智慧医院建设视域下电子文件归档和电子档案管理规范化研究

张宁　宋燕　王爽　郝梦晴

摘 要：随着信息技术的快速发展，智慧医院建设已成为现代医疗行业的发展趋势，电子文件归档和电子档案管理是智慧医院建设中不可或缺的一部分。文章从智慧医院建设的视域出发，对电子文件归档和电子档案管理规范化开展深入研究，为智慧医院的信息化建设提供理论指导和实践参考。

关键词：智慧医院；电子文件归档；电子档案管理；规范化

引言

《公立医院高质量发展促进行动（2021-2025年）》中明确指出，要将信息化建设作为医院基本建设的优先领域，并提出建设电子病历、智慧服务和智慧管理“三位一体”的智慧医院信息系统，逐步提高医疗服务的智慧化水平，推进医院信息化建设的标准化和规范化。同时该文件还指出，到2025年要建成一批具有示范引领作用的智慧医院，形成线上、线下一体化的医疗服务模式，增强医疗服务的区域均衡性。电子文件归档和电子档案管理作为一种高效、安全、可持续的信息管理方式，对于促进医疗信息化、提高医疗服务质量和效率在智慧医院建设中具有重要意义。然而在实际应用中，电子文件归档和档案管理存在一系列规范化问题，亟须解决。

一、推动档案数字化规范管理的重要意义

1.提高档案管理工作的效率

在智慧医院建设背景下，医院档案资料逐渐从传统纸质媒介转变为电子形式，纸质档案资料的保护方式得以优化，信息技术的应用提高了档案形成速度，数字化档案可以快速检索、共享和传递，减少了查找和整理档案的时间和成本。通过信息系统实现自动化操作，档案管理人员可以从烦琐的工作中解放出来，在降低档案错误发生率的同时，极大地提高了档案管理的效率。

2.提高医疗服务效率的重要手段

智慧医院建设信息化系统间需要实行数据共享，提升档案数字化规范有利于形成更加互联的档案信息库，通过文本搜索、数据挖掘等技术手段实施信息提取和分析，为研究、决策和公共服务等领域提供有价值的信息资源，更好地实现跨领域、跨机构医疗信息资源共享，促进医疗服务的效率和质量的提升。

3.档案管理数字化改革的必然要求

档案数字化建设依靠计算机、OCR、数字摄影和数据库等信息技术，改变了档案管理的固有模式，是一种新型档案信息形态，网络存储快捷方便、存储空间更小的特点让其应用空间更大。随着智慧医院建设的发展，进一步推动档案数字化规范管理是信息化时代档案数字化变革的必然要求。

4.促进医疗科研的进步

在智慧医院建设的过程中，医院采用了先进的电子文件管理系统，不仅为医疗实践提供了便捷和高效的工具，更为医疗科研注入了强大的动力。科研人员通过使用规范性管理的电子文件对大量的医疗数据展开分析和挖掘，发现隐藏在数据中的规律和趋势，为医疗科研提供有力的数据支持。同时，可以帮助科研人员快速获取和整理相关的文献资料和研究成果，提高科研工作的效率和质量，推动医疗科研的不断进步。

二、电子文件归档和电子档案管理中存在的问题

1.重视程度不够

一是缺乏数字化管理思维。目前，很多医院普遍认为档案管理只是简单的文件整理、存档等事务性工作，对档案管理作为从属性工作的管理思维仍占主导，数字化管理思维未建立起来。二是对创新重视不够。目前，很多医院档案数字化管理工作中仍然会存在凭经验管理的做法，未能充分认识到数字技术对档案管理基础工作的重要性，加之对人工智能、大数据和区块链等信息技术缺乏足够了解，主动开展信息技术研发、实施技术创新相对较慢，从而导致档案数字化发展空间较为狭窄。三是对单套和双套制的问题解决重视不够。目前，仍有大部分医院在电子文件存档过程中存在纸质与电子化存档双套制并行的情况，不仅增加了档案管理人员的工作量和医院管理成本，而且较为保守的双套制很大程度上限制了医院档案数字化建设的进程。

2.电子档案规范化管理体系建设不健全

一是电子档案规范化管理配套制度不完善。档案数字化转型需要依靠国家政策和法规的支持，国家档案局先后出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《纸质档案数字化规范》等。然而，目前很多医院配套制度还不够完善，有些医院的制度规范行为的作用较差；二是档案数字化管理职责分工制度尚不明确。目前，部分医院对电子档案管理缺乏明确的分工制度，通常粗暴地将电子档案管理的职责划归档案管理部门，忽视了作为电子档案源头的业务科室的职责，从而导致部门间各自为战，降低了档案管理的效率，也容易造成电子档案管理工作流程失控。

3.管理实务仍然存在不足

（1）電子文件归档实务工作存在的问题。电子文件归档实务中存在诸多问题：一是在收集处理过程中存在的不足。由于医院业务流程多种多样，因此就容易出现电子文件存储格式不规范、不统一的问题，WORD、PDF、OFD、CAJ、EXCEL和GIS等文档使用较为混乱；电子文件缺乏背景信息和元数据；电子文件的原始性、真实性和完整性无法保证的问题。二是在移交归档过程中存在的不足。电子文件在移交和归档过程中的难点主要反映在流程的控制上，很多医院存在着对制度规范执行不到位的问题，如电子文件移交缺乏科学的技术方法；归档电子文件整理未严格按照《归档文件整理规则》要求实施；缺乏相应的电子文件档案管理系统等问题，这些问题的存在对规范电子文件归档工作极为不利。

（2）电子档案管理实务工作存在的问题。电子档案管理与电子文件归档工作是承上启下的关系，实务中焦点问题主要集中在：一是档案信息采集难度较大。医院的特殊性导致医院电子文件异常多，加之医院各职能部门电子文件归档基础工作不扎实，造成档案数据信息采集难度大。特别是一线诊疗科室的电子文件档案信息，如果对应职能部门没有及时有效完成前期工作，就会极大增加档案收集工作的难度；二是档案信息利用与共享价值未充分发挥。档案数字化建设基本目的是要提高档案数据的使用效率，实现档案资料的共享。然而，受到医院数字化建设标准不统一的影响，不同医院临床信息系统、图像存储与传输系统、检验信息系统和电子病历系统等不能相互兼容，数据量庞大，导致电子档案的分类与检索工作受到一定的限制，数字化档案资料的共享和利用率不高。

（3）电子档案安全与隐私保护还存在薄弱环节。与传统档案管理模式相比，档案数字化建设大幅提高了档案管理效率，极大降低了档案管理成本。但同时，也给档案安全与隐私保护提出了挑战。档案数字化建设依赖信息网络，数据被泄露问题较为突出，如未经授权的数据访问、系统漏洞、病毒入侵和网络攻击等，导致数据流失，数字化档案管理中的信息安全问题逐渐凸显。

（4）档案数字化基础设备设施配套不足。档案电子化基础设备设施配套不足的问题，主要反映在数字化硬件设备设施和软件配备上。目前，很多医院在基础设备设施保障上的资金投入不够，必要的计算机硬件和软件基础还比较薄弱，如在计算机设备、网络服务器、打印设备设施等硬件和软件上的配置还存在不足。管理者更傾向于将资金投入医疗业务、教学和科研工作中，认为档案管理不需要耗费大量的人力、物力成本。

4.电子档案规范化管理人才保障不足

电子文件归档是档案数字化建设的基石，电子档案管理需要具备较强的专业素养，需要配备专业的档案人才。然而，目前很多医院对档案管理人才队伍建设不够重视，“新人进不来、旧人起不来”的人才管理现状制约着档案数字化建设进程，专业人才供需矛盾很难解决，档案数字化复合型管理人才极度缺乏。

三、电子文件归档和电子档案管理规范化对策研究

1.提高对档案数字化建设的重视程度

一是要增强对档案数字化管理思维的认识。思想是问题解决的根源，医院管理层和员工都要正确认识档案数字化转型的重大意义，要彻底转变传统观念；二是要培养数字化创新思维。医院管理层要充分认识创新的重要性，积极推动档案数字化技术创新，培育新技术、引进新方法，积极开发与电子档案相关的信息系统和软件工具，在文件的上传、下载、管理和共享等功能上实现技术突破；三是重视经费保障能力。档案管理数字化发展需要相应的资金投入作为保障，医院需要在经费保障层面给予档案数字化转型工作倾斜，加大对设备设施的投入，持续更新硬件和软件，为档案数字化管理提供强大的后勤保障。

2.不断完善规范化管理体系建设

一是建立健全档案数字化管理制度。医院应在制度框架内，结合自身实际情况建立健全档案数字化管理制度体系，明确管理目标和具体要求，确保档案数字化管理过程规范，以此满足智慧医院档案数字化转型；二是进一步优化标准化规范建设。医院要从全生命周期的视角出发，以闭环管理思维来推进电子文件归档和电子档案管理工作规范制度建设，要从电子文件的产生、使用、保存和销毁的角度推动细节规范的建立，如通过制度建立统一的电子文件分类、命名和编号方法，确保电子文件存储有序，检索方便。同时，加强电子档案流程管理，规范实施电子档案的鉴定、整理、著录、编目、存储、检索和销毁等操作，确保电子档案的合规性和可追溯性；三是建立制度的动态调整机制。医院在完善档案数字化管理体系的过程中需要结合新形势和新变化，逐步修订和完善档案管理制度，更好地适应智慧医院的建设需要。

3.提高管理实务工作效率

（1）充分应用数字技术，推动归档及电子档案管理规范化。医院应进一步强化实务规范工作。一是要推进文件格式标准化建设。实务中要通过规范电子文档存档统一格式，提高电子文件的可读性和操作性，如规定通用电子文档格式只包括OFD、PDF、DOC和XLS等类型；二是加强元数据管理。医院应该加强元数据管理，规定每个电子文件需要定义和记录相应的元数据信息，包括文件名称、创建者、创建日期、文件大小和文件所属类别等，以达到更好地检索和服务功能，确保电子文件的真实性和有效性。

（2）完善电子档案安全性与隐私保护工作。医院应在档案数字化管理中加强安全与隐私保护工作。一是要优化电子档案存储环境。数字化使档案的存储介质和载体发生了明显变化，要积极做好网络环境安全维护工作，防止电子档案数据被篡改、盗取和非法访问，推进计算机防火墙、文件加密、权限控制、密钥或其他加密技术的使用；二是要采取分布式存储管理策略。针对大量的电子文件存储需求，智慧医院要建立高效的存储系统，包括网络存储设备设施、云存储等，并将那些非必需电子文件由系统实施分布式存储，避免造成管理混乱；三是数据备份和容灾备份。为降低数据丢失和业务中断的风险，智慧医院应及时采取数据备份和容灾措施，防止网络不稳定等意外情况导致的安全事故。

（3）加强档案信息整合与共享服务。智慧医院的建设使命在于实现数据信息的整合与共享。一是要推动行业间协作共享机制的建立。政府应协调医疗行业之间的关系，促进各医疗机构之间信息的共享和合作，通过建立共享与合作机制，更好地服务于基础医疗事业；二是缩小数字化建设标准差异，打通信息壁垒。智慧医院建设中要进一步缩小数字化档案建设标准差距，减少医疗机构之间数据互通难度，实现档案数据的共享；三是促进各方共建共享。建立一个统一的医院核心业务数据系统，一个系统多模块设计，档案管理系统可以划分为不同的模块，每个模块负责处理特定的功能和任务。档案数据可以参考其他信息系统的数据，与其他医院核心业务系统开展数据交换和共享，实现档案的数据自主补充和更新。

4.夯实管理人才队伍基础

智慧医院要坚持“人才强院”战略，努力培养与智慧医院建设相一致的复合型档案管理人才。一是坚持人才引进，把好人才入口关。医院可以通过专业人才引进、定向培养等方式引入复合型档案管理人才，并在薪酬待遇、科研待遇等方面给予政策倾斜，做到“吸引人才、留住人才”；二是加大对档案专业人才培养力度。医院应强力推进存量档案管理人才数字化专业培训，建立专门培训体系，通过课堂教学、案例分析、讲座报告、外出实地考察以及专业培训等方式，由外部档案管理专家、相关机构或专业人士来授课，鼓励工作人员参加继续教育、规范化业务培训和专业技能评定，持续提高档案室人员的专业素养和业务能力；三是积累经验与分享。医院可以建立档案管理经验库，记录和总结实际操作中的问题与解决方案，为其他成员提供参考和借鉴，促进队伍整体能力的提高。

四、结语

随着互联网信息技术的深度应用，智慧医院建设视域下的电子文件归档和电子档案规范化工作仍将处于不断变革当中，医院应充分利用云计算、物联网和大数据等先进技术，实现医疗资源的优化配置、医疗流程的智能化改造以及医疗服务的个性化提升，并基于全生命周期的管理视角，逐步解决电子文件归档和电子档案规范化工作中存在的问题。充分发挥智慧档案管理成效，助推医疗服务质量和效率的提高，促进医院整体运营水平的提高，更好地应对医疗领域的挑战和机遇，实现医疗事业的可持续发展。

参考文献：

[1]章 文.电子档案在智慧医院建设中存在的问题和对策研究[J].档案记忆，2023（04）：58-60.

[2]李 琳.医院档案管理数字化发展面临的问题及对策[J].黑龙江档案，2021（06）：174-175.

[3]张 晔.电子文件归档格式研究[D].辽宁大学，2021.

作者单位：山东省妇幼保健院

基金项目：本文系2023年度山东省档案科技项目《智慧医院建设视域下电子文件归档和电子档案管理规范化研究》（项目编号：2023-01）的研究成果。

作者简介：张宁（1985—），女，汉族，山东济南人，硕士研究生，馆员，研究方向：医院档案管理；宋燕（1987—），女，汉族，山东济南人，本科，馆员，研究方向：医院档案管理；王爽（1974—），女，汉族，山东济南人，专科，助理馆员，研究方向：医院档案管理；郝梦晴（1991—），女，汉族，山东济南人，硕士研究生，馆员，研究方向：医院档案管理。