两种业务流程制作方法对比分析

张力文 刘敏

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.01.030

收稿日期：2023-06-07

基金项目：2022年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目（2022KY0491）

摘  要：随着国家教育信息化的规划、部署、建设，全国高校积极响应，将线下办事流程逐渐往线上迁移，使得网上服务流程的设计建设得到不断的改进和发展。文章以桂林医学院教职工请销假流程为例，对同一业务流程的两种不同线上实现方法进行了研究，对节点数量、用户感受以及增删节点后的维护工作量等方面的实现效果进行分析。对比两种线上设计方法在不同方面具有的优势，为网上服务流程的设计制作提供参考。

关键词：业务流程；请销假；对比分析

中图分类号：TP39  文献标识码：A  文章编号：2096-4706（2024）01-0142-04

Comparative Analysis of Two Types of Business Process Creation Methods

—Taking the Process of Faculty and Staff Taking Leave and Terminating Leave as an Example

ZHANG Liwen， LIU Min

（School of Humanities and Management， Guilin Medical University， Guilin  541199， China）

Abstract： With the planning， deployment and construction of national education information， the national colleges and universities have responded positively and gradually migrated offline service processes to online services， making the design and construction of online service processes constantly improved and developed. In this paper， two different online implementation methods of the same business process are studied with the example of processes of taking leave and terminating leave of faculty and staff in Guilin Medical University. And it analyzes the implementation effects of node number， user experience and maintenance workload after addition and deletion of nodes. It compares the advantages of two types of online design methods in different aspects， and provides reference for the design and construction of online service process.

Keywords： business process; taking leave and terminating leave; comparative analysis

0  引  言

信息技術的发展是飞速的，互联网更是缩短了世界的距离，极大地改变了人们的生活方式[1]。近年来，高校校园信息化建设发展迅速，国内高校都在积极打造智慧校园，努力推出让学生方便、教师满意的智慧平台[2]。为了响应国家推动更多服务事项进行一网通办，无论是OA系统还是网上服务大厅都为学校网上流程的建设贡献力量，积极地建设让师生都满意的网上办事平台。而网上办事的核心就是建设一个简单、易懂、好操作的网上流程，网上流程的建设离不开好的流程设计与制作。本文的研究内容主要是以教职工网上请销假流程的设计制作为切入点，对两种业务流程的制作方法进行对比分析。尽力找出一个比较好的网上流程制作方式。为今后流程设计制作的优化提供一点自己的思考，让流程的设计制作可以更符合实际以及更加简化，让师生用的更顺畅。

1  我校请销假现状

高校传统的业务办理均需从线下申请后到各业务部门协同办理，办事程序及服务流程经常会不清晰、不明确、不透明[3]。为了推进我校的信息化建设，为教职工提供便捷、高效的请销假体验。我校在多年以前就已经将教职工的请销假流程上线到网上办理，一开始使用的是学校的OA系统，其流程的设计制作类似于“分支型”的流程方式。两年前我校上线了网上服务大厅，为推进全校师生的业务服务事项应上尽上到网上服务大厅，所以将教职工网上请销假流程从OA系统转移到网上服务大厅进行流程再造，这就需要根据网上服务大厅的流程引擎来重新设计制作请销假流程。网上服务大厅的设计类似于“直线型”的流程方式，高校教育管理流程再造便于发现现有模式的不足和问题，并在重塑过程中积累经验成果[4] ，因此本文对两种不同流程制作方法对于同一业务流程设计的不同之处进行分析。

2  网上请销假的现实意义

教职工请销假流程的线上办理有利于协调各个审批部门的工作，提高整体请销假的工作效率和服务质量，实现工作的效能监察，提高业务部门的办事效率，同时也让师生尽享办事服务的便利性[5]。相比于采用线下纸质版的申请模式，线上申请具备以下的现实意义：

1）相比于线下打印请假单进行签字申请，线上的教职工请销假更好地避免了纸质资源的浪费，对于纸张的节约起到比较好的作用，避免了很多不必要和重复的打印。

2）能提供方便、快捷的请销假体验。通过移动互联网，能够打破传统请销假的时间和空间限制[6]。线上请销假审核没有时间、地点的限制条件，申请人避免了找不到人签字的尴尬，特别是那些请假时间较长或者属于特殊类型的请假，这些请假往往需要除了本部门之外的其他部门的审核，为请假的顺利进行增加了比较多的阻碍，因为无法知道其他部门领导在申请人拿着假条过去签字的时候是否在办公室，也为紧急的请假增加了一些不确定性，多校区办学的情况下这个问题则更为严重。

3）有助于人事处进一步理解教职工请销假流程，在使用的过程中对整个流程进行梳理与优化，使其更加符合现实实际，符合教职工的使用习惯，符合部门的审核需求，有助于提升人事处的请销假管理能力和水平。

4）有助于解决流程重复申请的问题。线下的流程存在教职工对于请假制度了解不透彻，填写的内容会出现错误的情况，但是这种情况往往需要到人事处审核的时候才会发现，这就存在一个问题，是需要重新填写走流程呢还是将错就错？这也是一个重要的问题。但是线上就可以直接退回到申请人处，申请人将需要修改的问题进行修改后就可以直接提交给人事处，不需要重新走流程。

5）纸质假条难保管，容易出现遗失问题[7]。而线上的请销假记录可以随时进行查询，并且可以根据需要按时间段下载成纸质版进行统一存档。

所以，突破高校线下各类业务办理手续烦琐等困境，减少由于各种原因而导致的业务办理困难等情况，将部分线下流程转化为线上办理的需求日益凸显[8]。

3  我校请销假说明

业务需求是信息化建设的源头，没有明确的业务需求，信息化建设便成了无源之水[9]。以流程引擎为基础创建网上办事流程，需要先梳理线下的办事流程[10]。我校的请销假流程如表1所示，请假的性质分为事假、病假、产假、护理假、独生子女护理假、婚假、丧假等。事假和病假还存在因为请假天数的不同而审批的流程也不一样的情况，请假的审批流程节点主要有5个，分别是教研室或科室、部门领导、计生办、人事处领导、分管校领导。

销假流程如表2所示，销假流程是在请假流程审核结束后回到申请人处，由申请人继续提交销假申请往下执行，相对于请假的繁杂，销假就显得比较简单。销假除了≤2天的事假和病假是需要教研室或科室审核然后直接到人事处备案外，其他的销假流程都是需要经过教研室或科室到部门领导后再到人事处备案。

4  分支型请销假流程设计

分支型的流程设计主要是模拟“人”的线下走动审核的实际情况，每个实际审核部门就是一个审核节点，不会出现重复的审核节点，对于管理员来说，只需要在每个审核节点依据线下的实际流程流转條件进行流转即可，如图1所示。

首先是申请人发起，然后就到教研室或科室审批，在这里没有其他的选择，因为按照规定所有的请假情况都是必须要先到科室审批，而下一步就有两条路径，一条是直接到达申请人销假，根据请假说明知道这是针对事假或者病假≤2天情况的下一步审核节点，而其他审核节点的下一步是部门领导审核。以此类推，针对每一个有分支的节点都需要设置条件语句，不需要考虑太多前期因素，到分支节点再考虑分支的条件。

在这样的流程设计中，条件判断语句在每一个具有分支的节点就显得比较重要，比如对于第4步的计生办审核步骤，条件判断语句如图2所示。针对计生办审核这个节点的转入条件是部门领导意见显示为同意，并且请假的性质为产假、护理假或者独生子女护理假中的一种。在流程的设置中，我们设置“请假性质=产假”编号为1；“请假性质=护理假”编号为2；“请假性质=独生子女护理假”编号为3；“部门意见=同意”编号为4。所以根据条件设置转入条件的公式为：（[1]or[2]or[3]）and[4]。根据条件来限制部门审核后流程随意进入计生办审核情况发生，以此来限制节点用户随意的选择下一个审核节点。

5  直线型请销假流程设计

在直线型的流程设计中，需要对审核流程进行分类，对使用的是同样审核步骤的请假情况，就需要将他们归为一类，只设计一条审批线路，然后将不同的情况纳入开始的条件判断语句中，让这些同类的流程都能进入到同一条线路进行办理。在这样的设计流程中，不同的审核节点会在流程设计图中出现多次，如图3所示。

首先就是将整个请销假流程的所有审核情况进行分类，将整个流程分为5条线路，每条线路的流程审核节点都有区别，不需要区分请假性质，只需要将所有流程都包含在内即可。

在第一步的表单处依据选择的条件判断字段进入到相应的直线步骤中，在这个流程设计中，不再需要节点的审核人去选择下一步的审批步骤，因为在一开始就已经规划设计好了，申请人一旦提交了就不再需要去管理，而是直接让流程按部就班进行。

在这个流程设计中，条件的判断语句需要在申请提交后下一个节点进行设置，比如在第三条线路中，审批的流程是教研室或科室审核—部门领导审核—人事处审核，我们从请假说明中知道，请假只需要这三个节点审核的请假情况有事假的“5＜请假天数≤10天”和病假的“7＜请假天数≤15天”，因为请假详情已经是不一样的，所以无须再考虑请假性质的情况。因此在条件判断语句中将两个请假详情带入作为判断的条件即可，如图4所示。

6  对比分析

第一是审批节点数量方面，在分支型的设计中，因为每个不同的审核部门只会出现一次，比如在申请阶段的部门领导审批、计生办审批、人事处审批等都只有一个节点，然后通过箭头指示下一个审核节点。而直线型的节点数量相对就会比较多，比如“教研室或科室审批”这个节点就出现了5个。

第二是用户使用方面，用户看整体的流程图需要的是流向的清晰明了。在分支型设计中，流程流向的清晰度就没有那么清晰，在具有分支的节点上就不能直接根据流程图来直接查看下一步的审批节点，而直线型就一目了然，申请人一经发起就可以全面了解从开始到结束需要经过的审批节点。

第三是流程新增审批部门方面，分支型的优势比较明显，增加一个新的审批部门只需要增加一个新的节点即可，但是直线型相对来说就需要考虑多一些，可能会呈现量级的增长。比如现在的请销假流程部门领导的请假是不做区别的，但是如果部门领导的请假设置为不需要经过教研室或者科室，而是需要部门领导正副职之间互批，那么现在的5条流程线路就会变成10条，因为现行的每一条线路都需要再多设置一条把“教研室或科室审批”的步骤去掉的线路。

第四是流程节点删除方面，分支型对于节点的删除需要做的更改相对会多一些，特别是对于一个节点有多个判断语句存在的情况，当这个节点不再存在，那么就需要重新考量上下节点的判断语句。而直线型则是直接删除该节点即可，因为大多节点没有判断语句，所以删除节点不会对流程产生太大的影响。

第五是循环操作方面，比如需要给多领导审核的步骤，分支型就可以比较好地进行描述，通过设置一个中转节点，领导审核后自动回到中转节点，由中转节点继续提交给相应的领导审核。其实就是模拟线下申请人的情况，拿给一个领导签字后就从这名领导手里接过该申请，继续寻找下一个审批人签字。而直线型对于循环的操作就不是那么友好。

7  结  论

随着越来越多的线下业务走到线上，满足了师生们多平台、跨校区办理业务，对于师生来说，一个通俗易懂的流程图是他们所需要的，而对于流程管理员来说，一个便捷高效的流程设计理念显得尤为重要。从以上的对比分析中我们可以得到一些思考，节点判断语句的多少决定了之后流程维护的工作量，在针对流程比较简单的情况来说，直线型的设计方法会更加人性化一些，通俗易懂，也更容易获得更多使用者的青睐，在今后的流程优化中，把直线型的设计加入更简洁的可循环条件将会是进一步设计的需要。

参考文献：

[1] 鲍琪琪，唐金海.“互联网+”背景下门诊流程对比与患者满意度分析 [J].南京医科大学学报：社会科学版，2020，20（4）：360-364.

[2] 于聪智，滕建.基于流程引擎的高校办事流程平台的建设与实现 [C]//中国计算机用户协会网络应用分会2020年第二十四届网络新技术与应用年会.北京：[出版者不详]，2020：337-342.

[3] 范小春，陆勇.基于流程引擎的高校一站式网上服务大厅构建研究——以金陵科技学院为例 [J].金陵科技学院学报，2019，35（4）：43-47.

[4] 吴琳，鄢然，赵静.构建基于流程引擎的业务管理平台 [J].中国教育网络，2020（7）：76-77.

[5] 王宣琳，孙凌洁，苏冠贤.高校一站式网上办事大厅业务流程建设浅析 [J].现代信息科技，2018，2（8）：5-7.

[6] 王凤林.移动互联网条件下学生请销假制度创新研究 [J].教育信息化论坛，2020（7）：36-37.

[7] 游茜雅.高校请销假系统的设计与实现 [J].信息与电脑：理论版，2020，32（5）：78-80.

[8] 薛梦婷.高校线上办事大厅服务模式的探索与应用——以广外和新冠肺炎期间的线上业务流程为例 [J].电脑知识与技术，2020，16（16）：233-235.

[9] 何林知，盧竹林.“最多跑一次”改革背景下的流程引擎探索与研究 [J].中国信息技术教育，2021（3）：97-101.

[10] 范义山.基于流程引擎的智慧校园网上办事大厅建设实践与研究——以学生请（销）假申请流程为例 [J].科技视界，2021（27）：135-137.

作者简介：张力文（1994.12—），男，瑶族，广西来宾人，工程师，本科，研究方向：计算机科学与技术；通讯作者：刘敏（1991.11—），女，瑶族，广西桂林人，讲师，博士研究生，研究方向：人力资源管理。