事业单位政府采购内部控制和完善策略研究

政府采购管理是机关事业单位的一项重要工作内容，不仅要体现公开、公正、透明的原则，还要厉行节约，深化“放管服”改革，规范政府采购行为。在优化公共资源配置的同时，最大限度地提高资金使用效率。随着政府采购规模、种类、模式的不断变化和更新，机关事业单位需要不断规范政府采购行为，对全过程做到有效管控。只有不断完善政府采购的预算申请、计划执行、采购履约、采购验收等工作流程，才能对政府采购行为起到自我监督和社会监督的作用，使政府采购的管理水平蒸蒸日上，促进政府廉政建设和社会经济发展。

一、研究背景

（一）政府采购概述

根据《中华人民共和国政府采购法》，由于采购的品目和限额的不同，将行政事业单位的采购分为政府采购和非政府采购。政府采购是指政府作为采购人，通过订立合同的方式向社会公开购买货物、服务和工程的经济活动，其是全部预算的重要组成部分。

2002年6月29日，我国通过了《中华人民共和国政府采购法》。该法的顺利实施，标志着我国政府采购进入全面推行阶段。2013年9月26日，国务院办公厅下达了《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》，督促各级地方政府转变政府职能。2014年12月31日通过了《中华人民共和国政府采购法实施条例》，进一步提高了政府采购的透明度。2019年12月31日，财政部下达了《关于印发<地方预算单位政府集中采购目录及标准指引（2020年版）>的通知》，规范了地方政府集中采购的范围。我国出台的一系列法律法规，体现了对政府采购的重视。事业单位对政府采购流程的完善及内控建设，具有重要的研究意义。

（二）事业单位政府采购流程概述

事业单位政府采购按照采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及其他采购方式。本文主要以山东省某事业单位为例，介绍公开招标的主要流程。

首先由采购人在本年年初编制政府采购预算，通过预算一体化系统发布采购需求。达到条件后在中国山东政府采购网公开，进而选择采购代理机构签订委托代理协议。协议签订后，代理人根据采购项目预算和需求编制招标文件，由中国山东政府采购网发布公开招标公告，同时在山东省政府采购评审专家库中随机抽取评审专家，主持开标。

投标人编制投标文件后，等待采购代理机构审查投标人资格，符合资格的投标文件将由评标委员会评审，评审结果将以评标报告的形式送交采购人。采购人根据评审报告确定中标供应商后，发出中标通知书，在山东政府采购网公告采购结果。公告后，采购人与中标供应商签订采购合同，双方履行各自的合同义务。采购人验收供应商合同履行结果后，向中标供应商支付资金。

（三）政府采购存在的财务风险

1.跨部门沟通亟需加强

预算编制工作一般由财务部门完成，然而采购执行部门与财务部门有时沟通不及时，导致预算的编制缺乏准确性和完整性。财务部门将年度预算上报财政部门绩效科后，经常由于绩效填写不全面导致预算被驳回，增加了工作负担。另外，由于很多事业单位没有独立的资产管理部门，有些闲置的固定资产不能及时入回公物仓，财务部门没有对接到相关数据，盲目做采购计划，导致出现资产闲置，资金浪费的情况。

2.付款及时性问题

由于受经济环境等因素的影响，一些地方政府资金紧张，银根缩紧，无力支付政府购买的商品、服务和工程产生的应付款项。不少供应商拨打政务热线，投诉当地政府拖欠工程款，导致工人工资不能按时支付。在这种情况下，地方政府面临着公信力大幅下降的危机。同时，如果供应商停供，原材料供给不足，工程项目进度停滞，严重影响机关工作的正常运行。

3.缺乏独立的采购部门

事业单位一般没有独立的采购部门，而是将政府采购的职能挂靠在相关科室之下。比如，办公用品的购买挂在综合科或办公室，消防设备的购买挂靠在安全消防科等。这些挂靠的科室对政府采购的掌握和市场发展方向把握不足，容易造成决策上的失误。

4采购流程控制执行不到位

一方面，在对供应商的资格审查中，存在形式主义或执行不到位的情况，使得未达标的供应商被盲目选入中标企业。这种行为容易采购到质次价高的产品和服务，严重影响政府机构工作的正常运转。另一方面，采购过程比较复杂，涉及到采购人、采购代理机构、采购评审专家和供应商等多个部门。多环节、多流程、多方人员的协调之间更易出现舞弊风险。使采购过程流于形式，违背了政府采购的初衷，和预期效果存在较大差距。

二、政府采购的内部控制和主要流程

为了更清晰地介绍政府采购内部控制，下方引入一个流程图，便于对政府采购的流程有一个概括性的了解。政府采购的内部控制流程图如下所示：

（一）提出采购需求，编制采购预算和采购计划

采购实施人提出采购需求，对供应商的资质条件进行市场调研、确定合同订立方式和验收方案，并由采购负责人审核。财政部门批复采购预算和采购计划后，采购负责人要在采购计划的指导下开展采购活动。若在执行过程中更改计划，需要报财政部门批准。比如采购实施人采购办公用品，搜索政府采购网上商城，比较不同供应商供应同一种产品的价格、性能和质量后选中意向供应商，报采购负责人审核、主要负责人审批，确定采购计划并实施采购。

在编制预算时，由预算编制负责人联系采购项目对口科室，确定预算金额、预算细分支出明细，按照预算编制要求进入项目库，填写政府采购的基本信息、申请依据、年度计划表、项目测算表和绩效目标指标表。预算批复后，填写采购计划，明确采购方式、采购的组织形式、具体的采购品目和预算金额。

（二）对接归口科室，跟进采购进程

针对部分单位未设立专业采购部门的情况，财务部门与归口科室间的协作沟通十分重要。归口科室应负责初步汇总并上报采购需求，经分管领导和主要负责人审批后，进一步向财务部门提交详细的采购项目、采购清单和采购细分支出报告。财务部门将在此基础上整合并形成采购计划，向同级财政部门提交审批，确保采购流程的顺畅与合规性。

（三）合同的履约和验收

资产入库后，财务人员应及时进行账务处理，将购买的资产录入预算一体化系统中，保证账实相符，使预算一体化系统能够根据业务动态真实反映数据，保障政府采购项目整个业务链的完整性。

公务仓的管理人在收到采购货物后应及时验收、登记、做好库存商品入库和盘点工作。在后续管理中，财务部门应不定期抽查库存商品的质量、数量及规格是否与供应商提供的清单相符。

（四）采购完成和支付

采购完成后应将采购文件整理归档，具体包括采购合同、采购备案资料和响应文件等。这些资料作为验收和支付的参考依据，需要完善、规范地保存，为事后的监督管理提供依据。

采购支付工作是政府采购的最后一步。对于工程项目类的采购，需要确定合同履约进度，并以此作为支付依据。例如开工时先支付工程款的30%，工程完工并验收后支付60%，质保期结束后支付完毕。采购支付过程应严格按照合同履约进度支付采购款，提高防范风险的意识和支付效率。

三、政府采购中的主要风险及完善策略

（一）完善风险评估机制

采购过程是一个涉及范围较广的过程，从选择采购代理机构到选定入围供应商以及最后敲定中标单位，其中的每一个环节都取决于主观的判断，存在人为操作的空间。因此，需要针对政府采购的全流程完善风险评估机制，提高事业单位政府采购流程的合规性。首先，通过全程追踪政府采购过程，识别并判断风险，对风险点形成初步的认识。进而，通过评估风险发生的频次、可能性、带来后果的严重程度以及是否在可控制范围内等维度，确定关键风险点。针对识别出的关键风险点，提前采取必要的规避手段，将风险发生的可能性降到最低。

（二）强化财务部门与业务部门的沟通

为确保预算编制工作既及时又高效，财务部门与业务部门应建立稳定的沟通渠道，并定期召开协作会议。例如，在财务部门与归口科室的沟通会议中，双方可以共同确立和统一预算申报的流程与标准，协调解决在预算编制过程中遇到的问题，共享最新的预算政策及执行情况。这种定期的交流有利于增强各相关部门间的协同效果，从而提升预算编制的质量和响应速度，确保财政资源得到更加合理和有效的分配与使用。

（三）促进资产管理数字化

相关部门应通过升级和完善内部信息技术系统来促进资产管理的数字化。这个信息系统应可以实现记录每项固定资产的编码，同时确保对于资产的使用状态、采购需求以及报废状态的实时监控与信息共享。通过各部门之间信息的即时共享和透明化，有效减少重复采购和资产积压的情况，确保每一分资金的合理投入和现有资源的充分利用。

（四）加强资金管理

首先，需要明确项目资金的归口科室，明确责任主体，清晰划分权利与职责，以保证财政拨款能及时拨付到位。其次，完善票据保管和签发的流程，在政府结算票据已经基本实现电子化的情况下，需要建立更加完善的信息系统，实现多种票据的线上管理。同时，非财务人员接触结算印章和票据，需要相关业务科室负责人和财务部门负责人审批，以保证非公开财务信息的安全性。最后，相关财务部门和审计部门可以实行联动机制，不定期地抽查单位制定的财务制度和相关内部控制制度，确保制度真正落到实处，保证财务资金的安全和使用效率。

（五）加强采购人员培训

当前，大多数事业单位仍无法实现建立专业的采购部门。在这样的背景下，加强内控管理人员与采购管理人员的培训十分重要。第一，加强内部控制管理人员队伍建设，将培养道德素质和业务能力提上日程。只有内控人员提高风险意识，及时发现潜在风险，才能在源头上遏制风险、控制风险，保障政府采购工作的顺利开展。第二，加强采购管理人员队伍建设。为采购人员提供系统的岗前培训和在职教育，使采购人员对预算一体化的采购流程有总体的把握和认知。第三，可以考虑邀请外部专家指导政府采购内控建设，优化满足单位特色需求的采购流程。第四，建立单位内部资格认证制度，对政府采购人员加强考核管理。通过有效的激励降低员工的抵触心理，维护采购团队积极向上的工作氛围。

（六）完善信息公开与采购评价体系

部分事业单位当前的采购过程缺乏自我监督意识，也没有及时接受群众监督。因此，需要完善信息公开机制与采购评价体系，营造清廉的工作氛围。

第一，建立政府采购评价指标体系。针对采购方式、采购额度、采购成本的评估，建立评价体系。通过制度构架的约束，以硬性手段规范采购人员和供应商的行为，提高采购工作的执行力和透明度。

第二，建立供应商信用监督体系。追踪供应商在投标、评标、中标以及履约过程中的行为。对于不良供应商，应在网上发布公告，增加其失信成本，使其主动约束和规范自身行为，承担社会责任，实现风险分担。

第三，建立投诉机制。对于收到的群众投诉要严肃对待、及时处理，追踪问题的根源，合理地化解矛盾和风险。

结语：

政府采购作为政府向社会购买商品、服务和工程的手段，像一只无形的手对市场经济实施宏观调控，是我国经济蓬勃发展的动力之一。通过加强政府资金管理，可以控制资金流向。完善风险评估机制，可以识别政府采购过程的风险点，实现风险控制和风险分担。还要加强政府采购人员队伍建设，提高采购人员的综合素质和专业能力。最后，完善信息公开和采购评价体系，建立投诉举报制度，使政府采购工作不断适应新时代的变化。在完善政府采购工作的同时，促进国家经济发展和廉政建设。