水利企业电子档案标准化建设路径研究

文/山东水务投资有限公司 梁珍

新时期，越来越多的工程文档以电子形式呈现，企业档案的信息化管理受到了重视，电子文档已经成为水利企业工程文档保存的重要方式之一。然而，目前的电子档案标准化管理存在一些难点，如节点保存、集成整合及可持续发展等，已有部分研究人员将研究结果与实践工作相结合，并取得了一定成果。但相关规范和标准仍然以纸质档案管理为基础，没有与时俱进，无法实现实时更新。在现代社会的发展中，工程文档管理需求已经远远超过了纸质版档案管理规范和标准的适用范围[1]，标准化档案管理在开展水利工程管理工作中发挥着基础性和支撑性的作用，实现档案管理规范化是实现水利工程管理现代化的必要条件[2]。

一、电子档案标准化解析

电子档案具有特定程序生成并在专门的框架内呈现的形式，拥有由权威机构出具的具体文件形式，并遵循电子记录和电子档案多样性和相关性的规则。电子档案标准化工作的目标是实现所有档案管理的标准化、现代化、整体化。电子档案标准化在微观和宏观层面都具有重要意义。从微观角度来看，电子档案标准化是按照既定标准对电子档案进行简化、整合和改进的活动。这不仅涵盖了现有档案管理工作的构建，还包括制定、扩展、完善、评估和废止管理标准，以及在业务活动之前进行调研等方面的内容。从宏观角度来看，电子档案标准化是一个动态的过程，其中的“化”字蕴意丰富。首先，在电子档案标准的形成和实施方面，“化”意味着提高电子档案标准的制定和执行水平。电子档案标准的建立需基于行业发展需求，将所有可通过标准达成的业务关系逐步扩展至电子档案领域。水利企业应结合新兴技术和实践经验，通过有效的管理措施和工具，逐步将制定的标准融入实际管理任务中，并根据实际情况修订和补充标准，持续审查、细化和完善标准，以确保其的有效性和实用性。其次，“化”意味着不断扩大电子档案工作标准的制定和实施范围。电子档案标准化的成功依赖于建立完整的标准体系，全面推进档案工作规范化。在规范电子档案工作的过程中，各个标准之间相互关联，形成复杂的标准文件系统，电子档案标准化是在这一体系中创建并进行的。通过实现电子档案标准化，可以改善档案管理工作的制度环境，提升档案管理水平。

二、水利企业档案管理现状

目前，在部分企业项目工程的实施过程中，档案归档与储存工作仍然存在一些问题。

（一）电子档案数据库的完整性较低。部分电子档案的管理体系仍处于初步构建阶段，不够成熟。这可能导致纸质档案转化为电子档案进行存储时存在时间误差，影响资料的原始性和完整性。同时，这也降低了电子档案的便利性，无法充分发挥档案的应用优势。这种处理方式只是将纸质档案转换为电子档案，无法实现实时更新。

（二）资料的可塑性问题。例如，从节水工程建设来看，土建过程是一个不断修改、完善和变更数据的过程，特别是初步设计报告与竣工鉴定报告之间的变化往往非常大。此外，如果初始数据和完整数据不能一起收集、归档，档案数据可能会失真，从而降低档案的质量。

（三）资料的周期性问题。大型水利工程的建设工作周期较长，发展速度较快，在建设过程中产生的资料较为繁杂，如水力发电研究数据等。水利企业在收集数据的过程中，必须确保所有资料全面归档，没有任何遗漏。否则，可能会导致最终统计结果变得不可靠，甚至对相关建设工作产生严重不良影响。与收集纸质文件相比，归档电子文档是一项更具挑战性的任务。现阶段，大多数管理人员受传统观念影响，错误地认为电子文档不是真正的文件，因此，在收集数据和文件的过程中，往往容易忽略电子文档的归档工作。

（四）企业工程建设中电子档案的利用存在局限性。由于相关管理人员对电子档案形式的认识受保密原则和传统观念、方法的约束，导致诸多现代电子文档无法充分向外界开放，不合理地限制了服务对象。一些水利企业将企业所拥有的全部资料均视为私有财产，未对资料的保密层级进行合理划分，对一些本应公之于众的资料设置了相关权限，仅仅给予部分管理人员和领导人员查看档案的权利，无法充分实现电子档案的社会价值和经济价值。此外，由于信息的存储和检索存在一些问题，内部业务数据无法全面、及时地得到整合，从而在一定程度上影响了电子档案的利用率。

三、水利企业电子档案标准化建设路径

（一）建立全流程管理体系。第一，评估水利企业建设的各个环节，包括设计、组织数据管理、数据收集等环节，对相关政策、方法和实施情况进行审查和评估；第二，研究水利工程管理项目的资料管理标准和归档制度，建立对相关文件的审批、管控体系。例如，可对水利工程实施、建设、竣工三个方面的相关资料进行信息化管理，标准化相应电子文件和档案管理过程，以提高数据资源的使用率，从而提高水利工程的建设效率。此外，水利企业应构建电子文档的质量控制管理框架，建立电子文件归档管理的相关规章制度，并采取一定的管理措施，形成电子档案归档、管理、使用的安全管理体系，形成相应的电子过程文件、归档信息化管理系统。水利企业应聚集多方力量，与其他相关行业企业和政府部门共同努力，制定电子档案生产、收集、存储和分发的相关制度，并起草系统管理的标准和方法，以实现水利企业对电子档案和数据的有效管理和利用。

（二）完善电子档案管理关键技术。水利企业应根据工程建设信息、标识、质量标准和运行要求，在施工阶段建立各个项目的电子记录管理、运行要求、存储要求等标准，将各类电子文件和电子档案进行统一存储，创建符合试行标准要求的储存方法。为了统一管理，水利企业应提高对信息技术的重视度和应用水平，设定科学规范的分类标准，将项目建设过程中产生的文件资料进行分类，并根据制定的标准进行存储，最终将所有数据和记录合并到一个数据库中，以确保文件材料的安全性和完整性。一旦数据库设计完成，企业应制定元数据要素、包装格式和电子技术文件系统的基础标准，根据元数据结构设计电子档案归档串联体系，电子文件接口可用于与其他应用程序进行交互[3]，以提升相关人员检索查找档案的效率，提升档案的利用率。

（三）应用网络实现电子档案管理的信息化。基于企业电子档案标准化定义，水利企业应将工作流程和业务管理与安全的网络管理相结合，设计工程文档流和文件自动采集系统。为达到电子文档具有真实性、可靠性和完整性的目标，企业需要构建标准化的电子网络文档收集、归档和档案管理一系列连贯流程。通过这一流程体系可以收集相关电子文档并实现自动归档，达到全流程的标准化。同时，通过高效率的电子档案编制和管理工作，可以大大缩短已完成档案的编程与计算过程，在一定程度上提高项目管理工作的效率。水利企业在加快信息化建设的过程中，需要配备必要的档案信息化设备，并结合网络平台进行宣传，提升员工使用设备的熟练度，加强对员工的技术技能培训，使其能充分了解电子文件的收集、归档和统计等工作，督促其做到纸质文档和电子文档同时存档。此外，企业应利用内部网站，建设特定栏目，发布相关电子档案标准化信息，并对电子档案进行实时更新，使员工通过简单的搜索便能找到所需的文件资料。

（四）提升管理团队的工作水平。判断一个企业的档案管理工作是否有利于企业的发展，档案管理网络的完善是其验证标准所在。档案管理平台的运转效率、平台的安全性和严谨性、管理人员的工作态度等均对企业的发展有着一定影响。其中，管理团队的工作水平对电子档案标准化工作有着重要影响。在管理团队的组建过程中，首先要选出分管领导，在各个部门中均选出一人，共同构建档案管理小组。该小组主要负责协助和配合档案室专职档案管理人员执行各项档案管理任务。在人员设置上，应挑选一名持有专业证书并具有敬业精神的专职档案员，明确各部门兼职档案员的工作职责，并对兼职档案员进行集中培训。无论是兼职档案员还是专职档案员，在进行档案的移交入库、定期巡视和借阅等工作时，均需要牢记相关标准，认真完成全部工作。电子档案标准化管理的各个操作步骤都有对应的操作标准要求，档案管理员应做到每一步都合乎要求且行为规范，以实现档案应用与管理的高效性与安全性[4]。在筹备和建设阶段，档案业务指导人员应熟悉企业项目的计划、范围、性质、进度等，并应经常与相关单位的数据管理人员保持联系，在项目开始阶段便进行相应的监督工作和材料收集工作，确保水利工程档案报送的质量和材料的完整度。

（五）建立档案共享平台。水利企业电子档案标准化建设是一个系统工程，需要企业内全员参与和企业外多方合作。水利企业项目建设过程中涉及的各类档案信息较多，包括水文资料、工程文件、业务档案等，这些档案具有较高的利用价值。通过建立档案共享平台，可以将各类档案进行整合和共享，提高电子档案的利用效益。在建设共享平台时，应考虑水利企业的特点和需求，确定共享平台的技术架构和系统设计，明确共享平台的管理机制和运行模式，包括管理员的职责和权限、用户的注册和审核、档案信息的上传和下载等方面。共享平台的功能和提供的服务应与水利企业的业务需求相匹配，包括档案信息的检索、查询、下载、上传等功能，以及档案信息的安全保障、备份和恢复等服务。为了实现档案信息的共享，需要加强电子档案的标准化和规范化建设，包括电子档案的命名、分类、编码等。电子档案涉及企业的重要资产和机密信息，需要加强档案信息的保密和安全管理，包括权限管理、数据备份、网络防护等方面[5]。此外，为了保证电子档案的质量和可信度，需要建立档案信息的审批和审核制度，对上传的档案信息进行审核，确保信息的准确性和合法性。档案信息需要长期保存和维护，以保证其价值和可靠性，因此，水利企业需要加强对电子档案的维护和更新工作，包括数据备份、数据迁移、数据恢复等。

四、结语

在水利企业的发展运营过程中，档案管理扮演着基础性与支撑性的重要角色，实现电子档案的标准化规范化是推动水利工程管理现代化的必要条件。水利企业电子档案标准化建设应通过建立相关文件管理、审批和管控体系，根据工程建设信息、标识、质量标准和运行要求应用具体技术，开展基于电子档案标准化的无纸质工作，以完善整个水利企业的电子档案标准化建设流程。