推动数字转型助建智慧电站

关于数字档案馆的定义，《电子档案管理基本术语》（DA /T 58-2014）中规定是运用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供利用的档案信息集成管理体系[1]。2017年9月1日，国家档案局印发的《企业数字档案馆（室）建设指南》中称，企业数字档案馆（室）是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台[2]。

从上述定义来看，均包含两方面内容：一是运用现代信息技术、网络平台；二是涵盖收集、整理、保存、提供利用等档案全工作流程。由此可见，数字档案馆并不是对传统档案馆形式上的简单取消替代，而是通过运用信息技术、网络平台对传统档案馆的升级。同时，需注意的是数字档案馆并不局限于档案管理信息系统层面，它是一种新型的档案工作管理模式和组织形式，其体系需涵盖基础设施、制度规范、档案管理信息系统、安全保密体系、经费与人才等，从而实现对档案收集、整理、保存、统计、检索、利用等全流程业务管理。

一、背景介绍

（一）国家法规依据

1. 2020年新修订的《中华人民共和国档案法》（下文简称《档案法》）

与2016版《中华人民共和国档案法》相比，2020年6月20日新修订《档案法》增加了第五章 档案信息化建设，其中第四十条规定：“档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。”

2.《企业档案管理规定》（国家档案局令第21号）

2023年8月8日国家档案局公布（10月1日起施行）的21 号令《企业档案管理规定》第七章 档案信息化建设中第五十三条规定：“企业应当加强档案信息化建设，将档案信息化纳入企业信息化总体规划。具备条件的企业宜建设数字档案馆（室）。”

3.《“十四五”全国档案事业发展规划》

2021年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，加速数字档案馆（室）建设，推进机关、团体、企业事业单位和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统。加大机关数字档案室建设力度，深入开展企业数字档案馆（室）建设，加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。

（二）企业内在业务驱动

随着大数据、计算机、网络及人工智能等信息技术的发展，档案管理信息系统功能不断完善，实现了对档案工作大部分业务流程的覆盖。同时，随着电子签名、区块链、时间戳、数字水印、XML封装等技术在档案管理系统、办公自动化系统和各业务系统的应用，越来越多文件在信息系统中形成、办理、传输和存储，实现了电子文件的全流程系统流转。

在此背景下，近几年核电企业全面开启了数字化转型的步伐，并提出建设智慧电站的概念。文档与人、设备、培训并称核电站的四大基石，档案是电站从工程前期勘察、设计、建设、调试及试运行到生产运营、机组大修乃至退役的全寿期信息资源库。因此，数字档案馆建设是公司发展和档案业务提升内在驱动所需，是核电企业数字化转型工作中至关重要的一环，是建设智慧电站的重要组成部分。

二、数字档案馆建设面临的新问题

核电企业的传统档案管理工作较为成熟，具备相对充足的基础设施、健全的制度规范体系、成熟的组织机构及人员、资金配备。近几年，围绕数字档案馆建设的规范要求和业务需要，进一步对原有设施设备进行改造提升、补充新的设施设备，根据国家相关规范、结合核电企业数字档案馆建设特点编制相应的管理制度，成立专项工作小组，并将企业分管领导纳入小组领导成员，从组织、人员、设施、资金、制度全方面保障数字档案馆建设的规范、高效、有序推进。

除上述基础保障之外，核电企业的数字档案馆建设也面临层出不穷的新问题，如具备档案专业技能和信息技术技能的复合型人才缺乏、原档案管理信息系统功能不足、档案管理信息系统不统一、资源无法整合等，这些均是当前需要解决的关键问题。

（一）复合型人才缺乏

在传统档案馆及档案管理模式下，档案人员具备档案理论知识、基本的档案保护和计算机技术就能胜任档案工作。然而，在全国各行各业全面数字化转型的今天，核电企业开展文档数字化转型、建设智慧电站的大环境下，仅掌握传统的档案管理知识和技能已无法满足数字档案馆建设的需要，档案工作人员还应具备大数据、网络、人工智能等信息技术能力，并需要具有一定的用户敏感度、更为开放和创新的档案服务理念，才能充分利用好信息技术优势和数字档案馆平台，更好地促进数字化和信息化档案管理工作的发展，更大地发挥档案部门及档案资源的价值[3]。

（二）原档案管理信息系统功能不足

在组织机构、基础设施、档案业务均相对完善的核电企业中，档案管理信息系统功能情况是区别数字档案馆与传统档案馆的核心所在。按照《企业数字档案馆（室）建设指南》的要求，核电企业原用的档案管理信息系统存在部分功能不足，主要有如下两个方面：

一是未覆盖档案工作的全部流程，部分业务环节未实现信息系统管理。例如，上下架、倒库、盘点等档案保管工作，仍主要依靠人工处理、离线登记；库房巡检、温湿度监控、视频和门禁系统监控等库房管理工作，也未集成到档案信息系统之中；归档计划制定、档案利用流程、部门文件登记和编码管理等功能，部分核电企业也是脱离档案信息系统进行处理。

二是系统功能老旧、改造成本巨大。例如，不具备电子文件在线归档、电子档案在线接收能力，不利于电子档案单套制推行；无满足要求的电子档案长期保存技术、可信的存储与验证（以“四性”检测为核心）体系，无法保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性；系统检索功能单一、查询界面不友好，用户使用满意度低。

（三）档案管理信息系统不统一、资源无法整合

核电企业是以集团形式运作的，但目前暂未实现集团及各成员公司部署统一的档案管理信息系统。各核电站分别使用一套自己的档案管理系统，不同企业的档案系统相互独立、各自为政，既不出于同一软件公司、未使用相同源代码开发，也无法实现规则统一、资源共享，档案及数据资源的整合更是无从谈起。

档案管理信息系统不统一、无法进行档案资源的整合，已成为当前制约核电企业文档数字化转型的关键因素之一，更是建设智慧电站首先要解决的问题。

三、数字档案馆建设的统筹与实施

在国家档案局关于数字档案馆建设有关指导性文件的引领下，在核电传统档案管理工作的基础上，针对当前出现和面临的新型问题，核电企业通过集团统筹规划、各成员公司全面配合的方式开展数字档案馆建设，建设过程采取试点先行、逐步推广、全面部署的“三步走”策略，并实施多项管理措施和技术措施，保证数字档案馆建设的有序开展，助推核电文档数字化转型和智慧电站建设。

（一）组织和人才优化

数字档案馆建设工作是一项体系庞大、周期较长的系统工程，需建立由档案业务人员和计算机、信息技术人员共同组成的专项组织，负责项目建设实施所需的资金、人力、技术、设施设备等资源投入。

同时，为满足企业数字化转型、建设智慧电站和数字档案馆的需要，近几年核电企业档案部门陆续采取多种措施优化人才结构、强化教育培训。一方面引进专业人才、配备具有计算机和信息技术能力的人员，增加档案部门中计算机、信息技术人员比例，与档案专业人员分工协作、优势互补，建立既有档案专业又有计算机或信息科学专业的复合型组织；另一方面开展继续教育和在岗培训，进一步加强档案工作人员对法规标准的理解、档案专业最新知识的学习、计算机信息技术能力的提升、开放创新服务意识的形成，培养既懂档案管理又懂计算机、信息技术的复合型人才，用新知识、新观念促进数字档案管理水平的持续提高[3]。

（二）系统建设和部署

功能健全的档案管理信息系统作为核电企业数字档案馆建设的核心，在组织机构、复合型人才具备的基础上，将系统的建设和部署纳入公司重点，以专项的方式开展则是保证各项工作有序推进的重要手段。

为此，成立专项组织并根据本企业数字档案馆信息系统建设全过程的任务和时间要求，进一步细分组建立项准备组、标准规范组、采购准备组、数字资源组等多个专题小组，各专题小组独立分工又相互协作、共同推进信息系统建设的各项工作高效开展。同时，为确保项目技术实施的科学合理进行、信息系统的高质量建设部署，专项组织还需制定实施方案、项目技术规范书，明确项目总体要求和采购内容、项目组织和管理要求、质量保证和质量控制、项目技术验收条件和方法、项目交付成果物、移交运维、售后服务及质保等，指导数字档案馆信息系统各项工作规范开展、按期完成。

（三）数据治理、资源整合

为适应数字档案馆建设和推广部署，档案工作人员应突破传统档案管理模式的束缚，转变思维模式，充分运用数字档案馆平台和现代化信息技术，加大对档案及所含信息的编研力度、深化档案资源价值的挖掘、创新检索和利用服务方式[4]，提高数字化大环境下的档案管理工作水平，发挥档案数据资源在智慧电站建设中的作用。

1.深化编研

档案基础素材分析是档案编研工作的重点和难点所在，从海量档案中找到同一内容的全部档案，从繁杂的信息中梳理出清晰的时间关系、人物关系和事件关系，这些工作如果靠传统的人工识别编研方式很难做全做优。然而，数字档案馆的主题资源库、知识地图则很好地解决了这一问题。

专题资源库提供集成化档案信息资源服务，支持基于智能技术手段实现海量数据实时采集、计算与同步，可以智能分析各专业特色的著录项和电子文件内容，实现档案数据自动聚类；支持自行配置专题数据库，专题库下可按类别准确展示各项目的全流程数据，专题资源库能做到操作智能化、内容定制化、形式创新化，并做好信息过滤和安全风险防控。

知识地图也支持数据分类检索、聚类查询，还可结合AI技术的推理分析进行数据智能分析整合，大大提升编研工作效率。同时，知识地图集图、文于一体的方式，使编研成果更加形象化、多元化和具体化，可谓实现了用户图文并茂学知识，多多益善学知识。

2.创新服务

与数字档案馆相比，传统档案馆因时间空间、方式手段的局限限制了档案资源的价值开发和信息高效传递，不能快速、广泛地为用户提供档案利用服务。然而，数字档案馆却不再受时间和地域的影响，可通过信息技术手段和网络平台开展丰富的检索方式和多元的服务形式，提供便捷的档案服务，实现不同区域之间信息交流和资源共享。

另外，通过数据挖掘技术，数字档案馆还可对档案信息进行智能分析，挖掘档案及信息之间的关联、规律和趋势，从而实现自动化的知识推断和决策，为企业精细化管理、各项业务发展提供决策支持和指导依据，实现档案信息资源的价值增值，更好地发挥档案资源作为企业信息资产的作用。

四、数字档案馆建设的重难点问题

信息技术带来数字档案馆建设、档案管理模式转变的同时，也使档案及信息的安全和保密问题更加凸显，并且目前在电子文件归档、电子档案保管的电子档案单套制方面仍处于探索的发展初期阶段，同时在对传统档案管理相对薄弱的环节也暂未取得突破性进展，这些都需要未来一段时间重点地、持续地关注和解决。

（一）持续强化安全与保密

与传统档案相比，数字档案容易被不留痕迹地复制或修改，档案管理系统带来便利的同时也面临网络入侵、病毒攻击、系统异常等风险，同时硬软件更新、数据迁移的过程中也会造成轻微的数据丢失。

对此，应把档案及数据的安全、保密摆在数字档案馆建设的突出位置。加强档案人员的信息安全与保密意识培训，提高全员的安全保密意识和能力，设立专人进行档案安全管理工作，严格按照信息分级保护原则，全面负责数字档案馆的硬件设施安全、系统安全、信息与数据安全等；建立健全数字档案馆安全保障体系，重点加强涉密档案的审核、鉴定，配备入侵监测、漏洞扫描、安全审核、防火墙等网络安全设施；采取相关管理和技术手段进行硬件设施维护、系统权限管理，防止信息泄露、数据篡改的风险，确保档案数据的安全，维护档案信息的真实性[5]。

同时，需特别注意转包与分包业务的安全问题，对数字化过程的数据采集、处理、存储等环节全流程监管，做好外包服务过程的监督和检查，确保档案服务外包工作的安全、可控。

（二）重点部署电子文件归档功能

核电企业中，传统档案馆存量档案的数字化率普遍较高，一直以来是传统档案管理系统存储的重点，即数字化档案的管理模式已相对成熟。随着近几年电子文件在线归档、电子档案单套制管理的快速推进，数字档案馆建设的功能部署重点主要是在增量电子档案方面。

越来越多电子档案成为数字档案馆的存储对象，为满足2020年6月20日新修订《档案法》第三十六条“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”和第三十九条“档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性”的规定，数字档案馆建设工作应重点做好下述两个方面的功能部署：一是具备电子文件在线归档的功能，实现档案管理系统与办公自动化系统、业务系统等的相互衔接，建设电子文件归档平台，提供标准通用的接口中台，开发标准化数据接口，供业务系统直接调用接口服务或传输至接口，进行电子档案的移交接收归档；二是档案系统需进行技术革新，具备电子档案接收的能力，能够对接收的电子档案真实性、完整性、可用性、安全性和有关属性进行检测，以满足电子档案单套制保管的要求，并对检测不符合要求的电子档案进行标记和支持检测报告的查询导出[6]。

（三）同步完善传统档案馆管理工作

当前，数字档案在利用服务方面的优势越来越凸显，展现了传统档案无法达到的便利性和创新性，但传统档案也仍然具有存在和进一步发展的生命力。在档案的原始记录性、档案信息的法律效力方面，数字档案始终无法替代原始档案的位置和作用，只有原始档案具有凭证价值，可作为法律援助的原始凭据。

因此，在大力发展数字档案、数字档案馆的同时，应同步加强信息技术在传统档案工作中的应用，弥补传统档案工作中的一些不足，进一步完善新时代的传统档案管理工作。比如，通过新的技术手段进行档案修复，加强对破损、受污、褪色档案的复原，延长档案的寿命、保护档案的原始记录性；通过档案信息系统的文件登记、编码管理功能，加强对档案前身（即文件）的前端控制、全程管理；通过机器人流程自动化技术（RPA）进行案卷整理的部分工作，将节省的人力和时间投入到归档文件收集上来，实现应归尽归，应收尽收；通过AI智能提取元数据，增加案卷和卷内文件的属性著录信息，为用户查询奠定丰富的基础数据库[7]；通过档案系统与业务系统、档案系统之间的接口共享，深化信息的检索内容，延伸档案的服务范围。

五、结语

档案工作要想跟上当前信息化、数字化社会发展步伐，数字档案馆建设是必由之路，同时也是转变档案管理思路、提高档案工作效率、优化档案资源质量、创新档案服务形式的有效途径。核电企业文件、档案一体化管理的模式，让档案部门具有企业文件、档案及其信息资源集中管理的优势，数字档案馆的建设是档案工作者的良好机遇，通过对海量信息资源进行整合、集成，并提供多元、便捷的查询利用服务，从而更好地发挥企业档案资源的价值，提高档案和档案工作者在组织中的影响力。

参考文献：

[1] 国家档案局. DA/T58—2014-2014. 电子档案管理基本术语[S].

[2] 国家档案局. 档办发〔2017〕2号-2017. 企业数字档案馆（室）建设指南[S].

[3] 姜涛淘， 孙亮， 周婧宁. 浅谈军工数字档案馆建设背景下的系统建设技术研究[J]. 机电兵船档案， 2023（5）： 108-110.

[4] 孙焕英. 大数据时代数字档案馆建设的实践与思考[J]. 兰台内外， 2023（36）： 37-38， 41.

[5] 冯丹彤. 企业数字档案馆建设调查研究[J]. 山西档案， 2023（4）： 157-163.

[6] 姚姚. 数字档案馆建设的创新与发展研究[J]. 档案记忆， 2023（10）： 58-60.

[7] 陈笑天. 数字档案馆建设对信息服务的影响及其发展策略[J]. 兰台内外， 2023（23）： 61-63.

作者单位：中国广核集团台山核电合营有限公司