基于组织决策绩效模型的医疗设备采购调研工作的应用探讨

叶华，卜祥磊，黄二亮，冼肖英，谢卫华，孟晓玫

1. 广州市妇女儿童医疗中心 采购中心，广东 广州 510623；2. 国药控股创科医疗技术（深圳）有限公司，广东 深圳 518067

引言

自2012 年1 月1 日起，全国开始执行新的《医院财务制度》[1]，该制度要求医院建立全面预算体系，强调医院成本管理的重要性，特别是成本预测、成本决策等成本策划内容。对医院来说，成本策划尤其是成本决策非常重要，科学的决策会影响到医院的成本效益。医疗设备成本决策是指为了实现医疗设备成本管理的预定目标，通过调研获得有用的信息和可靠的数据，并充分考虑客观的可能性，在进行正确的计算与判断的基础上，从各备选方案中选定一个最佳方案的管理活动。其中，调研对医疗设备成本决策的重要性由此可见。2018 年财政部发布的第87 号令《政府采购货物和服务招标投标管理办法》中第十条指出，采购人应当对采购标的的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查，根据调查情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求，进行价格测算[2]。2021 年财政部发布的《政府采购需求管理办法》中第四条和第十条分别明确指出采购需求管理应当遵循科学合理、厉行节约、规范高效、权责清晰的原则；采购人可以在确定采购需求前，通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况[3]。这也可以看出医疗设备采购调研对于医院实施医疗设备采购工作的必须性。

医院通过市场调研、论证，探索其需要的设备及功能，最终形成设备参数及配置要求，这是整个医疗设备采购过程中的核心部分[4]，可使医院的有限资本得到充分利用，降低医疗成本，让利于患者。医疗设备采购的特点一般包括：设备专业性要求强、采购时效性强、采购仪器种类多数量大、设备使用科室人员对采购专业知识了解较少。传统的市场调研工作中存在的问题有以下几方面：① 对市场调研的价值认识不足、不重视。② 调研责任划分不清晰，各专业部门信息无互动：申购部门业务繁忙，不熟悉各科室所需采购的新型设备的产品行情，需求市场调研不充分[5]；采购部门缺乏临床实践知识，对设备技术参数不熟悉，对设备使用中的问题及后期维护保养的问题不了解；各部门所掌握的信息未能互动。③ 调研缺少科学的方法和高效的工具，时间紧、任务重时，调研不充分、流于形式。④ 参与调研的人员多且来自不同部门，在收集信息量大、讨论不充分、责任及角色不清晰的情况下，调研的过程和结果易形成群体条件下低绩效模式，即可能形成：一人拍板，大家附和；互不相让，结果折中；没有结论等状况。

针对传统的市场调研工作中存在的问题，我院借鉴团队条件下组织决策绩效模型，按高团队绩效、高组织产出的实现路径，探索3 阶段医疗设备采购调研的实施方法，通过组建医疗设备采购调研决策团队、搭建调研决策的组织形式、规范化调研决策过程等方法，以提升医疗设备采购调研价值，为医疗机构面向外部供应商的供应源搜寻工作提供决策依据。

1 医疗设备采购调研的价值与影响因素

1.1 医疗设备采购调研的定义及价值

医疗设备采购调研是根据医疗机构的采购需求，对医疗设备供应市场进行调查、信息收集、市场研究，为医疗机构面向外部供应商的供应源搜寻工作提供决策依据。医疗设备采购调研的价值体现在其提供的可用于决策过程中可操作的、有见地的、高质量的信息。

1.2 调研价值影响因子

影响调研价值的9 个因子包括：① 问题界定不清（未确定决策单元）；②对问题认识不足（未明确调研须提供什么）；③ 不完善或不恰当的调研设计；④ 使用方法的局限性；⑤ 执行力差的调研（调研者执行力可能导致出现误差）；⑥ 对结果的解释（误解会限制调研价值，可用定量或定性分析法消除误解）；⑦ 知识的层次（知识会受到收集过程中所处社会和文化背景等因素的影响）；⑧ 委托调研与提供和应用调研结果间的时间差（时间的推移会降低调研的价值）；⑨ 决策者对调研证据的使用、滥用或不使用[6]。

1.3 组织决策绩效影响因子

影响组织决策绩效的3 个因子：① 主体特征（决策主体自身的显性特征和隐性特质）；② 组织形式（决策主体的角色、分工与职责、议事风格和规范）；③ 决策互动模式（决策程序中的消息传递、问题沟通和方案达成的模式，这是影响决策绩效的直接要素）。有研究表明理想的团队决策将产生高绩效和高组织的产出，而这种团队要基于3 个条件：① 决策主体特征表现为团队；② 决策团队依据角色进行分工与协作，具有良好的议事风格和规范；③ 决策互动模式为团队决策，且决策程序、步骤较为科学有效，见图1[7]。

图1 团队条件下组织决策绩效模型

1.4 调研价值影响因子与组织决策绩效影响因子的相关性

根据德尔菲法[8]的特点，为保证函询结果的准确性、可靠性及权威性，专家人数一般不超过20 人。本研究结合我院实际情况，邀请了具有不同专业背景、曾参与医疗设备采购调研工作、熟悉医疗设备使用及管理的13 名资深专家（其中含4 名医疗器械高级工程师、3 名资深采购员、1 名质量管理工程师和5 名临床科室专家）对医疗设备采购调研价值影响因素与团队条件下组织决策绩效影响因素的相关性进行定性分析。利用调查问卷形式，进行两轮函询。本研究专家积极程度高，两轮问卷回收率及有效率均为100%。专家的权威性为判断依据与熟悉程度之和的算术平均值，其中判断依据为专家根据自身工作实践经验、专业知识等对指标做出的判断，熟悉程度是专家对评估指标的熟悉程度[9]，本研究专家权威系数为0.9（＞0.7），具有权威性。

第1 轮除问卷填写说明、专家基本情况外，主要要求专家针对3 个组织决策绩效影响因子分别对9 个调研价值影响因子进行评估，并填写判断影响因子对应表。填写方法为：影响因子对应表中，“+”表示A～C 中的影响因子对1～9 项中的影响因子有正向影响；“-”表示A～C 中的影响因子对1～9 项中的影响因子有负向影响；“/”表示A～C 中的影响因子对1～9 项中的影响因子无影响或无明显影响。例如决策主体自身的显性特征和隐性特质对确定医疗设备采购项目决策单元有正向影响，则记为“+”号，对调研者执行力无影响，则记为“/”；又如互动模式为民主，可能使委托调研与提供调研结果的时间差加长，即有负向影响，则记为“-”。根据第1 轮各专家对各项因子的评估进行汇总，每位专家评估结果所占比重相同，每位专家对每1 项的意见贡献值为1 分，13 名专家对每项因子评估合计最高为13 分。若某项因子累计得分≥7 分（大于半数投票数），则计分有效，此项不需进行第2 轮函询；若某项因子专家意见“+”“-”和“/”的累计得分均＜7 分，则需要进行第2 轮函询。第2 轮函询中，去掉需要重新评估的因子中“+”“-”和“/”的得分最低项，对另外2 项进行第2 轮函询。两个因子进行“二选一”的评估，汇总第2 轮专家意见，累计得分≥7 分（大于半数投票数），则计分有效，评价结束。按此方法对专家意见进行汇总聚合，最终确定各绩效影响因子对调研价值的影响因子的对应表（表1）。

表1 医疗设备采购调研价值影响因子与团队条件下组织决策高绩效影响因子对应表

2 基于团队条件下组织决策模型的医疗设备调研过程及调研决策

2.1 组建医疗设备调研“决策团队”

在本研究中提到的基于团队条件下组织决策模型“决策团队”不同于一般意义上的医院行政高层管理者或高层管理团队，而是指在医疗设备采购调研过程中进行判断、评估等结点处发挥决策作用的决策团队，其决策是针对医疗设备采购调研结果做出判断和评估的决策。

2019 年以前我院实施传统市场调研方法，主要方法为院内召开市场调研会议、查询招标信息、咨询同行医院、参加医疗设备展会及厂家发布会等[10]；2018 年底我院开始探索依靠第3 方公共平台搭建的医疗设备市场调研系统进行市场调研，主要将其应用于项目立项后，采购人员对同类设备主要品牌、型号、性能、配置、运行成本等进行市场调研，收集技术材料，进行技术评估并提出选型建议，最终生成市场调研报告[11]；2021 年我院成立采购中心，进行分阶段调研方式，各阶段调研方法及“决策团队”如表2 所示。

表2 我院医疗设备采购调研方式

2.2 搭建调研决策组织形式

（1）明确医疗设备采购调研3 阶段中团队成员的组成，使责任归属到各团队成员。

（2）按角色进行分工，赋予其相应的工作任务，明确各阶段需要输入和输出的信息；参与调研的成员以角色、岗位来选定，根据设备调研所需要的专业技术、工作经验、岗位职责等因素赋予各成员在团队中的角色，并要求其完成角色所承担的任务。

（3）在3 阶段的调研工作中，团队成员要保持调研过程中的消息传递、问题沟通和方案达成的互动模式。决策程序从决策主体参与、信息交流直至形成调研结果等其间的进程和环节都是有互动的，保持交流。细化其步骤，要求各阶段都有反馈，保证信息传递链完整、信息传递充分、相互沟通顺畅；所搭建的医疗设备采购调研团队条件下调研决策模型如图2 所示。

图2 团队条件下医疗设备调研决策模型

2.3 探索规范化、民主化的调研决策互动过程

传统的医疗设备调研信息分析及调研决策方法比较简单，一般是根据产品的功能、性能、品牌等做出主观印象的评分。若调研者对某产品或厂商存在倾向性，则会导致调研结果偏离客观。而受到事物本身不确定性等客观因素，同时受到决策者的知识结构、判断水平等主观因素的影响，在第3 阶段（调研结果的交流和审查）中，决策者之间的观点可能会出现较大分歧，难以达成共识决策。层次分析法是一种将定量分析与定性分析相结合，将主观判断以数量形式表达和处理的方法[12]。借鉴研究中所提到的各方案对设备需求的满足程度高低的过程[13]，通过决策规则进行规范化分析，以促进在决策互动时进行民主化的决策，见图3。

图3 医疗设备调研决策过程

2.4 提供医疗设备成本决策的信息支持

医疗设备采购调研的“决策团队”一般由临床科室使用人员、医疗设备维修工程师、设备论证员、采购中心询价岗人员等组成，为实现共同的目的、绩效目标以及协作方法，结合起来共担其责。该团队通过角色分工，发挥自身专业特点，在不同阶段完成调研所赋予的任务，最后通过民主互动，提供高质量、可操作的信息，并通过反馈调整的方式以达成群体共识决策。研究发现，反馈调整是群体共识决策模型设计中的核心要素[14]。从医疗设备采购任务立项开始，到第1 阶段调研后形成最初的调研报告，再经过第2 阶段的调研，到第3 阶段的信息反馈并讨论，最终达成群体共识决策，对医疗设备采购预算进行了合理的、精准的调整，为医疗成本预测与医疗设备成本决策提供了依据。

3 实例分析

3.1 需求科室提出医疗设备需求

我院某实验室因工作需求，每日需清洗消毒约479 个小鼠笼盒、240 个小鼠水瓶、120 个小鼠笼盖及小鼠笼架、96 个大鼠笼盒、96 个大鼠笼水瓶、48 个大鼠笼盖及大鼠笼架，洗消工作量大，因此需要1 台动物实验专用型灭菌器。科室经费预算充足，提交了正式的申购流程后获批准购。

3.2 设备科进行第1阶段调研

需求管理部门设备科首先对院内同类设备进行查询，未有满足其新增设备需求的同类产品，于是在第3方调研平台上发布调研需求：用于动物饲养笼盒的高压消毒，容量应满足动物房3000 个笼位流转使用。调研需求发布后，有4 家供应商响应，并按调研系统的要求填写、提交了自家所报设备的品牌、型号、价格、主要技术参数及配置清单、该型号设备近期中标单位及中标价格（附相应中标通知书）、医疗器械注册证、预计交货期、免费质保期等信息。因响应并提供有效资料的供应商超过3 家（满足≥3 家的要求），此调研结果有效。系统将收集到的调研信息分别发送给2 名医疗设备工程师及3 名需求科室临床专家进行评估，从4 个品牌型号的设备中选择推荐了3 个，分别是A、B、C 品牌。并在选型后，结合供应商报价及专家意见，综合计算出预算价格约为61.5 万。此阶段的调研决策团队由需求科室临床专家、设备科维修工程师、设备论证员组成，调研具体方法已在前文中有详细介绍[11]，此处不再详述。设备科设备论证员将第3 方平台得出的调研报告及所形成的医疗设备专家论证表转交给采购中心，进行第2 阶段市场调研。

3.3 采购中心进行第2阶段调研

采购中心询价员针对医疗设备专家论证表中所推荐的品牌型号的设备进行省内外中标价格、相关招标文件、相关参数、省内外成交数量等信息调研。经调研发现，A、B、C 3 个品牌型号的设备近年成交价格如图4 所示。

图4 医疗设备调研决策过程

从图4 中可直观看出，3 个品牌型号的灭菌器价格在2018—2020 年都呈上升趋势，同时3 个品牌型号的灭菌器价格集中在25.0～34.0 万元。其中A 品牌的价格涨势较为平缓。但是，调研结果中3 个品牌型号设备成交价格均低于第3 方平台调研报告中的供应商报价及综合计算出的预算价格。因此，采购中心同时收集到相关的招标文件，提取其设备参数要求、配置要求及保修信息等资料。资料整理齐备后，发起会议邀请，邀请需求科室、设备科共同进行设备预算讨论会。此阶段调研决策团队由设备论证员及采购中心询价岗人员组成。

3.4 需求科室、设备科、采购中心进行第3阶段调研结果分析

设备科负责人、采购中心负责人、设备论证员、采购中心询价员、需求科室负责人组成此阶段调研决策团队，共同参与动物实验专用型灭菌器的预算讨论会。会议讨论的方式依照如图3 所示的医疗设备决策过程中的选型流程，依次对灭菌器A、B、C 的价格、参数（压力、温度、腔体大小、灭菌时长、材料、密闭性、使用寿命及智能化程度）、安装便利程度、保修年限等方面进行两两比较后排序，从优到次的顺序为A、C、B。再根据采购中心调研的价格区间及走势，确定此灭菌器的预算在34.0 万元/台左右。需求科室提出免费质保期最好为5 年，比其他医院中标的保修期要求长2～4 年。因此最终调研决策团队达成共识，预算拟定在35.0万元/台，保修期为5 年。

3.5 进行最终医疗设备调研报告并修改招标预算

通过3 阶段的市场调研，并通过反馈调研使决策小组达成医疗设备采购预算的共识，最终以所达成的共识去拟定动物实验专用灭菌器的拦标价格、参数要求、配置要求及保修要求，经公开招标后，此设备最终成交价格为34.8 万元，保修期5 年。设备验收后投入使用，能满足临床日常工作需求。原设备采购的初步预算为61.5 万元，与实际成交额34.8 万元相差26.7 万元，而经3 阶段调研后将预算调整为35.0 万元，与实际成交额的差额为0.2 万元。

4 讨论与总结

4.1 解决了传统的市场调研中的问题

以往对医疗设备市场调研的研究多从调研的重要性、收集调研资料的方法着眼讨论；也有医院成立论证小组对医疗设备采购前期工作进行论证。3 阶段调研法是立足“调研的价值影响因子-决策影响因子”匹配关系，通过调研决策团队的组建、按角色分工的决策团队的组织形式、民主的互动模式及规范决策过程等方法，实现跨部门沟通，多学科知识融合，高绩效群决策结果输出，最后通过反馈调整的方法达成团队的共识决策。

4.2 给医疗设备采购工作中的预算修正、参数确认等提供了决策依据

针对2021 年已立项并列入年度预算的医疗设备采购项目进行采购调研，根据政府采购要求，其中有64 项需进行公开招标，51 项可采用非公开招标形式进行采购。对于公开招标项目，通过3 阶段调研后，在确定满足临床需求的前提下，对采购预算进行调整，并经讨论形成设备参数及配置要求，最终完成采购招标活动。在此过程中，将预算与实际成交的差额从701.06 万元降至约113.69 万元。而对于非公开招标项目，其总预算与实际成交差额从53.53 万元降至33.06 万元，见表3。

经3 阶段采购调研方式后，更科学精准地做出了预算修正决策。临床科室对设备市场行情更清晰，设备管理部门及采购部门对参数、拟采购价格、科室设备配置情况的设定有了充分的信息支撑，使修正后的预算在保证临床使用需求的前提下，更接近实际成交采购的价格，保障资金发挥最大效能。

4.3 此调研方式在时效性方面呈负面影响，有待进一步改进

文中表1 为影响组织决策绩效的3 个因子分别对影响调研价值的9 个因子的对应表，从表中可见此调研方式对第4 项是弱影响，而对第8 项是负面影响。在实践中也发现，其项目调研周期比以往要长7 d 左右，为保证调研价值，需要找到加强第4 项（使用方法的局限性）和弥补第8 项（委托调研与提供调研结果的时间差）影响因子的方法。而解决此问题的办法，唯有通过信息化手段建立数据库，运用大数据计算来缩短判断、讨论、差异与相同参数比较等时间。

目前国内医院已有将层次分析法运用到工作中的研究，如周学武等[15]提出将层次分析法应用于医疗设备报废评估模型研究，李玉峰等[16]提出将其应用于医疗设备售后服务评价等量化分析工作，研究表明此方法具有一定先进性。将层次分析法应用于医疗设备询价采购分析中，从质量、价格、质保、交期等评价指标维度，通过设权重，构建询价采购评价系统，以探索做出最优决策。同时，国内医院也在探索利用系统实现询价工作，如葛梅等[17]提出构建半自动化管理系统实现询价比价管理的方法。但目前数据定性因素、判断矩阵的构造很大程度依靠个人经验，而规避此弊端的方法是组建专家讨论组，细化结构模型[18]。我院依靠团队条件下的组织决策模型，初步形成了调研决策架构、决策模式及决策流程，为探索组建高绩效的调研决策团队进行了实践探索，可为下一步进行层次分析法的调研工作打下坚实基础。将来在大数据库的支撑下，可探索通过层次分析法的智能计算，搭建智能化医疗设备采购调研评价模型，减少人工数据整理工作，提高医疗设备采购调研的效率。