智慧校园建设背景下高校财务报销系统的设计与应用研究

摘要：本文主要对现阶段高校财务报销体系中存在的问题进行分析，讨论了智慧校园建设背景下高校财务报销系统设计的要求，探讨了相关的优化设计，旨在改变传统的高校财务报销模式，充分应用互联网技术，简化高校财务报销流程，优化设计高校财务报销系统，以适应新时代的发展，从而促进财务报销工作效率的提升，保障高校财务信息化管理质量。

关键词：智慧校园；高校财务报销系统；优化设计

引言

计算机信息技术的高速发展，给高校财务管理工作带来了新的发展方向，同时也使之面临一系列挑战。为实现高校财务管理信息化，应当从各方面着手加强信息化建设，充分认识到高校财务报销工作的重要性。基于此，应当转变传统的高校财务报销模式，降低高校财务管理风险，减少财务报销工作时间，简化报销审批流程，以促进高校财务报销工作效率的提升。与此同时，高校要有效应用现代科学技术，在人工智能技术、大数据技术的支持下，优化设计高校财务报销系统，保障财务信息数据安全，从而实现高校财务报销工作效益最大化，推动高校财务管理信息化发展。

1. 高校财务报销体系中存在的问题

高校财务报销体系中存在的问题主要表现在以下几个方面：

一是目前高校财务报销的操作流程较为烦琐，内部科目和预算项目存在不一致性，很多预算项目对应了多个经济分类，导致在审批的时候需要进行修改和调整，无法统一相关财务数据，报销单难以进行自动处理，需要人工手动修正。也正是如此，导致报账人员难以选择项目，经济分类不正确，需要咨询财务人员才能解决问题。

二是报销单需要各级别、各相关部门领导签字确认。报账人员在找领导签字的时候容易耽误报销进度，需要等待较长的时间，大幅降低了报销效率[1]。

三是部门明细账的透明度不高。各部门的预算项目信息和已经报销的金额并不能在原有的报销系统中进行查看，这就导致报账人员无法掌握部门的经费使用状况，很容易出现盲目填报问题。

四是报销过程不够清晰，结算付款不够及时。这主要在于报账人员无法跟踪了解报销过程中的每一个环节，难以掌握进度，报销服务质量得不到提升。在结算方面的耗时也较长，报销人员和财务人员之间存在一定的误解和刻板印象，容易引发矛盾，不利于财务报销工作的顺利开展。

2. 智慧校园建设背景下高校财务报销系统设计的要求

智慧校园建设背景下，高校财务报销系统设计应当遵循以下要求：

一是做好需求分析工作。一方面，要以用户需求为导向。财务报销体系建设过程中，系统管理人员要负责把控整个系统的后台处理，需要根据管理人员的需求来设置相应的功能，如添加人员功能、设置权限功能、项目录入功能等，辅助系统管理人员完成初始化工作。另一方面，财务工作人员也是报销系统体系的使用者，需要进一步规范报销流程，方便财务人员审核办理报销单据。对于普通报账人员来说，财务报销系统需要能够录入电子单据，方便网上申请报销[2]。

二是要进行业务流程分析。报账人员需要整理好发票、文件资料，然后前往报账系统中填写电子报账单，留下影像资料，财务工作人员在对申报资料进行初步审核后，会交给相关部门负责人进一步审核，审核通过之后签字确认，加盖电子印章，之后再把纸质单据投入报账单集中箱，完成手续之后，则可以结算付款。报账人员可以根据自己的单号跟踪整个报账进度。

三是有分析报账软件功能。高校财务报销系统应当具备报账单录入功能、单据审核功能、单据处理功能。其中，报账单录入功能须支持人员查看修改报账单，实施有效的报账单管理，做好送审工作；单据审核部分则在于审核已经送审的报销单据，要具备审核通过、审核退回、暂缓处理等功能，以便于应对各种情况；单据处理部分应当具备制作审批单、审批单打印的功能，并能够查看单据的实际情况。

3. 智慧校园建设背景下高校财务报销系统的优化设计

3.1 优化设计财务报销体系

智慧校园建设背景下，高校财务报销系统优化设计过程中，应当注意以下几点：

一是优化设计网上报销系统填报流程。首先，合理设计日常报销。高校财务管理中的日常报销指的是员工的办公经费报销、公务接待报销、科研支出报销等，需要由报销人员自己填写单据，于数字签章系统中上传电子档单据，部门领导在登录系统之后可以直接审核报账人员提交的单据，看其票据和金额是否合理真实，审批无误之后便可以签署电子签章，等到所有审核人员审核通过后，便可以打印出电子报销单据，财务人员接单之后再付款报销。整个报销过程都已经实现电子化、信息化，报销人员可以直接在系统中查看报销进度。

其次，科学设计差旅费报销[3]。差旅费是高校员工在出差期间产生的住宿、伙食、会议等费用。所设计的差旅费报销模块，须具备手动输入基础信息的功能，如手动输入出差人员的姓名、职称、交通工具、时间地点，系统还要具备记忆功能，以便于快速填报报销单。另外，还要说明出差报销的具体范围，填写完报销单据之后，上传于数字签章系统中，相关人员审批通过后报销。

最后，优化设计借款业务报销。这指的是职工借款方面，高校职工可以因为学习、考察、出差等向学校预支部分经费，须严格按照相关规章制度来执行作业。优化设计报销体系，可为职工借款提供更多便利。先根据批准的公务申请估算借款金额，借款额不可超出预估范围，之后登录网上报销系统根据提示办理好借款手续。以湖南工业职业技术学院为例，若是在五千元以内，那么仅需学校部门正职领导审批；若超过五千元，则需要主管校领导审批。审批通过后，财务部会计人员受理，财务部主管领导签字审批后，财务部会计编制会计凭证，结算中心出纳办理付款事宜。

二是优化设计财务报销系统付款流程。由财务部门集中收集报销单据，发放相应的单号，然后报账人员可以直接在微信公众号平台点击报账跟踪，将自己的报销单号输入其中后便能够了解单据的流转情况，若发现单据有问题被撤回，需要修改，也能够第一时间接收到相关信息。结算中心付款完成之后，报账跟踪系统中也会同步数据，报销人员会收到相应的信息。这种方式改變了原来被动等待的情况，提升了财务付款效率，而且也使得付款信息更加准确，付款透明度得以提升[4]。

三是优化设计财务电子签章。在图像处理技术的支持下，出现了电子签章形式，可直接把签名转化为纸质文件，并进行盖章处理，电子签名技术也保障了电子信息的真实性。在财务报销系统设计过程中，应当充分利用电子签章，不仅能够改善领导签字烦琐的情况，还有利于实现财务办公移动化。报销人员在填写完单据之后，可直接将电子档传输到CA系统后台，后台在处理数据的时候，会将其传递到门户系统中，部门领导在登录访问CA服务器数据的时候，便可以直接审核单据，签字确认，再将其返回至数字签章服务器，传输到CA系统中，报销人员便能够及时了解实际审核状况。

四是优化设计报销单投递和业务查询。高校财务报销系统设计过程中，可应用财务自助投递终端设备，该设备针对老师、学生，可放置于财务处服务大厅，能够提升财务工作效率。该设备支持自助投递、单据流转查询、财务信息查询打印、更换银行卡等诸多功能，界面交互性较好，实现了服务型财务模式的延伸，提升了财务管理效率，同时缩短了报账等待时间，降低了报销成本。

3.2 财务报销体系后台设计

智慧校园建设背景下，在设计高校财务报销体系的时候，应当优化后台设计，可从以下方面着手：

一是搭建后台基础数据平台。在优化升级财务报销系统之后，网上报销系统的模块越来越多，包括但不限于数字签章系统、预算管理、财务管理系统、网上报销系统等，每一个系统都需要网络技术的支持，应当建设云平台来保障系统功能的顺利开展。网络报销系统数据结构框架应当包括应用交互层、应用层、应用支撑层、数据挖掘层、基础设施层等，可充分利用云计算来升级基础设施服务，建立健全数据库系统，进一步完善财务报销体系。与此同时，还要统一身份认证平台，创建财务软件开发、信息储存和传输平台[5]。

二是高校财务报销体系中的各个子模块要做好衔接工作。财务报销体系中包含了多个子系统，需要合理设置和规划这些系统，每个系统之间都要进行有效衔接，否则会影响报销效率，难以保障报账质量。财务系统、网络系统、数字认证系统和影像化系统，组合成一个整体，不可有任何偏差，确保系统运行的顺畅性。

三是高校财务报销体系要实现数据同步，保障数据传输。高校的财务系统有财务专线，网上报销系统则需要支持外网访问，想要将财务系统和网上报销系统有效衔接，实现数据同步，则要设置网报传输程序，以便于增加预算项目，及时传输相关数据，并输入报销系统，方便相关人员查看。与此同时，传输系统还要将财务系统中的项目、科目余额和科研信息传递至网上报销系统中，以便于了解部门的支出情况，掌握收支状态。数据信息的有效传输可支撑数字认证系统的正常运行，有利于审核人员第一时间获取单据进行审核并签字确认。

3.3 优化设计财务信息化平台

财务信息化平台属于对外交互窗口，可充分发挥当下移动端信息平台优势，建设财务信息化，做到以下几点：

一是加强高校财务信息化建设。首先，要明确高校发展目标。高校财务管理信息化建设需要运用多种数字化手段，把原始的财务信息转化为数字信息，然后再根据数据类型创建数字化模型，做好分类、储存和处理工作。同时还要实现财务管理和报销的自主化，需要加强人机交互，使用智能识别手段进行自动化处理。其次，要选择高性能的硬件设备，创建集中储存系统，构建财务业务大数据平台，须保证财务报销系统的稳定运行，以便于实现网上报销、会计核算等功能。最后，在进行软件规划建设的时候，还要注重自助服务平台的建设，须基于财务预算合理设计财务管理平台，重视数据分析工作，可设置适宜的系统软件设备，从而提高财务报销效率[6]。

二是优化设计财务部网站。在设计财务部网站的时候，应当做好其与相关平台和网站的链接，丰富网站内容，简化网站操作，保障财务服务质量。同时还应当设计留言互动窗口，增加视频宣传栏目。

三是优化设计财务微信公众号。在高校财务报销体系中应当融入微信公众号平台，在设计这一平台的时候需要根据需求来丰富功能，如工资信息、公积金等信息查询功能，或是财务制度、报账跟踪等业务办理功能，还可设置开票信息、一卡通APP等财务秘书功能。与此同时，还要细化工作内容，要涵盖在线取号、报账跟踪、自动回复、银行卡号修改等功能。其中在线取号指的是相关人员可以在网上取号来办理报销业务，可缩短报销等待时间；报账跟踪在于提交报销账单后，于微信公众号中查看报销情况，实时了解进度；自动回复可加强彼此之间的交流和沟通，方便业务办理工作的顺利开展；银行卡号修改，则提供了修改个人信息的渠道[7]。

结语

总而言之，在智慧校园建设背景下，应当重视高校财务报销系统设计工作，须针对当前报销系统运行中存在的问题，通过实施有效措施，進行优化设计。不仅要明确高校财务报销系统的设计要求，从需求、流程等多方面考虑，还要充分发挥现代信息技术的作用，逐步实现高校财务管理信息化、智能化。为保障报销系统的稳定运行，一定要拓展其功能模块，简化报销流程，开展高效的网上报销业务，利用微信公众平台帮助报账人员实时掌握报销进展，及时反馈相关信息。全新的高校财务报销系统有利于缩短报账人员的等待时间，降低报销工作成本，取得较好的应用效果。

参考文献：

[1]卢俏媚，黄丹亭.报销人需求角度的高校财务报销系统功能优化原则与方案[J].经济师，2023（12）：63-65，68.

[2]纪开芳.提升高校财务报销满意度的探讨[J].经济师，2022（8）：61，63.

[3]邓欣，石本仁.“零接触”高校财务报销系统研究[J].武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2021，43（3）：287-292.

[4]尹学东，梁勇，杨蕊，等.高校财务网上报销系统实践与探索[J].会计之友， 2019（17）：111-113.

[5]闫世刚.基于需求分析的高校财务报销软件设计[J].现代交际，2018（1）： 244，243.

[6]叶茂华.基于MVC架构的财务报销系统的设计[J].电子技术与软件工程，2017（21）：169-170.

[7]盛清燕.互联网+背景下高校财务报销信息系统模式研究[J].中国科技信息，2016（15）：23-24.

作者简介：向梓菡，本科，会计师，研究方向：财务核算、财务信息化。

基金项目：湖南省财政厅——高校财务报销智慧云平台建设研究项目。