高校国家重大科技基础设施项目档案管理的现实困境与应对策略

李朝霞/国家档案局 王改娇/中国政法大学 罗明书/北京科技大学

当今世界，国际竞争空前激烈，各种挑战日益严峻。科技发展正处于革命性突破阶段，各国纷纷加大重大科技基础设施建设投入，扩大建设规模和覆盖领域。面对严峻形势，习近平总书记在党的二十大报告中指出，要坚持创新在我国现代化建设全局中的核心地位，加快实现高水平科技自立自强，以国家战略需求为导向，积聚力量进行原创性引领性科技攻关，坚决打赢关键核心技术攻坚战，加快实施一批具有战略性全局性前瞻性的国家重大科技项目，增强自主创新能力。国家重大科技基础设施项目正是突破科学前沿、解决经济社会发展、支撑关键核心技术攻关、保障经济社会发展和国家安全的物质技术基础，是抢占全球科技制高点、构筑竞争新优势的战略必争之地。

随着国家对重大科技基础设施投入力度的不断加大，依托高校承担的项目也从无到有，从少到多。高校参与的重大科技基础设施项目档案是国家重大科技基础设施项目档案的重要组成部分，它不同于一般的基本建设项目档案，兼具多门类档案属性，其管理更具综合性、复杂性、多元性。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“适应新时代发展步伐，突出创新引领，以改革精神推动档案实践、理论、制度全面创新”，“围绕创新驱动发展战略，强化财政资金支持科研项目档案工作监管”。为适应新时代对档案管理的新要求，结合重大科技基础设施档案特点，分析高等院校承担此类项目档案工作面临的特殊困难和问题，探讨如何加强高校项目全生命周期的档案管理，为实践层面提供政策引导具有极其重要的现实意义和战略意义。

1 高校国家重大科技基础设施项目档案工作的发展态势

我国重大科技基础设施建设最早可以追溯到上世纪五、六十年代，经过七、八十年代的发展，于“十一五规划”之后逐渐步入快车道。其时，高等院校也开始大规模地参与重大设施建设。与其他系统相比，高校虽然起步较晚，但发展势头迅猛。“十一五”批复立项了北京科技大学牵头建设的“重大工程材料服役安全研究评价设施”等项目，“十二五”批复立项了上海交通大学承建的“转化医学国家重大科技基础设施（上海）”项目等多个项目；“十三五”期间，国家发改委确定优先建设的10个项目中高校牵头4项。近些年，教育部主管高等学校作为国家创新体系的重要组成部分，由于其具有基础研究和前沿高新技术领域的多学科融合、高端科研人才汇聚、优势资源整合的协同创新优势，越来越多地承担国家重大科技基础设施的建设与运行任务。高等院校承担的重大科技基础设施项目不同于一般的基本建设项目，在管理体制、管理模式、工作流程、建设内容等方面有其自身特点，其档案涵盖了科研档案、工程档案、设备档案等多种门类。大科学装置档案管理具体呈现出下列特征。

1.1 项目投资规模大、档案管理周期长

高等院校承担的国家重大科技基础设施建设项目大多周期比较长，短则五六年，长则十多年。如北京科技大学作为教育部直属高校承担的第一个国家重大科技基础设施建设项目“重大工程材料服役安全研究评价设施”（简称“MSAF 项目”），是2005年“十一五”国家重大科技基础设施之一，项目于2007 年正式立项，建设总投资概算50,510 万元，2012年3月正式开工建设，2022年1月完成全部建设任务，2022年11月全面通过国家验收。转化医学（上海）项目 2013 年 7 月获批立项 ， 2023 年 7 月国家发改委验收。两个项目建设周期均长达10 余年。项目建设周期决定了项目档案工作周期相对较长，项目文件材料的形成、积累与归档也贯穿于项目建设全过程，加之建设期间机构变动和人员更迭难以避免，档案散失等风险大增，给项目档案的收集带来很大的挑战。

1.2 项目档案形成主体多元、内容构成复杂

高校承担的国家重大基础设施建设项目档案还呈现了形成主体多、档案内容与成分复杂等特征。仅以已验收的两个高校重大科技设施项目为例。北京科技大学MSAF项目法人单位为北京科技大学，参建单位有中国科学院金属研究所、西北工业大学、哈尔滨工业大学等，其中勘察单位1家、设计单位1家、监理单位5家、施工单位4家。建设内容包括建安工程和大科学试验装置，其中大科学试验装置包括工程结构材料损伤试验装置、工程结构材料损伤仿真试验系统和开放共享配套设施等，共形成档案2600余卷，北京科技大学与有关单位共同组建了“国家材料服役安全科学中心”负责该项目的运行管理和科学研究工作。转化医学国家重大科技基础设施（上海）项目也是多单位共建，有勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位、设备厂家、运行单位等。形成的档案包括建设项目档案、科研档案、设备档案等门类，涵盖项目立项、 可行性研究、初步设计及概算、设计、施工、试运行、验收等过程中形成的档案，截至 2023 年 3 月底，该项目共形成档案案卷 843 卷。

基于上述参建单位、参与人员众多，文件材料类型繁多，不可避免带来协调沟通成本的增加以及项目文件收集归档任务的加重。且项目启动之初，项目建设压力大，项目管理者更关注于项目实体建设，档案工作相对滞后。加之事前统筹不足，缺乏统一的档案管理体制和制度，归档责任不清晰，专职文件控制人员配置不齐，给后期档案整理和验收埋下隐患。

2 高校国家重大科技基础设施项目档案管理的现实困境

重大科技基础设施，具有鲜明的科学和工程双重属性，其设计、研制及相关技术和工艺具有综合性、复杂性、先进性。目前，高校档案管理水平，难以应对重大科技基础设施管理工作带来的挑战，主要表现在以下四个方面：

2.1 档案人员配置、专业知识结构与科技重大基础设施建设档案管理要求不匹配

目前，高校档案馆人员力量配备严重不足，多则十余人，少则三五人。馆藏档案体量从十万卷到几十万卷不等，时间跨度从几十年到上百年，每年常规的档案收集和提供利用任务繁重。还须承担百余个职能部门和教学科研机构的档案业务指导与归档工作。作为项目档案人员，若要做好项目档案工作，必须了解项目建设全过程，必须深入建设项目各个部门，开展档案管理范围及方法的深入调研。高校档案部门基本无暇顾及重大设施项目档案管理。实际情况，往往是科研人员参与基础设施建设，兼管文件的形成与积累，他们多数未经档案专业培训，对工程档案管理重要性认识缺乏专业视角，对工程全流程及自身工作在全局中的功能和定位把握不准，文件留存和归档意识薄弱，繁忙的日常工作使得他们往往忽略文件材料的积累和归档，给项目档案的管理带来较大困难。

2.2 高校对于科技重大基础设施建设档案管理经验有限

高校在牵头组织或大规模参与国家重大科技基础设施时，往往受到以人才培养为主业、以小科学为主要科研组织方式等因素的制约，很容易出现整体工期延长、投资费用增加、验收投入运行比例不高等情况。高校重大科技基础设施建设难度大、涉及面广，建设管理模式因校而异，高等学校现今普遍运行的校院二级管理体制难以适应项目档案管理需要。同时，高校档案管理机构相对边缘化，在主动调适方面有一定滞后性，进一步加大了项目档案管理的难度。

2.3 易出现权属不清、流向不明等问题

建设项目实行项目法人制，其管理主体是一个独立的法人单位，而科技重大基础设施建设是由多个主体联合承担的，因此在档案管理体制上呈现管理主体多元化的特征，导致档案权属不明晰。高校科技重大基础设施档案包含项目前期及工程管理、勘察设计、施工、调试、竣工验收、设备、运行等多样化的文件材料，直接影响文件材料归档范围、整理方式以及档案分类、档案流向不明确等诸多业务问题。

2.4 针对性的项目档案管理制度供给不足

目前，高等院校重大科技设施项目档案管理，主要依据教育部现行的《高等学校档案管理办法》《高等学校国家重大科技基础设施建设管理办法》两个部门规章，这两个中观层面的规范性文件，难以支撑复杂多变的设施项目档案工作的正常开展。同时，由于高校档案管理人员和项目管理人员经验欠缺，在项目档案管理标准、规范的具体执行方面把握不够准确。

3 提升高校国家重大科技基础设施项目档案工作高质量发展的应对策略

高校参与的国家重大科技基础设施档案是国家基础设施档案的重要组成部分。当前，亟待构建适合高校科技重大基础设施建设的项目档案组织管理体系，加强项目档案的组织管理，厘清各责任主体的项目档案工作职责，明晰项目文件的归属与流向，规范项目文件的积累、收集、整理与移交等工作，并与各高校档案馆原有馆藏档号体系有机衔接。

3.1 以“强化监管”为统领，落实项目档案专项评估制度。在国家重大科技基础设施建设中，建议教育部依法依规对项目建设实施过程开展合理有序的监管，为项目档案管理提供政策供给。这方面，可借鉴国家重大建设项目、重大科技专项等成熟的工作经验，对科技设施建设项目也实行档案专项验收制度。项目法人单位对本项目档案进行整理和自查，自查包括项目档案的完整、准确、真实、有效，档案整理、组卷质量，项目电子档案管理等情况。自查合格后向教育部提出档案验收申请。档案专项验收通过后，才能进入项目其他环节的验收流程，确保项目文件的齐全、完整、准确。

3.2 以“优化管理”为关键，研究制定《加强高校国家重大科技基础设施档案管理工作的意见》。为保障高校承担国家重大科技基础设施建设的质量和进度，优化项目管理，提高设施运行共享水平和使用效率，档案主管部门和教育主管部门应当创新驱动、有效联动，研究制定“加强高校国家重大科技基础设施档案管理工作的意见”。从切实加强重大设施项目档案工作的领导、建立健全项目档案管理制度、构建项目档案资源体系和做好项目档案安全保管和利用四个方面，对项目实行事前指导，事中、事后监管，要求项目法人统筹规划档案工作，将档案工作纳入项目管理程序，纳入有关人员岗位责任制，采取有效措施，创新工作机制。及时解决项目档案工作中遇到的问题，保障档案工作所需经费及工作条件，保证档案工作有序推进。同时，加强项目档案监督指导，确保项目档案完整、准确、系统、规范和安全，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要，进一步增强档案管理服务科技工作的能力。

3.3 以“规范标准”为基础，编制高校科技重大基础设施项目分类编号标准和归档范围表。在大量调研基础上，起草制定《高校国家重大科技基础设施档案分类与档号编制办法》《高校国家重大科技基础设施项目文件归档范围和保管期限表》《高校国家重大科技基础设施项目文件归档要求与档案管理规范》。上述规范应明确归档主体及其职责，划定保管期限。使项目各级管理单位在项目文件收集、整理和归档等方面有据可依。科技重大设施档案分类标准，要遵循科技文件材料的形成规律与特点，保持项目文件形成时的有机联系，项目档案分类可设置立项、设计、项目准备、项目管理、施工文件、监理文件、工艺设备、验收文件等类目。另外，特别关键的是，重大科技基础设施档案是高校档案不可分割的一部分，其最终归属流向，应全部移交高校档案馆，因而，在制定分类编号体系时，要兼顾与高校档案馆已有的编号体系的衔接与对应，便于项目档案进馆以后的上架保管和后期的提供服务等工作。

3.4 以“落实责任”为抓手，建立与国家重大科技基础设施建设任务全程同步的归档责任制。国家重大科技基础设施的建设周期一般都近10年甚至更久，建立与建设任务同步的归档责任能够从根本上保证档案收集、整理的完整性、系统性及规范性。针对国家重大科技基础设施项目档案包含基建档案、技术工艺设备档案、科研档案等多种类型的实际，可以采用任务包的管理机制，明确各参建方的主体责任，其既是建设任务负责人，也是项目文件归档责任人。以此将档案管理工作要求提升到与建设任务同等重要的高度。同时，明确后续档案管理分工责任人，利于档案工作分层分项的落实和责任追究，防止因责任不明而导致档案管理工作与项目建设不同步的问题。

综上所述，国家重大科技基础设施的建设，对于增强我国原始创新能力、实现重点领域跨越、保障科技长远发展、实现从科技大国向科技强国的跨越具有重要的战略意义。做好重大设施的档案管理经验总结和实践探索，将更有助于规范和提升高校国家科技重大基础设施项目档案工作，确保为后续项目运行，维护、审计等提供更好的支撑，为我国建设创新型国家做出积极贡献。

本文系国家档案局科技项目“高校国家重大科技基础设施项目档案管理机制与策略研究”（2023-J-005）阶段性研究成果（课题组成员包括张显明、张雅静、王剑锋、王小杭、刘跃龙、徐璐等）。