信息化背景下应用型本科高校提升档案管理效率路径研究

摘要：党的二十大报告提出，要完善网格化管理、精细化服务、信息化支撑的基层治理平台，为信息化技术建设数字档案平台提供了方向。在国家大力发展信息化产业的大背景下，地方应用型本科高校档案管理效率面临新的挑战，档案管理模式必将发生一场大的变革。在分析地方应用型本科高校档案管理效率存在问题的基础上，提出完善对于档案结构和原始档案的保护、运用现代化提升档案信息化和数字化管理水平、制订并完善档案管理信息化软件系统的技术标准、加强专业人才培训等提升档案管理效率的路径。

关键词：信息化应用型本科高校档案管理效率

ResearchonthePathofImprovingArchiveManagementEfficiencyinAppliedUndergraduateUniversitiesUndertheBackgroundofInformatization

ZHANGHuiWUYuanyuanFUHeLIUYueWUYanzhuang

HengshuiUniversity，Hengshui，HebeiProvince，053000China

Abstract：Thereporttothe20thCPCNationalCongressproposedtoimprovethegrassrootsgovernanceplatformwithgridmanagement，refinedservicesandinformatizationsupport，whichprovidesadirectionfortheconstructionofdigitalarchiveplatformswithinformationtechnology.AgainstthebackdropofthevigorousdevelopmentoftheinformationindustryinChina，localappliedundergraduateuniversitiesarefacingnewchallengesintheirarchivemanagementefficiency，andthearchivemanagementmodelisboundtoundergoamajorchange.Onthebasisofanalyzingtheproblemsofarchivemanagementefficiencyinlocalappliedundergraduateuniversities，thispaperproposespathstoimprovearchivemanagementefficiency，suchasimprovingtheprotectionofarchivestructuresandoriginalarchives，usingmodernizationtoenhancetheinformationanddigitalmanagementlevelofarchive，formulatingandimprovingtechnicalstandardsfortheinformationsoftwaresystemofarchivemanagement，andstrengtheningprofessionaltalenttraining.

KeyWords：Informatization;Appliedundergraduateuniversity;Archivemanagement;Efficiency

档案是人物、事件、时间、历史、文化及过程有效见证的载体和宝贵的财富，是现实的投影和历史的影像，是一个国家、单位、个人、发展的一面镜子，可以供当代人学习借鉴，作为工作中解决问题的凭据和决策的参考。高校档案是高校人事、教学、科研与学生管理等工作产生大量数据信息的记载，由于高校档案来源多、数量大、数据形成快，如何在短时间内获取、统计并利用有价值数据信息，关系到高校档案管理的效率[1]。党的二十大确定未来一个时期的中心工作是推进中国式的信息化和现代化建设，提高行政效率和公信力[2]，中国式信息化和现代化包括经济、科技、教育、文化等的现代化。其中，档案工作是文化事业的重要组成部分，因此，推进档案事业信息化和现代化发展，提升档案管理效率是档案部门全面贯彻落实党的二十大精神和重大决策部署的需要。

1提升档案管理效率的意义

档案作为高校重要的信息资源，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级，提高档案治理能力和水平，加快档案开放，扩大档案利用，提升档案管理工作效率，为全校师生提供优质高效服务，及时为学校的发展提供准确的依据，以利于制定科学健康的发展策略，因此提升档案管理效率是助力学校实现转型跨越式发展的一项重要工作。作为档案管理的重要组成部分，高校档案管理的研究可以对社会各行各业的档案管理起到启发作用。本文通过对地方本科高校提升档案管理效率路径的研究，以期为地方经济其他行业的档案管理工作提供参考和借鉴。

2地方本科院校档案管理效率存在的问题

2.1档案管理意识不足

高校档案管理工作涉及大量内容，工作程序复杂，由于缺乏专业的档案管理人员，专职人员少，兼职人员多且不固定，导致档案管理工作受到影响，整体水平不高，不利于学校各项工作的顺利开展。由于实行谁立卷、谁整理的工作方式，收集过程不完整，留存档案资料不规范，较为粗糙。各二级单位或科室部门档案人员多以兼职为主，容易出现频繁和随意性，档案管理工作培训系统化和及时性存在滞后，有些新涉及档案的工作人员还不太了解档案工作就匆匆投入工作中，不能分清主次，不确定档案归档的规范性，常本着“宁滥勿缺”工作方式，造成整理过程的混乱和文件的冗繁，直接影响了学校档案管理工作效率的提升。

2.2信息化所需的软硬件配置相对滞后

档案管理所需的软硬件环境要求高，技术门槛高，需要较大投入费用，软硬件配置滞后制约了信息化档案管理技术的普及和使用。由于设备条件限制，档案数字化程度不高，材料载体形式单一，大部分为纸质材料，以硬盘、磁带、光盘、照片、录像形式归档的材料很少。档案管理未完成信息化建设，软硬件设施不够完善，多数文件资料仍旧采用传统的纸质保存方式，档案数字化率还有待提高，如档案管理系统不能识别扫描件文件尺寸，不能进行全文检索，有的档案在翻阅过程中出现了破损的现象，没有及时运用专业技术进行修复。此外，档案信息管理系统主要为搜索查找功能，缺乏统计分析、数据挖掘等功能。这不利于对现有数据进行宏观分析和决策，不能通过数据挖掘发现档案隐含的信息和规律，影响档案有效保护和利用效率。

2.3档案整理分类保存制度不完善

档案管理制度相对落后，与高校发展形势脱节。原有的档案管理制度运行未及时更新完善，对于新问题、新情况缺少制度依据，导致档案管理工作缺乏章法可依，对所保存的大量档案信息资源，存在“重管理、轻开发”现象，不能充分挖掘档案信息价值。对部分短期档案没有及时鉴定销毁，变成了“永远”保存。档案资料多以文书档案、会计档案较完整，科技档案、基建档案较少，有些专业性较强的部门档案产生量较少，并未细化分类，就直接归入了文书档案，导致在后续工作中一直处于混乱管理状态查找困难费时。

2.4档案工作的创新与改革不足

档案工作重心集中在存档、归档、查档，档案保存形式多以文字性档案为主，非文字性档案的归档数量较少，归档依靠大量的人工输入、收集、处理的方式进行，工作量大。档案管理工作人员对于利用信息化技术进行档案管理的认识程度不足，将档案管理信息化建设流于表面，只关注形式上的变化以及建设，缺乏深入探究。档案信息资源整合利用不够，各部门信息化各自为政，采用的软件系统不一致，数据标准不统一，缺乏统一的信息资源管理平台，资源无法共享，也增加了档案数据兼容、对接和归档的难度和成本。

可以看出，传统的档案管理模式耗费大量人力、物力，程序复杂，随着数字化、信息化校园建设，利用现代信息化手段改进传统档案管理模式，提升档案管理效率势在必行。

3提升档案管理效率的路径

高校档案管理首先是规范化、标准化管理工作，提升档案管理效率要在规范化、标准化的指导原则下，快捷、准确、完整地实现档案的收集、整理、保存和利用。

3.1进一步完善对档案结构和原始档案的保护

优化档案结构，推动档案资源数字转型，既要防止分类过细产生冗繁，又要避免分类过粗，使应归档文件实现应归尽归的原则。专门出台相关归档制度，强化专兼职档案管理人员的责任，加强档案知识系统化培训，明确文件的归档范围，避免出现少归档、不归档以及重复归档。成立档案销毁鉴定小组，对于原始档案的鉴定销毁工作开展细化流程。在对原始档案的保护方面，设置专项的资金，购买相应的防护物品，对破损的档案资料进行专业性修复[3]。明确规定档案资料的存放、归纳工作要求，确保档案资料结构的完整性。

3.2运用现代化，提升档案信息化管理水平

随着信息化办公自动化的发展，传统档案在利用服务效率上的不足明显反映出来，传统老旧档案多被闲置，对原始档案的现场翻阅特别是时代久远的档案，不仅费时还易造成档案的污损，不利于档案再利用。提升档案管理工作效率，应当积极引入现代化设备，以衡水学院档案馆为例，通过安装单独的档案服务器及相应软件，将全部文书档案实现数字化为载体的方式，通过线上进行档案存储、记录，使档案整理、保存、利用实现无时间差衔接，档案管理扩展到网络化，极大拓展了档案保存的方式和空间，提升档案管理利用效率，全面优化管理模式，以信息化手段做到了即时、及时查阅和方便利用。

3.3完善档案管理信息化软件系统的技术标准

加强和档案管理系统相关技术公司的联系，及时对档案管理系统进行升级改造，实现全文检索、尺寸识别、数据统计与分析、数据挖掘等功能[4]。进一步完善音频、视频等动态档案运用到档案管理系统中。对共享档案进行充分鉴定，杜绝在有档案管理系统的设备上随意上网浏览和发送各种邮件，在确保数据安全的基础上实现档案信息共享。提升档案专兼职管理人员信息安全素质，具备信息化安全的意识和能力。逐渐形成一套完善、科学合理的档案管理运作机制以及管理组织，将其中的科学管理形成文件制度，使高校档案管理走向正规化、制度化[5]。

3.4加强专业人才培训，提升专业水平

档案管理人员是档案管理工作及提高档案管理效率的核心，要深刻理解工作的职责范围和专业要求，实现复合型发展以及档案管理信息化实践应用。积极引进档案专业人才，提升档案管理水平和效率。加强对档案工作人员的系统性培训，有组织有计划地集中开展学习，避免出现因人员变动造成断档情况发生进而影响档案工作的开展[6]。此外，聘请专业档案管理教师对学校兼职档案管理人员进行专业化、系统化培训，促使档案管理人员全面认识自我，更加关注提升自身能力。学校出台相关切实可行的考核文件、办法，在职称评定和考yfF5QZFMozocVBzy8nrd8eadMz2hEJiXT13mG/8Eqa8=核评优等工作中予以充分考虑，不断调动和激发档案专兼职人员的工作热情和积极性。

4结语

新形势下，很多地方高校进入转型发展的全新时期，加强高校档案管理能有效增强高校高质量发展的动力，提升档案管理效率。各高校要对档案管理工作效率提高予以足够的重视，加强档案管理制度体系的完善，加强档案管理人才的培养，创新工作模式，搭建完善的档案管理信息系统，紧跟信息化发展，及时解决工作中面临的各种问题，不断用更先进的信息技术手段提升档案管理效率，更好地为应用型本科高校教育教学高质量发展服务。

参考文献

[1]闫卫东.大数据时代高校档案管理模式的创新与探索[J].产业与科技论坛，2020（5）：250-251.

[2]习近平：高举中国特色社会主义伟大旗帜为全面建设社会主义现代化国家而团结奋斗——在中国共产党第二十次全国代表大会上的报告[EB/OL].（2022-10-25）[2024-2-6].https：//www.gov.cn/xinwen/2022-10/25/content_5721685.htm.

[3]林红华.信息化背景下高校档案管理研究[J].办公自动化，2022（10）：43-45.

[4]郭华.浅论信息化背景下的高校档案管理[J].文化创新比较研究，2021（10）：70-73.

[5]张什.高校文书档案管理规范化建设与高质量发展的思考[J].北京联合大学学报，2024（1）：42-46.

[6]钱德凤.跨界合作模式下高校档案价值实现路径研究[J].档案与建设，2023（9）：65-67.