大数据背景下高校档案管理对策研究

2024-04-03魏瑛杰丁静

兰台内外 2024年7期

魏瑛杰　丁静

摘要：信息技术、大数据技术是计算机与网络时代最具代表性的科技工具，其在各行业领域的普及与广泛应用推动了大数据时代发展的进程。同时，在大数据技术带动下，各种海量的数据信息也逐渐被赋予了不同的价值，并成为宝贵的资源，在经济发展与文明进步中发挥出重要作用。高校档案在教育管理、人才培育和教学研究、教育教学创新方面有着至关重要的价值作用。伴随着数字化时代、数据化时代的不断演变，高校档案作为高校重要的信息资源，对其管理工作的开展也逐渐开始向着智能化、数字化方向转变。文章着重研究基于大数据的高校档案管理创新与更新的对策，明确了大数据及高校档案管理的相关概念内涵，分析了大数据时代高校档案管理所存在的问题与难点，并提出有效的管理创新对策，期望能够为提升高校档案管理质量及效率，实现档案管理模式进步提供一点参考。

关键词：大数据；高校；档案管理；管理对策

中图分类号：G647.24 文献标识码：A

时代的进步和文明的发展必然会加快技术更新的脚步，尤其是科技文明最为显著和具有代表性的技术——信息技术。由此也产生了大量的数据信息，这些数据信息在被收集、识别、筛选和提取后形成数据库，而其中所应用的技术即为大数据技术。高校档案管理的本质是信息的管理，由于高校档案信息数量大、复杂程度高，为保证高校档案管理的效率、质量与安全，就需要借助拥有强大数据处理和分析能力的大数据技术，构建现代化高校档案管理系统。但是目前，基于大数据的高校档案管理仍然存在诸多难点，如人才的缺失、档案信息数据安全、档案处理技术与标准更新等，这些问题的存在必然会对高校档案管理的高效化、数字化建设产生一定影响。因此，在大数据时代背景下，高校档案管理要积极改变传统管理模式，加强数字化档案管理建设，从而满足高校快速发展对档案信息的需求。

一、大数据与高校档案管理

1.大数据

在数字化时代背景下，大数据已经成为业界热议的话题，从本质上来说，大数据是指传统数据处理应用软件难以处理的大规模数据集合。它通常包括在数据存储、管理、分析及获取有价值信息等方面，具有前所未有的复杂性和挑战性的数据类型和数据量。大数据及其相关技术是在信息技术广泛应用和技术革新下所逐漸产生并得以不断推广与实践应用的，尤其是云计算、物联网和社交媒体的普及，使得全球数据量呈现出爆炸式增长，诸多行业领域普遍引用了信息技术、云计算技术与物联网技术开展运营管理和生产管理，意味着每天、每分、每秒，各个行业、各个领域都在产生和分享巨量的数据信息，由此诞生了大数据的概念，以应对这种前所未有的数据处理需求。

从大数据表征角度来说，其主要有四个明显的特征：

其一，数据量十分庞大。大数据最为显著的特点就在于数据量的庞大，而且是时刻呈几何式增长，其中包括了大量各种来源、不同类型的巨量数据。

其二，超快的处理速度。大数据主要由数字信息数据组成，由于大数据的数据量十分庞大，要想实现对海量数据的收集、整理、分类和存储，必然需要具备快速处理和分析大量数据的技术能力。

其三，纷繁的数据种类。大数据涵盖了各种各样不同类型的数据信息，包括大量结构化数据，如文档和表格，还有半结构化数据，如电子邮件和网页数据。此外，还有非结构化数据，具有代表性的是视频和音频。

其四，较低的价值密度。虽然在大数据时代数据信息呈现爆炸式增长且规模巨大，但其中仅仅只有其中一部分具有价值。所以，需要借助工具从大量无用数据中识别、提取出有价值的数据信息。

2.高校档案管理

高校档案力求全面地反映高校的各项工作、活动和成果。它涵盖了高校教育、教学、科研、服务和文化等多个方面，还记录了高校管理、学生工作以及国际交流等具体内容。通过高校档案，不仅可以系统地了解高校的工作情况，还可以深入了解高校各个方面的具体情况。

简单来说，高校档案管理主要是指高校所有部门在日常工作开展中所产生各项信息数据的汇总、筛选与保存。对于高校来说，其档案分类主要包括党群类、行政类、教学类、科研类、学生类、基本建设类、仪器设备类、出版类、产品生产类、外事类和财会类等多种类型，其中有大量对学校发展及社会经济建设具备重要作用价值的信息。按照不同类型和档案信息记录要求又分为多种不同的档案类别，按照特定管理标准及存储要求，参照档案信息产生时间、来源及内容与具体特征，对档案信息予以有层次的分类和整理保存。例如，根据文件的来源、时间、内容和外形上的异同点和联系组成一组文件材料，按照档案管理的办法分类组卷，经过编目、装订成卷，形成档案案卷，包括案卷封面、卷内文件目录（全引目录）、卷内文件和备考表等几部分。

高校档案管理人员需积极与学校各部门工作人员保持紧密沟通，确保档案信息的真实性、完整性和存档录入的及时性，按照特定时间，依据具体的档案归类与存档制度规定，组织所有教学、科研和管理等相关工作人员，及时对本部门档案信息整理与汇总，并予以立卷。立卷相关责任人需严格遵守纸质档案文件信息及电子档案信息形成具体规律，对所收集、整理的档案信息文件予以系统的编号，并详细填写卷内目录，完成后交由本部门档案存储工作人员开展严格、详细的核查后，确认合格方可移交给高校档案管理部门。

二、大数据背景下高校档案管理现状分析

高校档案信息数量庞大且分类复杂，大数据的出现为高校档案管理带来了新的机遇，但同时也有新的挑战。主要包括如何处理和分析大规模、复杂的数据信息，如何保护档案信息数据的安全也是高校档案管理工作的一大难点。

从目前各高校开展档案管理工作现状分析可以发现，在管理效率及管理质量上仍存在一些不足，具体体现在以下几个方面：

第一，高校档案管理相关系统及硬件设备设施较为落后。按照当前部分高校档案馆内应用的档案信息管理系统来看，有很大一部分高校档案管理部门仍采用功能较为落后的初级信息管理系统，其在档案管理功能方面较为单一，操作界面、设置模块相对较为简单，甚至在功能上仍停留在简单的档案信息录入、关键词检索方面。并且，其中有很大一部分高校的档案信息管理系统并未设置档案信息统计功能，也没有搭配信息数据分析技术软件和数据管理功能模块，系统软件较为陈旧，更新较慢，没有对硬件与软件及时更新，无论是功能多样性还是档案信息安全性方面都远远无法达到高校档案信息化与数字化的功能要求。

第二，高校档案信息资源管理体系更新较慢且十分混乱。当前，部分经济水平不高地区的高校，在档案管理系统设计方面由于受到经费、技术局限影响，导致其并未构建较完善的管理制度和监督考核机制，特别是未建立专门用于各类档案管理的相关制度与监督管理机制，使得档案管理部门各项工作开展效率低下，且无法保证档案信息的安全和完整，更加无法做到及时更新，甚至常会出现多头管理的情况，信息不完整，问题较多。而学生在查阅自己档案信息时，常常需要登录多个系统或到多个部门查询，如此碎片化、混乱的管理模式既不利于高校档案的高效化管理，也不利于高校档案利用率的提升。

第三，高校档案信息安全管理水平较弱。网络及大数据存储的特点之一在于其具有一定的开放性，且数据多点存储、复杂系统及海量数据的存在必然会涉及数据信息的安全问题。从实践角度来说，大部分对高校档案信息产生威胁的因素均来自外部网络，常会出现网络攻击或是利用现存防火墙、软件后门及系统漏洞入侵系统，常常会发生泄露学校重要信息或师生个人信息的情况，尤其在档案信息的录入和存储以及复制方面的信息技术水平越高，则档案信息的安全风险系数越大。由于高校档案管理信息化建设标准与规范相对滞后及缺失，导致安全管理方面也成为大数据档案管理的弱项。

三、基于大数据的高校档案管理对策

1.高度重视高校档案管理信息化与智慧化建设

高度重视、加强领导是有效提高高校档案管理信息化、智慧化的根本前提，要想引入具有先进功能的大数据技术，就必须注重对相关硬件设备设施的完善。首先，从思想意识上做出积极改变，重视档案信息化建设，明确高校档案管理信息化、智慧化是提高高校档案管理效率与质量以及发挥档案价值的必由之路，也是未来时代发展与高校发展的必然趋势。只有真正重视档案信息化工作才能够更加积极地投入更多资源和资金。所以，各高校不仅要将更多资金和资源向档案管理信息化建设倾斜，购置更多先进的设备设施，还要获得当地政府财政的支持，完善档案管理场所及信息数据管理系统等硬件设备设施，积极引进功能先进的软件系统，从而为高校档案信息化、智慧化建立必备条件。

一方面，高校档案管理工作人员要及时转变档案管理观念，重视档案管理的现代化，要积极学习先进的档案管理理念及管理技术，尤其要建立大数据档案管理的新时代管理意识。高校尤其要能够利用新媒体等多元化宣传媒介，引入和宣传先进的档案管理理念，提高全体档案管理人员的大数据意识，不断提升档案管理工作的信息化、数字化水平，从而实现档案数据管理的革新；另一方面，高校档案管理人员也要积极学习更多先进的大数据技术操作方法，尤其要掌握档案信息数据处理的技术，结合高校引入的设备设施，不断提升自身信息素养和技术操作水平，从而满足高校档案管理信息化、智慧化建设的要求。

2.积极开展高校档案管理体系的标准化建设

高校档案作为一所高校对外展示形象、对内凝聚力量的重要途径，其内容质量与整合力度直接关系到档案的整体质量。要实现高校档案的高质量发展，必须积极加强内容整合与创新。对于高校档案管理信息化、智慧化建设来说，无论是高校管理层还是档案管理人员，都应该准确认识档案标准化和数据化的关键点，能够把握传统档案管理与现代档案管理之间的差别，并通过提升档案管理的数据化和标准化水平达到优化档案管理工作的目的。

一是要丰富档案内容，拓展信息广度。高校档案不应仅限于罗列事实、堆砌数据，而应通过系统整理和深入挖掘，将学校的重要事件、工作成果和发展规划等信息全面呈现。同时，要注重从多角度、多层次筛选信息，确保档案内容全面而有重点；二是要健全档案管理标准化制度。高校要结合档案管理工作现状及现有管理体系更新标准化管理制度，无论是档案信息的检索、提取或是接收、电子信息交换、存储及查询等，都必须执行标准化的操作流程和管理制度，以此来提高高校档案管理工作的现代化水平；三是要重视对数字化档案的制定与备份。根据目前高校各项教育教学管理及科研与党政工作开展现状，了解实际的档案管理需求，明确各项管理要求，制定科学、健全的数字化档案管理制度与考核标准；四是要强化宣传力度，提升档案影响力。除了在校内广泛宣传外，还应在社会上积极推广学校的形象与成果。例如，可以通过校园网站、社交媒体等平台发布相关内容，吸引更多人关注和了解学校的发展状况。此外，还可以举办专题展览、开展主题活动等形式，让更多人参与到学校档案工作中来。

3.注重大数据背景下高校档案管理安全保障体系的构建

对于智慧化、现代化的档案信息管理而言，信息安全一直是不可忽视的重点。因此，高校需关注现代化档案管理系统安全体系的建立，尤其要全面把握影响档案管理工作的各项因素，并明确大数据时代对档案管理安全的各项要求与挑战，及时构建功能先进的档案安全保障体系。

一是要加强数据分析能力。通过收集和整理学校的各类数据，运用科学的数据分析方法，对数据深度挖掘和分析，从而发现学校发展中存在的问题和不足，为学校的决策提供重要参考。同时，要注重数据的更新与修正，确保数据的准确性和时效性；二是要注重档案管理网络的安全性，以有效应对数据化档案管理的各项要求，运用全新升级的网络安全软件做好档案信息安全保护，从而最大程度上降低病毒侵袭的威胁；三是要重视档案服务端网络安全防护系统，成立专门的网络安全防护监管部门，并安装先进的安全管理软件，及时更新，以多种方式提高档案信息服务端的网络安全。

四、结束语

结合上文所述，基于大数据的高校档案管理建设与技术更新是未来智慧校园建设发展的重要组成单元，高校需充分运用大数据技术的特点和优势，全面分析當前高校档案管理工作开展中存在的问题及难点，将以大数据技术为基础的智慧档案建设融入校园建设中，尤其在制定相关规划时应做到同步考虑。高校应积极利用有利的发展环境，使高校档案管理数据化、智慧化发展得到政策层面的有效支持。在高校总体规划下，将大数据技术和先进的软硬件设备设施积极融入档案管理中，并以开放共享的建设模式加强高校档案管理数字化建设，更好地发挥高校档案价值，使其成为促进高校快速发展的基石。

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（作者单位：山东建筑大学）