公立医院科研经费管理数字化转型的实践研究

王丹 甘寨妃 杨红苑 杨小红

【摘 要】 为贯彻落实“数字中国”建设的战略部署，适应国家对科研经费管理的改革创新要求，公立医院科研经费管理亟须更新理念和创新管理手段，从而助力医院高质量发展。基于此，文章采用案例研究法，以G公立医院为研究对象，探索公立医院科研经费财务管理数字化转型的具体实践。首先，梳理了科研经费管理从电算化、信息化到数字化的发展历程，明晰了公立医院数字化转型的基本路径。其次，系统研究了科研经费管理数字化转型的思路和具体做法。最后，总结了公立医院在数字化转型过程中存在的挑战和解决方案，并探索了科研经费管理从数字化向智能化和智慧化升级的路径及方式，为相关单位推动科研经费管理数字化转型提供了有益参考与借鉴。

【关键词】 公立医院； 科研经费； 财务管理； 数字化轉型； 精细化管理

【中图分类号】 R197.3；F23  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2024）09-0137-06

一、引言

加快数字化建设是发挥信息驱动引领作用、推进中国式现代化的必然选择。为把“数字中国”建设的决策部署转化为具体实践和实际成效，进一步提出了新时代“数字中国”建设的整体战略，明确“数字中国”建设的指导思想、主要目标、重点任务和保障措施。

结合“放管服”改革背景下科研经费高效、安全使用管理的新形势和新要求，近年来国家出台了一系列科研经费数字化转型的相关政策。2021年8月，国务院办公厅印发《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号），要求从配备科研财务助理、改进财务报销管理方式、推进无纸化报销三个方面出发，着力减轻科研人员报销负担。《会计信息化发展规划（2021—2025年）》，提出要以信息化为支撑，以数字化为突破口积极推动会计数字化转型。上述政策的发布，为加快推动科研经费管理数字化转型提供了有力的制度支持。

当前大数据、人工智能等新技术不断创新应用，人类社会已经进入数字化新时代[1]。随着公立医院科研项目不断增加，科研经费体量呈逐年增长趋势，传统半手工的科研经费管理模式存在效率低、支出管控难、业财脱节等问题，难以适应当前公立医院高质量发展的需要。为进一步推动《“十四五”全民健康信息化规划》全面实施，充分发挥数字化创新驱动作用，赋能公立医院数字化转型，加快推进优质高效的卫生健康服务体系建设，科研经费管理应顺势而为，以“大智移云物区”等新技术为手段和工具，进行主动性内在升级，推动科研经费管理数字化转型，将主动放权、加强监管、优化服务三者有效结合，为卫生健康事业高质量发展注入新动能。

虽然近年来公立医院有意识地提高信息化建设水平，但由于各方面因素的影响，各医院财务信息化参差不齐，信息化建设整体水平仍然不高。本文以G医院为例，结合其科研经费管理电算化、信息化到数字化管理的发展历程，系统梳理其科研经费管理数字化的转型思路和具体做法，并展望未来智能化和智慧化的发展趋势，为相关单位逐步开展科研经费管理数字化转型提供了有益参考。

二、G医院科研经费财务管理电算化到数字化的发展历程

G医院属于大型综合三甲公立医院，当前在研科研项目约3 000个，2022年科研支出逾2亿元。随着科研规模不断扩大，医院科研信息数据出现指数级增长，为应对改革新形势和满足自身发展需求，G医院以公立医院政府会计深化改革为契机，积极推进财务管理信息化进程，前后经历了会计电算化、会计信息化（狭义）和会计数字化三个转型阶段，当前正尝试探索向智能化和智慧化管理方向发展（如图1）。借助数字化转型，G医院大大提升了财务信息的完整性、及时性、准确性与科学性，为医院科学管理与决策提供必需的高质量信息，提高了决策者对财务部门的依赖性。科研财务职能也逐渐完成从“核算型”与“弱管理型”向“强管理型”的转型。

（一）科研经费管理“电算化”：手工记账迈向电脑记账

1.管理措施

早期的会计电算化利用商品化的财务软件，实现了手工记账变为财务软件记账。针对科研经费管理，此时的财务软件局限于基本的收支核算，很少有医院对支出项目进行明细核算。医院一般采用“收支记录本”等人工操作方式另行登记科研经费收入、核销费用支出，用以实现信息传递、余额和预算控制的功能。

2.存在问题

在彼时的科研经费管理模式下，科研经费使用情况完全依赖课题负责人保管的纸质收支记录本，若记录本丢失，该项目的经费使用情况将无从考究。此外，无论是财务还是科研部门都无法对全院的科研经费使用情况有清晰的了解[2]。

（二）科研经费管理“信息化”：强化科研核算功能

1.建设背景

由于医院科研业务不断扩展，科研经费的来源更加多元化，财务核算的复杂程度越来越高，为改变科研管理颗粒度过大的现状，2008年G医院以现有的财务系统为基础，按照具体科研项目在现有会计核算科目增加下级科目，实现“科研核算功能”，初步满足了以具体科研项目为核算单位的经费管理要求。

2012年全面实施新《医院会计制度》，明确规定了科研项目经费收支需单独核算、专款专用，需单独设置“科研项目收入”“科研项目支出”等科目，各科目根据不同负责人姓名、来源下挂不同科研项目。

2.强化措施

为满足新《医院会计制度》的要求和业务需要，G医院重建财务信息系统，将辅助核算的理念引入财务信息系统，强化了科研精细化核算功能，全面实现了以具体科研项目为辅助核算的经费管理要求。通过辅助明细可以反映具体项目的收入总额、课题负责人、科室、经费使用情况、具体用途、经费结余情况等，财务部门也能够基于财务系统查询全院科研项目收支信息。

3.存在的问题

彼时信息技术本质上并没有改变财务处理的流程，只是利用软件强化了科研项目精细化核算功能，因而仍存在以下问题亟待解决：（1）信息获取滞后且难度大。科研财务工作面临科研业务信息获取难度较大且严重滞后的问题，工作中容易出现财务与科研等工作数据之间脱节的现象，科研经费核算的高效性无法得到保障。（2）难以对科研收支进行有效控制。在科研收入确认环节，可能存在同一笔收入重复确认或收入长时间无人确认的问题；在科研支出环节，对经费余额和预算控制仍然完全依赖纸质的收支记录本，人工审核容易出现超余额、超期限使用等问题，无法对科研经费使用进行精确的控制。（3）结余经费处置不规范，存在结项未结账的问题。（4）业务和财务管理无法互联互通。此阶段的财务核算系统仍然是一个信息孤岛，无法与其他业务系统互联互通、数据共享，导致在科研经费管理上存在财务部门、科研部门和负责人三方收支记录不一致的问题，科研业务和财务也难以实现全流程一体化管理。

（三）科研经费管理“数字化”：实现全生命周期一体化管理

2019年《政府会计制度》的全面执行，改变了医院会计核算的基础和会计核算的模式，财务核算的工作量显著增加。为提高财务管理的效率，从根本上解决财务工作人力不足的问题，G院以此为契机对财务管理进行数字化转型。G医院采用全面部署的模式[3]，首先从全局的角度对未来几年的财务数字化转型思路和具体内容进行详细的规划，然后按照“分步骤实施，由面到点”的策略，将线下信息转移到线上，打通财务系统与各业务系统的关联，为未来实现智慧化财务管理奠定基础。

在具体建设方案中，G医院基于对医院科研经费管理流程和管理权限的重新梳理，借助数字技术，组织各方力量自行搭建了一个能支撑实时感知变化、实时监督变化、实时分析变化的科研经费管理系统，以全面实现数字化管理，“摒弃”传统科研纸质经费管理模式。整个系统由科研项目基础信息、经费到账、收入确认、预算和预算调整、经费支出、科研经费管理报表6个模块构成。打通了科研经费管理系统、财务相关系统（预算系统、报销系统、核算系统）和业务系统（科研业务系统、物资系统、HIS系统、合同系统等）的互通互联，形成科研项目资金从到账到支出全生命周期信息化、流程化、一体化的管理模式。

三、G医院科研经费财务管理数字化转型的整体规划

（一）科研经费财务管理数字化转型的思路

G医院围绕智慧财务建设布局，以“数字财务服务智慧医院”发展目标为引领，将“实现财务服务效能提升、贯彻内控实施监督、业财协同消除数据孤岛、挖掘数据价值支持管理决策”具体目标作为指导，按照“分阶段行动计划”的建设策略，运用“大智移云”等新一代数字技术，构建“四化一体”的科研经费数字化财务管控体系，实现了财务服务数字化、财务监督数字化、财务核算数字化和财务分析数字化。

G医院将科研经费数字化转型建设分为三个阶段：第一个阶段，各科研业务模块独立上线，分散运行。第二个阶段，各模块数据交互流通，建立科研业务财务全流程管理模式。通过数据共享，医院实现业财有机融合，为内部科研和财务管理决策提供更全面、更精准的数据支撑。第三个阶段，在内部信息系统互联互通的基础上，财务相关系统与外部信息系统联通运行，完成科研经费财务管理全面“数字化”转型。

（二）科研经费财务管理数字化转型的顶层设计

1.制度标准化

制度规范标准化是科研经费数字化转型工作的基础，医院首先需要对照国家文件查漏补缺，建立健全医院管理制度，将管理规则标准化。在此基础上，根据管理标准，梳理业务活动的行为准则，为数字化转型工作做好制度保障。数字化转型工作初期，G医院共梳理了14类421条科研经费管理标准。以科研经费结题业务为例，G医院明确了各部门的职责权限，规范了办理的流程步骤，针对不同经费来源的结余资金规定适用范围和期限，确定结余资金结账管理规则等。

2.数据标准化

标准化的制度是科研经费管理数字化转型的基石，标准化的数据则是数字化轉型工作的桥梁。在数字化转型初期，G医院要完成基础数据和主数据的标准化，统一数据口径，为之后的工作打好数据基础[4]。比如科研经费管理需要与账务系统、薪资系统、物资系统、收费系统等联通，解决当前各业务系统的科室数据存在差异的问题。建设初期，G医院需梳理确定科研经费管理系统科室数据来源，并通过建立对照转换规则完成数据的联通。为完全解决该问题，还需要逐步建立财务域数据中台，将所属机构、科室、人员、银行卡号、预算项目、科研项目等数据纳入财务域主数据系统管理范围，制定主数据业务的标准，通过数据治理、清洗、编码、质控、融合等步骤，规范数据标准管理[4]。

3.应用标准化

应用标准化主要是运用系统逻辑的形式，基于标准化的数据，将标准化的制度规则和流程固化到业务流程中，搭建科研经费管理系统（图2），实现科研经费管理数字化转型。G医院科研经费管理应用标准化分为两个阶段：第一个阶段是搭建独立运行的科研经费管理系统，系统主要涵盖五方面的功能，包括科研项目基础信息管理、科研经费预算管理、经费收入管理、经费支出管理、输出管理报表；第二个阶段是科研经费管理系统与其他系统的互联互通，打破“信息孤岛”，真正实现业财融合及科研经费全流程数字化管理。

四、G医院科研经费财务数字化的管理实践

在“放管服”改革要求下，G医院2019年初步构建了以项目管理为主线的科研经费管理系统，并于2020年全面实现科研经费管理系统、其他业务系统和财务系统的互联互通，实现跨业务、跨领域的数据交互。通过分阶段、分步骤最终建立了一个涵盖科研立项、科研收支、科研预算和预算调整以及科研结题五方面，能支撑实时进行财务服务、财务监督、财务核算和财务分析的全生命周期“数字化”科研经费管理系统。

（一）财务服务数字化

1.科研经费管理全流程线上化

在科研经费管理系统上线并与其他业务系统对接前，科研人员办理科研经费到账认领、课题预算编制和预算调整、科研经费支出、结题验收四项业务审批时，需往返于科研部门和财务部门之间，成为当时科研经费管理的一大堵点。通过在科研经费系统和报销系统预设审批流程，将传统审签工作全线上流转，实现全程电子化管理，大大节省了报销人和审批人的办理时间。借助移动应用实现手机移动审批，解决传统纸质审批受时间、空间限制的问题，进一步释放了审批效能。通过引入审批流转跟踪功能，经办人员可实时对审批进度、支付情况和退单原因进行全过程跟踪查询，对报销进度“心中有数”。面对供应商催款，报销人可及时反馈支付信息，无需咨询财务人员。总的来说，在线透明的零接触式报销，大大降低报销的退单率，提升使用体验，并提高了财务服务效能。

2.关键提醒智能化

在审批流程信息化后，G医院借助微信、短信等对线上审批流程关键节点进行提醒，实现“信息主动找人”，进一步提速增效。另外，之前科研经费的管理中还存在大量已结题未结账的科研项目。G医院已于2022年全面梳理了2018年以前所有已结题科研项目的剩余资金，将剩余资金全部收回医院统筹使用。针对尚有资金结余的科研项目，G医院通过科研经费管理系统与科研业务系统联通，实时获取项目到期时间等信息，对资金支付进度缓慢及已结题后到规定期间经费仍未使用完的项目，通过短信定期提醒科研人员尽快办理报销，避免资金沉淀，提高资金使用效率。

3.结题报表打印自助化

系统上线前，科研项目结题所需的财务收支明细账只能由财务人员通过财务系统手工导出打印。借助科研经费管理系统，当前系统可直接在后台实时抓取财务数据，自动生成结题所需的科研收支明细表和科研经费决算表，科研人员可在系统上按照后台已设置的模板直接打印结题报表，减少各方人员的工作量和人工出错率，为科研人员结题提供便利。

4.数据共享实时化

财务数字化转型的其中一个目的是提高财务服务于业务的能力。系统实现对接以前，财务数据和科研业务数据通常都是封闭的，只对部门内部开放。比如财务数据一般只对财务人员和审计人员开放，其他内外部数据使用者如需要科研收支数据、供应商付款等数据，只能通过财务获取查询。财务若需要科研项目立项数据和科研成果数据也需通过科研处获取查询，耗时且烦琐。当前，科研经费管理系统作为财务数据与业务数据的“数据中台”，可以为不同目的的数据使用者“量身打造”数据查询权限、限制查询范围等功能，让使用者能及时获取实时、准确的科研相关信息，满足业务需求。

（二）财务监督数字化

受制于财会监督信息的获取手段，传统科研经费的财会监督方式无法做到全面、及时和准确，监督成效主要依赖于监督者的个人能力、工作意愿等多方面因素，导致存在科研收入重复认领，科研支出超预算、超余额、超期限使用等问题。此外，人工监督方式下无法针对部分项目实施特殊规则，如某些科研项目需要按照预算控制支出，某些科研项目按上级文件要求实行“包干制”管理，无需按预算控制支出。通过信息系统的建立，可以将经费审批权限、财务标准控制规则等嵌入信息系统，从“事后人防”转变为“事前数字技防”，寓监管于服务之中，实现事前、事中和事后全方位全流程监督。

事前监督主要以与其他业务系统对接的方式，向前延伸科研经费财会监督范围。通过与商城采购平台联通，审核准入商家、规范采购来源，避免关联交易；与合同管理系统联通，所有合同签订留痕，避免虚假合同；提前占有科研预算，避免无预算无法支付的违约风险；与物资系统、固定资产管理系统联通，对科研采购的资产进行全程监控，避免资产流失的风险。

事中监督主要体现在科研经费的收支环节。在经费认领阶段，通过系统设置规则避免对同一笔收入进行重复认领。同时，管理人员对资金池中长期未认领的收入一目了然，可针对性清理，避免了资金沉淀。在经费支出阶段，财务报销与科研经费管理系统、账务系统、科研业务系统相融合，有效控制报销金额，防止超余额、超预算、超期限支出。嵌入财务报销规则，针对差旅费、劳务费和专家咨询费等费用进行预警，避免超标准支出。

事后监督主要通过对信息系统累积的大量数据进行分析、比对，借助大数据技术，从中选出最重要的关注点，进而开展靶向性的穿透性监督，真正实现以点带面、震慑一片的效果。比如，G醫院通过大数据分析进行事后监督，发现存在科研人员长期向院外人员发放劳务费但并未签订劳动合同的问题，部分研究生每月从不同课题取得劳务费总额远超医院平均工资水平。

（三）财务核算数字化

要实现财务核算数字化，首先需要在科研收支环节实现业务信息与财务核算规则的自动匹配，在系统中定义科研项目的唯一属性，包括项目负责人、负责人的科室、科研项目经费来源单位、经费类别（同级财政项目、非同级财政项目、自筹项目）等，并与科目形成初步的对照关系。在此基础之上，细化科研支出管理颗粒度，G医院针对试剂耗材、动物费、测试服务、检索费等13类常态发生、重点管理的支出业务，梳理了34个业务场景所对应的核算科目，最终确定科研项目、费用项目、报销业务和科目的对照规则。当前期科研经费报销申请提交、审核、付款工作完成后，这些经济业务信息推送至财务系统，借助信息接口技术，财务系统将按照预设的规则自动生成凭证，及时记录该笔经济业务，实现会计核算的标准化和数字化。截至当前，G医院科研经费核算已实现99%自动化生成。

《政府会计制度》要求，医院按照合同完成进度确认财务会计的科研收入。G医院根据制度要求，结合业务实质和实际可操作性，每月底根据各科研项目实际发生的成本占科研项目预收款的比例确认各科研项目的科研收入，而在使用信息系统以前，由财务人员每月进行手工统计，工作量大且无法保证准确性。当前，借助信息系统，G医院实现一键自动计算当月确认的科研收入，并自动生成凭证，大幅提高了会计核算的效率和质量。

（四）财务分析数字化

传统的会计核算将经济业务高度概括为摘要、科目、维度和金额，过滤和抽象了大量的业务信息，因此只能编制标准化财务分析报告，难以还原业务原貌[5]。科研经费管理系统作为联通账务系统和科研业务系统的中间平台，可自动采集科研业务和财务信息，能够实时自动生成科研项目收支明细表和决算表，同时按照管理需求生成个性化的全院科研经费分析汇总表。三大报表为科研财务分析提供了多维数据支持，管理人员可及时按资金来源、项目类别、立项时间、到期时间等多维度对不同类别的课题进行精细化财务分析，及时为管理提供决策支持。借助信息技术，G医院财务分析数字化拓展了信息的广度、深度、宽度、精度，满足了科研财务分析的特殊需求，弥补了传统财务数据滞后、会计无法提供非结构化财务分析报告等不足之处。

五、实践挑战与发展思考

（一）加强数据治理，建立财务域数据中台

G医院科研经费财务数字化建设已经初步达成了业财融合的目标。但在实践中，由于各业务模块已各自发力启动了信息化建设，G医院财务系统与各业务系统的联通中仍存在不同业务系统对同一字段赋值不一致的问题，比如员工和科室的赋值在工薪系统、业务系统和财务核算系统均不一致。解决该问题关键在于要建立不同类型主数据运维机制，梳理重建相关前端和后端的业务工作流程以及实施信息系统的改造工作。通过与业务部门和相关软件开发人员确认主数据的源头系统，明确各类系统主数据的管理范围、关键字段以及是否存在跨档案、跨系统提取字段的情形，以达到实现加强数据治理的目的。

为保证系统建设的进度，建议医院短期可暂时通过建立不同系统同一字段的对照转换规则解决该问题。长期来看，医院需加强数据治理，建立数据中台。鉴于建立全院数据中台耗时较长，财务可采用“摒弃等、主动成”的工作思路，主动构建财务域的数据中台。将财务相关数据统一纳入财务域主数据系统管理的范围，通过数据清洗、质量控制、数据校核等关键步骤，提高数据的可靠性和有效性。

（二）提高智能化和智慧化程度

G医院已初步实现科研经费管理数字化转型，但当前智能化和智慧化程度仍相对较低，如前端的数据采集仍以经办人填写为主、财务审核和答疑均依靠人工，存在效率低、耗时长、准确性低等问题突出，财务系统无法满足精细化水平再提升的要求。当前信息技术和市场信息化产品都愈发成熟，医院可通过提高智能和智慧程度，进一步释放人力，提高管理效率。下一步可探索升级的应用场景如下：

1.智能填报：数字化向智能化、智慧化的转型升级离不开信息数据化的支持，面对人工录入效率低，过滤原始单据中存在大量有价值的业务信息等问题，可借助OCR图像识别技术，突破时间、成本等因素的限制，自动识别和获取单据信息，提高数据采集的完整程度，最大化挖掘数据价值为管理层决策提供有用信息。同时，借助RPA财务机器人，实现报账单据的自动填报和报销无感化。

2.智能审核：通过智能审核机器人，全方位审核报销中各类票据的合法性、合规性、金额准确性、报销单规范性、单据完整性、预算有效性等费用报账审核要点，支持包括合同信息、付款信息等相关数据的智能核查，实现审核的智能化，有效防范财务风险。

3.智能答疑：建立人机协同的智能化交互平台，进行费用报销政策、规则的智能答疑，便于员工了解报销规定，解决报销问题。

4.智能結算：经过统计，G医院的科研经费支出中试剂耗材和技术服务支出占比约为70%。要充分利用信息技术，把商城采购平台、科研经费管理系统和报销系统整合起来，将科研经费余额、预算和可使用期间等校验规则前置到商城采购平台下单采购环节，下单后由平台供应商按月发起结算申请并将采购课题组、结算金额、供应商等信息、发票和送货单等必要单据传输到报销系统，并自动发起报销审批流程，完成审批后由出纳支付并自动生成财务凭证，实现全流程智能结算，该举措预计将解放课题组80%的报销工作量。

（三）加强财务人员队伍建设，促进财务人员转型

财务治理的转型升级，离不开高水平人才的培养。王奕俊等[6]指出人工智能时代，原本由程式化认知技能主导的会计职业中非程式化认知技能与交互技能的需求在逐渐扩大并加速增长。Cooper et al.[7]认为传统会计角色与任务将被人工智能替代，财会人员要转变角色。韦德洪等[8]依据智能时代特征，提出了战略财务、专业财务、业务财务和共享财务、生态圈财务5个财务创新转型的方向。智能化的发展使得财务组织边界将趋于模糊[9]，信息素养直接影响着财务人员的岗位适应能力[10]，公立医院要在建立标准化数据和自动化流程的基础上，促进财务人员更新知识结构，利用智能财务提取的数据，提高业务处理效率，加强对业务活动的分析和预判。通过构建包括专家财务、业务财务和运营财务的财务职能体系，厘清不同类型的职能，各有侧重地进行数字化转型，打造具备前瞻性、洞察力的财务人员队伍。

六、结语

虽然近年来公立医院有意识地提高信息化建设水平，并逐步实现财务管理信息化，部分医院已实现数字化转型，并探索向智能化和智慧化方向发展。但医院整体信息化建设水平仍然不高，相当比例的医院还处于弱人工智能阶段，业务与财务的融合仍然存在挑战。因此，公立医院应全面梳理财务信息化管理现状，通过顶层设计、具体应用系统建设、人才培养等全面推进科研经费管理数字化转型，助力医院高质量发展。同时，医院除了科研经费以外，还有教学经费、临床试验经费、财政专项经费和其他专款专用等各种重要经费，科研经费管理数字化转型的实践可逐步推广至其他各类专项经费管理中，真正实现医院经费全数字化管理。

【参考文献】

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［3］ 张敏.智能财务十大热点问题论［J］.财会月刊，2021（2）：25-30.

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［5］ 温素彬，李慧.渊思寂虑：智能会计“热”的“冷”思考［J］.财会月刊，2022（21）：62-70.

［6］ 王奕俊，杨悠然.人工智能背景下专业人才培养的发展路径与方向——基于会计职业相关数据的实证研究［J］.中国远程教育，2020（1）：34-25，75-77.

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［8］ 韦德洪，陈势婷.论智慧财务管理的内涵、外延、特点与应用［J］.会计研究，2022（5）：40-48.

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