企业合同管理内部控制现存问题及对策研究

［摘 要］社会经济的快速发展对企业加强自身合同管理提出明确要求，合同是为了确定各自权利和义务而签订的共同遵守的条文，能够有效约束合同双方的履约行为。因此，加强企业合同管理内部控制，能够确保企业合同的有效签订，同时也能避免潜在的法律纠纷和财务风险，对企业提升管理水平意义重大。但就实际情况来看，部分企业合同管理内部控制工作仍然存在诸多问题。鉴于此，本文就企业合同管理内部控制现存问题展开阐述，并提出几点优化对策，以期能够为业内相关学者提供新的思维驻点。

［关键词］企业；合同管理；内部控制；现存问题；优化对策

［中图分类号］F27文献标志码：A

数字经济时代的到来，带动了企业的进一步发展，企业为了在激烈的市场竞争中保持竞争優势和发展势头，就必须加强与其他企业的合作，通过协同发展的方式实现企业自身经济效益的提升。而合同是企业之间交易的重要依据，为了避免合作交易过程中的矛盾冲突和风险问题，企业必须做好合同管理内部控制工作，最大限度保护企业的合法权益。但由于企业合同内部控制涉及的内容烦琐，具有复杂性特征，导致实践过程中问题频发。这类问题的存在制约了企业稳定发展，为避免这些问题的发生，就必须深入分析合同管理内控工作中的问题及原因，并根据分析结果落实优化方法。

1 企业合同管理内部控制现存问题

众所周知，企业合同管理内部控制工作内容主要包含两个方面：合同订立和合同履行。在合同订立时，为了避免后续经济纠纷的发生，会在合作双方明确了解各项条款且认同的前提下签字、盖章，以便在合同履行时，避免出现与约定条款不符的财务问题纠纷。在合同签订和履约过程中，企业合同管理部门应对合同签订、履行及变更等情况进行详细记录和跟踪，通过建立健全合同管理内部控制机制，协调企业内部各部门的任务分配和合同双方的矛盾纠纷，能够帮助企业树立良好的社会形象。虽然加强合同管理内部控制的优势众多，但由于部分企业在实践过程中仍然存在许多不足，导致合同管理内控效果甚微，具体问题如下：

1.1 未能遵照合同签订流程，存在合同补签现象

企业合作的主要目的是想通过协同发展的方式，促进企业自身规模拓展和效益提升，所以在合作过程中，企业往往会将自身利益放在首要位置。由于不同企业间的发展理念和企业文化存在差异，导致双方在合作过程中易产生矛盾和经济纠纷。而合同管理内部控制能够有效避免经济纠纷，保障合同双方合法权益。但就实际情况来看，部分企业对合同管理内部控制并未引起充分重视，导致合同履约过程问题频发。通常情况下，在签订合同时，双方要确认合同条款合理才会签字和盖章。但部分企业偶尔存在先履行后签约的情况，常见的有签订时间早于合同审批时间、合同履行时间早于合同签订时间两个问题，由于合同管理内部控制能够通过对合同内容的分析了解合作伙伴的商誉及实力，进而为战略决策提供支持，所以这类先履行后签约的问题，势必会导致决策失控问题发生。此外，合同签订前就开始实际履行也会导致价格纠纷，由于企业实际已经履行了合同内容，为了不让劳动成果白白浪费，势必会同意合作伙伴更改合同价格，这种情况会导致企业自身处于弱势地位，降低议价能力。即使不愿意合作伙伴更改合同条款内容，但由于未能在事先合同签订时明确双方的权利和义务，通过事后补签的方式，势必会增加合同纠纷概率［1］。

1.2 合同内容与招投标文件不一致

企业合同管理内控工作的主要目的是通过科学把控，避免因审核不严、把控不当而引发的合同纠纷问题，并实现自合同合理签订到履行环节的全流程管理。项目正式实施前会进行招投标工作，以此选择和确定最佳的合作伙伴。确定中标人后，招标人会与中标人签订合同，合同内容中的各项条款应保持完全一致。但就实际情况来看，部分企业在实施合同管理内部控制时，出现招标人和中标人合同条款内容不一致的情况，如部分项目合同单价、总价及部分项目费率约定等与招标文件不一致。由于中标人是严格按照合同内容履行的，所以当合同内容不一致时，就会导致经济矛盾纠纷问题的发生。造成该问题的根源是企业合同管理内部控制不到位，招投标文件对合同实质性内容规定不清晰、不明确，最终导致中标人对合同条款的理解产生偏差。

1.3 合同内容不明确，关键条款缺失

企业合同管理内部控制是企业结合自身生产经营和实际管理需求而采用的一种管理方法，旨在避免合同管理中的法律风险和经济纠纷，以及对企业正常运营产生的不利影响。在企业双方签订合同时，为避免各类纠纷问题的发生，必须对合同主体、交货与履行时间、价格与支付条款、质量标准与验收及知识产权、违约责任、赔偿等一系列问题进行明确，这样才能在问题出现时有相应的条款依据可参照。但由于部分企业合同管理内控不到位，导致合同内容中的关键条款缺失，最终给企业带来不可挽回的损失。如若合同中的交货时间、履行时间没有明确，势必会对企业的生产经营造成负面影响，且合同条款中未能明确规定，企业也无法追究合作企业的法律责任。如果合同条款中的价格与支付条款、质量标准、违约责任及赔偿等条款不明确，当企业收到的货物存在质量问题，或实际价格高于前期商议价格时，也无法进行有效问责。正是由于合同内容的不明确，关键条款缺失，导致合同双方的责任无法界定，引起更多矛盾和纠纷，不利于企业经济效益的提升。

1.4 合同管理基础性工作薄弱

合同管理基础性工作包括签章、用印、编号、台账及归档等内容，合同条款确定完毕后，由公司法定代表人或授权代理人签字盖章，如果企业合同管理内部控制工作实施时，未能对对方代理人的身份进行确认，导致签字盖章的人并非相关权利人或没有授权委托时，就无法保障合同效力。即使是对方相关权利人签字盖章后，合同用印没有加盖公司印章也会影响合同效力，这类不良问题的出现都会给企业的经营发展带来不良影响。此外，合同编号能够有效区分每份合同，且能够提升合同管理效率。但部分企业实施合同管理内部控制的过程中，并未对合同编号进行仔细核对和检查，导致合同缺少编号、各部门合同编号不一致等问题频发，这无疑给了不法分子利用编号漏洞制定虚假合同的可乘之机。同时，合同台账也是企业合同管理内部控制的重要工作内容，通过对合同的分类、整理及跟踪，能够提升合同管理规范性。但部分企业在实施合同管理内部控制时，没有明确台账登记要求和建立统一的合同履行台账，或是没有对合同及时登记台账，这容易导致合同文本的遗失，也会引起多种风险问题的发生［2］。

1.5 超范围履行合同

企业合同管理内部控制能够通过加强合同管理来避免多种风险问题，但在企业合同管理过程中，仍然存在超范围履行合同的情况。超范围履行合同主要是指合同到期后并未及时地签订和超过合同范围支付两种类型。通常情况下，合同到期时应进行内部审批，且双方确定继续合作后才能增加合同履行周期，如果该工作过程中，未能与对方协商或没有经过内部审批，那么就会影响合同执行的效力。同时，两家企业合作过程中，经常会因为市场发展情况和其他因素影响而变更合同条款，如果企业合同管理人员未能对变更的条款进行细致审查，那么当条款存在风险时，就会对公司的合法权益产生损害。此外，合同签订完成后，企业也应加强合同管理内部控制工作，对超范围履行合同进行实时跟踪和监控，以此了解对方实际履行情况，及时发现超范围合同履行中的风险，但部分企业并未做好该项工作，就无法及时发现合同履行中的风险隐患，容易导致企业受到法律诉讼［3］。

2 企业合同管理内部控制问题的优化对策

虽然企业合同管理内部控制能够提升合同管理效率和质量，也能保护企业的合法权益，但通过研究得知，部分企业的合同管理内部控制工作中存在着多种不足。这类问题不仅无法保障企业合法权益和实现企业的持续发展，也会对公司发展造成不利影响。因此，企业应采取如下措施：

2.1 做好合同内容实质性审查

为避免发生合同实质性内容与招投标文件不一致的问题，企业应建立健全合同审核流程和审查制度。合同中的条款内容和涉及部门较多，为了保障合同中的每一项条款的合理性，企业应合理划分不同部门的工作职责和内容［4］。其中合同经办部门主要负责审查合同审批程序是否合规、报审资料是否一致、合同格式是否规范、合同订立程序是否具有法律效力等；财务部门则主要负责与资金活动有关的工作内容，细致审查合同中的结算条款，避免后续在资金结算时出现纠纷；法律事务管理部门主要审查合同中的免责条款、合同管辖权是否合法、合规，是否满足公司合同管理要求。最后再由合同管理部门进行全面性的审查和把控，在该过程中，如果发现存在问题的条款，经办部门应对该问题进行调整，再由相关部门对该条例重新报请决策。

2.2 加强合同补签问题管控

为了避免合同补签而引发的各类问题，企业必须制定严格的合同补签标准和制度，如果该业务领域在年度内的补签率较高，为了避免不良问题的发生，企业合同管理部门应加强对该业务领域的合同管控和监督。同时，企业还应严格限定补签适用场景，由于企业在发展过程中容易受到外部市场环境变化的影响，为了保障企业权益，企业应明确规定只有在紧急突发事件、紧急采购需求等情况下，才能够根据实际情况和相应原则进行补签。此外，为了避免补签条款存在影响企业发展的风险因素，企业应加强对补签合同的审核和监督，为保障监督质量，企业合同管理部门应与财务部门、审计部门及纪检部门等多个部门加强沟通和合作，共同完成该项工作，以此提升合同管理内控工作的效率和质量［5］。

2.3 实现合同全过程闭环管理

合同签订、履行等环节存在着许多不可控因素，为了保障企业权益，企业应该实现合同全过程的闭环管理，借此规避多种风险所带来的不利影响。首先，合同签订时，经办人应先对合作企业的经营许可、资质及资金能力等情况开展详尽调查，以此了解合作企业的实力和信誉。当通过调查确定能够与其合作时，经办人应根据企业双方商谈结果拟定合同草稿，拟定后将合同提交上级部门审批，审批通过后签订合同。如若审批未能通过，就不能轻易签订合同。其次，履行合同时，企业必须根据合同条款约定来履行，且要对合同履行的关键节点进行全过程的动态监督和管理。第三，当合同争议不可避免时，为了保障企业双方的权益，经办部门应及时向管理者进行汇报，企业双方管理者再对存在争议的内容进行商议，如果协商达成一致后，则应该在合同中加入新的条款；如果未能达成一致，双方就必须根据合同中说明的争议解决方式的条款来执行。最后，企业应加强合同管理内部控制基础性工作，合理完成编号审查、合同台账及归档等工作［6］。

2.4 加强合同管理内控制度宣传

合同管理内部控制制度的落实需要相应的管理人员来完成，所以管理人员的能力对工作质量也有着重要的影响。因此，为了规范和约束管理人员的工作行为，企业除了要制定相应的规章制度，还应定期组织相关管理人员的培训工作，从培训中让其学习了解关于合同管理所涉及的法律法规、内控规范及管理制度。当管理人员具备专业知识和能力，也明确了解企业合同管理的具体要求，不但可以在合同审查时及时地发现潜在隐患和风险，还能最大限度地规避违法违规现象出现。

2.5 动态监控合同履行情况

为了掌握合同履行进展和避免履行时的风险问题，企业必须加强合同履行的动态监控工作。企业合同经办部门需要定期对合同履行情况进行监督，并将监督情况记录下来形成报告，定期将该报告上报合同管理部门和负责人。在报告递交后，合同管理部门也应细致分析报告内容，掌握合同双方是否按照合同约定正常履约。此外，在合同结算时，其结算程序也应符合企业内部管理制度要求，如果存在不符合要求的问题，财务部门有权拒绝付款，以确保合同履行过程的规范性［7］。

3 结语

合同管理是保障企业合法经济权益的重要手段，通过加强合同管理内控工作，能够减少企业风险问题和法律纠纷。但就目前情况看，部分企业该项工作仍然存在不足，不利于企业的转型升级工作的推进。因此，在新时代企业要想获得更为长远的发展，就必须正视自身合同管理内部控制中的弊端，并通过科学的合同实质性内容审查、补签管控、全程闭环管理及动态监控合同履行情况的措施，提升合同管理内部控制质效，助力企业实现高质量发展目标。

参考文献

［1］许宇蘋. 内部控制视角下环保企业合同管理分析［J］. 财会学习，2023（16）：167-169.

［2］邓杨晓晓. 高校合同管理内部控制审计研究——以S大学为例［J］. 会计师，2022（24）：118-120.

［3］提洪亮. 基于内部控制视角的V建筑公司业财一体化问题研究［D］. 郑州：河南大学，2022.

［4］王永钢，马婕. 内部控制下经济合同管理与招投标的作用研究［J］. 中国物流与采购，2023（4）：62-63.

［5］杨靖. 企业合同管理中内部审计的作用研究［J］. 中国市场，2022，（27）：140-142.

［6］雷羽萍. 公司合同管理内部控制的优化研究［J］. 中国商界，2023（9）：162-164.

［7］齐力. 內部控制视角的合同全生命周期管理［J］. 现代企业文化，2022（22）：44-46.

［作者简介］张瑞平，女，山西吕梁人，山西焦煤霍州煤电集团吕梁山煤电有限公司，中级经济师，本科，研究方向：合同管理。