探究信息技术在民航档案管理工作中的应用

文/阜阳民用航空中心 管珺

网络技术的发展，为各行各业的工作带来了便利。新时期，民航机场传统的档案管理模式呈现出不匹配、不适应的发展模式。需要充分利用好信息技术，夯实档案管理质量，体现信息技术在档案管理中的价值。为了加强民航机场档案管理，提高服务质量，需要将信息技术合理应用于民航档案管理工作中，推动档案管理的信息化建设，使档案存储、查找更加便利，提高档案管理效率和质量，助力档案构筑信息化管理模式，实现创新发展。

一、档案信息化方向发展的趋势分析

（一）促进融合。对于民航档案管理信息化发展趋势而言，需要借助互联网的帮助，促使信息化技术与档案管理相融合，为档案管理探寻新路径，形成新的发展模式，满足新时代的发展需求。民航档案管理是对科技、工程等诸多资料整合收集，与信息技术融合，能够有效拓展管理路径，打破传统档案管理模式的局限，顺利推动档案信息化建设，形成全新的管理模式[1]。

（二）驱动力效果。网络带给管理驱动力，能够促进民航档案管理地发展，使得档案管理创新改革能够与现阶段社会发展匹配，创新档案管理新模式，为档案管理提供技术驱动，彰显信息化技术的效用。

（三）重塑结构。信息化技术带给社会新的变化与发展，对民航传统档案管理模式产生了较为深刻的影响。新时期应加强网络技术覆盖，将信息化技术充分应用到档案管理中，体现技术的价值，拓展应用渠道。新时期发展背景下，要求信息化技术与管理模式充分融合，优化管理结构形态，利用技术优势为管理赋能，实现对管理结构的重塑，推动档案信息化管理变革。

二、民航机场档案信息化建设管理思考

（一）做好档案基础化建设准备。增强民航档案信息化管理意识，能够提高档案管理的影响力。对档案工作进行科学处理，加强落实管理措施，合理分配人力、财力等资源，能够为档案管理工作提供支撑。民航机场档案管理优化升级，需要同时满足硬件和软件补给，还应筹备充足的资金，保证信息化建设顺利进行。此外，管控与规划也是不可或缺的要素。只有各部门加强对档案信息化建设的重视，才能形成合力，以协同管理的趋势助力工作开展，为档案信息化管理工作高效开展提供保障[2]。

（二）树立档案意识、明确岗位职责。民航机场档案文件有极高的重要性，在管理过程中为保证档案的完整性，应根据档案内容编汇成册，对不同档案内容分类印发，定期开展座谈交流、培训等活动，培养人员的档案管理意识。在管理过程中，需根据档案的重要性对档案整理、归档等工作标准进行硬性规定，要求各部门人员严格按照规定办事。此外，还应加强对管理人员的培训指导工作，为基层人员讲解档案收集标准、编号等步骤，加强示范讲解，确保管理人员能够按照规定标准验收、整理资料，保障档案管理质量。

（三）创新管理意识。传统档案模式与电子化管理相比消耗了过多人力和物力，机场日常管理档案数量逐渐增加，也难以对电子数据实现有效管理。对此，需要提升信息化管理意识，分析档案信息化建设未能解决的历史难题，在技术介入的基础上对问题进行优化弥补，完善管理过程中存在的不足。民航需定期和不定期对档案彻底清查，顺利整合纸质档案，转化为电子档案存储，明确档案整理与分类，提升信息化管理进程，提高档案管理水平。

三、档案信息化转变过程中技术的实际应用

信息化管理模式以信息技术为支撑，可对民航机场海量信息进行高效处理，保证档案信息合理收集、存储和利用，发挥良好的社会价值。以往传统档案管理模式存在管理效率低下、各部门沟通不畅等不足。需积极引进信息化技术，推动档案管理标准化发展，最大限度利用资源，使档案管理更为便捷高效[3]。

（一）明确档案创新发展与建设标准。民航档案信息化建设需明确发展目标，制定健全的体系与规范标准，为档案管理提供可操作性参考，便于形成更加完备的管理体系。1.档案资源整合与共享。当前，档案信息资源建设是民航机场管理的重要内容。机场涉及文件类型较多，传统管理模式无法解决的难题，能够凭借信息化手段解决。在利用信息化技术时，需要结合实际需求，对档案资源整合分类，修订编制成册，提高管理的可操作性。档案整合后录入计算机，可供各部门人员按照需求查找，通过制定标准化系统，提高操作的便捷性。基于信息化建设需求，在收集档案、整合档案的基础上，还应保证档案业务资源充分利用，结合平台拓展档案资源共享渠道，保证档案在各部门共享。对此，档案管理人员需要利用当前的资源优势，按照重要性和数量等要素，整合管理机场全部档案。分类后设置标签，实现人员精准查找，保证档案资源全过程管理；加快推动档案信息化建设，立足机场发展目标，强化主体责任，针对档案制定对应的职责承担原则，切实提高档案管理准确率；档案信息共享，需要突破技术壁垒，建立属于机场的档案管理系统，构建大数据信息库，实现数据存储的同时，增强档案管理的统一性，保证档案共享。例如，机场有业务需要上级部门签署审核，可以通过平台直接将档案文件传输至对方计算机，免去中间繁琐的沟通环节[4]。上级部门可以借助平台直接操作，提高档案信息透明度，提高业务处理效率。2.制定标准化管理体系。档案管理信息化需要统一技术和工作流程，制定标准化管理体系。持续提升档案信息化管理效能，重视各部门之间相互协作，促使管理工作符合实际需求。民航需要根据国家对档案管理要求，制定符合机场管理的标准体系，参考制度规范且标准的案例，制定符合民航档案管理的制度体系，发挥导向性作用，加速档案资源共享，为各部门业务开展提供高质量服务，在信息化建设的基础上，推动档案管理智能化、数字化发展。档案管理人员自身也应不断增强主动学习意识，能够基于档案信息化建设，学习相关技术和知识，推动档案信息化顺利开展。促使业务开展过程中，各项档案能够以电子档的形式归档，建立档案数据库，对各项档案资料科学管理。严格遵守行业细则，细化操作步骤，实现档案精细化管控，推动民航档案信息化管理迈入新领域。在国家档案局制定标准的基础上，注重档案全生命周期管理，形成一系列归档标准，加大档案管理过程监管力度，不断调整对管理结构。各部门管理人员承担起应负责任，业务由专人承担，在工作中有效贯彻标准化制度。

（二）转变服务理念、加大成本投入力度。1.树立信息化管理服务理念。创新意识与理念，能够规避再度发生以往的管理失误现象。细化管理流程和内容，加速档案信息化建设效率。促使技术深化到民航档案实际管理中。根据实际需求，不断提高服务效率。档案部门应加强丰富管理人员知识，提高其专业性。促使其更快适应信息化管理模式，加快档案资料的收集、整理工作进程，提高人员实际操作水平。通过定期开展业务竞赛，调动人员作业积极性，培养专业人才，从多方面入手强化档案服务能力。2.加大档案信息化建设硬件投入。（1）配置安全完备的软硬件服务设施。为了保障民航机场档案管理信息化建设顺利开展，需要提供充足的资金和设备，如软件、扫描仪、服务器等，并为软硬件设施施加安全防护，全力保障档案信息安全。按照实际需求采购适合档案管理的设备，推动机场实现信息化全覆盖模式，保证档案查询、提取的便捷性。加强对档案硬件软件运维，能够提高档案管理效率。档案管理信息化转变过程中，应保证各环节设施规范使用，做好系统、设备运维检查工作，保障系统安全。落实日常监管工作，健全管理制度，保障人员培训力度。从技术、人员、管理流程等方面实行协同作业，多措并举开展信息化建设，对档案管理形成定期维护机制，对不同档案设置权限分类，以制度约束和权限保障设备和档案安全。（2）建立数据库。档案信息化管理模式下，需要充分发挥技术优势，建立专属的数据库，构建多元模块，完善档案管理系统，赋予档案管理系统检索、存储等业务功能，利用计算机辅助管理人员进行管理。保证技术全面覆盖，才能为档案管理提供硬件保障。随着民航业务增加、档案数量也与日俱增，档案管理面临着存储空间不足，档案纸质化管理困难等问题。为了尽早优化档案管理，推动档案电子化发展，需要具备存储量较大的载体，为海量档案资源存储提供空间。民航需要建立数据库，实现对档案的有效管理和检索，建立符合需求的数据库。

需建立的数据库类型包括两种，分别为目录数据库与档案资源数据库：第一，目录数据库。信息化档案管理需要建立目录数据库。通过设定重要的管理模块，档案检索、目录、数据库，便于档案管理人员查找档案资源。在满足各个模块功能的基础上，赋予不同模块实质功能。编目档案，通过设立工作制度明确分类标准，处理大量的机场档案信息，根据目录对档案内容具体分类。目录建立后为其标注，方便目录在后续使用中发挥实效性；第二，档案资源数据库。档案资源数据库是保证对机场业务工作的统计，推动档案管理由纸质化向更先进的方向转变，提升档案存储质量。在档案转变过程中，较多情况下存在转换不完全的问题，则是因为较多档案影响人员工作效率，需要录入系统的档案也不断增加，传统管理模式难以有效应对大量档案。为了避免档案资源浪费，需要评估档案，根据档案重要性存储分类。结合档案实际情况，转化重要的文书档案转化，保护档案安全。在转化档案的过程中，档案存储涉及校验问题，对档案的完整性和精确度要求较高，档案管理人员要在工作过程中，科学处理档案，保证档案资源有效存储在数据库中。在档案录入过程中，存储档案分类，结合目录完整存储资源。数据分类后，档案存储工作也基本完成，此时需建立完善的档案收录、管理流程，提高档案管理效率。

东航集团法定自查管理系统从设计伊始，就围绕民航局对法定自查工作的要求，由东航法律部与相关部门联手推动，积极整合利用东航现有的各个信息系统，着力将法定自查系统打造为东航安全运行的统一数据平台，东航集团法定自查管理系统涵盖了自查的各个阶段，涉及自查清单维护、计划编制、实施等功能，能够基于问题整改进行动态跟踪，有效解决和处理问题，依照档案进行统计分析，开展全流程闭环管理，促使东航集团各个单位业务均能基于系统完成。提高各项流程管理与检查的可视化操作，为管理者提供完整准确的信息，充分发挥系统功能。

（三）加强人才队伍建设。人才能够为档案信息化管理提供保障，档案管理信息化建设过程中，存在人才专业性不足的现象。建立信息化培训机制，引进复合型人才，加大培养人才力度。针对民航机场档案管理人员专业性不足的问题，需要重视内部人才队伍建设工作，加大对人才的培训力度[5]。利用档案整理、收集等多个环节的业务，提高人员实际操作能力。首先，应完善培训体系。针对信息化操作，促使员工掌握管理流程、规范体系等知识。做好人员业务实践培训工作，使员工能够采取信息化管理方法，对档案合理存储，为工作人员提供培训，增强人员专业性的认知，提高管理人员实践水平。其次，丰富培训形式。针对性对各个环节培训，提高档案信息化管理的共性，保障培训效果。针对培训内容，拓展沟通载体，普及先进技术，优化管理思想，不断提高管理实践经验。档案信息化管理需要培养综合型人才，通过引进人才、培养人才，从而形成专业互补。培养机场信息化档案管理高素质人才，提升信息化管理的专业性。招聘管理人员，也应对其潜在能力考核，提高选拔门槛，构建综合能力兼备的人才团队。

四、结语

综上所述，新时代发展背景下，信息技术在时代发展中不断应用在各行各业中，对于民航机场而言，信息技术的应用对档案管理有着推动作用。在信息技术的加持下，档案管理智能化水平逐渐提升，加大技术应用力度的同时，也能够切实提高档案管理效率，保障文件科学处理，构建与社会同步的管理模式，健全管理机制，推动技术在档案管理中的应用，逐步提高档案信息化管理水平。