新时期文书档案管理与开发利用工作的创新性研究

文/曹县档案馆 殷宪玉

要想在新时期加强对信息资源的开发与利用，文书档案管理工作就要针对档案管理的实质，从数据和资料的视角出发，完善、综合档案信息内容，以满足单位生产和决策方面的数据需求，进一步提高文书档案工作的政治性以及服务性，探索与新时期技术发展融合的道路，帮助单位在市场经济竞争中加强竞争力和风险承担能力。

一、新时期文书档案管理与开发利用工作的创新意义

首先，做好档案资源的管理与开发利用工作，真实反映单位员工的个人信息以及个人发展的实际情况，结合单位发展进行记录、归档，成为一种有效凭证。要以全局视角出发，提升档案资源的利用效率，发挥档案管理的服务性能，使文书档案的信息资源能够真实反映出市场经济的发展情况，并为企业决策者提供真实的信息服务。其次，新时期文书档案管理工作能够提升制度的创新能力，与科学化的管理模式相呼应，使单位在制度方面能够贴合市场经济发展趋势，让档案管理工作逐步朝着科学化、法治化以及规范化的方向发展。企业应树立大局意识，加强机制变革的推进作用，使档案管理工作能够与新时期的管理环境相适应。档案管理人员应重视档案工作对其他工作的渗透，挖掘档案数据价值的服务性质，促使档案工作机制能够与可持续发展的环境步调相一致，进一步提升文书档案管理工作的实际价值。最后，管理和开发利用工作创新，还能使文书档案工作在新时期的要求下，加强基础设施建设和电子文件接收存储能力，实现单机编目和检索目录创设，进一步加强档案内容的主动接收能力和信息系统化，提升综合信息的接收能力，使其成为具有基础性和实用性的数据资源。这种软硬件设施的完善还能提升文书档案管理人员的队伍素质，使文书档案管理人员经过专业培训获得上岗资格，并熟练掌握档案的分类和立卷。加强文书档案管理人员关键能力和素质的提升，建立专职文书档案管理人员的责任落实制度，扩大档案信息收集范围，明确档案信息收集内容，掌握辨别信息数据材料的真伪性，防止文书档案工作出现数据收集缺失等问题。新时期，随着信息技术的发展，应融合计算机和微机技术进行文书档案管理和开发利用工作，进一步提高管理效率和数据的应用频率，发挥出文书档案管理中信息数据的真实价值[1]。

二、现阶段文书档案管理与开发利用工作产生的问题

（一）管理方式僵化落后，导致检索效率低。现今，多数单位在文书档案管理工作方面仍存在管理方式僵化落后，管理制度落实不到位等现象。一般来说，通常会出现档案编号不规范、档案编题有误差、案卷目录和组卷产生分类混乱的现象，并缺乏行之有效的管理规范和数据资源的开发体系，从而忽视了建立管理工作的监督机制，使单位范围内的文书档案管理工作质量参差不齐，导致文书档案在管理过程中资源的开发与利用效率低下。特别是在档案信息检索环节，档案管理工作无法与新时期的信息技术相接轨，忽视了信息技术对于工作效率的提升作用，从而无法实现办公自动化。以传统的人工检索和数据录入为主的档案管理工作，过于依赖于文书档案管理人员，且易在文书档案分析和归档时产生区分困难、归档混乱等情况。此外，单位为文书档案管理工作开发和编制引入了多种检索形式以及检索工具，但实际数据开发利用工作环节检索效率却极其低下，一方面是由于检索形式和检索工具未能及时更新，另一方面是由于档案数据日积月累，数量不断增多，导致有些数据未能及时归档，或者存在遗漏的情况，这些因素都会迫使检索效率进一步降低。一旦需要某一类档案数据，文书档案管理人员只能在大致范围内根据检索目录确定资源归档位置，无法做到对同一专题类的文书档案材料进行综合分析和精加工处理。

（二）管理人员专业技能和素质有待提升。新时期，文书档案管理工作也应拓展思路，创新发展。文书档案管理工作人员需要具备更高的管理素质和技术应用能力，带动行业朝着信息化方向发展。但在实际工作过程当中，部分文书档案管理人员仍然无法掌握并利用电脑和计算机软件完成档案数据的资源收集、整理、归纳、分类、输入、输出等工作，导致档案资料收集不及时、档案资料真伪分辨不清等现象，从而产生档案资源划分混乱，档案数据缺失。

三、新时期文书档案管理与开发利用工作的创新策略

（一）创新建立档案管理制度，探索全新的档案管理工作手段。新时期，文书档案管理者要结合单位实际发展情况，创新档案管理工作机制。针对不同机制对传统的文书档案管理方法进行弥补和改进，对旧模式中的漏洞和不足加以补充和完善。例如，在创新机制的探索中，管理手段要从内部结构中进行重新建构，树立领导责任制。加强基础管理制度的建设完善，逐步建立电子档案管理系统，针对实际工作中的执行情况和需求，定期对现行的档案管理制度进行审评，及时找到管理制度中存在的漏洞并加以弥补，从而保证档案制度能够始终发挥其完整性和有效性。此外，要立足于信息时代的发展背景，突破传统的档案管理模式，对档案资料收集和整理进行内容创新。要立足于实际发展需求，多方面地利用信息技术手段管理档案，使文书档案管理工作在单位发展过程中起到重要的数据支撑作用。单位应对文书档案的数字化管理模式进行综合探索，优化档案信息的记录形式，建立信息数据库。例如，将档案资料信息进行数字化编撰和整体编写，设置出单位内部独有的档案数据库，并做好档案的数字编号管理和分类处理，使文书档案管理人员利用检索栏目对信息进行高效利用和综合开发，进一步提升文书档案管理工作的安全性和数据输入输出环节中的保密程度[2]。在此期间，文书档案管理者也要加强传统文书档案管理人员的职业落实，利用信息数据，对档案资源进行集中收集和提取，从而提高数据信息的关联性，使用户在输入相关信息时，数据库能及时作出反应，调取与之相应的档案内容。另外，档案管理部门还可以利用单位二维码或企业小程序，设置客户端访问单位的档案系统，快速完成信息录入和数据传递，进一步提升检索速度和资源开发利用效率，使文书档案管理工作在程序上缩减流程，提升档案信息的检索能力。

（二）立足服务视角，加强档案管理人员素质和专业技能。一方面，要进一步强化档案信息管理和开发利用工作的服务性能，在创新意识视角下利用信息技术树立现代化的档案管理理念，开展档案业务工作，使档案信息能够通过现代化技术为传播媒介和管理手段解决实际数据传输问题，建立档案管理的网络化信息组织结构。企业应将文书档案的电子管理模式融入各大网络体系，确保档案资料从收集整理再到检索和利用环节都能够与单位的实际发展部门相联系，实现资源共享和信息流通。进一步紧抓数据和信息化建设能力，通过采用先进技术进行档案信息的排查和区分，优化整体信息接收端口，使档案信息数据能够在网络环境下健康运行，最终呈现出立体化的服务能力。另一方面，为切实做到加强档案管理人员的个人技能和综合素质，单位档案管理部门要加强员工的职业道德素养和政治意识引导，树立起服务思维和细致化管理态度，落实职责意识，加强政治文化理论学习，掌握新形势下正确的档案管理方针政策以及路线，进一步加强相关档案管理法律法规的学习，从而提高自身政治理论和思维水平，具备优良的专业技能和职业素养[3]。例如，单位档案管理部门可以加强对人事干部档案的相关专业理论学习，定期组织学习交流会议，或组织学习小组，使文书档案管理人员在学习过程中积累档案管理经验，提升工作技能，从而使技术能力能够适应单位内部的发展脉络，帮助文书档案管理者具备高度的责任感和责任心。此外，档案管理部门应从内部针对员工进行素质提升和技能培养，改进工作方法，通过开展培训等方式提高文书档案管理人员的业务能力，建立奖惩机制与职责落实机制，进一步提高档案管理与开发利用工作的质量性和高效性。例如，档案管理部门可以建立健全文书档案管理部门的人员晋升机制和职称评选系统，并给予文书档案管理人员真实的管理奖励，促使其能够通过现实激励，提升职称评定和职业晋升热情和追求，逐步吸引年轻的专业人才投入档案管理领域，使档案管理工作得到有效开展。

（三）融合信息技术和安全防护，探索文书档案管理新路径。首先，要突破传统文书档案在立卷归档以及整理工作中的繁杂工作步骤，利用计算机和网络优势，进一步提高文书档案的实际管理水平。例如，单位内部的文书档案管理部门可以强化办公设备的现代化布置，完善基础设施建设以及软件和硬件设施建设，从而更新档案管理办法，创新档案应用模式。在掌握技术的前提下，利用计算机辅助进行立卷工作，凭借文档一体化的管理系统实现电子案卷的数据建立，减少人工参与的干扰性，进一步发挥电子文书档案管理工作优势。其次，档案管理工作人员还可以利用办公自动化设备开展数据信息的存储和检索工作。纸质档案在整理过程中一般采用流水排列法进行堆砌摆放资料查找，需要人工查看资料，完成调卷工作。例如，文书档案管理人员可以利用办公自动化系统与电子档案库建立数据联系，使数据档案资料能够进行有序整合和数字化排列，方便人员在提取档案信息时，能够从任意角度进行信息资源的交叉存储和综合查阅，从而建立起更加科学和完善的档案分类方法，并将其作为组卷的塞抽和依据[4]。此外，逐步集中工作量，将分散的工作内容进行综合处理，并通过动态监督体系加强档案信息的类型区分和编号索引以及登记负责工作定期进行档案的级别认定和保管时间的反复审核，切实提高立卷管理水平，使检索变得更加方便快捷，防止没有决策支撑作用的数据信息占据数据库空间。最后，单位文书档案管理部门要通过网络平台的基础建设，加强对黑客攻击以及入侵性访问的严格监管，防止档案信息泄露对单位造成经济损失。不断利用科学技术加强网络防护级别，实现文书档案的长久保密和持续安全管理，使网络防御能力值发挥到最大属性。要重视文书档案的保密和安全工作建立，从源头上降低档案信息泄露的可能性，档案管理部门可以通过动态网络监督创新工作方式，设立网络密钥和部门防火墙，使管理系统发挥持久能动作用。此外，还要优化档案记录载体的稳定性，并进行安全技术上的综合整顿。例如，档案管理部门可以建立统一且具有保密级别的立卷模式，始终赋予同一类型信息相同的案卷安全和管理标识，从而帮助混乱的档案信息进行安全收集，使之成为一个整体[5]。在这样的管理条件下，文书档案管理人员就可以利用计算机将网络上的档案信息资源进行深入分析，并逐步从知识、信息等单元组织内容中进行框架结构的重新建构为信息的利用者提供不同的浏览和查阅角度。

四、结语

综上所述，文书档案的管理和开发利用工作是衡量单位档案管理整体水平的重要指标和核心内容，因此，为了进一步在新时期下探索工作内容的创新路径，必须加强文书档案管理工作的重视程度，做好工作的规范化衔接，创新管理机制，探索管理手段，提升管理人员的专业技能素养，并立足服务视角，融合信息技术手段，使文书档案管理和开发利用工作实现效率提升和动能持续。