“互联网+”背景下学校档案管理信息化研究

文/山东省菏泽信息工程学校 单长莉

在信息技术飞速发展的今天，“互联网+”成为各行各业发展的新机遇，“互联网+”可以将电子信息技术、计算机网络技术以及移动通信技术等应用到各个领域，推动各个行业的发展。山东省菏泽信息工程学校本年度接收文书、教学、会计、基建、声像、实物档案共计收集整理170件，增录案卷级目录81条。由于校区搬迁，1990年以前的档案全部交给档案馆，1990年后档案重新整理上架共计4000余件。新购置会计凭证柜5组，接收财务科2020年度报表、决算报表、凭证、会计账簿等四大类财务档案。在开展档案管理工作时，学校顺应时代发展的要求，从教学理念、管理模式、管理手段等方面入手，将信息化技术作为发展基础，提升档案管理活动的成效。然而，校内的档案管理工作在开展之后，仍存在不足，例如缺乏完善的管理制度、缺乏足够管理资金等，严重制约了档案管理工作的开展。因此，学校必须对信息化的档案管理给予高度关注，从制度建设、人员培训等方面入手，全面提高档案管理水平和效率，为学校的发展提供支持。

一、“互联网+”背景下学校档案管理信息化的积极意义

（一）优化档案管理工作，促进学生健康成长。学校在促进自身档案管理工作有序开展的过程中，相关部门增加了对档案管理的关注度，并且制定更加完善的管理制度。通过实施科学合理的档案管理制度，能够有效提高学生学习和生活中的积极性和主动性。在日常的学习和生活中，学生可以将自身的学习情况、学习态度等通过各种途径进行记录和反馈，以便更好地了解自身在各个方面存在的不足，及时进行改进[1]。优化学校档案管理工作，有利于促进学生健康成长。

（二）实现学校资源共享，提高档案管理效率。在实施档案管理信息化建设后，档案管理人员可以通过互联网技术将各部门的资源进行整合，建立统一的档案管理系统。通过这种方式，不仅可以使学校的资源得到充分共享，还可以提高档案管理人员的工作效率，从而为学生提供更好的服务。在实践过程中，学校可以对各类信息资源进行统一规划和设计，建立学校档案管理信息系统。通过这个系统，档案管理人员可以对不同部门和层次的信息进行整合，学校能够在档案管理层面拥有更高效率。

（三）增强档案信息资源的利用率。“互联网+”技术的应用，不仅成为学校档案管理的发展机遇，也带来了更多的挑战。在学校档案管理工作中，利用“互联网+”技术，能够及时、准确地收集和整理学生的档案资料。与此同时，档案管理人员还能够利用信息化手段，对档案信息资源进行开发、挖掘和整理，为学校的教育教学工作提供服务[2]。例如，学生可以通过网络查询自己的档案资料，这样不仅可以节省时间和精力，而且还能够提高工作效率。此外，学校档案管理人员还能够利用数字化设备，存储学生的档案，既有效提升了档案管理的实际质量，又提高了学生对学校档案管理工作的认同感和满意度。

（四）有利于推动学校信息化建设的进程。在“互联网+”背景下，学校档案管理工作不仅可以实现无纸化办公，同时还能够利用计算机技术建立电子档案管理系统。如此，学校的档案管理工作就可以由传统的人工操作逐渐转变为由计算机来完成，不仅提高了工作效率，而且还能够提升档案管理的水平。其次，学校的档案管理人员还能够借助计算机技术实现对各类档案信息资源的有效整合和共享，进而实现资源共享、信息交流、工作交流等一系列功能[3]。因此，在“互联网+”背景下，重视对学校的档案管理信息化建设工作，可以为学校的整体信息化建设提供帮助，为学校的长远发展提供了有力保障。

二、“互联网+”背景下学校档案管理信息化研究过程中存在的问题

（一）档案管理信息化资金投入不足。现如今，我国学校持续扩大自身的办学规模，学校档案管理工作也变得越来越重要。在档案管理工作中，需要重视信息化技术的应用，但是当前学校对档案管理工作存在一定程度的忽视。档案管理工作的信息化建设是一项长期工程，需要大量资金支持。资金投入不够，势必会影响学校档案管理工作的信息化建设。从当前学校档案管理工作现状来看，主要存在以下问题：一方面，在实际工作中，很多学校认为档案管理信息化建设只是对硬件设备的更新，并不会影响到学校各项工作的正常开展；另一方面，很多学校由于资金投入不够，在软件方面还缺乏相应的资金支持，从而导致软件设备不能及时更新，难以满足档案管理工作需求。

（二）学校档案管理工作安全保障不足。在学校档案管理工作中，安全保障是最为关键的部分。但是，由于当前学校档案管理工作中的安全保障不足，档案信息在整理和存储过程中，极易受到各种因素的干扰而出现丢失、损坏等现象。此外，在学校档案管理工作中，很多人员缺乏安全防范意识，也没有进行专业的安全防护培训，在使用计算机以及网络的过程中，极易受到病毒侵袭等现象，导致已有档案信息缺乏足够的安全性，从而出现泄露或者遗失问题。

（三）学校档案管理工作管理意识不足。在学校的教育教学工作中，档案管理是一项十分重要的内容，是学校进行教学活动的重要参考依据[4]。然而，当前许多学校对档案管理工作不够重视，没有将其纳入学校整体发展规划中，缺乏档案管理信息化建设意识。其原因有：一方面是因为受到传统观念影响，部分学校认为档案管理工作是一项简单、枯燥的工作，没有将其作为一项重要的工作进行推进；另一方面是因为部分学校缺乏档案管理信息化建设意识，未将其纳入发展规划中来。同时也因为档案管理工作内容具有繁琐、枯燥以及难以量化等特点，导致部分学校对档案管理信息化建设不够 重视。

（四）创新能力不足。学校在档案管理信息化建设过程中，应立足于实际情况，不断创新工作方法，以满足时代发展的需要。但是目前很多学校的档案管理信息化创新能力不足，导致档案管理信息化建设不能与学校发展同步；首先，很多学校在实施档案管理信息化建设过程中，由于缺乏足够的重视，导致应当落实的方案措施被搁置。其次，有的学校虽然进行了一定的投入，但是因为技术力量薄弱等原因，导致学校的档案管理信息化建设水平不高；最后，由于学校在开展档案信息化建设过程中缺乏专业人才的支持和指导，导致部分学校在进行档案管理信息化建设过程中不能科学利用信息技术和数字化资源，无法满足“互联网+”时代对学校档案管理的要求。

三、加强学校档案管理信息化建设的有效策略

（一）转变观念，加强档案信息化管理意识。在“互联网+”时代，学校内部负责管理档案的工作人员，主动关注档案管理相关的信息化建设活动，并积极参与其中。学校档案管理工作人员要积极学习“互联网+”背景下学校档案管理信息化建设的相关知识，明确新时期学校需要满足的档案管理要求，从而摒弃陈旧的、传统的管理理念，树立信息化的先进管理理念。学校要加强对教师进行相关知识的培训。在开展档案信息化建设工作时，教师要发挥自身优势，积极参与其中。另外，教师还要主动学习计算机、互联网等相关知识，掌握现代化信息技术手段。如可以定期组织档案管理人员进行信息化建设知识培训、计算机操作技能培训、网络信息安全知识培训等活动。学校可以聘请一些档案管理方面的专家，对档案管理人员进行专业培训，并让他们在实际工作中发挥重要作用。只有这样才能提高学校档案管理工作人员的综合素质和业务水平。

（二）规范管理，提高档案管理信息化的规范性。学校的档案管理工作一般由档案馆和办公室共同完成，其中档案馆负责对学校的教学档案、行政管理档案、基建档案、科研档案等进行收集与整理，办公室负责对各部门的教学档案与整理，学校领导负责对学校各个部门的教学和行政管理以及基建项目等进行审核与审批，各部门根据学校制定的制度规范自己的工作。在这个过程中，围绕《国家保密文件管理法》结合学校自身实际情况制定健全的保密制度。严格按照文件中规定的内容、范围、原则和程序执行，保证学校所有信息都在国家机密与学校机密之间找到平衡点，确保档案管理工作安全。同时，要做好纸质档案管理工作，做到纸质档案和电子档案同步进行。在纸质文件保管方面，学校可以在纸质文件归档完成后将其统一存放到档案馆或办公室保管；电子文件也可以定期归档到档案馆或办公室保存。在电子文件归档方面，学校应该设立专门的人员负责收集、整理、归档电子文件，将其制作成相应的电子文档格式后放在专门的服务器中保存，以备日后使用。

（三）加大投入，构建信息化档案资源库。“互联网+”背景下，信息技术已经逐渐渗透到各行各业中，为各行各业的发展提供了非常广阔的空间。在学校档案管理信息化建设过程中，需要针对信息化资源库的建设，投入更多的资金以及资源，积极引入先进的信息技术和设备。一方面，学校在建设信息化的档案管理体系方面，首先要保证档案资源库的信息化水平以及档案库的完善性，全面整合学校各种类型的档案信息资源，建立一个具有综合性、全面性、系统性和实用性的档案信息资源库；另一方面，在学校档案管理信息化建设过程中，还需要将传统的纸质文件转变为电子文件，并且以数字化、电子化等方式存储在电子计算机中。通过建立一个多层次、多载体、多功能的档案资源库，全面提升学校档案管理信息化建设水平。

（四）规避风险，强化网络安全保障机制。在学校档案管理信息化建设中，网络安全极为重要，因此需要规避网络安全风险，强化网络安全保障机制，使学校可以顺利落实档案管理相关的信息化建设方案，在此过程中，信息化建设工作需要强化以下几点：第一，在学校档案管理信息化建设中，需要对网络安全进行风险评估和风险识别，通过分析档案管理信息化建设的影响因素，有针对性地制定相应的解决方案；第二，学校需要建立完善的网络安全保障体系。学校应当对自身的网络安全给予高度重视，持续完善相关管理机制，同时加强网络安全技术防范手段、建立健全网络安全风险评估和风险识别体系等，确保学校档案管理信息化建设的安全性；第三，学校要对工作人员进行培训，强化档案管理工作人员的网络安全意识和风险防范意识，提高其操作技能；第四，学校要定期开展网络安全检查工作，发现问题及时处理。

（五）利用现代化信息技术手段，提高档案信息化管理水平。1.借助现代信息技术，实现档案管理数字化。在“互联网+”时代，学校档案管理工作也需要充分利用现代化信息技术来实现数字化转型[6]。在开展学校档案管理信息化建设时，可以通过引进现代化信息技术手段来实现数字化转型。例如：借助现代信息技术来建立档案管理信息系统、档案数字化管理系统等。在为学校档案管理工作带来便利的同时，也可以帮助教师、学生等用户更加高效地检索到自己所需要的相关信息。2.建立数字档案馆，实现纸质文件与电子文件相结合。在“互联网+”背景下，学校可以利用电子文件来对纸质文件进行替代和保存，同时利用电子文件来完成纸质文件的存档、存储等工作。通过将纸质文件与电子文件进行有机结合的方式来实现档案管理工作的信息化转型。3.构建数字化档案管理平台，实现各部门、各科室之间数据共享。在“互联网+”背景下，学校必须要建立起数字化档案管理平台，将各部门、各科室之间的数据进行有机整合和共享。通过在数字化档案管理平台中建立统一标准、统一格式的电子文档数据信息，并通过网络将其上传到档案管理平台中。这样一来就能够实现数据资源的共享和利用，提高学校档案管理的工作效率和工作质量，从而为学校各项工作的开展提供有利条件。

四、结语

随着信息化技术的不断发展，学校档案管理工作也要与时俱进，充分利用互联网技术来实现档案管理信息化。学校档案管理部门要通过不断提升管理人员的专业水平和服务意识，增强档案管理信息化建设力度，打造高素质的档案管理队伍，加大对档案信息化建设资金投入等措施，全面提升学校档案管理信息化水平。在开展档案管理工作时，要以学生和教师为中心，围绕学生和教师需求展开工作。学校档案管理人员必须转变思想观念，以互联网为载体，以信息化技术为手段，全面提高学校档案管理水平。