新时代加强人力资源和社会保障系统档案管理

翟悬悬

在社会经济发展进入新的阶段时，档案管理也需要进行改革和创新，以便为人民提供更高质量的服务。因此，必须不断优化人力资源管理理念，完善档案管理制度，加强档案信息化建设，转变档案管理模式，促进档案管理效率和质量全面提升，以更好地适应时代发展的要求。在此背景下，现探索新时代下人力资源和社会保障局档案管理的策略。首先，分析影响人力资源和社会保障局档案管理工作的各种因素；其次，提出新时代下人力资源和社会保障局档案管理工作的具体策略，以期为提高档案管理工作水平提供参考。

档案管理在人力资源和社会保障局的工作中占据核心位置。随着社会的发展，人力资源和社会保障局承担的档案管理职责越来越重要。因此，有必要采取切实有效的手段进一步加强档案管理。新时代下，档案作为信息资源的重要组成部分，对促进我国人力资源管理有着非常积极的意义。当前，档案管理工作人员需要深入思考如何提高档案管理的质量，以更好地满足组织和个人对档案管理的多样化需求，并推动档案管理工作朝着更加标准化、规范化和信息化的方向发展。

人力资源和社会保障局档案管理信息化的必要性

信息化建设可以提高档案管理效率

通过电子档案管理系统，人们可以迅速查找、保存和分享档案信息，这极大地提升了人们的档案获取效率。电子档案管理系统不仅支持远程访问，还能实现团队协作，为档案管理工作提供了极大的便利。

信息化建设可以提高档案管理质量

通过电子档案管理系统，工作人员可以对档案资料进行细致的分类、整合和标准化操作，从而有效提高档案资料的精确度和实用性。同时，电子档案管理是传统纸质档案管理的延伸，其具有方便查阅和检索等优点，能够满足不同用户的需求。电子档案管理系统还能为档案资料提供安全防护和备份恢复功能，从而有效避免资料丢失。

信息化建设可以促进与其他部门的协同合作

人力资源和社会保障局建立统一的信息管理系统有助于与其他部门进行信息共享。该系统可以对各类数据进行整合并存储到数据库中，为政府部门提供一个可访问的综合应用平台。有关部门可以通过该系统快速访问所需资料，大大提升工作效率，同时还能减少不必要的重复劳动，为相关人员提供便捷服务。当涉及跨部门的业务处理时，人力资源和社会保障局可以利用信息技术提供远程服务。通过该系统，人力资源管理人员无须到现场登记即可获得相关数据，快速完成数据采集。在日常办公中，人力资源管理人员只需通过互联网即可处理相关业务。在执行政府的采购、招标、投标等业务时，人力资源和社会保障局可以利用信息技术确保操作公开、透明和公正。在进行绩效考评时，人力资源管理与社会保障管理部门可以利用信息技术实现数据共享。推进信息化建设，创建统一的信息管理系统，不仅可以加强部门之间的合作，还能提高政府工作的透明度。

影响人力资源和社会保障局档案管理工作的因素分析

档案管理制度是档案管理工作的核心，其直接关系到档案管理的效果。因此，要想提高档案管理水平，就必须完善档案管理制度。人力资源和社会保障局管理的档案数量和种类众多，且内容繁杂。随着信息化时代的到来，传统的档案管理模式已经无法满足当前的档案管理需求，因此，必须加大对新时代档案管理制度体系建设的研究力度，以确保我国的档案管理水平能够得到有效提升。由于缺少科学的档案管理制度框架，实际的档案管理工作面临着巨大挑战。当前，我国事业单位中的档案主要由政府职能部门及其他相关单位负责管理。这些部门在档案管理方面承担着较为繁重的任务，且职责不明确，分工不清。不同种类的档案需要不同的管理部门承担管理职责，在制度体系不完善的情况下，容易出现档案管理重复、管理真空等问题。同时，各个单位对档案的重视程度不够高，对档案管理人员的培训力度不足。在档案管理的过程中，各个部门之间也没有建立紧密的合作，导致档案管理人员之间的协同工作不尽如人意。这使得在当前的档案管理工作中经常出现信息的重复收集，这给档案管理人员带来了较大的工作压力。因此，为了提高档案管理的效率和质量，相关部门应建立完善的档案管理制度体系。虽然目前已经采用了按部门和岗位划分的管理方式，但由于缺少统一的档案管理制度，档案管理的信息遗失和重复问题尤为突出，大大影响了档案管理的工作效率。

档案管理工作还会受到信息技术的显著影响。随着科学技术水平的不断提高，信息化建设成为社会经济发展的必然要求。新時代下，大数据技术和云计算等技术蓬勃发展，各行各业都与信息技术进行了深度融合。档案管理工作作为一项基础性工作，需要借助信息化技术进行优化和改进。为了确保与时代同步发展，人力资源和社会保障局构建了相应的档案管理数据系统。该系统涵盖档案数据库、数字化档案管理、区块链身份验证以及区块链存储等方面，结构复杂。通过对信息管理模式进行优化创新，可以促进档案管理工作效率和质量的全面提升。

人力资源和社会保障局的档案管理工作由档案管理工作组织完成。因此，必须加强对档案管理人员的培训和考核，提高档案管理人员的综合素养。尽管信息技术在档案管理中的应用为档案管理人员减轻了工作压力，但这并不意味着信息技术可以完全替代人力资源。档案管理人员必须具备良好的职业素养和综合能力，只有这样，才能有效提升档案管理的信息化水平，促进档案管理工作效率不断提升。因此，加强对档案管理人员专业素养的培训非常重要，能够有效提高档案管理工作的效率。在实际的档案管理实践中，有些部门和档案管理人员已经建立了管理网络。但是，还有一些档案管理人员在专业技能上存在不足，这导致其在应用档案管理网络时缺乏足够的专业性，可能会增加信息泄露的风险。由于档案管理人员对新技术的了解有限，因此，其在利用信息技术进行档案管理时容易受到外界因素的影响。部分档案管理人员在面对档案异常事件时，往往缺乏强烈的使命感和责任感。新时代下，档案管理人员的日常工作主要是收集和交付档案信息，因此他们的专业素质还需要进一步提高。

新时代下推进档案管理工作信息化的具体策略

构建完善的档案管理工作制度体系

由于人力资源和社会保障局处理的档案管理信息相当复杂，为了提高档案管理效率，有必要对现有的档案管理制度进行统一规划，并构建一个全面、完善的档案管理制度框架。一方面，需要整合档案管理的各种功能，明确各个部门在档案管理中的职责，从而为档案管理制度的建立打下坚实的基础。同时，要建立高效的档案信息化管理平台，实现资源共享，提高档案管理工作效率。為了保证档案管理制度顺畅运作，有必要建立档案管理人员沟通机制，加强各部门之间的合作。还可以建立有效的绩效考核机制，促使档案管理人员将自身责任落实到位。鉴于档案管理覆盖社会生活的方方面面，如养老、生育、就业和医疗等，应当建立一个档案信息共享机制，并对档案信息管理资源进行优化配置。另外，还应加大对工作人员的培养力度，加强人员思想政治教育，增强其责任意识，提高个人综合素质，为实现良好的档案管理奠定基础。人力资源和社会保障局可以通过周期性的教育和培训机制提高各部门在档案管理方面的专业水平，并通过实施奖惩制度激励各部门，提高档案管理工作的实际效果。建立完善的规章制度，保证档案管理人员依法履行职责。要明确部门内各个职位的职责划分，确保责任制度得到有效执行。一旦档案管理信息泄露，必须立即追究责任，以防在后续的档案管理工作中出现同类型错误。

加强对档案管理工作的信息技术支持

新时代下，人力资源和社会保障局档案管理应朝着信息化方向发展。当前，我国人力资源和社会保障局对档案管理工作的重视程度逐渐提高，但是由于受多方面因素影响，档案管理工作还存在很多问题，工作效率和质量还需进一步提高。加强对档案管理工作的信息技术支持可以显著提高档案管理工作的质量，提高档案的利用率。因此，必须重视档案管理工作的信息化建设，通过合理利用现代先进技术，促进我国人力资源管理水平不断提高。基于档案管理工作的实际需求，购买数字化档案信息处理终端、数字化档案信息服务器、存储系统和扫描仪等设备，为档案管理工作朝着信息化方向发展提供必要的硬件支持。注重提高档案管理人员的专业素质和综合能力，不断强化档案管理人员的责任意识和服务意识，从而更好地实现档案管理信息化。信息技术的应用不仅可以减轻档案管理人员的工作压力，还能在降低档案管理成本的同时，提高档案信息的利用率。此外，还可以对传统纸质档案进行数字化处理，实现档案信息管理的现代化和网络化。人力资源和社会保障局在进行信息化建设时，必须重视数据库的维护工作，最大化地利用数据库的存储能力，突破档案管理的时间和空间限制。通过网站及时发布档案相关数据及动态信息，实现档案资源共享。通过在官方网站上设计与数据库相连接的接口，部分档案信息得以向公众开放，从而有效提高了档案资源的利用率。在互联网技术快速发展的背景下，档案管理部门应积极运用现代信息技术，实现对档案信息的数字化管理。不论是企业、事业单位还是个人档案使用者，都可以通过数据库的开放端口获取档案信息资料，大大提高档案资源的利用率。同时，还要重视对保密性质的档案信息进行开发利用，确保其能够为企业或个人提供更多有效服务。

提升档案管理工作团队的综合素质

新时代下，人力资源和社会保障局的档案管理工作面临着更加复杂的挑战，这也给档案管理工作团队带来了前所未有的考验。因此，需要建立一支高素质的档案管理队伍。在队伍建设的过程中，人力资源和社会保障局不仅要投入高质量的人力资源，还要定期安排档案管理人员学习档案法、档案工作条例等法律法规，以增强他们的使命感和责任感。同时，人力资源和社会保障局还要注重提高档案管理工作人员的业务能力，为其提供丰富多样的职业选择机会，促进档案管理工作效率进一步提升。此外，人力资源和社会保障局还要加大对档案管理工作人员的培训力度，定期组织业务培训活动。档案管理工作人员应主动参与培训活动，以提高档案信息化管理能力。人力资源和社会保障局要注重对档案管理工作者采取激励措施，将绩效考核引入日常管理工作当中，以绩效工资及奖金的形式鼓励档案管理工作人员为单位做出更多贡献。为了更好地激发档案管理工作人员的学习兴趣，相关部门应确保为其提供公正的晋升途径。对于学习态度端正、综合能力出众且表现卓越的档案管理工作人员，应给予适当的奖励，以鼓励其不断进步，积极执行档案管理任务，并推动人力资源和社会保障局的档案管理工作实现可持续发展。

信息时代下，档案资源成为人力资源管理过程中的重要环节。对于人力资源和社会保障局来说，确保档案管理工作得到妥善执行是一项必须完成的任务。信息时代下，传统的档案管理模式已经无法满足当前档案管理工作的需求。因此，人力资源和社会保障局需要创新档案管理模式。为了进一步提升档案管理的效果，人力资源和社会保障局应建立一个健全的档案管理制度框架，从硬件和软件两个层面增强对档案管理的信息技术支持，提升档案管理队伍的整体能力，并确保档案管理工作顺利开展。

（作者单位：单县人力资源和社会保障局）