加强合同管理，促进医院高质量发展

摘 要：随着医疗改革的深入及医院高质量发展的推进，对医院精细化管理提出了更高的要求，合同作为连接医院和服务方的重要契约，对医院服务质量的提升及资源的配置优化至关重要。文章通过对医院合同管理存在的问题进行研究和分析，探索医院合同管理优化的方向和可行的措施，为医院内控管理及高质量发展赋能。

关键词：医院 合同管理 内控管理 优化措施

中图分类号：F062.6

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）04-246-03

医院合同管理涉及医院众多部门，涵盖众多环节，财政部、卫生健康委及医院内部出台了众多规范和制度，旨在探索全面的、规范的、有效的合同管理方法。在国家卫生健康委会同国家中医药管理局于2020年12月联合出台的《公立医院内部控制管理办法》中，从单位层面及业务层面解构了合同管理中需要注意的重点问题，为合同管理向精细化转变提供了指导方向；在2023年12月财政部印发的《关于进一步加强公立医院内部控制建设的指导意见》中，指出了合同管理中需要着力完善的重点内容，包含合同的归口管理、合法性审查、授权管理、签署和履行管理等。医院合同管理体系一直在不断探索和完善中，本文就目前医院合同管理还存在的一些亟待解决的问题，进行了探索和研究。

一、医院合同管理的意义

随着医院的发展及业务的丰富，经济业务体量也随之增加，根据2023年5月发布的《中国卫生健康统计年鉴（2022）》显示，目前医院经济业务活动支出占医院业务总支出的60%左右。合同作为医院经济业务的重要载体，是连接医院及各供应商和合作伙伴的纽带，对推动医院业务活动的顺利开展、提升医院的整体管理水平具有至关重要的作用：通过签订经济合同，医院明确了与供应商和合作伙伴的经济关系，明确了双方的权利和义务，帮助医院有效进行内部控制、风险管理、优化资源配置、保障双方的合法权益；同时，通过合同的约束，医院可以规范院内各部门及供应商和合作伙伴的行为，使医院的服务质量及管理质量得到提升。因为合同在医院管理中占据的重要地位，加强医院的合同管理也显得至关重要。

二、医院合同管理存在的问题及原因探究

（一）单位层面

1.合同管理体系及制度有待完善。合同管理是一个系统工程，应包含合同全流程的管理，即涵盖合同业务的决策、起草、审核、签订、执行、纠纷协调、验收、归档等环节，每个环节亦有对应的工作程序，涉及的程序及部门众多。从整体来看，目前医院合同管理制度主要集中在合同的审核、签订环节，而忽略了对合同前期准备工作及后期执行、验收、归档工作的详细规定。前期准备工作的质量决定了合同审签环节的效率，签订合同后的履约工作及验收工作与医院的日常运营息息相关，执行偏差可能会影响医院运行或是导致经济损失，这些都是至关重要的环节。

2.合同管理相关的部门权责不清。按照合同管理的流程，所涉及的部门可分为5个大类：合同拟写部门、合同审批部门、合同执行部门、合同归口管理部门、合同监督部门，医院虽明确了各科室归属的类别，但每个科室在每个流程中的职责未在制度中进行明确。如合同审批部门包含合同拟写部门、合同归口管理部门、财务科、法务部、审计科共5个科室，在合同审批时，各个科室的职责及审核内容未有清晰划分，存在合同内容重复审核或遗漏審核的问题，降低合同审核效率，合同审核质量也得不到保证，一旦合同出现失误或问题，也易发生“踢皮球”的情况。有些医院还存在部门权限设置不合规的问题，例如由审计部门作为合同归口管理部门，违反了《国家卫生健康委关于印发进一步加强卫生健康行业内部审计工作若干意见的通知》（国卫财务发〔2022〕9号）的有关规定。

3.信息化管理程度低，且存在信息孤岛问题。目前，医院的HRP系统包含合同管理版块，但包含的功能单一，不能满足管理需求。以B医院为例，其HRP合同管理版块主要为合同录入、台账查询、合同临期及过期提示等。合同归口管理部门在该系统上做完合同录入后很少再会进去使用，除了合同录入功能，其他功能形同虚设，未能帮助合同归口管理部门监督合同执行情况。此外，该医院的合同审签流程在OA系统中进行，而OA系统未与HRP系统进行连通，即该医院目前使用的与合同管理有关的两个系统都未能实现合同全流程的管理，且两系统数据不互通，独立存在成为信息孤岛，降低了合同管理效率。

（二）业务层面

1.合同内容管理尚需加强。医院合同可分为四个大类：货物供应合同、服务供应合同、工程建设合同、其他合同，各类合同虽有通性但也各具特点，包含特定的条款，不能互通互用，因合同模板体系未建立、合同拟写人员的专业度受限等问题，合同拟写部门通常采用网络搜索相关合同的方式或是直接套用政府采购合同的方式拟写合同初稿，易出现合同条款错漏或不适用项目的情况，例如，用于货物类合同的相关用词和条款，如“三包”“售后服务”等，出现在服务类合同中；此外，合同拟写部门也会采用参考往期合同的方式拟写新合同，若本期合同内容较往期有改变的部分忘记修改，则会导致合同条款前后不一致。合同内容制定不够规范导致合同内容出现错误，存在一定法律风险，因此需加强对合同内容的管理。

2.合同签订的审核机制流于形式。各公立医院一般都制定了合同签订的审核机制，但未完全按照机制执行到位，如提交审核资料不全，未提供需提交的资料：事项审批单（院领导审批单、院长办公会或党委会批准的会议纪要）、询价记录、招标文件、中标单位的投标文件、中标通知书、院内议价会议记录、拟定的合同文本、审计审核意见书、资质及法人身份证复印件等；个别合同存在合同签订日期早于合同审批日期的现象。

3.合同的执行及验收落实不到位。合同的执行及验收落实不到位主要体现在以下三个方面：首先是未严格按照合同约定执行，容易出现在货物交付时间上或是付款时间上与合同约定出现出入；其次是合同执行部门未建立合同台账导致未能及时有效地跟进合同的履约进度，易出现付款已超出合同约定总金额或是合同项目即将到期来不及采购的情况；最后是未妥善保存履约过程中的各项记录和文件，如供应商考核表、验收单等。以上三点也是内控关注的重点，决定了合同履行的质量。

4.合同监督部门未能充分发挥监督作用。医院合同监督部门主要为院长办公室、审计科和纪检监察室。院长办公室未能充分发挥在合同管理中的牵头管理作用，未能对医院的合同管理制度进行充分的培训和解读，不利于合同管理制度的落地和深化执行；审计科未能充分利用专项审计手段对合同管理体系进行全面评价；纪检监察室未能及时组织各相关部门查找合同管理的风险点，并列出风险管控清单。

5.合同管理人员专业知识欠缺。合同归口管理部门负责合同管理的同事应及时了解、掌握合同的履行进度，发现问题及时汇报处理，监督合同的执行情况，保证合同的履约质量，但医院合同的归口管理部门主要为后勤部、设备科、药学部、医务部、科研部，这些科室人员多为技术类人员，不具有合同管理的专业知识，医院也缺少这方面的专业人员及相关培训，导致这些科室的合同管理人员常会忽略上述几个内控关键环节的管理。

三、医院合同管理优化的方向及措施

（一）完善合同管理制度，利用制度实现合同的规范化管理

合同管理制度是对合同全流程管理作出的规范，在制度中应明确合同管理的各个环节、各环节相关的流程、各流程涉及的部门以及各部门在该流程中的职责。

1.合同拟写部门指的是负责起草、拟定合同内容的部门，一般为合同业务的需求科室及合同归口管理部门根据业务的需要进行拟定。

2.合同审批部门指的是负责审核、批准合同内容的部门，确保合同内容的正确性、可行性、合规性、合法性等，主要包含的部门为合同归口管理部门、财务科、法务部。合同归口管理部门对合同的整体内容负责，确保合同内容的完整性，重点审核合同条款的可行性及参数的正确性；财务科审核付款方式及付款条件等与财务相关的内容；法务部对合同条款的合法、合规性负责，确保合同条款符合民法典、合同法等法律法规的规定，避免法律风险的产生。

3.合同执行部门指的是在合同签订完成后，负责履行合同约定的部门，通常为合同业务的需求科室，包含临床科室、行政后勤部门等所有会直接使用合同所涉及的业务的科室。合同执行部门作为合同使用一线部门，需要熟悉合同内容，确保合同条款得到正确的执行，包含合同的验收工作、供应商的沟通工作、付款申请的提交工作等。

4.合同归口管理部门指的是对合同内容、合同履约情况及供应商的服务情况进行监督的部门。医院合同归口管理部门主要为设备科、后勤部、药学部，根据科室的业务范围管理其业务范围内的合同。合同归口管理部门在合同拟写及合同执行过程中都扮演着重要的角色：在合同拟写阶段，应由归口管理部门根据各类合同的特点制定合同模板，并根据项目特点对模板合同进行调整，提升合同的规范性和一致性，提高合同拟写效率及拟写质量，减少合同的出错率，降低法律风险；在合同执行阶段，合同管理部门需组织合同的验收工作、对合同的履约进度进行监督、对合同的变更事宜进行处理、对供应商的服务情况进行考核、对合同的付款申请进行审核等，切实做到对合同进行全面管理。

5.合同监督部门指的是对合同的拟写、审核、签订、执行、管理等全部流程进行监督的部门，主要为院长办公室、审计科、纪检监察室。这些部门独立于流程之外，对流程的完整性、合规性及合法性进行监督。院长办公室作为合同管理的牵头部门，负责合同管理制度的制定、执行、监督以及合同的编号归档等工作，对合同制度的落实情况进行监督、评价，不断规范和优化合同管理流程；审计科作为内控评价牵头部门，对合同全流程进行审计监督，对发现的问题及时提出监督意见或建议，对内部控制风险点进行把控；纪检监察室作为廉政风险防控的牵头部门，对合同全流程进行廉政监督，建立并落实廉政风险防控措施。

（二）充分利用信息化手段进行合同管理，提升合同管理效率和质量

实现合同管理流程电子化、合同执行监督信息化，即将合同管理的全流程嵌入信息系统中，通过信息系统实现合同管理流程的自动流转，形成项目闭环。例如，合同归口管理部门利用系统中预设的合同模板进行合同拟写，提交后自动进入合同审签流程；合同依据系统中设定的审签流程流转至相关部门进行审签，并设定各部门的审签时限保证合同审签的时效性；审签结束后自动发起用印流程，此流程中可考虑使用电子签章以减少多份合同需人工盖章而花费的时间；合同盖章完成后自动存档并促发合同的执行监督流程，在重要的时间节点如每月结算时间点、合同到期前三个月会自动提醒，帮助归口管理部门监督合同履约情况和进度。

此外，合同管理系统作为医院信息化管理的一个子系统，应与整个医院的HRP系统相融合，实现数据的互融互通，如与财务付款数据进行对接，帮助归口管理部门监督合同的付款进度，在发现问题能及时与财务沟通，提升合同管理及内控管理质量。

（三）加强合同专项审计，促进合同管理执行力的提升

与日常流程中的审计工作不同，医院审计部门的合同专项审计是对医院合同管理全流程的审计，即对合同管理所涉及的各个环节进行全面“体检”。通过对合同管理全流程的专项审计，深入发现合同管理各流程存在的不足，提出审计意见或建议，促使相关科室不断完善自己内部的合同管理制度、规范管理流程及科室行为，不断提高合同管理的执行力，确保合同管理制度落实到位。

（四）加强人员的管理，发挥人员的主观能动性，提升内部控制效果

首先，在招聘时，应努力寻求相关专业的人才胜任岗位，保證合同管理工作的质量，目前医院单位的法律相关人员十分紧缺，应加大宣传吸引从事相关专业的人员道医院进行应聘；其次，须加强相关岗位人员的培训和培养，定期开展培训帮助相关岗位人员了解各类合同的区别和特点，分享合同管理、内部控制、风险控制、合同法、民法典等相关知识及法律法规，提升相关岗位人员的合同管理意识及专业素养，使他们能更好的履职；最后，可设置相关的绩效管理机制，鼓励相关岗位人员主动学习相关知识，促使他们发挥主观能动性自主地进行自我提升，积极主动地发现工作中的不足并提出解决办法，不断优化医院的合同管理，提升内部控制效果。

综上所述，合同管理是医院内控管理的重要组成部分，需对其进行全流程、精细化的管理。通过对制度的完善明确各部门的职责、利用信息化手段加强各部门的联系、通过人员的培养提升员工的履职能力，形成职责明确、相互合作、相互监督、高效有序的合同管理体系，提升合同风险内部管控的质量，为医院的高质量发展赋能。

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[4] 胡春飞，李文佳，王西雯.基于内部控制的医院经济合同管理优化探析——以C公立医院为例[J].会计之友，2021（24）：85-91.

（作者单位：广西医科大学第二附属医院 广西南宁 530007）

[作者简介：胡芷榕，广西医科大学第二附属医院国资科中级经济师。]

（责编：贾伟）