S高职院校货物与服务采购内部审计研究

石慧鸿

［摘 要］随着高等教育的不断发展，为满足教学和科研活动的需要，高职院校货物与服务采购需求猛增。文章以S高职院校为例，通过对S高职院校的货物与服务采购内部审计现状进行深入调查和分析，归纳内部审计工作中存在的问题，挖掘问题背后的原因，并提出S高职院校货物与服务采购内部审计的规范化路径，旨在更好地发挥内部审计监督作用，引导S高职院校建立健全货物与服务采购内部审计体系，促进资源有效配置，助力学校高质量发展。

［关键词］高职院校；货物与服务采购；内部审计

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.009

［中图分类号］F239.45；G717［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）06-0030-03

0     引 言

S高职院校位于广西壮族自治区（以下简称广西）柳州市，是由广西人民政府举办，广西林业局、教育厅管理的全日制普通高等学校。当前，S高职院校处于高质量发展和“双高”建设关键时期，为适应学校新形势下的发展要求，货物与服务采购需求猛增，每年涉及资金近1亿元。采购是指学校以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品、低值易耗品、办公用品等；服务是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括经济技术服务、人力服务、委托服务等。在高职院校的日常运行中，货物与服务采购是一项重要的经济活动，涉及大量资金。为了确保货物与服务采购的透明度、公平性和合规性，S高职院校在内部设有独立的内部审计机构——审计处，依法依规对学校和学校所属单位的财务收支、经济活动、内部控制、风险管理实施独立与客观的监督、评价和建议等。货物与服务采购内部审计在货物与服务采购过程中扮演着重要的角色，目的是促进学校各部门加强对货物和服务采购行为的管理，降低采购活动风险，保障采购的货物和服务的质量，贯彻落实厉行节约、反对浪费的原则，提高采购资金使用效益。然而，目前S高职院校货物与服务采购内部审计存在一些问题，需要采取规范化路径加以解决。

1     S高职院校货物与服务采购内部审计的重要性和现状

1.1   货物与服务采购内部审计的重要性

近年来，S高职院校处于快速发展阶段，投入的货物与服务采购资金逐年递增，年均近1亿元。货物与服务采购内部审計对于S高职院校来说具有重要意义，它可以确保资金使用的合理性、透明度和公正性，防止发生腐败和浪费现象，保障教育资源有效配置。对于S高职院校审计处而言，其可切实为学校资金高效利用保驾护航，推动S高职院校高质量发展［1］。

1.2   货物与服务采购内部审计的现状

依托《中华人民共和国审计法》《教育系统内部审计工作规定》《广西壮族自治区内部审计工作规定》，S高职院校制定了关于高职院校货物和服务采购审计实施办法的文件，明确指出针对货物采购，审计的范围是学校各部门使用学校资金有偿取得货物，项目预算总金额在5万元（含5万元）以上或单价在5 000元（含5 000元）以上的采购行为；服务采购审计范围是学校各部门使用学校资金有偿取得服务，项目预算总金额在5万元（含5万元）以上的采购行为。货物与服务采购内部审计主要是对货物和服务采购活动的真实性、合法性及效益开展的审查和评价活动。货物与服务采购内部审计的内容包括监督与评价货物和服务采购依据、采购预算、采购方式、采购文件、采购合同等，分为采购前期审计、采购过程审计和采购后续审计。近年来，随着货物与服务采购内部审计工作的持续开展，S高职院校每年货物与服务采购送审项目有150余项，送审金额高达1亿元。审计处明确了较为完备的货物与服务采购内部审计内容要求、行之有效的审计方式、系统的审计底稿管理规范，审计人员在审计工作中的职责明确，能较为圆满地完成各项货物与服务采购内部审计工作。

2     S高职院校货物与服务采购内部审计存在的问题

S高职院校货物与服务采购内部审计工作经学校校长审批，于2020年开展至今，通过不断归纳总结取得了一定的工作经验和成效，但仍存在一些问题。为更详细地挖掘出该项工作存在的问题，审计处工作人员采取校内问卷调查、校内和校外实地走访、个别访谈、内部研讨等调研方法，结合自身内审工作中的感悟，归纳总结出S高职院校在货物与服务采购内部审计过程中存在的问题，具体如下。

2.1   货物与服务采购项目送审材料的要求不明确

依据相关文件中关于货物与服务采购项目送审金额的规定要求，货物类单价达5 000元或项目总额达5万元，以及服务类项目总额达5万元的项目均需要送审，由审计处进行审计后才可采购。S高职院校每年送审项目涉及的送审部门涵盖全校28个职能部门和二级学院，每个送审项目均有专业的需求参数，采购方式也不尽相同，送审材料要求无法满足每个采购项目的需求，影响采购项目的推动。例如，环保学院智能节水系统安装与运维综合实训平台货物采购项目，为与技能竞赛配置要求相契合，只能采用单一来源方式采购，无法进行3家及以上单位询价，该项目特质无法与送审材料要求的提供3家及以上单位询价要求相匹配，难以送审和开展后续工作。

2.2   对审计工作进度没有建立常规反馈渠道

送审部门按照文件要求准备相应采购项目纸质版送审材料送至审计处，并将电子版送审材料发送至审计处电子邮箱后完成送审工作，审计处依据送审项目的复杂程度和各审计人员在审项目开展情况分配审计任务，开展货物与服务采购内部审计工作。项目审计完结后，审定金额达5万元的交由招标采购中心采购，低于5万元的采购项目返回送审部门自行采购。调研发现，由于审计工作的独立性，各送审部门完成送审后无法知晓送审项目审计进度，存在信息不对称的情况，审计处未建立货物与服务采购项目内部审计进度反馈渠道，不利于送审部门项目负责人及时跟进项目情况，以及采购项目的后续推进［2］。

2.3   审计过程存在风险隐患

自审计处开展货物与服务采购内部审计工作以来，各采购送审项目均由审计处自行开展审计工作，未借助社会审计力量。S高职院校货物与服务采购内部审计工作由审计处副处长和一名内部审计人员负责，两名审计项目负责人均是财会专业出身，对于各项采购送审项目的内部审计存在把控不严的风险。货物与服务采购内部审计工作人员的工作职责要求对数量庞大且专业细致的货物与服务需求参数进行逐项审计，工作量巨大，审定价格难以做到绝对公正，存在不容忽视的风险隐患，这些问题在一定程度上影响了审计的工作效率和审计结果的准确性。

3     S高职院校货物与服务采购内部审计问题产生的原因

随着学校办学规模的壮大和各二級学院专业建设需求的增加，S高职院校对教学仪器和设备的投入资金逐年增长，货物与服务采购内部审计工作面临着不容小觑的挑战，存在一些亟须解决的问题。针对存在的问题，需要探究导致问题发生的根源所在。

3.1   货物与服务采购项目送审时间过于集中

受预算完成率考核的影响，S高职院校每年三月发布本年度预算明细表，涉及全校各部门资金使用安排。自预算发布后，各部门准备采购项目送审材料并陆续送审。送审高峰期集中在每年四月至七月，送审项目金额和复杂程度不尽相同，审计时间难以明确，阶段性审计任务加剧，每位审计人员负责的在审项目多则十余项，难以面面俱到，审计项目推进时效受限。

3.2   项目送审材料质量参差不齐

S高职院校货物和服务采购审计实施办法对送审材料有明确的要求，因采购项目涉及学校各部门，送审项目负责人涵盖全校所有教职工，他们对送审材料要求的了解程度不同，导致不少送审部门的送审材料质量参差不齐，存在明显的漏项或领导授权审批缺失的情况，审计处初审材料后只能将其退回送审部门完善送审材料。这导致采购项目时间拉长，耽误后续项目采购、验收及支付价款等工作的推进。

3.3   审计难度较大

目前，货物与服务采购内部审计工作的开展很大程度上依赖传统询价审计方法，使用的询价平台较为单一，货物参数日新月异，更迭较快，难以做到对审计结果准确性的绝对把控。此外，每年有不少定制化服务与采购送审项目，开展此类内部审计工作可谓难上加难。原因一是在流通市场上无法比对参照物；二是市面上满足需求参数的商家较少，有较大的采购流标隐患，审定价格确定难度较大。为更好地确保此类采购项目审计结果的准确性，此类采购项目内部审计工作耗时增加，需要多名内部审计人员共同审计，导致项目推进缓慢。

3.4   审计人员人手有限

S高职院校审计处于2017年9月成立，部门现有5人，分别是处长1人，副处长1人，工程审计人员2人，财经及综合审计人员1人。货物与服务采购内部审计工作由分管副处长和财经及综合审计人员负责，均采用自审的方式，未借助社会审计力量。送审项目金额庞大，数量年年攀升，项目内容包含各个专业领域，审计人员需要耗费大量的时间和精力才能圆满完成各项货物与服务采购内部审计工作，为学校高质量发展保驾护航［3］。审计人员人手不足和专业受限致使该项内审工作存在明显风险隐患。

4     S高职院校货物与服务采购内部审计的规范化路径

货物与服务采购内部审计工作作为S高职院校审计处每年的重点工作之一，其重要性不言而喻。随着学校的不断发展，该项内部审计工作涉及的审计金额和数量每年持续增长，急需探索出规范化路径，以此推动该项内部审计工作健康有序开展，提高采购资金的使用效益。

4.1   遵循规范化原则

在开展货物与服务采购内部审计工作时，审计人员应遵循相应的规范化原则，如透明度原则、公正性原则、合规性原则，做到内部审计进度公开透明、内部审计方式合法依规、内部审计程序公平公正。

4.2   采取规范化审计步骤

在遵循规范化工作原则的前提下，为从源头上解决存在的问题，审计处应采取如下可行的规范化审计步骤开展工作。

一是加强审计处全体人员专业知识学习。审计处工作人员应不断加强对内部审计相关政策和内部审计专业知识的学习，积极参与内部审计后续教育培训，与时俱进，用专业知识储备武装自身，将学习到的理论知识运用到具体的内部审计工作中，促进内部审计工作高质量发展，更好地服务于学校建设。二是完善货物与服务采购审计制度。审计处应完善现有的货物与服务采购审计制度，包括审计活动的组织、审计程序的规定、审计方式的使用、审计人员的职责等内容，规范送审材料模板，明确送审材料清单要求，建立规范的货物与服务采购内部审计流程，进一步完善审计工作底稿模板，以制度把控货物与服务采购内部审计工作。三是拓展货物与服务采购内部审计渠道。目前，S高职院校审计处开展货物与服务采购内部审计的程序与方法较为传统和单一，应拓宽审计渠道，不局限于已有的询价平台，创新审计方式与方法，降低内部审计风险，提高内审效率和审计结果的准确性，更好地推动采购项目顺利开展，完成学校每年既定的预算任务［4］。四是注重货物与服务采购内部审计工作中的风险管控。审计处应加强内部控制和风险管理意识的宣传教育，建立健全风险评估和控制机制，防范潜在的风险。同时，在实际内审中注重工作过程的风险管控，做好详细的审计工作底稿记录，拓宽审计思路，丰富审计方法，借助外部审计力量实现风险管控。另外，建立健全记录和档案管理体系，包括必要的送审材料、审计工作底稿、价格对比表和审定表等的保存和管理，便于查阅和追溯。五是重视审计信息化建设和数据管理。审计处应重视审计信息化建设和数据管理，建立内部审计线上平台，保障内部审计工作的独立性。将审计平台与学校统一的信息门户相关联，送审工作、审计工作及审计结果反馈工作均通过线上平台开展，以此提高内部审计工作的透明度。此外，可建立同类货物与服务价格库，将审计结果和采购项目中标金额进行梳理，做到有迹可循，这样可较为明显地降低审计难度和审计风险，保障采购项目内部审计负责人自身的合法权益［5］。六是不定期开展货物与服务采购审计交流会。审计处可不定期面向全校召开货物与服务采购审计交流会，介绍S高职院校货物和服务采购审计实施办法等文件要求和送审材料具体清单，了解各送审部门送审工作中存在的困惑和难点，及时收集并加以解答。此外，要持续完善该项内部审计工作流程，齐心协力优化该项工作，以提升内部审计工作水平。

5     结束语

本文以S高职院校为例，剖析了S高职院校货物与服务采购内部审计的现状，并归纳总结了S高职院校货物与服务采购内部审计存在的问题，分析了问题产生的原因，最后提出货物与服务采购内部审计规范化路径，以期规范S高职院校货物与服务采购内部审计工作，促进资金有效配置和风险高效控制，助力学校高质量发展。

主要参考文献

［1］洪晗星.高校货物与服务采购内部审计研究：以W高校为例［D］.广州：广州大学，2023.

［2］陈敏.新时代高校内部审计优化研究：以Y高校为例

［D］.昆明：云南财经大学，2022.

［3］刘琼.公安院校货物和服务采购审计要点［J］.中国内部审计，2022（4）：49-53.

［4］刘雯.政府采购活动中存在的问题分析及审计建议对策

［J］.经济师，2017（9）：112-113.

［5］彭芬.医院开展物资采购内部审计工作存在的问题及对策［J］.财经界，2021（25）：185-186.