可以通过对档案信息的自动共享与归档，减少其中的冗余数据，并避免员工出现重复劳动的情况，以提高档案管理工作的实施效率，实现对档案管理模式的创新。

（二）形成大数据管理思维

在开展档案管理工作时，应落实档案管理工作的信息载体，在传统的管理模式上升级，增加彼此之间的沟通与交流，促使人们通过互动式、多项式以及精准定性的方式，以信息作为媒介，增加决策活动中的正确内容。

第一，在开展档案管理工作时合理应用信息资源，在原生档案资料的层面上，利用大数据技术生成档案索引与目录，方便后续员工调用相关资源。同时，加强对档案信息的关注，让非物质化的资源以图片、图像、音频等形式上传到单位内的数据库中，便于当地管理人员管理该部分内容。

第二，档案管理人员应注重网络这一载体，形成大数据思维，以顺利完成后续的档案管理工作。相比于传统的数据封闭意识，需更加注重大数据，使其通过创新的工作状态与模式，创建与档案管理工作相关的咨询服务。响应大数据时代的号召，实现对档案管理人员数据敏感度的提升，让其能够加强对数据内容以及结构等的了解，利用档案业务活动与政府部门进行工作方面的对接。整合内部或外部数据，从而利用网页归档数据内容。依靠物联网实现对海量数据内容的感知，进而增加档案信息之间的关联性，便于档案管理人员完成数据融合工作。通过数据资源的使用，展现出数据的价值。如此，可通过有价值的信息数据，打开档案管理工作的格局，帮助人们形成大数据管理思维。

（三）做好档案管理顶层设计

在进行管理工作时应考虑数字化背景，融入使用大数据技术，利用数字化设备，实现对档案的收集与管理。统一档案格式并防止档案在归档期间出现不可识别或格式不统一的情况。

第一，通过档案管理顶层设计的方式，创建云平台并围绕档案管理工作的访问系统、存储系统、数据分析系统等。生成档案管理机制并增加在档案存储收集以及维护等方面的支持，从而构建完整的档案管理工作结构。

第二，通过资源共享的方式开展顶层设计活动，从政府社区以及企业等层面上，根据区域以及各部门的要求，实现对档案管理制度内容的修订统筹规划档案数据时，各区域内的档案信息都能上传到系统中，进而保持档案管理组织与工作的一致性。利用组织管理的基本架构，用于指导相关部门协调档案工作，有效提升档案管理工作的实施水平。同时，也应保证档案信息的安全性，通过网络与主机，安全管理工作内容的制定；备份恢复机制的创建；数据访问权限的设置，构建电子文件的管理系统，进而实现对文件的存储、创建传输与检索，帮助完成文件的分类管理工作。

（四）培养档案数据人才

数字化背景下，各部门对档案管理人员的要求有所提高，不仅增加了档案的数据量，更加大了档案管理工作的实施难度。因此，管理人员需具备较高的档案管理能力，还需学习使用大数据技术，提高工作开展效率，弥补不足。同时，也可寻求信息技术人员以及数据专家的帮助，增加人才在档案管理工作方面的业务技能以及知识储备量。

一方面，通过信息系统的构建来增加管理者的业务技能，让其学会与元数据标引、信息自动检索、数字档案注入等内容，实现对档案信息的快速处理。同时，通过对答案及内容的检索用于维护与建设档案信息，确认档案管理工作所涉及的业务范畴，促使其有意识地形成档案知识结构，从而提高管理者的综合素质能力。

另一方面，加强对内部人才的培训，积极引进数字化人才，并为其制定准入方案，增加内部数据专家以及程序员的数量，确保能够形成档案管理技术团队，增加在后续档案管理工作方面的支持。同时，通过对技术人员定期或非定期培训的方式，让其学习先进的大数据技术内容，丰富员工的知识储备量。并且，管理者通过奖惩机制的使用，对表现优异的员工进行表彰，对表现不佳的员工进行批评。在考核约束机制的作用下，可激发技术人员在岗位上的工作热情，确保档案管理人员的绩效与薪酬相互挂钩，定期评估员工的工作绩效，以提高档案管理工作效率。

（五）利用大数据编研档案

在开展档案管理工作时，应利用大数据技术完成对档案管理工作内容的编研。

第一，结合档案编研的内容，积极响应大数据的时代背景需求，将以往的纸质档案进行处理。利用识别与扫描的方式，提高人们对于网络媒体等的重视。也可通过使用手机媒体等，完成对数字期刊、手机出版物以及电子图书等内容的处理。生成数据信息资料，方便管理人员对该部分内容进行编研发展，确保可以掌握档案管理工作的研究新方向与新领域。

第二，利用数据发掘技术，挖掘各方对于数据信息的要求，采用周密的数据处理方式，完成对用户内容的过滤，确保运用精准预测的方式，完成对数据内容的分析与存储。利用线上渠道，实现对有价值信息的有效预测。

第三，通过对档案的编研，让员工采用聚类分析以及关联规则的使用，实现对海量信息数据内容的挖掘。落实档案用户的关系后，方可加强对档案用户满意度的调查。这样，档案管理人员可加强对用户特点以及历史行为的研究，用于推荐用户感兴趣的信息。根据档案资料的类型，提供一站式的档案管理服务。

（六）健全档案管理制度

员工为顺利开展档案管理活动，还需不断提高自身的专业知识掌握能力，利用教育培训的方式，保障能够具备相应的数字化管理技能，熟练操作计算机。档案管理部门也可通过引进具有实践经验及专业知识人才的方式，优化档案管理队伍，从而提高档案管理工作的整体水平。

首先，管理者通过安全管理制度的应用，约束档案管理人员的行为，让其注重档案信息的完整性、保密性以及可用性。通过先进技术的使用，实现对数据的备份、恢复、数据加密以及访问控制等，有效避免档案信息出现丢失或损坏的情况。同时，加强对档案管理系统的评估，运用全面检查的方式，减少档案管理工作开展过程中的安全隐患。

其次，档案管理人员通过先进的档案管理模式，融入自动化管理技术进入档案管理工作。对档案信息的远程控制、在线查询，以保障满足用户的多样化需求。为保证所执行管理工作的高效化、规范化，还需结合具体的档案内容和性质，有计划地进行分类管理，通过归档标准的设置为每一份档案设置，同时注意归档期限和要求，并依靠系统平台完成对档案的归档与存储。

最后，档案管理人员通过制度完善档案的借阅工作内容。及时归档和档案的合理应用，在每一次档案借阅后，系统都能生成记录，方便档案管理人员进行对档案的跟踪与管理。此外，需通过建立档案鉴定与销毁制度的方式，将没有价值的档案进行销毁。充分释放档案管理工作的存储空间，通过档案销毁标准与程序的应用，确保档案管理工作的安全性和规范化。

例如，档案管理人员应严格管理内部的移动存储载体，确保每一次档案调阅都有登记。员工在档案领用后当天归还，严格清点并利用数字化档案管理平台，实现对全部存储载体的移交，以避免档案的管理工作流于形式，使档案管理人员积极落实档案管理制度。同时，也可运用每日巡查抽检的方式，让现场的档案管理人员全权负责多渠道的档案管理工作内容抽查活动，让责任人利用网络系统对照监管记录，完成对现场情况的核查，保证档案管理工作正常运转，档案管理人员将制度要求转变成为员工的日常行为管理规范。

四、结语

综上所述，在数字化背景下，档案管理人员为落实员工的档案管理工作，还需从数据内容的存储收集挖掘等方面入手，利用原有的管理观念，展现出大数据的优势并实现对档案管理体系的优化。同时，管理人员还需考虑数字化背景的关键特征及管理体系的必要性，采用合理使用信息管理技术、形成大数据管理思维，做好档案管理顶层设计等方法，为单位的档案管理工作提供一站式服务。

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