基于固定资产管理软件的资产预警与盘点方式研究

在企业规模化发展中，随着固定资产数量的增多，固定资产种类也在不断增多，为了加强对企业固定资产的有效管理，多数企业逐步引进并使用固定资产管理软件。固定资产管理软件存在两个重要的功能，即资产预警和盘点。在固定资产管理过程中，通过资产预警可以帮助企业及时发现潜在的风险和问题，帮助其迅速采取措施进行处理，使企业能够更为精准地掌握固定资产情况，保障决策依据的可靠性。本文主要分析了固定资产管理软件的关键功能，结合常见的资产预警方式，总结预警规则的设置，通过把固定资产管理软件的盘点方式与传统盘点方法进行对比，结合软件所支持的判定方法，加强对数据的记录与处理，实现对报表的有效查看。在探讨资产预警与盘点的协同作用时，进一步探讨固定资产管理软件在实施过程中的注意事项，以供参考。

固定资产管理软件具有多种关键的功能，如资产的录入与查询、资产折旧与报表的生成、资产盘点与预警等，能够在企业资产管理工作中提供更为全面的解决方案，推动资产管理朝着数字化、信息化的方向转型，有利于提升企业的竞争能力，助力企业实现可持续发展的目标。

当前的商业环境具有复杂多变的特性，加强对企业固定资产的有效管理十分必要。固定资产作为企业在日常运营中的关键支撑，需要采取科学的管理模式，促进其管理效率的提升，为企业的持续发展提供持续的支持与动力。在企业固定资产管理工作中，要顺应信息技术的快速发展趋势，合理运用固定资产管理软件，促进企业资产管理的变革创新，在紧抓机遇的同时，有效提高企业竞争能力。

一、固定资产管理软件的关键功能

固定资产管理软件具备资产录入与查询的功能，可以把企业相关固定资产的信息全部录入系统中，不仅可以打破时间与空间的局限，还能够确保信息查询和调用的便利性。借助软件的数据分析功能，企业可以清晰掌握各类资产的数量、分布情况以及使用状况等信息，为企业决策提供有力支持。

固定资产管理软件具有资产折旧与报表生成功能，在运行时，可以根据资产的购置日期、折旧年限等基本信息，自动完成对折旧数额的计算，从而顺利生成各类报表，例如折旧明细表、资产负债表等，帮助企业有效减轻财务工作负担。

利用固定资产管理软件的资产盘点与预警功能，定期开展资产盘点工作，及时发现企业资产的变动情况，如增加、减少等，确保资产数据的准确性。在运用固定资产管理软件时，还可以对资产闲置、资产即将到期等状况进行预警，通过预警，便于企业快速采取相应的控制措施，减少资产浪费，避免资产流失。

在固定资产管理软件的帮助下，企业能够实现资产管理的信息化、数字化发展目标，利用软件中的数据分析功能，帮助企业更好地了解各类资产的具体使用状况，通过对资产的配置进行优化，提升资产利用率。在软件的支持下，为企业提供充足的数据与信息，帮助企业有效应对各类挑战，实现持续发展的目标。

二、常见的资产预警方式

在固定资产预警工作中，一般是运用固定资产管理软件，以前期预设的规则与条件作为参考，以自动化形式针对固定资产使用过程进行检测，针对其中存在的异常情况，能够尽快予以提醒，帮助企业合理规避资产损失或者浪费问题。

（一）资产过期预警

在固定资产管理软件的运行过程中，可以结合相关数据信息，完成自动检测任务，例如资产的使用寿命、资产的购置日期等，在及时发现即将过期的资产时，能够对管理人员进行及时提醒，帮助企业尽快落实报废更新等多项工作，使企业能够更好地掌握各项资产状况，避免出现多数资产过期现象，有效规避资源浪费，从而减少安全隐患。

（二）资产闲置预警

结合资产的利用率，可以运用固定资产管理软件开展实时监控，如果部分资产长时间处于闲置状态，在固定资产管理软件的支持下，通过自动检测并进行提醒，帮助企业尽快发现闲置资产并进行妥善处理，促进资产利用率的提升，从而实现对成本的合理控制。

（三）资产异常使用预警

采用数据分析、实时监控等多种方式，利用固定资产管理软件针对资产在使用中的异常状况进行检测，及时提醒管理人员，帮助企业尽快落实核查处理等工作。如资产存在长时间连续使用的状况或在非正常时间使用等异常行为，企业能够尽快发现资产使用问题，减少异常现象和资产损坏。

（四）资产维修预警

部分固定资产需要定期维修或者更新，将维修记录作为参考，按照预设的维修计划，运用固定资产管理软件分析相关数据，对维修时所需要运用的资产进行自动检测，及时发出更换、维修等操作提醒，帮助企业掌握资产维修实况，确保维修工作及时落实，减少生产中断问题发生，避免出现安全事故。

（五）规则设置

针对种类相对较多的固定资产，要利用泛微OA系统帮助企业实施有效管理，该类资产的使用周期相对较长，总体的使用地点具有分散化的特征。对于相关固定资产责任人，需要明确其责任，杜绝出现固定资产流失问题，减少重复购置资产的现象，降低企业运营成本。在设置库存预警、出库校验、归还提醒、库存自动更新等多方面的规则时，要找出存在异常现象的数据并进行妥善处理，正常数据则需要有效保存。掌握固定资产实际状况后，可以在减轻盘点工作负担的同时避免出错，合理规避错盘、漏盘、重盘等问题，确保固定资产数据的完整性、真实性与可靠性。

（六）功能实现步骤

固定资产表设置库存预警，低于某个值自动提醒补货。企业可以利用泛微OA系统针对固定资产表实施统一管理，在新建、修改、查看的环节，对所有资产信息进行自定义，按照库存设置消息的提醒，若某一项库存数据较低时，对资产管理人员进行自动提醒。

资产出库审批设置校验，小于库存量时才能出库。对于固定资产的领用、调拨和借用，可以按照固定资产领用审批表，由资产管理人员设置出库校验，针对出库量与库存数量进行对比，由系统做出自动判断，当前者小于后者时允许出库，若当前者大于后者时系统自动发出无法出库提示，避免反复确认。

资产出入库自动计算库存，实时知悉资产变化。在固定资产的出库、入库等环节，随着数量的变化，针对领用表单和入库表单可以分别设置触发规则，在出入库提交确认之后，库存会相应减少或增加。

系统自动进行数据统计，杜绝人工盘点失误。对于固定资产的登记、领用和入库表，相关数据可以由系统自动填写，从而完成汇总、分析等工作，帮助资产管理人员清晰掌握各项资产的价值、数量以及流向，从而减少人工手动盘点的错误。

一键构建固定资产管理系统，突出工作重心。按照各项表格中的具体状况，如固定资产登记表、固定资产领用表、固定资产归还表等，资产管理人员可以借助系统一键构建固定资产管理工作内容表单和审批表单，使工作重心得以突出，借助协作功能促进效率的提升。

三、固定资产管理软件的盘点

（一）盘点方式

1.传统盘点方式

通过管理人员手动操作的方式，在清查和管理固定资产时，针对各项资产的信息需要逐一核对，例如名称、型号、规格、编号等，总体工作量相对较大，稍有不慎则容易出错。但使用传统盘点方式，资产管理人员可以与资产实物直接接触，便于全面了解和掌握资产状况。

2.快速盘点方式

运用固定资产管理软件，借助其中预设的快速盘点功能，在资产的清查和管理中可以促进盘点效率的提升。通过对资产条码的扫描或者采用扫描RFID标签的方法，帮助管理人员尽快获得资产信息，实现高效化的盘点目标。与此同时，通过对资产信息的逐一核对，利用系统中的自动化功能，通过对比和纠错，减少人为失误。

3.远程盘点方式

运用固定资产管理软件，通过远程访问和对资产的清查，能够完成远程盘点任务。通过网络与远程访问服务器的连接，打破时间与空间的限制，帮助管理人员随时随地了解资产状况和信息数据。尽管管理人员不在现场，也能够及时完成对资产的清查，为资产管理提供便利。

（二）传统盘点方式与软件辅助盘点方式对比

传统盘点方式的优点在于无需额外投入软件，初期成本低，但主要依靠人工手动记录和核对，容易出现错误和遗漏，效率较低，尤其是面对大量资产盘点时耗时费力，数据统计和分析较为困难，难以快速生成准确的报表，而且难以实时掌握资产动态，信息更新可能不及时。

软件辅助盘点的优点在于准确性高，可减少人为失误，能大大提高盘点效率，可快速扫描、识别和记录资产信息，能实时更新资产数据，可随时掌握资产状况，便于进行数据的汇总、分析和生成详细报表，并且可以设置各种预警和提醒，从而提升资产管理的精细度。但是，软件需要一定的软件采购或开发成本，同时对操作人员的软件使用能力有一定要求。

（三）软件支持的盘点方式

专业的固定资产管理人员在登录APP之后，通过进入盘点环节，利用APP对盘点进行扫描，针对资产的具体使用信息加以确认，并与台账进行对比，保障两者高度一致，并且能够在APP中完成修改任务。采用员工自动盘点的方法，可以借助企业微信、PC钉钉等平台，针对个人名义的固定资产进行盘点。另外，借助扫描代码的方式可以顺利完成自动盘点任务，促进固定资产盘点效率的提升，从而有着更高的精确程度。

（四）盘点数据的记录与处理

将盘点数据全部上传系统，在数据处理环节可以利用系统自动处理功能，避免出错。一旦发现异常数据，需要做出妥善处理，在4e53337150f1e07d39af01b680b513fe95316aba526c51b44fb2192a1f67f50d手动编辑处理环节也需要认真校对，保证数据的准确性。在用户登录系统之后，按照顺序点击业务模块、资产盘点、盘点任务等三个菜单。

在进入盘点任务界面之后，针对盘点单完成状态进行查看，选择盘点任务已经完成的单据，通过双击之后能够查看详细的盘点信息。针对实际盘点数据列表的查看，显示缺失状态的资产可以采用自动默认的处理方式，即报废处理。通过对缺失状态资产的查看，可以点击忽略盘点异常不予处理的选项，勾选忽略不处理这一缺失状态资产处理选项。

通过对实际盘点列表进行查看与反复确认，若发现部分设备状态与实际情况不符，采用手动编辑的方式，将其状态改为正常，再点击确定按钮后关闭编辑对话框，此时的资产实际盘点状态显示正常。在数据处理工作完成后，点击盘点处理按钮，随着盘点处理提示框的弹出，再点击确定，从而完成整个盘点任务。在进入盘点任务列表后，对单据中的完成进度进行查看，均显示已处理，则表示盘点完成。

四、资产预警与盘点的协同作用

资产预警可以提前为盘点工作作出重要的信息提示。比如当某项资产临近报废期限的预警发出后，在盘点时就能特别关注该资产的状态和处理情况；资产位置异常预警可以让盘点人员在进行实地盘点时重点核实其实际位置是否与记录相符；资产价值变动预警也能在盘点过程中对其价值情况进行针对性确认。

盘点是对资产预警的一种实际验证和落实。通过盘点，可以确切地了解资产的实际状况是否与预警信息相符，从而确保预警系统的准确性和可靠性。同时，盘点过程中发现的新问题或异常情况也可能成为新的预警触发因素，可以进一步完善资产预警机制。

资产预警与盘点具有协同作用，能够更好地提升资产管理的全面性、准确性和及时性，帮助企业更有效地掌握资产的变动情况，保证资产的安全与合理利用，促进资产管理水平的不断提高。

五、利用固定资产管理软件的注意事项

（一）先固化再优化

对于固定资产管理软件的运用，企业可以采用先固化再优化的模式，待明确软件模块后，先运行资产业务流程，避免过度苛求内部操作细节，后续可以通过针对性的解决办法解决内部终端操作细节问题。前期应充分熟悉固定资产软件，避免对软件设施产生误导，借助正确的取舍方式，发挥固定资产管理软件的优势。

（二）确定部门负责人

在确定固定资产管理软件负责人时，一般需要应聘专业人员，同时还需要加强与软件供应商团队的对接。针对各部门软件的部署、安装和使用情况，充分做好监督工作。对于各个部门固定资产管理软件运用操作中出现的问题，需要由软件负责人进行筛选并统计，加强与各主体方的交流，通过及时反馈协商，找到有效的解决办法。各个部门需要指派一名部门负责人，要加大对本部门员工固定资产管理软件应用的监督力度，规范其操作方式，对于操作中出现的问题进行汇总并及时反馈，由固定资产管理软件总负责人协商解决。

（三）提高员工对固定资产管理软件的接受度

在固定资产管理软件的运用过程中，企业可以采用召开员工动员大会的方法调动员工的积极性，提高员工对固定资产管理软件的接受度。在必要情况下，还需要建立完善的奖惩考核制度，对于积极配合的员工给予一定的奖励并作为榜样，加强员工之间的监督，确保软件正常运行。

结语：

为提升企业固定资产管理水平，在运用固定资产管理软件的过程中，要发挥其资产预警和盘点等功能优势，帮助企业更好地掌握固定资产的实际状况，明确各项资产的使用情况，促进资产管理效率的提升，充分保证固定资产的安全。固定资产管理软件资产预警和盘点功能，也能够帮助企业合理控制成本，提升企业生产效益。因此，完善的资产预警和盘点功能对发挥固定资产管理软件的实用价值很有作用。