现代档案管理工作面临的挑战与突破

王瑞

摘 要：档案管理作为信息社会中至关重要的一环，面临着来自多方面的挑战。信息技术的迅猛发展给档案管理带来了新的机遇，也带来了前所未有的挑战。数字化转型、信息安全和大数据管理等问题摆在档案管理者面前，需要采取创新性和综合性的策略来解决。文章深入研究这些问题，并提出可行的突破点，旨在为档案管理工作顺利开展提供有益的思考和建议。

关键词：档案管理工作；工作挑战；突破

中图分类号：G271 文献标识码：A

通过探讨现代档案管理工作面临的挑战以及可能的突破方向，综合分析档案管理领域的最新研究和实践，明确档案管理过程中存在着信息技术、安全性和管理人员素养等不同方面的挑战，并提出了一系列的应对策略，旨在为档案管理工作者和相关从业人员提供深入洞察，以更好地应对现代社会快速发展和信息化进程带来的挑战。

一、档案管理工作面临的挑战

1.人员素质提升缓慢

档案管理作为一项关键的组织管理工作，其有效性和高效运作对于组织的整体运行至关重要。然而，当前档案管理工作人员素质提升缓慢是一个亟待解决的问题。

首先，管理人员可能面临着技术水平不足的问题。特别是随着时代的发展，在数字化档案管理方面存在着非常大的不足。随着信息技术的迅猛发展，数字化档案管理成为提高档案管理效率和安全性的关键。然而，一些管理人员可能缺乏足够的信息技术知识和应用能力，导致档案管理工作中数字化转型的进展缓慢；其次，管理人员在团队协作和沟通方面的能力也可能受到限制。档案管理工作通常需要跨部门协作，涉及与不同层级、领域的人员展开有效沟通，如果管理人员缺乏良好的团队协作和沟通技巧，可能导致信息流通不畅，影响整个档案管理流程的顺利开展；最后，对法律法规的了解和遵循以及风险管理的能力也是管理人员素质提升的重要方面。随着信息安全和隐私保护要求的提高，管理人员需要不断更新对相关法规的了解，并能够制定和执行相应的风险管理策略，如果管理人员在这方面的素质提升缓慢，可能会使档案管理工作陷入不合法规要求的困境，导致管理工作陷于比较被动的境地，对档案管理开展工作是十分不利的。

2.信息化程度有待提升

档案管理工作在信息化程度不高的情况下面临一系列严峻的挑战。首先，传统的纸质档案管理系统往往效率低下且容易出现错误，手工录入、查找和更新档案需要大量的时间和人力，容易导致信息丢失或混淆，影响工作效率，也会影响工作人员的心理问题，若是工作人员没有掌握一定的信息化能力，就很难利用信息技术去处理相关信息，不利于管理效率的提高；其次，信息化程度不高可能导致档案存储和检索的困难，纸质档案的存储空间有限，且不易管理，在需要频繁检索信息的情况下，传统的档案管理方式可能无法满足实时性和快速性的要求，从而影响了决策和业务流程；最后，信息化程度不高还可能引发档案安全性和隐私保护的问题。在数字化时代，档案管理系统需要具备高度的安全性，以防止未经授权的访问和信息被泄露，传统的纸质档案管理方式难以满足现代安全标准，可能导致敏感信息被泄露和滥用。此外，信息化程度不高也使得档案管理工作难以适应日益复杂的业务需求和法律法规的变化。现代档案管理需要与其他信息系统集成，实现数据共享和交流以及更好地应对合规性要求，缺乏信息化支持的档案管理系统可能无法有效应对这些挑战。

3.档案管理理念缺乏先进性

档案管理工作面临一个重要挑战是档案管理理念缺乏先进性。一方面，体现在传统档案管理理念无法满足日益复杂、多样化的信息管理需求和技术发展的挑战。在数字化、信息化时代，传统的档案管理理念往往无法充分适应快速變化的信息环境，传统理念通常侧重于纸质档案的管理，过于依赖手工处理和存储，缺乏对数字档案、大数据和云计算等现代技术的充分理解，导致档案管理工作在面对大量电子文档、多媒体资料和即时通信记录等新兴信息形式时，显得无法高效应对，先进的档案管理理念应当更加注重数字化档案管理，采用先进的信息技术工具，如文档管理系统、元数据标准和数据挖掘等，以提高档案管理的效率和准确性。但是，工作人员明显缺乏对这些技术的认识和应用，可能使得档案管理无法跟上信息技术的迅猛发展，从而影响组织对信息资源的充分利用；另一方面，先进的档案管理理念还需要更强调信息的整合和共享，传统档案管理往往以部门为单位展开管理，导致信息孤岛的问题，不同部门之间难以有效共享和利用信息。工作人员若是缺乏对先进的信息流程和协同工作理念的认知，可能阻碍档案管理在整个组织内的协同与协作。

二、档案管理工作的突破措施

1.更新档案管理模式

随着科技的不断发展，更新档案管理模式是档案管理工作实现突破的关键之一。其涉及多个方面，包括数字化、智能化和信息共享等方面。

首先，数字化是档案管理工作的重要方向。通过在日常工作中，将纸质档案转变为电子文档，可以实现档案的数字化存储、检索和更新，数字档案管理系统能够提高工作效率，减少手工操作带来的错误，大幅提高了档案检索的速度和准确性，这种模式的突破使得档案管理更加高效、便捷，并能更好地适应现代业务需求。同时，此种管理方式精简了管理流程，提升整体的工作效率，工作人员在此过程中能够利用数字化管理方式，有效开展管理工作；其次，智能化技术的引入也是更新档案管理模式的关键步骤。人工智能、机器学习等技术的应用，可以使档案管理系统更具智能化，能够自动分类、归档和检索，智能化的档案管理系统能够根据用户的需求提供个性化的服务，大幅提高了档案管理的智能化水平，为用户提供更加智能化和定制化的档案管理体验。此项技术的引入不仅可以减轻工作人员的工作负担，还提升了信息检索效率，对于管理工作的顺利推进大有裨益；最后，信息共享也是更新档案管理模式的一个关键因素。现代档案管理需要更强调团队协作和信息共享，通过建立跨部门、跨系统的信息共享机制，可以使不同部门之间的信息流动更加顺畅，避免信息茧房的产生，且这种管理模式的突破有助于提高整个组织的协同效率，促进了更好的决策和业务流程。

总体而言，更新档案管理模式是档案管理工作实现突破的必由之路。数字化、智能化和信息共享的引入，使得档案管理更加适应现代化的工作需求，提高了工作效率和信息管理的水平。组织在推动档案管理模式更新的过程中，需要不断关注科技发展的趋势，灵活应用新技术，以更好地满足未来的档案管理挑战。

2.增加档案管理资金投入

增加档案管理资金投入是实现档案管理工作突破的关键举措之一。资金投入的增加可以在多个方面推动档案管理工作的现代化。

一方面，资金的增加可以用于引入先进的数字化技术，实现纸质档案向电子档案的转变，数字化档案管理系统不仅能够提高档案管理的效率，还能减少空间占用、防止档案损失以及加强信息的安全性。及时更新换代全新的数字化技术，能够让档案管理工作跟上时代的步伐，对于管理人员来说，高效率的数字化技术能够更好地展开各项工作，推动工作顺利开展；另一方面，资金的增加可以用于培训档案管理人员，使其熟练掌握新技术和工具。如上所述，档案管理人员的专业水平直接影响档案管理工作的质量，通过培训可以提高其数字化档案管理的能力，更好地适应新的工作模式和技术需求，有助于数字化档案管理系统的顺利运行，并最大化资金投入的效益。若是有足够的资金支持，工作人员可接受培训，可以与其他单位的工作人员展开交流，学习先进的管理经验和管理方式，从而改善当前的管理困境，对于整体管理效率的提高也有非常大的帮助。另外，资金的增加还可以用于建设完善的档案存储和管理设备设施，全新的管理设备设施可以更好地适应数字化档案管理的需要，包括恒温、湿度控制等条件，以确保档案的长期保存。其中，也包括物理安全设备设施，以防止档案的丢失或遭到不法侵害。除此之外，增加资金投入还可以用于引入先进的安全技术，以保护档案的隐私和安全，如单位引入网络安全、数据加密等，以防止档案信息被未经授权的人员访问或篡改，在此过程中，单位还可以引入高学历人才，应用全新的技术开展管理，可以极好地改变当下管理中存在的各种问题。

综上所述，增加档案管理资金投入是实现档案管理工作突破的一个重要手段，不仅有助于引入先进的技术和设施，提高档案管理的效率和质量，还为档案管理人员提供了更好的培训和发展机会，促进档案管理工作不断适应现代化的需求，是对组织信息资产长期价值的一项有益举措。因此，在新时期，应当要注重单位档案管理工作部门的资金投入，确保档案管理工作理念跟得上时代发展的步伐。

3.加强制度建设，规范管理流程

加强档案管理工作的制度建设和规范管理流程是确保信息组织、存储和检索的有效性、安全性和可持续性的关键，健全的制度和规范的管理流程直接影响着档案管理工作的质量和效率。因此，在日常管理工作过程中，应当要加强制度建设，并要规范管理流程。

首先，建立明确的档案管理政策和规定是制度建设的基础。管理政策应该包括档案的分类、保管期限、销毁规定、存储要求、访问权限以及数据安全措施等方面的规定。通过明确规定，可以确保档案管理工作按照标准化的程序开展，降低管理过程中的混乱和错误发生的可能性，管理人员在工作中也需要结合相关政策和制度开展工作；其次，制定并实施标准的档案管理流程是必要的。包括记录创建、归档、检索、更新、存储和销毁等环节，这些流程的规范化和标准化可以确保文件管理的一致性和透明度，提高工作效率，并降低错误发生的风险。同时，流程的规范也有助于確保信息的合规性和安全性，符合法规要求和组织内部政策，一旦规范管理流程，就可以确保即便是新入职人员也能够根据流程有条不紊地开展各项工作；最后，加强培训与意识提升也是制度建设和规范管理流程的重要一环。单位应当为档案管理人员提供持续的培训和教育，使其熟悉并遵循最新的档案管理政策、流程和技术。同时，加强员工对信息管理重要性的认识，增强他们对档案保密性和完整性的责任感，对于确保制度和流程的有效执行至关重要。政策和流程是为了约束工作人员的日常工作内容，对工作人员开展相关培训和教育十分重要，单位应当定期开展相关的知识竞赛，帮助工作人员夯实知识基础，从而为顺利开展工作奠定基础。

加强档案管理工作的制度建设和规范管理流程是保障档案管理质量和信息安全的基础。通过明确的政策、规定的流程和持续的培训与意识提升，可以提高档案管理的效率、准确性和合规性，确保档案管理工作符合最佳实践，并更好地服务于组织的长远发展。

4.提高单位档案管理人员实力水平

提高单位档案管理人员的实力水平是实现档案管理工作突破的重要方向，想要突破这一点，可以通过多方面的努力来实现，包括提升专业技能、加强培训、引入先进技术以及激发团队合作精神等各项举措。

首先，为档案管理人员提供专业培训是关键的一步。培训内容可以涵盖档案管理的理论知识、最佳实践、数字化档案管理技术等方面。通过培训，档案管理人员可以更新自己的知识体系，了解行业最新趋势，提高解决问题和应对挑战的能力。在接受培训中，管理人员会不断接受新的理念和方式，对于管理工作的顺利开展大有裨益；其次，引入先进的档案管理技术也是必要的。包括数字化档案管理系统、人工智能技术、大数据分析等，这些技术的引入不仅提高了档案管理的效率和准确性，还为档案管理人员提供了更多创新和发展的机会。通过学习和掌握新技术，档案管理人员可以更好地适应现代档案管理的需求，且信息技术、智能化往往与高效率、低差错相关联，工作人员掌握这些技能，可以为管理工作的顺利开展提供良好的辅助。另外，加强团队协作和交流也是提升档案管理人员实力水平的关键因素，团队协作有助于工作人员在内部分享经验、解决问题，并推动整个团队向前发展。同时，部门内部应当建立一个积极的学习和沟通氛围，从而激发团队成员的学习兴趣，促使大家共同进步；最后，建立职业发展通道和激励机制也是重要的，单位应为档案管理人员提供明确的职业发展路径，鼓励他们参与行业认证，并设立激励机制，如奖励制度、晋升机会等，以提高档案管理人员的积极性和工作动力。

总之，单位可以通过培训、技术引入、团队协作和激励机制等多层次的手段，全面提升单位档案管理人员的实力水平，从而推动档案管理工作取得更大的突破，不仅有助于提高档案管理的质量和效率，还为整个组织的信息管理和业务发展提供了坚实的基础。

三、结束语

在全球信息化快速发展的时代，档案管理工作不仅需要适应变革，还需要引领变革。通过深入剖析档案管理工作面临的多层次挑战，强调了创新、信息技术整合和人才培养等方面的关键性突破点，只有在面对挑战时保持灵活性、勇于创新，档案管理工作者才能更好地发挥在信息社会中的核心作用，期望本研究的成果能够激发更多有识之士对档案管理领域的关注，促使更多深入的研究和实践，为档案管理的未来做出积极的贡献。

参考文献：

[1]孔 非.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].黑龙江档案，2022（03）：205-207.

[2]龚水英.探究信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].西部皮革，2021（02）：73-74.

[3]李全喜.事业单位档案管理质量保障体系建设研究[J].兰台内外，2023（10）：58-60.

[4]赵文博.城市建设档案管理工作如何与时俱进[J].城建档案，2019（01）：58-59.

[5]徐海琴.城市建设档案信息化与数字化管理研究[J].未来城市设计与运营，2023（04）：90-92.

[6]叶 惠.城市建设档案如何更好地发挥社会服务功能[J].办公室业务，2022（02）：130-131.

（作者单位：中国铁路西安局集团有限公司安康机务段）