基于等级划分的我国档案事业数字化转型成熟度评价研究

随着数字中国建设逐步从战略规划走向落地实施，各行各业都在积极应对数字化转型，档案事业亦在其中探索正确的转型战略。2021年6月中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》贯穿着数字化转型的理念体现在第三部分主要任务中，我国从档案资源、档案利用、档案安全、档案信息化和档案治理等方面规划了档案事业数字化转型的远景[1]。2022年4月中国人民大学信息资源管理学院刘越男院长与上海鸿翼软件技术股份有限公司董事长龙凌云带头推动人大-鸿翼数字档案联合实验室[2]正式成立，冀望以产学研深度融合的方式推动档案事业数字化转型发展。2023年10月“数智赋能档案工作现代化”国际学术会议[3]在山东济南举办，此次会议形成了加快推动档案工作数字化转型的思想共识，中国工程院李术才院士在致辞中表示，该会议的召开为我国档案事业数字化转型实现良好开局。2023年11月，国家档案局局长王绍忠在国际档案理事会东亚地区分会上点明当下迫切需要档案工作者从理论和实践的结合上回答好数字化转型这一事关档案事业长远发展的重大问题[4]。

查阅国内数字化转型成熟度评价相关文献发现，吴永和[5]、李海若[6]和李姗姗[7]等认为，要分别在教育行业、制造业以及电信行业建立符合行业发展要求的数字化转型成熟度评价体系，但涉及档案事业数字化转型成熟度评价领域的文献暂时不多。为此，本文拟从等级划分的视角，就我国档案事业数字化转型评价问题展开研究。

一、文献回顾

（一）数字化转型成熟度评价研究

最早的数字化转型评价文献诞生在2011年，罗曼·弗里德里希等[8]创建了行业数字化转型指数，在15个不同的行业部门和不同的行业流程维度上测量行业数字化。2012年，乔治·韦斯特曼和安德鲁·迈克菲[9]合作研发了一个数字成熟度模型，展示不同公司如何应对技术机遇，并定义了四个层次反映不同程度的数字化成熟度。2016年，奥马尔·瓦尔迪兹·德莱昂[10]介绍开发了电信服务提供商的数字成熟度模型，选择五个成熟度级别其中包括七个维度，帮助通信服务提供商在推进转型时将自己与同行或过去的自己进行比较。2017年，瓦伦蒂娜·杜雷克等[11]研制了高等教育机构数字化成熟度模型，对每个关键过程域及子关键域的不同成熟度等级都给出相应的评价标准，以此评估克罗地亚高等教育机构的数字成熟度水平。2019年，王瑞等[12]从四个维度构建制造型企业数字化成熟度评价模型，以商用车企为样本佐证该模型可以帮助中国制造型企业认清自身数字化现状。2020年，中国信通院云大所[13]在线召开“企业数字化转型IOMM发布会”，以直播方式发布企业数字化转型首个成熟度模型IOMM标准，以期给更多企业的数字化转型提供专业参考。2022年，穆罕默德·基尔米兹与巴图汉·科考奥卢[14]提出了一个基于设计科学理论的成熟度模型开发框架，通过比较文献分析和讨论会议产生了六个维度和五个成熟度级别自我评估的衡量工具。2022年11月，中国标准化研究院[15]正式公布首个数字化转型国家标准——《信息化和工业化融合数字化转型价值效益参考模型》，为广大企业提供了一套将价值效益要求贯穿数字化转型全过程的方法机制。

纵观已有的数字化转型成熟度评价研究方面的相关文献，可以获悉在数字化转型领域国内起步较慢，根基较浅，目前国内研究重点尚集中在构建关于不同行业的数字化转型成熟度评价标准或模型；而国外已经开始质疑以往存在的成熟度模型的质量和完整性，并重新开发设计全面的通用型的数字化成熟度模型。

（二）我国档案事业数字化转型研究

2011年，国内期刊文献的题名初次出现“档案数字化转型”，是由乔丽[16]发表的《民营企业档案管理数字化转型的问题与对策》，但文章所诠释的档案数字化转型在时代背景下片面理解为档案资源转换成数字化形式存储。此后几年国内关于档案数字化转型的理解，大都是围绕存量档案数字化到增量档案电子化最后实现档案管理利用信息化。2018年，朱舒然[17]在《高校人事档案数字化转型的问题与策略》中，对档案数字化转型的理解有了新的扩充，认为还包含档案安全管理过程数字化以及档案工作人员要具备数字化能力。接着，何惠云[18]、蔡盈芳[19]和王强[20]都在企业档案方面探索数字化转型的路径，何惠云[18]依据企业档案数字化转型的理论框架总结出转型路径。蔡盈芳[19]通过对企业档案工作数字化转型内容的理解，按照转型路径选择的六项原则得出转型路径。王强[20]则以中国石油进行实例分析，并因此设计了企业档案工作数字化转型的整体框架。2022年学术界从中国档案事业层面开始数字化转型探究，刘越男[21]初次提出了档案数字化转型整体框架，马双双等[22]阐述目前档案事业数字化转型的困境，程晓楠[23]概括了中国档案事业数字化转型以往实践经验等。

早期国内关于档案数字化转型的研究比较少，主要集中通过实地调研分析档案数字化转型面临的困境并提出对策，初期文献对档案数字化转型的理解已不符合数字时代发展下的内涵。随后，我国有关档案事业数字化转型的研究成果，多以企业档案为主要建设角度探索数字化转型的路径。近两年开始，有学者陆续探索数字中国的时代背景下中国档案事业该怎样顺利数字化转型。这些研究成果为档案数字化转型研究筑牢根基铺开道路，但是对于我国档案事业如何自我评估目前数字化转型的状态，进而推导出合理的执行路径有所忽略。

二、评价依据

通过文献回顾可以得悉国外在数字化成熟度模型的理论研究和应用实践方面的成果较之我国要丰富，但这些通用性模型的适用性还没有得到普遍验证，也没有在档案工作方面的应用实例，且基于不同的现实背景和社会基础，我国档案事业应用国外现有的数字化成熟度模型的过程可能会出现匹配错误。

（一）中信联数字化转型成熟度模型

目前，国内由权威机构发布的数字化成熟度模型主要有中国信通院的企业IT数字化能力和运营效果成熟度模型（IOMM标准体系）[24]、华为的开放数字化成熟度模型[25]、中关村信息技术和实体经济融合发展联盟发布的《数字化转型成熟度模型（T/AIITRE10004-2023）》[26]等。由于档案事业性质与企业性质存在差异，档案事业很难适用企业的数字化成熟度模型，但现在国内外都没有完全贴切为档案事业服务的模型，于是选择参考中信联团体标准的模型对档案事业数字化转型进行评价。

主要出于以下几点思量。第一，中信联团体标准文件[26]有明确写明适用于有下列需求的各类组织：a.开展数字化转型。b.提供数字化转型服务。c.通过内部或外部评估其数字化转型成熟度水平，以证实其具有的数字化转型成熟度等级。d.采信数字化转型成熟度评级结果。第二，中信联是工信部、国务院国资委、国家发改委数字化转型工作支撑单位，是国家数字化转型伙伴行动首批联合倡议单位，长期从事数字化转型等领域研究与产业实践。第三，该模型标明数据要素是数字化转型的关键驱动要素，契合当下我国档案事业数字化转型的核心。第四，该模型依据数字化转型的不同广度和不同深度，将五个成熟度等级细分成十个水平档次，此举措更方便定位我国档案事业数字化转型的发展态势。

因此，本文决定对照中信联数字化转型成熟度模型对我国档案事业数字化转型成熟度进行评价。该模型将成熟度等级由低至高分为规范级、场景级、领域级、平台级以及生态级；评价域包括发展战略、新型能力、系统性解决方案、治理体系以及业务创新转型，其下包括 22个任务子域，如图1所示。

（二）中信联等级评价的适用性分析

根据中信联数字化转型水平档次及其关键要求，聚焦不同成熟度等级关键要素与我国档案事业数字化转型一般性表征，以场景级成熟度水平档次要求为例，表1是档案事业数字化转型的场景级水平档次及其关键要求。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》第二部分的总体要求以及第三部分的主要任务，可以理解表格中的主场景是指档案事业四大体系（档案资源体系、档案安全体系、档案利用体系、档案治理体系）；表格中的关键业务包括但不限于档案资源的处置、档案业务在线监督治理、档案查询利用服务、档案信息化软硬件产品安全性验证、档案信息资源共享平台建设等。

三、评价结果

根据中华人民共和国国家档案局、中国档案网、中国档案报以及中国档案资讯网的相关要闻、资讯等官方且具有权威性的信息匹配中信联模型数字化转型水平档次及其关键要求，可得出我国档案事业数字成熟度暂时处于场景级第5档跨向第6档的过程。遵照场景级不同转型水平档次的关键要求对该评价结果进行分析。

（一）第5档次：数字化集成

我国档案利用方面已实现档案关键业务数字化集成响应，如2023年山东省档案馆[27]启动档案信息化“六级联动”工作，依托与全国档案查询利用服务平台对接的“在鲁查档”平台，将档案查询利用服务窗口搬上互联网，以便群众在线、跨馆、异地查档服务。中石油集团[28]加快建设集团型数字档案馆，运用大数据、云计算等先进技术，建成数字档案管理系统，实现全集团3000余个组织机构档案资源的集中统一管理和共享利用。

我国档案资源方面已实现档案业务板块主要动态数据的自动采集，如上海市浦东新区档案局[29]与多部门联动，推进“一网通办”行政审批档案全自动管控工作，打造“四全”区域数字档案管理服务一体化数据仓。深圳市龙华区档案馆[30]开发多媒体档案管理模块，实现元数据自动捕获；结合OCR技术，自动提取归档文件年度、题名以及操作人等信息形成档案条目，并根据目录自动划定保管期限。

（二）第6档次：动态协同

我国有部分档案馆大致实现知识模型驱动的档案关键业务动态响应、协调联动和优化。例如河南省档案馆[31]建立了智能检索系统，推动档案工作从数字化到数据化转型，同时搭建中福公司档案史料虚拟展厅和历史档案专题知识库，实现重要数字资源知识化、可视化。像福建省福安市档案馆[32]新馆配备智慧型密集架、恒温恒湿装置、全方位视频监控系统等。还有河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）[33]与北京千寻未来科技有限公司共同承担的“基于人工智能机器人的档案全自动数字化应用技术研究”项目，其提出的全自动档案扫描方案及研发的算法和设备实现了档案资源数字化流程自动化处理。

在2023年首届中国智慧档案科技博览会[34]现场，众多档案科技企业展示了有关智能档案平台建设、档案数字化加工、档案咨询等方面的新技术和新产品，但所提及的新技术和新产品暂时还没有广泛应用于档案行业。其次中国人民大学信息资源管理学院刘越男院长在国际档案理事会东亚地区分会第16次全体大会暨国际研讨会[35]受访期间表示，当今我国综合档案馆主要采用双套制移交接收的模式，电子档案单套制移交接收亟需突破。这可以证明我国档案事业暂时没有完全达到第6档次的关键要求。

（三）第7档次：智能自主

2023年8月，上海大学图书情报档案系金波主任[36]强调要通过技术赋能推动档案事业智能化智慧化升级。2023年11月，中国档案学会理事长杨冬权[34]在中国智慧档案科技发展高峰论坛表态，希望档案科技企业能够把更多资源投入智慧档案的建设与研发中。对应中信联数字化转型水平档次表格，可知我国档案事业下一阶段有望进入场景级的第7档次智能自主。

结合我国档案事业的目前情况与场景级的第7档次智能自主的关键要求，各级档案馆未来可从发展战略、系统性解决方案等维度推动自身数字化转型。如将数字化转型年度计划和绩效考核纳入档案馆整体考核体系，自觉以“档案信息化强基工程”为重点，推动档案四大体系实现跨部门跨层级主营业务流程优化，与省科学院合作将创新技术融入档案数字化工作，由组织决策层和专职一级部门统筹推进数字化转型工作，衔接政府其他部门推出在线知识库形成智慧决策，应用AI技术辅助档案工作等。

四、结语

档案工作如何在时代潮流中融入数字中国，是档案事业发展面临的新挑战、新目标、新任务，而加快档案数字化转型就是档案工作应对新的形势、任务和要求的必然选择。在此背景下，本文基于中信联数字化转型成熟度模型尝试从等级划分的视角对我国档案事业数字化转型进行评价，得出我国档案事业数字化转型总体处于场景级第5档次向第6档次过渡的阶段性判断。

作为初步的理论探索，本文存在一些局限性。首先，评估采用的数据主要来自官方报道和政策文件，缺乏更多来自各档案机构一线的实证数据支撑。其次，论文侧重于宏观层面分析，缺少不同类型、不同层级档案机构数字化转型的微观考察。未来相关研究可以通过问卷调查、深度访谈等实证研究方法，获取更丰富翔实的一手资料，并对国家档案局、省市级综合档案馆、高校档案馆、企业档案室等展开分类评估，使评价结果更具针对性和可操作性。

此外，本文所采用的中信联模型虽然具有一定的通用性和权威性，但并非专门为档案行业设计。未来可以在该模型基础上，结合档案事业发展的特点，探索构建一套独立的、精细化的档案事业数字化转型成熟度评价体系。相信随着档案学界和档案实务部门在这一领域的持续研究和实践，必将推动我国档案事业数字化转型迈上新台阶，为服务数字中国建设贡献档案力量。

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作者单位：广西民族大学研究生学院