基于GB/T 1.1—2020的企业标准编制方法研究
2024-05-12霍小娟李航付智俊
摘要:企业标准是企业标准化工作的重要组成部分。2020年以来,我国标准化文件起草规则GB/T 1.1修订并发布,如何顺利编制符合规则的标准,是企业标准化工作面临的问题。据此,系统研究企业标准的编制方法,并探究常见问题和解决方案,总结出一套适合企业标准编制的思路。
关键词:企业标准;编制方法;常见问题;解决方法
中图分类号:U461 收稿日期:2024-01-15
DOI:10.19999/j.cnki.1004-0226.2024.04.002
1 编制规则的发展背景和制修订时机
2020年3月国家标准GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》修订发布[1],本标准代替GB/T 1.1—2009[2],对标准的结构和起草有了新要求。企业需要同步提升企业标准的编制要求,以适应国家标准化发展的步伐。本文结合GB/T 1.1—2020的内容和企业标准化经验,重点对企业标准的编制方法、常见问题和解决方法进行了研究,以提升企业标准的编制效率,提高企业标准化的水平。
制修订时机,指的是启动企业标准制修订的时间,通过明确制修订时机,解决何时需要写企业标准的问题[3]。
制修订时机分为没有相关企业标准和有相关企业标准两类。没有相关企业标准时,可参考以下情况执行,其中下述b、c情况需启动企业标准的制定:
a.国家、行业、团体发布了相关标准,且适用于企业;企业直接执行国家、行业、团体标准。
b.国家、行业、团体发布了相关标准,但部分内容不适用于企业,需要结合自身情况,制定适合的企业标准。
c.国家、行业、团体未发布相关标准,企业由于差异化、技术发展等原因,编制适合的企业标准。
有相关企业标准时,随着技术发展等原因,原标准内容已不适应新的要求,需启动企业标准的修订。
2 编制方法
2.1 企业标准模版
为了提升企业标准化水平,企业标准化管理相关部门宜编制企业标准模版,在制修订活动过程中应按照模版执行。
根据GB/T 1.1—2020的规定,编制企业标准应采用层次安排标准结构。标准通常由章、条、段等层次构成。可以将标准分为若干层次,文件可能具有的层次见表1。
表1的“部分”,一般出现在国家、行业、团体标准里使用,标准编号使用了小数点。如图1及其示例所示,GB 22757包括2个“部分”,并且标准前言里说明了2个“部分”的情况,标准顺序号分别为GB 22757.1和GB 22757.2。实际工作中企业较少使用“部分”,但无论是否采用“部分”,都需要在标准前言里说明本标准的相关标准的发布情况,方便标准使用对象知晓本标准的系列标准。
通过格式化手段,企业标准模版展现了标准层次,提升了标准编制的符合性,最大程度地提升标准化工作效率。
图1中的示例如下:
GB 22757.1—2023 轻型汽车能源消耗量标识 第1部分:汽油和柴油汽车。
GB 22757.2—2023 轻型汽车能源消耗量标识 第2部分:可外接充电式混合动力电动汽车和纯电动汽车。
2.2 要素和框架
通过明确每项标准的要素,结合标准层次,可以初步建立每项标准的框架。
标准要素分为必备要素和可选要素,见图2。必备要素包括封面、前言、名称范围、规范性引用文件、术语和定义、核心技术要素,是编制标准中必不可少的结构。可选要素包括目次、引言等,是编制标准的可选结构。
每项标准结合三个原则可以确认标准要素,三个原则包括:
a.标准化对象原则,指起草文件时需要考虑的标准化对象或领域的相关内容。
b.文件使用者原则,指起草文件时需要考虑文件使用者。
c.目的导向原则,指起草文件时需要考虑文件编制目的。
其中,标准化对象影响文件要素的构成及其技术内容的选取;文件使用者会对文件类型产生影响;文件编制目的决定着标准的主要内容。
标准负责人先通过选择必备要素、可选要素,基本确立每项标准的章标题即第一级提纲;再结合目的导向,进一步编制条标题,从而形成完整的标准框架。
2.3 内容总则
通过明确内容原则,选择适合写进标准的内容,解决可以写什么的问题。
标准是结果系的技术文件,通过标准可以告知某产品、某项工作应达到的要求,或者说明做某项工作必须的正确步骤。
建议采用以下方式编制标准内容:
a.直接写要求或方法。
b.直接写最终结果。
c.标准涉及数据的必须量化,避免标准使用者因为理解不统一导致标准执行情况,未达成预期的效果。
2.4 具体内容
标准负责人编制标准具体内容前,先收集相关的参考资料,主要包括以下几点:
a.法规和法律要求。了解相关的国家、行业、团体标准要求,特别是强制性国家标准要求。这些要求可能涉及产品安全性、环境保护、劳动法规等方面。确保企业标准与这些要求保持一致。
b.内部政策和程序。查阅内部的政策和程序文件,了解企业或组织已有的规范和流程。这些文件可能包括质量管理手册、操作程序、工作指导等。确保企业标准与组织内部的规范保持一致。
c.其他企业或组织的标准。研究其他组织或公司的标准,特别是那些在类似领域或行业中已被广泛采用的标准。这些标准可能提供了有价值的参考和借鉴。
d.互联网资源。利用互联网进行研究,寻找相关的文献、研究报告、行业论坛等资源。这些资源可能包含有关标准编写的指导原则和实践经验。
标准负责人结合标准框架、内容总则、参考资料,再编制具体内容。以产品技术标准为例,具体内容需要满足以下要求:
a.产品的每项技术要求,应有对应的试验方法进行验证。
b.没有经过验证的要求、方法等,不允许写入标准。
c.应组织标准征求意见,收集标准相关方对标准的修改意见。
d.标准负责人结合意见修改和完善标准。
3 标准点检
标准是否符合要求,需要通过检核进行判定。企业标准化管理部门宜建立标准点检表,用于标准负责人的自查自纠,同时能够提升各环节的审批效率。点检表设计式样参见图3。图3中关于标准悬置段点检,检查项目代表具体的项目名称,检查要点代表项目说明。
4 常见问题
4.1 结构问题
标准负责人通常会出现悬置段的错误标准结构问题。悬置段指的是在章标题或条标题与下一层次条之间设段。悬置段见图4。
为规避引用时产生混淆,标准应避免出现悬置段。悬置段通常有3种方式进行修改:将悬置段改为此处的条;将悬置段移到别处;将悬置段删除。
4.2 内容问题
标准是一种技术文件,不能包罗万象。标准负责人通常会将标准与其余技术文件混淆,选择内容不合理,导致写出来的文件不是标准。以下常见的错误内容需要规避:
a.区别于合同,如索赔、担保等不应写入标准正文。
b.区别于技术总结报告,如失败的经验过程等不应写入标准正文。
c.标准编制的目的、意义不应写入标准正文。
d.编制产品技术要求时,不能将产品功能、优劣点写入标准正文。
标准正文内容是否正确的判断见图5,通过对比达成标准负责人对内容的整体把控。
标准负责人通常将不适合的内容写进前言,见图6。前言不应给出要求、不应包含范围的内容、不应阐述编制标准的意义或介绍标准的技术内容、不应介绍标准立项情况或编制过程。
根据GB/T 1.1—2020的规定,前言可以包括标准结构的说明、标准编制所依据的起草规则、标准代替的全部或部分其他文件的说明、与国际文件和国外文件关系的说明、标准提出信息(可省略)或归口信息、标准起草单位和主要起草人,以及标准所代替标准的历次版本发布情况。
4.3 表述问题
企业标准通常会出现以下的错误表述:
a.有口语化,如“就可以了”“就完美了”等。
b.有感情色彩,如“我们感觉”“我认为”等。
c.有自问自答,如“如何做到这一点?我认为”。
这些问题通常是对表述方式不清楚造成的。
根据GB/T 1.1—2020的文件表述原则,要采用“标准化语言”编制标准。标准宜采用肯定、简明的语句进行表述,如“应按照……”“应达到……”。若存在表述不清楚情况,应及时进行修改。
4.4 规范性引用文件问题
区别于GB/T 1.1—2009将规范性引用文件列为可选要素,GB/T 1.1—2020将规范性引用文件列为必备要素。
规范性引用文件根据是否实际存在采用不同的引导语。当存在规范性引用文件时,通常采用以下引导语:下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,标注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。若不存在规范性引用文件时,应在章标题下给出以下说明:本文件没有规范性引用文件。
并非所有文件都能成为规范引用文件,不能引用的包括不能公开获得的、已被代替或废止的文件。公开获得是指任何使用者能够免费获得,或在合理和无歧视的商业条款下能够获得。
规范性引用文件应具有时效性,文件选择要求包括:
a.必须引用现行有效的文件。
b.不允许引用已作废的文件,若有类似情况建议直接将文件的内容写入标准中。
c.正文引用了某标准具体内容,某标准编号应加年代号并保持全文统一。
示例:乘用车的术语和定义应符合GB/T 3730.1—2022第4章的规定。
规范性引用文件数量大于1时,建议按以下方式排序:国家标准化文件、行业标准化文件、本行政区域的地方标准化文件(仅适用于地方标准化文件的起草)、团体标准化文件(需符合GB/T 1.1—2020的9.5.4.4中规定的限制条件)、ISO、ISO/IEC或IEC标准化文件、其他机构或组织的标准化文件(需符合GB/T 1.1—2020的9.5.4.4中规定的限制条件)、其他文献、企业标准。且同一个类别中,按顺序号的由小到大排序。
示例:规范性引用文件排序时,GB和GB/T属于一类,按顺序号的由小到大排序。
4.5 术语和定义问题
区别于GB/T 1.1—2009将术语和定义列为可选要素,GB/T 1.1—2020将术语和定义列为必备要素。企业标准通常会出现格式错误,解决方法是执行企业标准模版。术语和定义正确格式见图7。
术语和定义根据是否实际存在采用不同的引导语。若存在术语和定义时,根据标准的实际情况可以选择以下合适的引导语:
a.下列术语和定义适用于本文件。
b.……界定的术语和定义适用于本文件。
c.……界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
d.……界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为了便于使用,以下重复列出了……中的一些术语和定义。
若不存在需要界定的术语和定义,应在章标题下给出以下说明:本文件没有需要界定的术语和定义。
5 结语
本文的研究结果为企业标准编制提供了有益的参考和借鉴,按照以上方法开展企业标准制修订,可以有效地降低竞争风险、规避制度缺陷、提升企业规范化以及在行业的影响力和话语权,从而抢占市场先机,提高市场竞争力,为企业标准化发展赢取更高的发展空间。
参考文献:
[1]国家市场监督管理总局,国家标准化管理委员会.标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则:GB/T 1.1—2020[S].北京:中国标准出版社,2020.
[2]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局,中国国家标准化管理委员会.标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写:GB/T 1.1—2009[S].北京:中国标准出版社,2009.
[3]白殿一,刘慎斋.标准化文件的起草[M].北京:中国标准出版社,2020.
作者简介:
霍小娟,女,1981年生,高级工程师,研究方向为标准化设计。