建筑企业商务管理信息化策略研究

2024-07-09张琴雷佳李子甜

环渤海经济瞭望 2024年6期

张琴?雷佳?李子甜

一、前言

随着科技的不断进步与全球经济的深度融合，信息技术已成为推动各行各业发展的重要引擎。在建筑企业中，商务管理作为连接企业内外部资源、协调各方利益、确保项目顺利进行的关键环节，其管理效率和质量直接影响着企业的市场竞争力和可持续发展能力。因此，探索信息技术在建筑企业商务管理中的应用，不仅是提升企业核心竞争力的重要途径，也是适应时代发展形势、推动行业转型升级的必然要求。近年来，随着云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术的迅猛发展，建筑企业商务管理正面临着前所未有的机遇与挑战[1]。一方面，信息技术为建筑企业提供了高效、便捷、精准的管理工具和方法，极大地提升了商务管理的效率和准确性。另一方面，信息技术的快速发展也对建筑企业商务管理提出了更高的要求，需要企业不断适应新技术、新模式、新业态的发展形势，提高自身的创新能力和适应能力。

二、信息化建设在建筑企业商务管理中的作用

信息化建设在建筑企业商务管理中具有重要作用，通过引入先进技术、加强实时监控、优化资源配置，能够显著提升管理效率和决策能力，增强风险防控能力，实现资源共享和协同发展，改善客户服务体验并塑造企业品牌形象，是建筑企业实现现代化管理、提升市场竞争力的关键所在。

（一）提高商务管理效率

在建筑企业商务管理中，通过引入信息技术可以有效提高商务管理效率。首先，信息化系统可以实现包括成本、预算、财务等商务数据的集中管理和自动化处理。传统的手工录入数据容易出现错误，并且耗费大量的人力与时间，而信息化系统可以实时获取各部门数据，并进行自动分析，提高数据处理的准确性和速度。同时，信息化系统还具备数据校验和完整性检查功能，能够自动识别异常数据并进行预警，减少人为差错的可能性。其次，信息化系统可以提供快速的商务分析与决策支持。通过数据的自动统计和报告生成，建筑企业管理层可以更快地获取财务状态、成本分析、利润率等关键指标，有利于管理层进行及时合理的决策。最后，信息化系统可以根据预先设定的规则和阈值，进行数据比较、趋势分析和预测，帮助建筑企业发现问题和机会，并制定相应的对策和计划。综上所述，建筑企业引入信息技术可以极大地提高商务管理效率，为企业提供精确、及时、可靠的数据信息和决策支持，进一步提升企业的竞争力和可持续发展能力。

（二）降低商务管理风险

信息化建设可以帮助建筑企业降低商务管理风险。首先，通过信息化系统实现对成本及财务数据的全面监控和审计。传统的手工记录容易出现数据遗漏或篡改的问题，而信息化系统能够对数据进行实时监测和审计，确保数据信息的准确性和完整性。其次，信息化系统可以提供风险预警与控制功能。通过数据分析和挖掘，信息化系统可以识别出潜在的商务管理风险，例如成本超限、预算超支、财务造假等，并及时发出预警，使建筑企业能够采取相应的控制措施。最后，信息化系统能够帮助建筑企业建立完善的内部控制体系，加强对各项业务活动的监管和管理，降低管理风险的发生概率。信息化建设还可以提高建筑企业对外部环境变化的适应能力。建筑企业面临着许多不确定性因素，例如市场需求变化、政策调整、竞争压力等，都可能对企业的生产状况产生影响。信息化系统可以通过实时的数据分析和预测模型，帮助建筑企业快速准确地识别和应对外部环境的变化，降低商务管理风险带来的影响。

（三）促进信息共享与协同

信息化建设可以促进建筑企业内部各部门之间的信息共享与协同。传统的商务管理往往存在信息孤岛，各部门之间难以及时获取和共享相关信息，导致信息传递延误和决策不准确。通过统一的数据平台，建筑企业各部门可以及时获取最新的数据信息，从而减少信息传递的时间和误差。传统的商务管理往往依赖于手工录入数据和报表传递，容易出现繁琐的数据整理和传递错误的问题。信息化系统可以将数据集中存储，并通过自动化的数据接口实现各个系统之间的数据交换，从而确保数据的准确性和实时性。建筑企业各部门可以通过系统平台即时查看最新的数据，不再依赖于手工报表，大大提高了信息获取的效率和准确性。

信息化系统提供了协同工作的平台，建筑企业各部门可以共同参与财务决策、预算编制、成本测算等商务管理工作，实现信息的共享和协同。建筑企业不同部门可以在系统中提交需求和意见，进行多次协商和讨论，从而达成合理和全面的管理决策。

三、建筑企业商务管理信息化的关键要素

（一）商务管理系统

建筑企业商务管理信息化的核心要素之一是商务管理系统。商务管理系统是指通过集成各类商务管理功能模块，实现数据信息的自动化处理和管理，可以有效地支持建筑企业日常业务处理，包括会计核算、财务报告、成本控制、预算管理、物资招采等方面。商务管理系统的建设对于建筑企业实现日常管理的自动化、规范化和高效化具有重要意义。建筑企业面临着大量的商务数据处理工作，传统的手工操作往往效率低下且容易出错。商务管理系统的引入可以解决此类问题，通过自动化处理和智能化分析，减少了人工操作的工作量，提高了数据处理的准确性和效率[1]。

此外，商务管理系统还可以集成各类业务信息，实现全面的数据共享和分析[2]，为决策提供准确、实时的商务信息支持。通过商务管理系统，建筑企业可以快速生成统计报表，辅助管理层进行分析和决策。同时，商务管理系统提高了对外信息披露的准确度和及时性，提升了建筑企业的市场形象和信誉度。

（二）数据管理与分析

建筑企业商务管理信息化的另一个关键要素是数据管理与分析。随着建筑企业规模的扩大和业务复杂性的增加，企业所涉及的商务数据呈现爆炸式增长。建立完善的数据管理体系可以帮助建筑企业准确记录和保存大量的商务数据，并保证数据的完整性和可靠性，包括对收入、支出、成本、资产、负债等各项商务数据的分类、编码和存档，以确保数据的准确性和可查性。

与数据管理相辅相成的是数据分析。通过对数据进行深入分析，建筑企业可以获取有价值的信息，辅助管理层做出科学决策。数据分析可以包括统计报表的指标分析、趋势分析、比较分析等方法。通过数据分析，建筑企业可以了解财务状况、盈利能力、偿债能力、招采状况、预算成本等方面的情况，并及时发现潜在的风险和问题。

在建筑企业商务管理信息化的实施过程中，数据管理与分析是密不可分的，只有建立起高效的数据管理体系，并运用合适的数据分析工具和方法，建筑企业才能充分发挥商务数据的价值，提升商务管理水平和决策能力。

（三）信息安全与风控

建筑企业商务管理信息化的另一个关键要素是信息安全与风控。建筑企业在信息化建设过程中面临着信息泄露的问题，因此，建筑企业需要建立健全的信息安全管理体系，从技术、组织和管理等方面加强对信息安全的保护。在技术方面，建筑企业应采用先进的防火墙、数据加密等安全技术手段，保障管理系统和数据的安全性。此外，建筑企业还应建立完善的权限管理机制，确保只有被授权人员能够访问和操作系统[3]。在组织方面，建筑企业需要明确信息安全责任，建立安全意识培训机制，提高员工对信息安全的重视和保护意识。在管理方面，建筑企业应制定并执行相应的信息安全政策和流程，建立安全审计和监控机制，对违规行为进行处罚或纠正。除了信息安全，建筑企业还需要制定有效的风险控制策略，对潜在的商务风险进行识别、评估和控制。

四、建筑企业商务管理信息化的实施策略

（一）需求分析与规划

建筑企业商务管理信息化的实施需要进行需求分析与规划。需求分析阶段主要是通过对建筑企业管理现状的评估和对未来发展目标的预测，确定信息化的需求和目标。在规划阶段，建筑企业要制定详细的工作计划和时间表，确定信息系统的实施方式和步骤以及相关资源的配置。在需求分析阶段，建筑企业要全面了解商务管理现状，包括商务流程、数据整合情况、信息化水平等，通过对现状的评估，可以明确当前存在的问题和不足之处，为信息化建设提供参考指导。同时，建筑企业要对未来的发展目标进行预测和规划，考虑企业的战略目标和发展趋势，确定信息化的目标和方向。需求分析阶段还包括对用户需求的收集和分析，通过与各部门和业务人员的沟通与合作，了解其对管理信息化的期望和需求，为后续的系统设计和开发提供基础。在规划阶段，重点是制定详细的工作计划和时间表，确定信息系统的实施方式和步骤。建筑企业要考虑各项任务的优先级和依赖关系，合理安排资源和人力，并确保整个实施过程的顺利进行。

（二）技术选择与系统集成

在建筑企业商务管理信息化实施过程中，技术选择与系统集成是非常关键的步骤。建筑企业要评估不同的信息技术，以寻找适合自身需求的技术方案，涉及对不同技术的功能、性能、稳定性、扩展性等方面进行综合分析和比较，根据企业的规模、业务特点和发展战略，选择适合的技术解决方案。系统集成是确保信息化系统顺利运行和有效协同工作的重要环节。在建筑企业商务管理信息化实施过程中，往往会涉及到多个系统的应用和数据交互，比如财务管理系统、采购管理系统、合同管理系统、成本管理系统等，系统之间的数据共享和协同工作对于提高商务管理效率和降低风险至关重要。通过系统集成，不仅可以避免数据冗余和信息孤岛的问题，还能够实现数据的实时更新和及时反馈，提高管理决策的精准性和效果。同时，建筑企业还要确保系统的安全性和稳定性，防止数据泄露、丢失或恶意攻击。

（三）组织变革与培训

建筑企业商务管理信息化的实施涉及到组织变革和培训。组织变革是指通过重新设计流程、调整组织结构和职责来适应信息化的要求。在信息化背景下，传统的管理方式已经不能满足建筑企业的发展要求，因此需要对组织进行调整和变革。建筑企业要重新思考和设计商务管理流程，以适应信息化系统的应用要求，可能涉及到业务流程的重新组织和优化，并且需要在商务管理部门到其他部门之间建立更加紧密的协作机制。建筑企业还需要重新分配员工的责任和角色，以保证信息化系统的高效运行。组织变革的目标是提升建筑企业的运营效率和商务管理能力，进一步推动企业的信息化发展。培训是为了提升员工的技能和知识，使其能够熟练使用新的商务管理系统和工具。在信息化实施过程中，员工需要适应新的工作方式和操作流程。因此，建筑企业要为员工提供培训，使员工能够理解并熟练使用新系统和工具[4]，培训内容包括对商务管理系统的功能和操作进行介绍以及相关业务流程和规范的讲解。

（四）效果评估与改进

建筑企业商务管理信息化的实施并不是一次性完成的，需要进行效果评估和改进。评估可以通过对信息系统的使用情况、商务管理效率和准确性等方面进行指标分析和比对。根据评估结果，及时发现问题并进行相应的改进，不断提升商务管理信息化的效果和质量。

在进行效果评估时，可以通过衡量信息系统的使用情况来评估其有效性和用户满意度，包括用户使用频率、系统稳定性以及用户对系统功能和界面的评价等，同时，可以通过商务管理效率来衡量信息化的成果。

评估结果的分析和比对是改进的基础。通过仔细研究评估数据和用户反馈，可以针对性地发现问题和瓶颈所在，可能的问题包括系统功能不完善、用户培训不足、信息共享不畅等。针对以上问题，可以制定相应的改进措施。

持续的改进是确保商务管理信息化成功的关键。建筑企业应建立有效的问题反馈和改进机制，并将其纳入日常管理体系中。同时，注重员工的参与和反馈，激发其改进的动力和创造力。只有不断地进行评估、分析和改进，才能够实现信息化水平的持续提升，为建筑企业商务管理带来更大效益。

五、结语

当前，建筑企业在商务管理上存在诸多问题，信息化建设已经成为重要的发展趋势。想要提高企业在建筑行业中的地位，提高企业的盈利能力，建筑企业必须不断提升商务管理能力，加强信息化建设，才能帮助企业适应行业发展需求，在市场中提高竞争力，从而推动企业实现健康发展。

引用

[1]钱方杰.建筑施工信息化发展趋势与对策[J].科技资讯，2011（02）：76.

[2]徐慧娥，郑祥玉.财务数智化转型对财务管理的影响探究[J].

会计师，2023 （18）：44-47.

[3]武岩，田苗，孙姝琬.档案数字化与信息化下的工程建设档案安全与保密研究[J].北方交通，2023 （11）：88-90+94.