促进高校异地多校区档案工作高质量发展

摘要：随着我国高等教育的不断发展，越来越多高校选择通过异地办学的方式缓解土地、资源等方面的压力。现以合肥工业大学宣城校区为例，讨论高校异地多校区档案工作存在的问题，并提供若干解决方法，以期提高异地校区档案管理水平，推进多校区档案工作一体化管理，推动高校档案工作高质量发展。

随着我国高校规模不断扩大、高校管理模式体制不断改革，越来越多的高校选择在异地新建校区，开启了异地办学的模式。多校区大学指具有一个独立法人资格，在两个或两个以上地理位置不相连的校园办学的大学，这种地理位置上与主校区不相连的独立的校园在学校内部称为校区[1]。异地办学有效解决了办学中的空间、土地和资源问题，依托学校本部现有的办学优势，以建设适应地方经济社会发展需要的专业为起点，逐渐形成两个或两个以上校区互为依托的专业布局，优化了专业结构，培养了一批优秀人才。但异地办学仍然存在行政管理鞭长莫及、学科融合有壁垒等问题，档案工作也面临着新的任务和挑战。

高校异地多校区档案工作特点

异地新校区产生的档案数量大、总类多

随着异地新校区报批、建设、招生工作的开始，档案数量大幅增加。一个校区的建立，教学楼、实验楼、体育场馆、图书馆、学生宿舍、学生食堂、校区医院及综合服务区等建设都必不可少，基建类档案数量巨大。学校每年有大量预算用于新校区教学、科研、管理工作，采购大量固定资产和教学科研仪器设备，以致文书、财会、设备等各类档案在短时间内数量剧增。牵扯的人员多、单位多，档案收集工作任务艰巨、难度较大。

异地校区之间归档和业务交流困难

由于地理位置的原因，异地校区部门间无法做到及时沟通，也不能随时进行业务指导和解答问题，容易造成归档不及时、不准确、不完整等问题。同时，无论是日常归档还是赴异地校区进行业务指导，档案工作者需要来回奔波，搬运档案费时费力，给档案工作带来很多不便。不同校区的档案整理方法和管理方式也不尽相同，需要档案工作者有更多的细心和耐心，了解异地校区的工作模式，梳理出归档流程，这不仅增加了工作难度，更考验着档案工作者的专业度和专注度。

档案信息化工作滞后

信息技术在档案工作中的应用直接影响工作效率和服务水平，而目前高校异地校区中档案信息化程度偏低。异地新校区采购的电脑、扫描仪、复印件、打印机等办公硬件设备配置比较齐全、先进，但大部分尚未启用网络版档案管理系统，单机版的档案信息系统没有与本部档案系统或学校其他单位系统进行数据对接，信息传递只能通过邮箱发送或硬盘拷贝，阻碍了档案信息化建设的进程。同时，异地新校区大多未开始数字化扫描工作，查阅时需要翻阅纸质档案，不利于实体档案的保护。

资源整合难度较大

异地校区在一定程度上分散了一部分办学资源，对档案工作来说，人员、资金、设备也存在这样的问题，各种资源优化配置难度增大。高校一般根据本校档案馆藏和档案工作情况配备相应数量的档案工作人员，异地办学导致档案工作人员业务指导工作的力量分散、新校区馆藏的分散，使不同校区资源整合有难度，档案利用也产生一定困难。

合肥工业大学宣城校区档案工作现状

2011年，经教育部批准，合肥工业大学、宣城市人民政府共同建设合肥工业大学宣城校区。合肥工业大学宣城校区的建设是贯彻落实国家教育改革和发展规划纲要、推动皖江示范区建设的重要举措，是国家优质教育资源与地方资源相结合的典型范例，开创了高等教育合作办学的新模式[2]。合肥工业大学宣城校区建校十余年间，形成了大量档案和资料，但之前对档案工作不够重视，各部门不知如何整理档案、怎样移交至校档案馆。因此，档案意识薄弱、档案归档不齐全、部门立卷工作不规范，是目前宣城校区档案工作亟须解决的问题。

未建独立的档案机构，档案人员和经费配备不足

和教学、科研、行政管理等其他工作相比，高校档案工作是一项长期性和基础性工作，收益较为缓慢和滞后。宣城校区建设初期，校领导没有足够重视档案工作，建设规划中没有规划档案馆。所以，宣城校区至今没有成立独立的档案机构，没有专门的档案工作经费。同时，宣城校区建校十多年没有专职档案管理人员，档案工作由辅导员或秘书兼职，一人多岗、一岗多职现象普遍存在。他们不是档案专业毕业的，而且流动性很大，可能刚熟悉业务就面临调动，无法对档案进行专业化、全流程的管理，不利于校区档案工作的向前推进。

未做好档案工作的前端控制

宣城校区建设初期，没有将档案工作纳入预算，在校区的基本建设、招生、学生管理、招标采购、拍照摄像等工作中并未有意识地保存档案，也没有开展规范的档案收集整理工作。等需要用到档案、意识到档案工作的重要性时，归档不全、管理散乱等问题已经暴露，严重影响学校各项工作的开展。2022年是宣城校区招生10周年，除了部分学籍档案外，十年来几乎没有向合肥校区档案馆归档过材料，在校区重要纪念日之时，想举办校史展览等宣传活动，却苦于找不到素材而作罢，如此，不利于校区的文化累积和对外宣传。

档案管理不规范

异地校区纸质档案的有效保管需要防潮、防霉等各类专业的设备，所以对保管档案的库房有着很严格的要求。笔者在宣城进行业务指导时看到，除了财务档案有一间专门库房，其他各类档案散落在各个职能单位，装在塑料文件夹中存放在各单位办公室的柜子内。没有专门的档案库房，也未进行有效分类整理编目，且没有适当的装具，管理的规范化水平有限。

缺乏统一的档案管理移交规章制度

宣城校区档案涉及的种类非常多，怎样分类、怎样确定保管期限、哪些档案要移交到本部档案馆、哪些资料可以自己保存备查等事项，对没有档案工作经验的异地校区工作人员来说，是很棘手的问题。宣城校区没有结合档案工作实际制订专门的档案收集、整理、保管、利用的工作制度，缺乏对档案收集和归档的具体要求。笔者去宣城交流时听到工作人员反映，大家已经了解到档案工作的重要性，想把这项工作做起来，但是因为没有制度参照，面对成堆的档案无从下手，这对档案管理工作造成了很大影响。

档案利用效率较低

目前，屯溪路校区档案馆承担着合肥工业大学两个城市四个校区的所有档案利用工作，近年来，随着人事档案专审工作的开展，档案利用尤其是教学档案利用的业务量逐年增长。宣城校区的学生因深造、工作、出国、个人档案补充等原因，需要利用自己的学籍档案时，必须到屯溪路校区档案馆办理，耗费大量时间和精力。

宣城校区和合肥校区的各类系统沟通不够畅通，影响了信息共享的效率。系统和档案管理的数据格式、数据内容、信息分类等都存在很大不同，数据格式是否一致、系统之间是否相互兼容、是否都有连接的接口，这些因素都影响着异地校区的数据共享和流通，校区间的档案信息资源共享、互认等依然存在壁垒。

推进高校异地多校区档案工作的策略

加强信息化建设

积极推动异地校区档案信息化建设，促进异地校区之间的档案信息资源互助共享，努力提升档案治理精细化、网络化、智能化，实现校区间档案信息资源的整合与共享。由于地理空间的限制，异地校区之间的档案归档、利用、业务指导工作开展难度较大，而信息化是有效解决这个问题的重要手段。在全校范围内建立基于网络的档案管理系统，类似于数据平台，集档案移交接收、长期保存、综合利用、编研编纂等功能于一体，电子文件线上归档，减少纸质文件的收集，实现对学校各类档案在线业务指导和远程服务。坚持“线上为主，线上线下同步”的服务模式，持续优化现有互联网环境下的线上远程查档服务，使利用者足不出户便可获取所需档案材料，实现“一站式”查档。异地校区若需要利用档案，也可以直接申请，审核通过后由系统直接推送，减少纸质档案在查借阅过程中受到磨损，避免信息泄露，提高了档案的利用率和安全性。

同时，异地档案部门应按照“存量档案数字化、增量档案电子化”的原则，尝试与学校办公系统（OA）、教务系统、研究生管理系统等业务工作平台的数据对接，建立“单套制”试点。强化电子数据归档，稳步推进馆藏档案资源数字化加工工作，逐步实现数字化转型和资源共享。

建立档案管理规章制度，实现规范化发展

建立档案管理规章制度是各项档案工作的基础。异地办学后，档案工作结构发生较大变化，高校档案部门应利用这一机会梳理各项档案规章制度并进行制订与修订，探索档案工作的新思路，建立本校档案规章制度网格体系。异地校区需要按照统一领导、分级管理的原则，建立一套操作性强、适用性强的档案工作制度，遵循档案自然形成规律，保障档案管理、档案信息化和档案利用的顺利进行。制度要涵盖档案工作收集、整理、分类、编制目录、检索、利用等各个环节，规范每个流程操作，明确工作人员的岗位职责，保障档案实体安全和信息安全，防止出现信息泄露、数据错误等问题。

同时，制订各类档案的归档细则，对档案的收集范围作出明确的规定，哪些档案需要移交本部档案馆，哪些属于资料可留在校区加以保存作出明确界定。结合实际贯彻实施，对异地校区档案工作进行流程化梳理，明确异地校区各类档案移交归档的时间节点，档案馆工作人员及时督促各归档单位将应归档的档案按照要求初步整理，基建、科研类档案预立卷。以学校发文的形式发布至各二级单位和教学实体，使各部门及相关单位按照统一标准整理和归档，使异地校区档案工作有章可循、有规可依，以期更好地促进两个校区档案管理工作的开展。

本部加强对异地校区档案工作的业务指导

“重收集、轻指导”一直是高校档案部门普遍存在的问题。及时、准确地进行业务指导是实现异地校区档案工作规范化管理的前提。在日常工作中，档案管理部门要把工作提前，进行合理高效的前端控制，积极与异地校区档案部门联系，在归档前的日常收集整理过程中给予远程指导。同时，勤跑腿、勤出差，多一些实地观摩和探讨。通过贯穿于整个流程的、全方位的业务指导，能够使异地校区档案部门严格按照规范的标准和要求展开档案工作，做到应收尽收、应归尽归。本部校区应在平日工作中加强与异地校区档案部门的联系，时刻了解其工作进度，从而更加有效地把握档案材料的归准率和归全率。推行档案催缴制度，实行清单式销账管理，有效督促各归档单位按时保质立档归档。

以业务指导为契机，加强与异地校区各部门领导和兼职档案员的联系，进一步增强广大师生档案意识与档案法制观念，拓展档案服务功能，履行好高校档案馆“为党管档、为校守史、为学校中心工作和广大师生校友服务”的职责和使命，让业务指导工作成为宣传档案的重要途径。

合肥工业大学档案馆领导每年赴宣城校区进行业务指导与经验交流，并召开工作交流与业务培训，作专题工作推进汇报并与大家进行业务交流探讨。宣城校区的领导对档案馆业务指导工作也给予了大力支持，在交流中提出了档案室建设、档案收集、整理、保存过程中遇到的一些困难和疑惑，与档案馆工作人员密切交流。2023年，档案馆相关工作人员对宣城校区党群、行政类文件的收集归档作了科学、规范的现场指导，实地查看了财务档案的保管情况，并提出了整改意见和建议。定期的业务交流活动加强了档案馆与宣城校区各单位的交流，密切了各单位负责人、秘书与档案馆的联系，厘清了宣城校区档案收集、立卷归档的思路。档案馆在日后将继续加强对宣城校区的深入交流与业务指导，努力解决归档不齐全、部门立卷不规范等问题，促使宣城校区的档案工作逐步标准化、规范化、制度化，充分发挥学校档案馆的功能，为宣城校区的高质量发展提供支撑服务。

招聘专职人员，提升档案员业务水平

专业的档案工作者是做好档案工作最关键的因素，其性格品德的高低、专业素质的优劣直接影响档案工作质量。档案工作人员应具备坚定的政治立场、扎实的工作作风和高度的工作责任感。在业务素质方面，既要有较高的档案管理水平，又要熟悉计算、财务、基建、文书等方面的业务知识。同时，具备分析问题能力和文字表达能力。档案工作者还要掌握一定的信息化管理能力和计算机技能，支持高校数字档案馆的建设。2023年，合肥工业大学宣城校区启动专职档案工作人员的招聘工作，在合肥校区档案馆领导的统筹帮助下，顺利招聘了一名档案专业的硕士研究生，专职从事档案工作。

高校档案馆应建立完善的培训机制，鼓励专、兼职档案员每年进行一定学时的继续教育，培养出既有丰富的档案专业知识，又有一定的计算机技术能力的复合型专、兼职档案工作队伍，推动档案工作迈上新台阶，提升学校整体信息化建设程度，提高多校区的档案工作管理水平。

异地多校区档案管理工作是一项非常重要的高校档案工作，随着国家对高等教育重视程度的不断加深，各大高校都开始积极开展异地新校区的建设工作，这对高校档案部门的各项管理工作都提出了新的要求。应结合学校异地新校区档案管理的实际需要，制订符合自身需求的档案管理规章制度，不断提升信息化水平，提高从业人员素质，充分认识到加强对异地校区档案工作业务指导的重要性，以促进两个校区档案工作的集中统一和准确规范。只有扎实推进基础工作，才能促进高校异地校区档案管理水平的不断提升，从而推动学校的高质量发展。

（作者单位：合肥工业大学档案馆）

[1]王扩建.综合性大学多校区管理的困境及对策——以苏州大学为例[J].当代教育理论与实践，2016，8（03）：111-113.

[2]合肥工业大学宣城校区简介[EB/OL].（2024-02-03）[2024-02-17].http：//xc.hfut.edu.cn/1981/list.htm.