企业文书档案信息化管理困境与对策

庞小宇

［摘 要］在信息化时代背景下，企业的文书档案管理作为重要的工作业务，面临着显著的转型升级机遇。传统以人工为主的管理模式存在着很大弊端，不仅管理效能低下，而且还会因为管理不全面、不到位，增加重要档案信息丢失或泄露的风险。而以信息技术助力构建现代化的文书档案管理体系，能逐渐满足新时期企业档案管理工作需要。文章主要分析企业文书档案信息化管理的意义，总结当前企业文书档案信息化管理工作中的困境，并探寻有效的文书档案信息化管理对策。

［关键词］文书档案；企业；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.061

［中图分类号］G275.2［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）06-0192-03

0     引 言

在档案体系中，文书档案作为重要的组成部分，对管理工作具有较高的要求。因为文书档案的内容比较繁杂，且操作难度较高，所以企业在具体实施文书档案管理的过程中，需要树立全新的管理观念，适应信息化的发展趋势，以先进的信息技术为载体，构建现代化、智能化的档案管理平台，实现文书档案资料的全方位、综合性管理，以提高整体的管理效能。

1     企业文书档案信息化管理的意义

在开展文书档案管理时，以信息化管理思想为支撑，加强管理工作的改革与优化，能够进一步优化整个文书档案管理的环境，使得管理人员拥有更便利的工作条件。在信息化平台助力下，管理人员能够实现文书档案信息的智能扫描，以及集中而高效的管理，这样能够保证文书档案管理工作效能更加突出。管理人员也能够在计算机、互联网等的助力下，实现文书档案的智能搜集与科学存放，在保证分类更加精准的前提下，为后续的文书档案检索和应用提供便利条件。此外，文书档案管理人员也能够通过信息化管理，为各部门工作人员日后有效获取文书档案资源，提供更加便捷的操作环境。企业职能部门人员通过智能平台支撑，在输入密钥之后，通过有效检索能获得相关的文书资料，并将其灵活应用于企业内部的各项业务活动中，这样能有效降低在文书档案资源检索和应用方面的时间与成本投入。同时，加强文书档案的信息化管理，能够保证档案存储环境更安全，提高档案存储管理和使用的稳定性与规范性，避免出现因为操作不当而导致的重要信息丢失、泄露等风险。在意识到文书档案信息化管理所具有的实践意义和价值之后，企业需要结合具体情况分析目前文书档案信息化管理工作中存在的困境，并明确接下来的改进和优化方向，以全面提高整体的管理水平。

2     企业文书档案信息化管理工作的困境

2.1   管理人才信息化素养有待提升

与传统的档案管理工作模式不同，文书档案信息化管理工作對于人才的专业素质有较高的要求。而通过分析可以发现，在当前的文书档案管理领域，很多企业未能重点加强信息化管理人才的有效培养，导致内部管理人员在具体的管理职能发挥上，无法适应新时期的信息化改革要求，这严重影响了各项信息化管理工作的有序推进。比如，一些企业内部档案管理人员的年龄较大，对于信息化管理体系缺乏了解和认识，整体的熟练度不够，导致其在开展信息化管理工作的过程中，经常因为自身能力不足而出现明显的失误。这不仅严重影响文书档案管理工作的实效性，甚至还导致档案管理信息存在一定偏差，对后续文书档案的应用造成不良影响。此外，面对新时期的改革要求，部分企业未能重点加强档案管理人员的能力建设，缺乏培训内容的整合以及培训方法的多元化创新，使得文书档案管理人员缺乏良好的学习环境，对新时期背景下的信息化管理体系以及具体操作要点缺乏了解，导致其在具体开展档案信息化管理工作期间，容易因为自身专业素养不够而带来风险隐患，严重威胁后续档案管理工作的高效开展［1］。

2.2   文书档案信息化基础设施建设不到位

在文书档案信息化管理实践过程中，多数企业在基础设施的建设上仍然存在着诸多不足之处，如未能在资金方面进行科学规划与安排，导致各项设施引进时缺乏资金支持，限制了企业内部档案管理体系的现代化建设。再比如，在目前的档案管理工作领域，部分企业的基础设施明显老化，很容易出现故障风险，这严重影响了文书档案信息化管理的工作效能。同时，缺乏新时期智能化设备的引进和应用，也是档案管理工作成效受到限制的主要原因。文书档案信息化管理实践期间，企业未能形成良好的安全意识，缺乏现代化安全防护设施，在开展信息化管理过程中，因为对档案管理环境的监管不到位，而诱发许多风险隐患。这不仅制约了档案管理工作的推进，甚至还会对今后档案信息的规范利用造成不良影响。

2.3   文书档案管理理念落后

通过分析可以发现，在当前的文书档案管理工作中，企业目前所形成的信息化管理意识比较薄弱，仍然过度依赖纸质档案，在管理模式以及管理手段上均缺乏良好的创新意识，这不仅会严重影响整个档案管理工作的开展效能，甚至还会因为管理质量低，而威胁今后档案管理事业的可持续发展。首先，在落实文书档案信息化管理工作时，有关人员操作不规范，未能全面了解新形势下档案管理信息化改革的发展趋势。在开展文书档案管理时，仍然通过人工操作的方式整理实体档案，整个实践过程中不仅增加了档案存储的空间压力，同时也会给管理人员带来很大的工作负荷，这不利于管理人员的身心健康［2］。此外，在实施信息化管理的过程中，管理人员因为对现代化数字档案信息的搜集、存储和管理操作不当，导致重要的文书档案信息丢失或泄露。长此以往，将严重影响企业内部的档案管理工作质量，甚至还会因为所存储的档案信息不全面、不具体，对接下来的战略统筹规划管理造成很大的阻碍。

2.4   文书档案信息化管理体系不健全

笔者通过分析发现，在当前的企业档案管理中，文书档案信息化管理体系建设不到位，导致文书档案信息化管理体系不健全，对管理人员的创新意识以及所采取的行动举措均存在着很大的制约性。这严重影响了整体管理工作成效，甚至还会因为管理体系不够全面、不具体，使得管理人员在落实文书档案信息化管理的过程中，很容易诱发多种安全隐患。这给企业今后的档案信息存储环境安全稳定建设造成不良影响，甚至导致重要的档案信息丢失或者泄露，进而威胁整个企业经营发展的稳定性。此外，因为现有的管理体系不健全，企业对于档案管理信息系统管理模块以及各项功能的设置不够科学，导致在具体落实文书档案管理工作期间，因为信息化水平不够，使得最终所呈现的管理成效较差，严重影响了整体档案管理质量。

3     企业文书档案信息化管理的对策

在意识到当前文书档案信息化管理存在的主要困境之后，企业在接下来的档案管理工作中，需要形成良好的信息化管理意識，结合当前社会环境下所衍生出的各种技术手段，确定接下来的文书档案信息化管理措施［3］。

3.1   树立全新的管理理念，加强管理团队建设

为了促进文书档案信息化管理目标有效实现，在今后的管理工作中，企业需要树立全新的管理理念，正确看待信息技术助力下文书档案管理工作所面临的全新发展机遇，并有效解读和分析新时期背景下的文书档案管理战略方针，以确定今后的信息化管理工作目标。根据当前的市场环境，引进更加专业的管理人员，明确其应该履行的管理工作职责，促使其能在接下来的档案管理工作岗位上，形成正确的管理思想，基于自身所掌握的专业管理知识、具备的信息化素养，更规范且熟练地开展文书档案信息化管理工作，以保证管理质量。

同时，企业需要全面关注新时期对文书档案管理所提出的具体要求，全面调整培训内容，开展规范性的培训活动。要求管理人员参加各项培训活动，了解文书档案信息化管理中关于办理、移交、接收、归档、借阅、查询等各项功能模块的操作要点，以促使其能够有效适应和熟悉现代化管理平台，基于文书档案信息化管理要求有效展开实践。此外，企业需要科学构建激励机制［4］，督促管理人员发挥创新思维，结合新时期文书档案管理工作意见和管理要求，探索更加先进的技术手段和管理方法。

3.2   建立健全文书档案信息化管理基础设施体系

在重点加强文书档案管理工作创新的过程中，企业需要在资金方面进行科学规划与设置，从而保证所构建的资金体系更加全面，驱动建设文书档案信息化管理基础设施体系［5］。首先，在投入充足的资金之后，需要从当前的信息化市场环境中，引进更加多元有效的管理设施，并进行资源整合，从而保证所构建的管理基础设施体系在内部结构以及具体的功能上更加全面。比如，针对一些比较基础的计算机等设备，企业需要在一定周期和范围内进行更新和维护，这样能保证档案管理信息系统运行的整体效能。同时，企业还需要在必要的情况下，引进刻录机、扫描仪等一些先进的设备，以提高档案信息化管理效率。在智能扫描的过程中，就文书档案所涉及的档号、页数、保管日期、责任人以及相关密钥等基础要素进行科学设置，以保证所记录的文书档案信息更加全面精准，为后续档案的有效检索和规范应用奠定基础，这样也能够有效避免因为档案信息存储不精准而产生档案管理风险。此外，企业还需要在重点加强基础设施建设的过程中形成良好的安全意识，从档案信息化管理体系运行环境的角度着手，分析其在具体运行过程中可能存在的安全隐患和不良问题，并制订出更加科学可行的管理计划，在多元化、现代化智能设施的支撑下，构建良好的安全监测体系，以便及时发现系统运行过程中所存在的不良风险［6］。企业还要采取有效的手段科学应对和处理，从而全面提高整体的管理实践效能。

3.3   加强文书电子档案管理功能模块开发

在今后的文书档案管理中，企业需要基于信息化发展理念革新传统的管理思想，要形成良好的创新发展意识，认识到新形势下的档案管理转型要求，发挥互联网、大数据等信息技术的作用，在实施文书档案信息化管理的过程中，需要注重电子文书档案的有效构建［7］。这样既能节省档案存储的空间，同时也能在信息技术的帮助下，全面提高整体的管理成效。有关人员可以利用现代技术手段有效搜集和整理重要的档案数据信息，构建完善的管理和存储中心。同时，管理人员还需要在实施管理的过程中，形成良好的创新发展观念，不断革新档案管理具体的工作形式，形成现代化、智能化的管理体系［8］。这样能保证管理人员基于所掌握的管理要素，科学有效落实各项管理工作，以全面提高管理实践水平。

3.4   完善文书档案信息化管理工作体系

企业需要明确文书档案信息化管理实践要求，在精准定位管理目标的前提下，引进多元化的信息技术手段，不断改进和完善现有的管理体系，以保证管理体系的覆盖范围更加广泛，使各项管理工作得以顺利开展和实施。对此，企业需要做好科学统筹与规划工作，引进更加多元的技术手段，优化设置文书档案管理系统模块，以及具体的管理形式和管理功能。同时，企业还需要构建良好的档案信息共享服务平台，加强多个部门的联系，从而全面提高档案信息的综合利用率［9］。企业更要关注未来的发展趋势，围绕新时期的文书档案管理目标展开分析，制订更科学的管理计划，立足于内部档案管理行动要求，优化设置管理岗位，科学调整管理内容和管理方法，从而保证档案信息化管理工作开展的成效，推动档案管理工作在新时期背景下持续稳定发展。

4     结束语

做好文书档案信息化管理工作，对于提高档案管理质量，甚至提高企业整体管理效能十分重要。因此，企业需要分析当前文书档案信息化管理中存在的困境，从树立全新的管理理念、加强信息化管理人才建设、建立健全基础设施体系、加强电子档案功能模块开发以及完善信息化管理体系等方面进行改进和优化，以保证构建的文书档案信息化管理工作环境更安全稳定，能够有序推进驱动各项管理工作的顺利

开展。

主要参考文献

［1］王睿.石油企业文书档案管理现状及创新路径［J］.办公室业务，2021（13）：123-124.

［2］阮晓霞.分类模式在文书档案管理中的应用研究［J］.兰台内外，2023（25）：22-24.

［3］崔伟娜.大数据背景下文书档案管理和应用模式改革研究［J］.黑龙江档案，2023（4）：129-131.

［4］张彦宗.办公自动化在文书档案管理中的应用［J］.陕西档案，2023（4）：39-40.

［5］吴澎.大数据背景下企业文书档案信息化管理探讨［J］.中国产经，2021（6）：139-140.

［6］华琦.大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究［J］.兰台内外，2019（12）：34-35.

［7］王玲玲.加强文书档案管理工作创新思路探究［J］.兰台内外，2023（19）：40-42.

［8］陈卫健，曹文清，王强.信息化背景下如何创新文书档案管理［J］.西部资源，2023（3）：190-191.

［9］王一波.信息化背景下文书档案管理转型工作分析［J］.兰台内外，2023（18）：55-56，59.