高校移动协同办公自动化系统建设研究与实践

张雯鑫 柴原 吴兴宇

［摘 要］办公自动化系统是新时代教育管理信息化工作的重要组成部分，是高校教育管理服务提质增效的重要载体，对高校治理能力提升和治理体系建设具有重要意义。文章以西北工业大学翱翔办公系统建设为例，通过分析新时代教育数字化对于高校教育管理信息化服务的要求，针对普遍存在的移动办公功能不齐全、办公流程交互性不足、办公场景适应性不够、数据共享存在障碍、智慧决策支撑不足等问题，提出构建移动协同办公自动化系统的建设思路、总体框架，介绍典型应用及实效，验证该系统助力教育教学、管理和服务的数字化改革发展，提升高校治理能力和服务水平，以期为兄弟高校建设移动协同办公自动化系统提供参考。

［关键词］办公自动化系统；移动办公；协同办公；教育管理信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.057

［中图分类号］TP317.1［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）06-0177-05

0     引 言

随着移动互联网、大数据、人工智能等技术的发展和应用，高校信息化、数字化建设得到长足发展，为新时代教育信息化的进一步发展奠定了坚实的基础。《教育信息化2.0行动计划》指出，要提高教育管理信息化水平，优化教育业务管理信息系统，深化教育大数据应用，全面提升教育管理信息化支撑教育业务管理、政务服务、教学管理等工作的能力，助力教育教学、管理和服务的改革发展。《教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》强调，利用信息技术转变管理理念、创新管理方式、提高管理效率，支撑教育决策、管理和服务，推进教育治理现代化的进程［1］。办公自动化系统作为高校教育治理现代化重要的信息化载体平台之一，已成为学校政令畅通和管理服务的重要基础性信息化平台，对于提升高校行政管理能力，推进自身管理改革具有重要的意义。由此可见，如何充分利用云计算、大数据、人工智能等技术，构建全方位、全过程、全天候的移动化、协同式办公自动化系统就成为高校管理信息化建设中一个亟待解决的问题［2］，它将有效助力教育教學、管理和服务的数字化改革发展，提升高校治理能力和服务水平，推动教育数字化战略稳步实施。

1     高校协同办公平台的发展现状与典型特征

1.1   高校办公自动化的发展现状

办公自动化（Office Automation，OA）概念于20世纪80年代被首次提出。随着信息技术的飞速发展，OA平台已成为现代化办公的重要信息系统载体。高校办公自动化是将高校办公场景与计算机及教育信息技术融合，是高校实现办公数字化的核心要素。纵观高校办公自动化的发展历史，大致可分为三个阶段：以数据处理为中心的传统办公系统、以工作流为中心的办公自动化系统、以知识管理为核心的办公自动化系统。

办公自动化系统的发展演进是促进工作和管理模式实现从传统办公到自动化办公，乃至智慧办公的持续跃迁的关键。然而，在大数据、云计算时代，原有的单一办公自动化系统已不能满足新时代高校管理服务发展的需求，存在移动办公功能不齐全、办公流程交互性不足、办公场景适应性不够、数据共享存在障碍、基于数据挖掘分析少、智慧决策支撑不足等问题［3-4］。因此，移动协同办公平台已成为高校办公自动化系统的重要发展演进方向。移动协同办公平台是指在移动互联网基础上构建全新的协同空间的一个信息化集成环境，目的是把存在于高校内部相对独立、功能各异的应用系统或模块有效组合起来，通过精确身份管理授权用户获得统一平台特定信息，能够有效避免高校内部信息孤岛问题。协同办公平台可以优化业务处理流程，有效管理数据和信息，形成“办文、办会、办事、督办”为代表模块的全生命周期流程管理协同办公体系，不仅极大提高办公效率，促进各部门的信息交流和共享，同时有效地推动教育决策由经验驱动向数据驱动转变，教育管理由单向管理向协同治理转变，教育服务由被动响应向主动服务转变，以信息化支撑教育治理体系和治理能力的现代化。

1.2   移动协同办公平台的典型特征

近年来，随着智慧办公、移动办公的迅猛发展，办公自动化系统从之前的文档电子化到如今的工作审批规范化和流程引擎自动化，不仅提升了高校基础工作的效率，也提升了学校管理和服务工作信息化支撑能力，为高校教育管理信息化提供了有力支撑。随着高校教育信息化的迅猛发展，师生对各职能部门的服务不断提出新的要求。办公自动化系统的不断发展和演进，需要增加业务功能、扩展服务面向，不断向移动化、协同式方向发展，提高学校管理服务规范化、智能化水平，不断优化高校管理和服务模式，从而推动高校教育行政办公数字化发展。移动协同办公平台具有以下典型特征。

（1）移动互联。移动化从根本上改变人们的时空概念、业务模式和组织关系，它将打破时间和空间的限制，提升高校办公的效能，丰富高校管理服务的模式。其主要体现在3个变革上，一是时空变革，移动互联网构建的是一个全新的协同空间，不论何时何地都能进行任务协作，现有的时空格局被移动互联打破。二是业务变革，移动互联网使系统用户点对点交流变成常态，高校需要一个统一的移动办公平台，为用户发起点对点沟通的需求提供一个入口，同时提供必要的信息资源支撑［5］。三是关系变革，高校业务组织正从传统的树状结构向网状结构演化，每个组织都需要为成员提供发挥自身价值的互联平台，使得组织内的每个人的工作都能以自身为中心来运转，同时也时刻以他人为中心来转动，重构组织关系。

（2）信息协同。组织中的各种信息都存在联系，如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中，管理者就只能得到片面的信息，无法获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案，它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张“信息网”，信息节点之间依靠某种或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者就可以突破信息孤岛的困扰，轻松自如地穿梭在这张信息网中，并获取自己需要的信息。管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解，而协同管理无疑提供了这种可能性。

（3）应用协同。组织的业务被分为各个业务环节，并属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的联系，更为重要的是他们都为共同的目标而运作。关注某个或某些业务环节的传统软件无法统筹管理其他业务环节，因而负责人员就不得不在多个应用软件之间切换，以保证同步运作。协同管理平台则可以充分整合这些业务环节，并纳入统一平台管理，任何一个业务环节的动作都可以轻松启动其他关联业务的运作，并及时更新相关信息，从而实现业务与业务之间的平滑链接。

（4）资源协同。组织的各种资源组成了其运作的基本要素。协同管理将这些资源整合在一个平台上，并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密联系在一起。然而，要进一步协调和优化这些资源，就需要这些资源能够随着组织的某个目标或者某项事务而被灵活地组织起来并进行协作，为这个目标或事务“各尽其能”，并发挥最大的价值［6-7］。换言之，各种资源能够随需要而及时响应，并突破各种障碍，实现一致性协作。

2     高校协同办公平台建设实践——以西北工业大学为例

西北工业大学积极落实《教育信息化2.0行动计划》要求，以“提升学校校务管理和服务效能”为目的，从学校事务管理和服务工作的实际出发，积极推进翱翔办公系统建设，该系统按照“统一平台、整体设计、模块建设、分步推进”的建设思路，以业务需求和用户需求为牵引，通过分析整合管理服务需求，梳理优化再造管理服务流程，提高分类用户使用体验，在“办文、办会、办事、督办”等方面拓展业务功能、扩展服务面向（见图1）。该系统已于2022年7月上线，面向全校提供移动化、规范化、协同化、智能化的办公自动化服务。

2.1   协同办公平台建设目标与总体框架

2.1.1   数据底座层

该层为系统提供所有的数据存储和数据连接，提供流程引擎、门户引擎、集成引擎来支撑相关应用所需的底层数据及视图，并提供其他辅助引擎，用于实现相关移动应用、智能计算、知识应用等。

2.1.2   业务组件层

该层为系统提供各类可自定义的引擎功能，可通过流程引擎实现所有流程需求的支撑，也可通过业务建模和流程引擎搭建本次项目的所有应用。

2.1.3   应用服务层

该层为系统提供所有应用的展现与交互，对于系统门户如网页端、移动端的实现，按照组织架构、岗位、权限等快速推送应用、流程、数据和报表。

2.2   协同办公平台主要功能模块

翱翔办公系统建设紧密围绕一流大学建设目标，以提高学校校务管理服务信息化水平为方向，加快信息化与管理服务的深度融合，紧抓业务核心，构建协同办公体系框架，不断提高学校校务管理移动化、规范化、协同化、智能化水平。截至目前，翱翔办公系统在“办文、办会、办事、督办”等各类业务流程共计36条，各类校级收发文、办转字等文件2万余份，流程流转21万余条，有效保障了学校办公的正常、稳定运行。

在“办文”方面，保障学校各级、各类重要文件流转的便捷性、标准化、规范化，建设有“校级发文、校级收文、部门发文”等14个功能项，可实现所有文件及流转意见全程留痕、有据可查，以及公文永久性、稳定性保存，兼具较好移动办公功能，外出、出差可及时阅文，提高办公效率，建设签章管理、知识模块、日历日程管理等功能项，方便用户随时随地查阅系统内资料。

在“办会”方面，确保校务安排“事前有备、事中有序、事后有据”。要建设“校领导公务协调、会议通知”等12个功能项，保障校務活动安排顺利进行，试点建设“会议室线上预定”功能项，推动学校会议室资源共享，提升利用效率。

在“办事”方面，提升为广大师生办实事、优服务的效能。建设“用印申请、出差请假申请”等9个功能项，落实“最多跑一次”作风建设要求，提升学校管理服务效能。

在“督办”方面，推进学校重大决策部署落实落地。替代原有线下电话、纸质通知等督办模式，构建线上一体化督办模块，线上便捷开展督查督办学校重大决策、重要工作部署、专项工作督办及办理事项全过程留痕可查，规范督办组织形式。

2.3   协同办公平台典型应用

2.3.1   创新协同办公模式，推动移动办公转变

高校办公模式原先依赖个人计算机（Personal Computer，PC）端进行，移动办公受到业务流程审批环节、物理印章等因素限制，特别是移动办文，从拟稿、审稿至套红排版、用印，以及最终印发等业务流程环节均需在PC端操作，距离满足新形势下“无纸化、无接触”的办公新要求差之甚远。当前，高校办公自动化系统急需建设移动OA，移动办公新模式已成为必然［8-9］。“办文”是高校办公自动化中非常重要的一项业务流程，电子签章具有高效性、便捷性和安全性特征，解决了高校移动办公的难题。不仅解决了师生“多跑路”的业务痛点，也为实现“云办公”新模式提供必要的技术支持。移动办文还可实现手写签批、语音审批和电子签章等功能，满足使用者不同场景的使用需求，实现随时随地审批。具体流程图如图2所示。

电子签章系统在保证学校用印安全的前提下，一方面实现了办公自动化系统线上办文随时随地电子签，使每一条电子签章流程用印有迹可查，有效提升了学校公文流转的安全性、规范性和便捷性，切实提升了学校师生对签章用印的满意度；另一方面，进一步规范了用印流程，实现了师生用印“最多跑一次”，甚至“一次都不跑”，为学校今后跨校区现代化治理体系、信息化公共服务体系的内涵式发展提供了重要支撑，为学校“双一流”建设和高质量发展奠定了良好基础。截至目前，电子印章已签署2.7万余次，得到学校师生的充分认可。

2.3.2   创新管理思维，科学业务流程再造

为开发出真正实用、好用的业务流程，学校深入开展调研，系统分析日常办公业务需求，通过流程再造、数据集中、服务整合等手段优化各项流程，明确各项办公业务的内容、流程和要求。以校级发文流程为例，该流程根据学校的实际业务需求定制，包含15个主干节点，通盘考虑各类异常流程，既确保校级发文的质量，又兼顾发文部门间的协同和效率。同时，进一步优化教育业务管理信息系统，深化教育大数据应用，全面提升教育管理信息化支撑教育业务管理、政务服务、教学管理等工作的能力。聚焦文件流转、内部审批等行政办公重点应用，逐步实现全流程、全业务线上办公。聚焦多部门协同办理的行政办公痛点，以信息化手段优化办公流程，提升管理效能。积极推进移动办公，将办公应用向移动端延伸。目前，上线的校级收文、校级发文、部门发文等流程已成为学校办公的重要载体，为学校政令畅通提供重要保障。

2.3.3   创新数据融合，提升协同治理智能化水平

学校在流程再造的基础上创新数据融合，形成“流程+数据”新驱动模式，打造数据融合大平台。一是上线收文督办功能，创新公文闭环管理。将收文流程和督办模块打通，打造收文督办功能，完成公文的“最后一公里”，实现公文（拟稿—发文—执行—归档）全生命周期闭环管理，做到全程留痕、过程可视。公文流程相关者可以直观看到公文的分办情况、完成度、催办情况以及反馈资料等，随时掌握公文办理进度，有助于决策和任务落实落地。收文督办功能将有力促进学校政令畅通。二是建设知识模块，创建智能化知识共享平台，高校作为知识型组织，在日常办公过程中自然会产生知识沉淀，对现有的知识进行集成并促进产生正确的知识流，优化数据结构和数据质量，实现数据有效积累，最大限度避免因为岗位人员变动或者设备更换造成的数据流失，而且可以有效避免重复工作并起到参谋助手的作用。三是开展学校数据治理，按照一数一源建设原则提供和使用数据，与其他系统实现互联互通，符合学校标准规范，切实保障办公系统数据完整、准确、实时更新，同时为学校数据治理提供有效支撑。

3     结束语

本文通过分析教育数字化对于高校教育管理信息化服务的要求，提出构建移动协同办公自动化系统的技术架构和建设举措。在当前推动教育行政办公数字化的背景下，西北工业大学翱翔办公系统通过建设移动协同办公自动化系统初步实现了办公的“决策过程科学化、工作流程顺畅化、人员行为规范化、业务数据集成化”等预期目标。但实现办公数字化是一个艰巨的系统工程，需要持续结合学校发展战略和实际需求，坚持问题导向和目标导向，从系统顶层设计入手，按照应用驱动、数据融合的原则分步实施，推进业务系统纵深发展，深入推动管理服务流程再造，继续在“打通数据动脉，建立‘一表通等底层数据集成平台，提升系统智能化水平，不断提升办公系统决策辅助、知识共享和创新支持的能力”上下功夫，不断提升学校办公效率和管理服务效能，从而推动教育教学、管理和服务的数字化改革发展。

主要参考文献

［1］中华人民共和国教育部.教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知［EB/OL］.（2021-03-15）［2023-06-15］.http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A16/s3342/202103/t20210322_521669.html？eqid=d7f6dcad00015aaf0000000364659310.

［2］蒋俊，梁莎，郑剑，等.高校“一站式”線上办事大厅建设研究与实践［J］.中国教育信息化，2023（5）：104-111.

［3］肖述.新形势下高校办公自动化系统的研究［J］.无线互联科技，2021（9）：56-57.

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［7］张芳.高校智慧校园的建设实践及创新应用：以中央财经大学为例［J］.现代教育技术，2022（4）：113-125.