经营主体档案管理工作的规范化与标准化分析

文/四川省通江县民营经济工作领导小组办公室 伏黎明

面对日益复杂的市场环境，市场监管部门承担着维护市场秩序、保护消费者权益的重要职责。作为市场监管部门的服务对象，经营主体在市场经济中发挥着关键作用，其合规经营和档案管理直接影响着市场监管的有效性和服务质量。对此，市场监管部门承担着重要的责任和使命。经营主体的档案管理工作涉及对其注册登记、经营许可、合同备案、财务报表、产品质量等相关信息的记录和归档。这些档案记录不仅是经营主体合规经营的重要依据，也是市场监管部门了解经营主体状况、开展监管工作的重要数据源。

一、经营主体档案管理工作的现状

经营主体档案管理工作的规范化与标准化是指制定和遵循一系列的规范和标准，以确保档案管理工作的有效性、一致性和高质量。经营主体应该制定档案管理政策和制度，明确档案管理的目标、原则和责任分工，政策和制度应该包括档案创建、获取、组织、利用、保存和处置等方面的规定，以期指导和规范档案管理工作的实施。规范化的档案管理需要建立清晰的流程和程序，以确保档案管理工作的有序进行，包括档案的归档、编目、索引、检索、传递、保存和销毁等环节的具体操作流程和步骤，流程和程序应考虑到各个环节的规范要求和最佳实践，提高档案管理的效率和准确性[1]。

在当前的市场环境中，经营主体的档案管理水平存在着较大的差异。一些企业和组织重视档案管理工作，建立了完善的档案管理制度和流程，定期进行档案整理和归档，并采用电子档案管理系统进行管理。不过仍然有一部分经营主体对档案管理工作重视不够，存在档案记录不完整、无序存放、无规范操作等问题。另外，部分经营主体在档案管理方面仍然依赖传统的纸质档案，存在存储空间占用大、检索效率低、易损坏等问题，对电子档案管理系统的采用程度较低，缺乏对新技术的应用和推广。在档案管理的规范性和标准化方面，各个经营主体之间存在显著差异，还有一些经营主体在档案管理方面缺乏明确的制度和标准，导致档案管理工作的规范性和一致性不足。

二、经营主体档案管理工作的特点

（一）法律合规性。经营主体档案管理需要符合相关的法律法规和政策要求。例如，企业需要遵守会计法、公司法等；组织需要遵守相关的行业规范和管理制度；个体经营者需要遵守税务法规和个体工商户管理规定。经营主体档案中包含大量的敏感信息，如个人身份信息、财务数据、商业机密等，档案管理必须遵守隐私和数据保护的法律要求，确保这些信息的安全，档案管理人员需要采取适当的技术和组织措施，如权限控制、数据加密等，防止未经授权的访问和泄露。不同类型的档案有着不同的保存期限要求，经营主体档案管理必须根据法律规定和业务需要，确定档案的保存期限，并在档期到期后及时进行销毁或转移[2]。例如，税务相关档案通常需要保存一定年限，而合同文件可能需要保存至合同履行结束。

（二）保密性和安全性。经营主体档案中包含着大量的敏感信息，如财务数据、商业秘密、个人隐私等。档案管理需要确保这些信息的保密性和安全性，通过权限控制、加密技术和安全存储设施等手段来防止信息泄露和损坏。例如，对于企业档案，财务信息可能只授权给特定财务人员访问，而人力资源档案可能只授权给人力资源部门的工作人员访问。对于电子档案，加密技术是确保档案信息安全的重要手段之一，敏感信息应采用适当的加密算法进行加密存储，防止不法分子窃取，此外，对于档案的传输过程，应使用安全通道或加密协议，确保信息在传输过程中不被篡改或泄漏。经营主体档案应选择安全的存储介质，如安全服务器、网络存储设备或云存储服务，以确保信息的安全性和完整性[3]。

（三）生命周期管理。经营主体档案管理工作特点中的生命周期管理指的是对档案从创建到销毁的全过程进行有效管理和控制。生命周期管理涵盖档案的各个阶段，包括创建、获取、组织、利用、保存和处置等环节。在经营主体档案管理工作中，档案的创建和获取是生命周期管理的起点，包括经营活动中生成的各类文件、记录和数据，如合同、报表、会议记录、电子邮件等。在这一阶段，需要确保档案的正确性、完整性和可追溯性，采用标准化的记录和归档方法。在获取档案后，经营主体需要对档案进行组织和分类，以便后续的管理和利用，包括对档案进行归档、编目、索引和分类，建立档案目录和档案库等，组织和分类的目的是使档案易于查找和使用，并确保档案的结构和秩序[4]。

三、提高经营主体档案管理工作的规范化与标准化的策略

（一）建立完善的档案管理制度。调查取证和处罚决定是市场监管部门日常任务之一，旨在维护市场秩序和保护消费者权益。在这一过程中，建立完善的档案管理制度具有重要意义。例如，市场监管部门接到举报称某企业存在违法行为，需要开展调查取证并作出相应处罚决定，如果档案管理制度不完善，调查过程中可能出现证据缺失、混淆或篡改等问题，导致调查结果不准确、不可靠[5]。市场监管部门可制定相关的档案管理规定和指南，明确档案管理的责任部门和人员，规定档案的归档、整理、检索和销毁等流程和要求。制度中应包括档案管理的基本原则、操作规范以及涉及档案保密和信息安全的措施。第一，市场监管部门须明确档案管理的目标，例如确保档案的完整性、准确性、安全性和可访问性。同时，明确档案管理的基本原则，如信息真实性原则、权责清晰原则、审计追溯原则等。第二，明确档案管理的组织架构，指定档案管理的责任部门和人员，包括档案管理部门、档案管理员和相关岗位的职责。确保档案管理工作有专人负责，明确各级管理人员对档案管理工作的重要性和支持。第三，建立档案的分类体系，根据档案的性质、用途和重要性进行分类，制定档案的归档规则。明确档案的命名规则、编号规则和索引规则，使档案能够被快速检索和追溯。第四，确定档案的存储方式和存储设施，确保档案的安全和完整性。对于纸质档案，应建立适当的存储空间，如档案库房或档案柜；对于电子档案，应采用可靠的存储设备和数据备份机制，确保数据的安全性和可恢复性。第五，制定档案的使用规则和访问权限管理制度，明确谁有权查阅档案，以及查阅档案的程序和限制。同时，加强档案的保密意识教育，确保敏感信息和商业机密的安全。

（二）不断促进档案管理工作改革与创新。市场监管部门需要不断促进档案管理工作的改革与创新，以提高监管效能，促进信息化发展，加强风险防控，促进公平竞争，保障信息安全。这将有助于实现市场监管部门的职责使命，推动经济社会的健康发展。在提高经营主体档案管理工作的规范化与标准化过程中，不断促进档案管理工作改革与创新就显得尤为重要。首先，要建立灵活、适应性强的档案管理制度，鼓励创新和改进，制定和修订档案管理政策和规章制度，使其能够适应不断变化的业务需求和技术发展，通过制度改革，为档案管理工作提供更大的自主权和创新空间。其次，引入新的技术和工具，促进档案管理工作的创新和改革。例如，采用数字化管理工具、档案管理系统、人工智能和大数据分析等技术，提高档案管理的效率和准确性。同时，鼓励档案管理人员学习和掌握这些新技术，推动其在实际工作中的应用和创新。最后，建立创新平台和机制，为档案管理人员提供创新和改革的机会和空间，组织创新团队、设立创新基金、开展创新项目等，通过鼓励和支持档案管理人员的创新思维和实践，推动档案管理工作的改革和创新。

（三）建设现代化档案管理机制。市场监管部门采用传统的纸质档案管理模式，面临着大量纸质档案的存储、检索和管理难题，效率低下且易于遗失或损坏。为此，该部门决定进行档案管理工作的数字化改革。引入先进的数字化档案管理系统，将纸质档案转换为电子档案，并建立起相应的电子档案库和检索系统。通过数字化档案管理系统，市场监管部门能够实现档案信息的快速检索、追溯和共享，大幅提升工作效率和数据的安全性，更好地支持市场监管工作的开展。随着信息技术的迅速发展，数字化档案管理和大数据分析等技术手段的应用已成为时代趋势。市场监管部门需要跟上信息化的步伐，推动档案管理工作的数字化、智能化和自动化，提高数据的处理能力和利用能力。提高经营主体档案管理工作的规范化与标准化需要建设现代化档案管理机制，确保档案管理工作的高效性和可持续发展。经营主体应设立专门的档案管理部门或机构，负责档案管理工作的组织和协调。同时，部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保存、利用和处置等工作。经营主体应制定档案管理政策和制度，明确档案管理的目标、原则和要求，政策和制度应包括档案管理的组织架构、职责分工、工作流程、规范和标准等内容，为档案管理工作提供明确的指导和规范。还应该制定档案管理流程和程序，确保档案管理工作有序进行。流程和程序应包括档案的获取、登记、分类、编目、存储、检索、传递、销毁等环节的具体操作步骤和要求，通过建立标准化的流程和程序，提高档案管理的效率和一致性。

（四）构建档案管理安全体系。市场监管部门经常处理包含商业机密和敏感信息的档案，如企业经营数据、客户隐私信息等。如果这些档案未受到妥善保护，可能会导致商业机密泄露、信息滥用或数据丢失等风险。为此，市场监管部门构建档案管理安全体系，包括制定档案保密措施、明确访问权限管理制度、加强员工保密意识培训等。通过这些措施，确保商业机密和敏感信息的安全，避免不必要的法律纠纷和损失。档案中往往包含重要的商业机密和个人隐私信息，市场监管部门需要不断促进档案管理工作的改革与创新，加强信息安全保障措施，防止档案信息被泄露、滥用或篡改，保障经营主体和公众的合法权益。构建档案管理安全体系是提高经营主体档案管理工作的规范化与标准化的重要策略之一。第一，经营主体应制定档案管理安全政策和制度，明确对档案的保密和安全要求，安全政策和制度应包括对档案的访问控制、传输安全、备份与恢复、灾备等方面的规定，确保档案管理工作符合相关法律法规和标准，保护档案的机密性和完整性。第二，建立合理的访问控制机制，限制档案的访问权限，对不同级别的档案设定不同的访问权限，确保只有授权人员可以访问和操作档案，采用身份验证、密码保护、访问日志等技术手段，记录和监控档案的访问活动，保证档案的安全性和可追溯性。第三，建立适当的物理安全措施，保护纸质档案的安全，例如，设置安全门禁系统、安装监控摄像头、使用安全柜或保险箱等，防止未经授权的人员进入档案存储区域，合理规划档案存储空间，防止火灾、水灾等意外事件对档案的损害。第四，针对电子档案，采取必要的数字安全措施，保护档案的机密性和完整性，使用防病毒软件和防火墙，防止恶意软件和网络攻击对档案系统的侵入，对敏感数据和重要档案进行加密和备份，确保档案的安全存储和传输。

四、结语

经营主体档案管理工作的规范化与标准化是市场监管部门为服务经营主体和广大群众而努力的重要举措。通过建立完善的档案管理制度，提高档案管理的质量和效率，市场监管部门能够更好地履行监管职责，促进公平竞争和市场秩序的健康发展。同时，规范化和标准化的档案管理也为经营主体提供了便利和支持，提升了经营效率和竞争力，实现了市场监管部门与经营主体的共赢局面。未来，市场监管部门应继续加强档案管理工作的改革与创新，积极应用新技术、新手段，推动数字化档案管理和大数据分析的发展，进一步提升档案管理的水平和能力。