新公共服务视角下学校档案工作的优化

刘妍

现从新公共服务视角出发，分析学校档案工作中存在的问题，如档案管理制度不健全、数字化程度不高、资源共享难度大、档案传承意识不强等。针对这些问题提出健全档案管理制度、推进档案数字化建设、促进档案资源共享及强化档案传承意识等优化策略，以期全面优化学校档案工作，提升学校治理能力与服务水平，推动学校档案管理工作提质增效、创新发展。

新公共服务视角下探析学校档案工作优化策略对提升学校治理能力与服务水平具有重要意义。文章基于当前学校档案工作的现状及存在的问题探究档案工作的优化策略，以期为推动学校档案管理工作创新发展提供一定的参考。

新公共服务视角下优化学校档案工作的意义

提升学校管理效率

学校管理离不开档案工作的高效开展。新公共服务视角下，优化学校档案工作是提升学校管理效率的重要手段。学校档案是学校历史发展的见证，是学校开展各项工作的重要依据。优化学校档案工作可以帮助有关人员更好地利用档案资源，提高学校管理的科学性和规范性。例如，通过电子化、网络化的档案管理系统，工作人员可以快速、准确地查找和利用档案信息，大大提高工作效率。同时，优化档案工作也有利于提高学校的决策水平，为学校制订发展规划和进行决策提供有力支持，帮助学校更好地应对当前教育改革的要求。

保障学生权益

新公共服务理论强调公共利益和公众参与。新公共服务视角下，优化学校档案工作是保障学生权益的重要方式。学生的学籍、成绩、奖惩情况等重要信息都保存在档案中，这些信息的准确、完整与否直接关系到学生的权益。优化档案工作可以确保这些信息的准确性和完整性，提高学校档案工作的质量和效率，提升学生对学校服务的满意度，营造良好的校园氛围。

推动学校发展

新公共服务视角下，优化学校档案工作对推动学校发展意义重大。一方面，优化档案工作可以为学校教育教学改革、科研创新、人才培养等工作的开展提供有力的支持，保障学校各项工作高效开展。另一方面，优化档案工作也可以提高学校的对外交流与合作能力，提升学校的社会影响力。例如，通过开放和共享档案资源，学校可以与社会公众、学术机构等进行更深入的交流与合作，推动学校发展。

新公共服务视角下学校档案工作的现状及问题分析

档案管理制度不健全

部分学校档案管理制度缺乏或不完善，出现了档案管理混乱、信息不全面等问题。首先，部分学校缺乏完善的档案管理制度，对档案管理的重要性认识不足，导致档案管理混乱。其次，部分学校现有档案管理制度内容不够详尽、具体，缺乏可操作性。最后，学校档案管理制度与现代信息技术的融合不足。随着信息技术的快速发展，数字化档案管理已成为发展趋势，但一些学校仍未充分利用信息技术提高其档案管理效率和服务质量。

档案数字化程度不高

在学校档案管理过程中，许多档案资料尚未数字化，导致访问和检索效率低下。数字化档案管理是当前档案管理领域的发展趋势，然而部分学校在推动档案管理工作数字化方面仍存在一些问题。首先，部分学校的档案仍以纸质档案为主。大量纸质档案不仅占用了大量的存储空间，也使得档案的检索和利用效率较低，难以满足学校日益增长的信息化管理需求。其次，部分学校数字化档案的覆盖范围较小，涉及的档案类型和内容有限，导致学校数字化档案的全面性和完整性不足，难以充分满足教学、科研、管理等方面的需求。

档案资源共享难度大

如今，学校在进行档案资源共享时，仍面临技术、管理和理念等方面的挑战。首先，在技术层面，各个部门或学院采用不同的档案管理系统或标准，导致档案资源的格式和结构差异较大，不利于资源共享。此外，档案资源的数字化程度和信息化水平也参差不齐，存在格式不统一、数据质量参差不齐的问题，给资源共享带来了一定的难度。其次，在管理层面，档案资源共享涉及部门之间的权限划分、数据安全和隐私保护等问题。各个部门担心共享过程中可能会泄露敏感信息，在资源共享过程中往往有所保留。此外，缺乏统一的档案资源管理规范和标准也给资源共享带来了一定的难度。最后，在理念层面，档案资源共享需要各部门和各单位树立合作共赢的理念，但现实中各部门及单位往往因存在相互竞争、独立发展等思维模式阻碍了档案资源共享的进度。

档案传承意识不强

档案传承是指档案资料的收集、整理、保存和利用等各种活动的持续性开展。然而，在学校档案管理工作中，多数学校工作人员对档案传承的重要性缺乏足够的认识。首先，在传统观念影响下，档案资料被视为私人物品或机构独有的资源，相关人员缺乏对档案传承的全局性认识。此外，档案传承需要长期的投入和支持，但一些学校和机构只关注眼前的利益和实效，往往忽视了档案传承的意义和价值。其次，学校的档案管理工作通常由档案管理部门或宣传部门负责，但在学校的业务流程中，档案管理工作往往被视为边缘性工作，没有得到应有的重视。再次，档案管理工作人员的职业素养有待提升，这一问题也影响了档案的传承。最后，在现代社会中，很多人对学校档案传承工作缺乏关注，对档案传承的重要性认识不足。

新公共服务视角下学校档案工作优化策略探析

健全档案管理制度

健全档案管理制度对学校及其他机构的档案管理工作的开展至关重要。完善的档案管理制度可以提高档案资源的利用效率，确保档案的安全性和完整性，并为档案传承提供有力支持。新公共服务视角下，健全学校档案管理制度须转变管理理念，提升服务意识，从多方面健全档案管理制度。第一，明确档案管理的组织机构和职责。学校应成立专门的档案管理部门或设置档案管理岗位，明确档案管理人员的职责和权限，确保档案管理工作的专业性。同时，形成档案管理部门与其他职能部门的协调机制，强化各个部门对档案管理工作的支持。第二，明确档案管理的流程和操作规范。档案管理工作涉及档案的收集、整理、保存、利用和传输等各個环节，需要明确每个环节的具体操作步骤和标准。例如，档案资料的收集、整理和分类应遵循一定的标准和规范，档案的保存应满足特定的环境条件等。同时，应制定档案的安全管理及保护措施。档案管理涉及大量的敏感信息和机密资料，必须加强对档案的保护。例如，明确档案的存储设备和环境要求，规定档案的访问权限和使用范围，加强档案的备份和防火等安全措施。此外，还应明确档案的保密责任和违规处理措施，以确保档案的安全性和完整性。第三，制定有效、明确的档案共享及评估机制。各部门应明确档案共享原则，积极与不同部门和单位进行交流和档案共享。同时，应注重档案数据格式的规范化，注重数据安全和隐私保护等方面。此外，应定期对档案管理工作进行管理评估、内部审计，以及由外部专业机构进行评估，以确保档案管理工作的规范性。第四，注重宣传和培训。学校应加强对档案管理制度的宣传和推广，使全体员工了解档案管理制度的内容和重要性。同时，学校还应加强对档案管理人员的培训，提高其档案管理的专业水平和服务意识。

推进档案数字化建设

新公共服务视角下，推进学校档案数字化建设是重要发展方向，可以提高档案管理的效率和便捷性，同时确保档案信息的安全性和长期保存。学校可以通过进行档案数字化规划、建立数字档案管理系统、进行档案数字化扫描和转换、加强数字档案的存储和备份、加强档案数字化管理人员的培训和能力建设等措施推进档案数字化建设，提升档案管理水平和服务质量。第一，进行档案数字化规划。在推进档案数字化建设之前，需要进行详细的规划和调研，明确数字化档案的范围、目标和需求。规划过程中应考虑不同类型的档案如纸质档案、电子档案、多媒体档案等，确定档案数字化的优先级和步骤，并制订相应的实施计划。第二，建立数字档案管理系统。数字档案管理系统是档案数字化建设的核心内容，用于收集、整理、存储和检索数字化档案。数字档案管理系统应具备安全可靠的数据库、完善的权限管理和访问控制机制，以及便捷的查询和检索功能。此外，该系统还应支持档案的数字化处理和元数据的添加，以提高檔案管理的效率和准确性。第三，进行档案数字化扫描和转换。可以采用专业的扫描设备和软件，将现有的纸质档案扫描和转换成电子文件。在转换过程中，应注意文件的格式和标准，确保文件的可读性和兼容性。同时，还需要对扫描后的电子文件进行质量检查和元数据的添加，以便于后续的管理和利用。第四，加强数字档案的存储和备份。档案数字化建设需要配备安全可靠的存储设备和环境。可以选择云存储、硬盘阵列等技术手段进行档案的远程备份和容灾保护，以确保档案的稳定性和安全性。此外，还需要建立档案的完整性和真实性验证机制，以保证档案信息的可信度和可靠性。第五，加强档案数字化管理人员的培训和能力建设。档案数字化建设需要专业的技术人员和管理人员进行操作和管理，因此，需要加强对档案管理人员的培训。可以组织相关的培训班和研讨会，提供技术指导，使管理人员能够熟练掌握档案数字化管理的技术和方法。

促进档案资源共享

新公共服务视角下，促进档案资源共享对于档案数字化建设至关重要，有助于提升档案资源共享的效率和水平，为广大用户提供更加丰富、便捷的数字化档案服务。第一，建立统一的数字化档案管理平台。该平台应当具备良好的用户界面和功能设计，使得用户能够便捷地检索、浏览和下载所需的数字档案资源。同时，平台还应当具备完善的权限管理机制，确保不同用户在遵守相关法律法规的前提下获取想要的档案资源。第二，加强档案资源的标准化和分类管理。对数字档案资源进行统一、标准化处理，包括元数据的添加、文件格式的规范等，以便用户进行有效的检索和利用。同时，根据档案资源的内容和类型，进行科学的分类管理，使得用户能够更加精准地找到需要的档案资源。第三，推动跨部门和跨地区的档案资源共享。在建立数字档案资源共享平台的基础上，通过协商和合作的方式，促进不同部门和地区之间的档案资源共享，实现档案资源的互通互用，提高档案资源的整体利用效率。第四，加强档案资源的宣传和推广工作。可以利用各类宣传渠道和媒介，向社会各界宣传数字档案资源的开放共享情况，鼓励更多用户利用档案资源，加强社会对档案资源共享的认知和支持。第五，建立档案资源共享的激励机制。可以通过制定奖励措施、开展评优活动等方式，激励各单位积极参与档案资源的共享工作，推动档案资源共享工作取得更好的成效。

强化档案传承意识

新公共服务视角下，增强档案管理人员和使用者的档案传承意识与责任感也是提升学校档案工作服务质量的重要一环。第一，提升管理人员的传承意识和技能。组织专业的培训班和研讨会，培养和提升档案管理人员的传承意识和技能，使其能够有效地保护、整理和利用档案资源。第二，加强档案传承机构的建设和支持。鼓励各级政府和相关机构加大资金和人力投入力度，建设档案传承中心、档案馆等机构负责档案资源的整理、保护和传承工作。同时，为这些机构提供必要的支持和政策保障，确保其顺利开展档案传承工作。第三，加强档案传承的法律法规建设。制定和完善档案管理相关的法律法规，明确档案的保护和传承责任，规范档案传承的程序和要求，加强对档案传承工作的监督和检查，确保档案资源的合规性和安全性。第四，加强档案传承成果的利用和推广。将档案传承成果应用于教育、科研、文化创意产业等领域，推动档案资源的有效利用和价值发挥。同时，积极开展档案展览、数字化展示等活动，向公众展示档案的丰富内涵和历史价值，增强公众对档案传承的认同感。

综上所述，从新公共服务视角分析学校档案工作的现状，能够有效发现档案管理制度、数字化建设工作、资源共享、传承意识等方面存在的问题。通过落实健全档案管理制度、推进档案数字化建设、促进档案资源共享、增强传承意识等具体优化策略，能够全面优化学校档案工作，充分发挥档案的作用。

（作者单位：甘南藏族自治州卫生学校）