加强大数据时代人事档案管理工作的研究

郁永娜

摘 要：在大数据时代，传统的人事档案管理模式不利于工作的高效开展，需要充分将大数据技术应用其中，才能适应新时代的发展要求，提高人事档案管理水平。文章阐述了大数据时代人事档案管理的特征，分析其具有的优势，在此基础上，提出了加强人事档案管理工作的有效措施，包括建立新型大数据管理模式、加强人事档案管理人员的技能培养、建立完善的人事档案数据库和加强软硬件升级等，旨在为促进人事档案管理的顺利开展提供参考依据。

关键词：大数据；人事档案管理；特征；具体措施

中图分类号：G271 文獻标识码：A

随着信息技术的飞速发展，大数据时代已经全面来临，对各行各业的管理方式和业务流程提出了更高要求。在这一背景下，人事档案管理作为组织管理的基础和核心，也面临了新的机遇和挑战，如何抓住新时代的发展机遇，利用大数据技术实施数据资料整理和归纳，以提升人事档案管理工作的效率，是当前相关人员需要重点思考的问题。

一、大数据时代人事档案管理的特征

1.人事档案数据量庞大

随着科技的迅猛发展，人事档案中蕴含的信息呈现出了爆发性的增长趋势，不仅包括了员工的基本信息，还包括了更加详尽的培训记录以及绩效评价等多方面内容。员工的基本信息作为人事档案的基础，涵盖了组织中每个成员的个体特征，为组织提供了基本的人才概况。随着企业对人才培养的重视，培训记录成为人事档案中的重要组成部分，这些记录详细反映了员工在职业生涯中所接受的各类培训，包括培训的时间、内容和效果等方面，为企业深入了解人才提供了详细的信息。另外，绩效评价作为人事管理的关键环节，也在人事档案中占据重要位置。大数据时代，绩效评价不再局限于传统的定期考核，而是通过更多元的数据收集手段，为企业提供更为全面和客观的评价依据。由此可见，在大数据背景下，人事档案呈现出数据量剧增的趋势，使其具有了数据量庞大的显著特征。

2.人事档案数据复杂多样

在大数据时代，人事档案数据的来源变得更加多元化。传统上，人事档案主要来自内部系统，包括企业内部的HR系统、员工信息管理系统等。然而，在大数据时代，外部数据的引入变得愈发普遍，涵盖了来自社交媒体、招聘平台以及专业人才市场等多方面的信息，使得人事档案中的数据更加丰富和全面。另外，以前档案数据主要是基础的人员信息，而现在，随着社会的信息化进程，档案数据的类型日益增多，包括了员工的社交媒体活动、专业技能认证和在线培训记录等多方面内容，这些数据的格式也从传统的文本信息扩展到图片、视频和图表等多种形式，使得数据管理的难度显著增加。由于这些多元化的数据来源和复杂多样的数据类型，传统的人事档案管理方式已经不再适用。只有通过更加灵活的管理方式，才能充分挖掘和利用这些多元、复杂的人事档案数据，为企业的人才管理提供更加精准、全面的支持。

3.人事档案内容更加丰富

大数据时代对人事档案提出了更高的期望，要求档案内容能够全面反映员工的多维信息，从而更好地支持组织的决策和发展。首先，在丰富人事档案内容的过程中，涉及员工的个人技能和专业背景。除了基本的工作经历外，大数据时代要求记录员工的专业技能、证书资质和语言能力等方面的信息，有助于企业更好地了解员工的综合素质，为项目组建、升迁晋升等提供更为准确的参考；其次，大数据时代还强调员工的绩效和成就记录。传统的绩效评价已经不能满足要求，通过大数据分析员工在项目中的表现、取得的业绩，可以更客观、量化地评估员工的贡献，为人才激励和晋升提供更有力的支持。因此，大数据时代人事档案管理要求档案内容更加丰富，全面反映员工的多维信息，以适应组织管理的复杂性和多样性。

二、大数据时代人事档案管理的优势分析

1.实现了人事档案的数据化管理

在大数据时代，大数据技术的广泛应用使得传统的纸质档案得以数字化管理，这一转变为人事管理带来了巨大的变革。首先，数字化管理使得庞大的人事档案数据得以高效存储。传统的纸质档案占用大量空间，且容易受到环境因素的影响，存在遗失和损坏的风险，通过数字化，所有档案数据可以被安全地存储在电子系统中，避免了因自然灾害或人为原因导致的档案损失，保障了档案信息的完整性和可靠性；其次，数字化管理实现了档案信息的快速检索。大数据技术的应用使得人事档案中的海量数据可以迅速被检索和筛选，提高了查找特定信息的速度和准确性，为人事管理人员提供了更加便捷的操作方式，节约了大量时间和人力成本；最后，数字化管理也推动了人事档案信息更加广泛的利用。通过大数据分析技术，企业可以从人事档案中挖掘潜在的关联和规律，为组织决策提供更科学的依据。例如，通过分析员工的培训记录和绩效评价，企业可以更好地制订培训计划和人才晋升策略，实现人才的合理配置和发展。

2.提高了人事档案的社会价值

大数据时代，人事档案管理的优势不仅仅在于提高了内部管理效能，还对人事档案的社会价值和对组织的贡献产生积极影响。一方面，以往人事档案主要是用于记录员工的基本信息和工作经历，但在大数据时代，人事档案中蕴含的信息变得更加庞大而复杂，通过先进的数据分析技术，企业可以深入挖掘档案中的各类信息，使得管理层能够更全面、准确地了解员工的能力、潜力和团队协作水平，从而在人才战略、团队组建等方面做出更明智的决策；另一方面，通过充分利用人事档案中的多维信息，企业能够更好地适应市场的需求，更灵活地调整人才结构，实现人才的最大化利用，不仅提高了企业的竞争力，还为社会经济的发展贡献了力量。

三、加强大数据时代人事档案管理工作的具体措施

1.建立可行的新型大数据管理模式

大数据时代，为了更好地应对复杂多变的人事档案管理需求，需要采取切实可行的措施。首先，建立可行的新型大数据管理模式。将大数据技术有机融入档案管理，以实现对多样化数据的统一管理和高效利用。传统的档案管理系统往往无法胜任大规模、多样化数据的处理需求，因此，需要构建更为灵活、弹性的系统架构，云计算、分布式数据库等技术的应用可以使档案数据得以更好地存储和管理，实现数据的快速检索和高效分析。通过采用先进的数据管理技术，可以对数据实施有效分类和管理，进而实现对不同来源、类型数据的有序整合，有助于建立更为清晰的数据结构，提高数据的可读性和利用效率；其次，新型管理模式应注重隐私和安全保护。大数据时代，隐私泄露和信息安全成为亟待解决的问题，在建立新型大数据管理模式的过程中，需要结合先进的加密技术、权限管理系统等手段，保障档案数据的安全性和合规性；最后，加大培训力度。为了更好地实现档案管理的新模式，还需要实施相关培训，提升管理人员的数据分析和处理能力，可以通过举办培训班、引入专业人才等方式来实现。培训内容应该包括大数据技术的基础知识、数据分析方法和工具的使用等方面，使管理人员具备更为丰富的技能，更好地适应大数据时代的档案管理需求。

2.树立大数据人事档案管理理念

理念决定了行动，在大数据时代要想利用大数据技术提升人事档案管理工作的效能，就需要树立大数据人事档案管理理念，为了让全体人员都树立这一新理念，需要做好以下工作：第一，围绕“大数据应用”实施专题培训能够推动大数据理念深入企业内部。通过组织专业培训，管理人员将深入了解大数据技术的应用，包括数据采集、分析、挖掘等方面的知识，不仅有助于弥补管理人员对大数据技术的认知空白，还能够激发其应用大数据实施人事档案管理的积极性。同时，培训课程应当结合实际案例，使管理人員能够更具体地了解大数据在人事档案管理中的应用场景，从而更加有针对性地应用于实际工作中；第二，做好宣传工作和加强统筹规划对于树立大数据管理理念也具有重要帮助。通过宣传活动，企业可以向组织成员普及大数据时代人事档案管理的紧迫性和重要性，不仅包括内部宣传，还可以借助外部媒体，提高企业在社会的形象和认知度。同时，制定全面的统筹规划是确保管理工作有序开展的重要保障，该规划应明确管理目标、任务、时间节点，确保大数据在人事档案管理中的应用得以有序推进；第三，企业需要加强对大数据理念的深入理解，使其融入企业文化中，包括将人事档案管理从传统向数字化、智能化转变的过程。通过引入先进的技术手段，如人工智能、机器学习等，企业可以更加高效地处理档案信息，提高管理的智能化水平。在实施这些措施时，企业需要建立一个跨部门的工作团队，将各方面的资源整合起来，以推动大数据理念在人事档案管理中的全面应用。

3.加强人事档案管理人员的技能培养

大数据时代，只有加强人事档案管理人员的技能培养才能真正将大数据技术应用到工作中，从而提高档案管理工作的整体水平。一方面，随着大数据技术的快速发展，管理人员需要不断学习掌握新技术，以更好地应对不断变化的管理需求，培训内容包括大数据平台的使用、数据分析工具的掌握、人工智能在档案管理中的应用等方面，以确保管理人员具备运用新技术实施档案管理的实际能力；另一方面，鼓励人事档案管理人员更多地运用大数据技术才能快速提高管理水平。通过深度挖掘档案中的信息，管理人员可以更全面地了解员工的潜力和特长，从而更科学地实施人才管理和团队组建。同时，企业可以建立奖励机制，鼓励管理人员创新运用大数据技术，以激发其对新技术的主动学习和应用积极性。除此之外，在大数据时代不仅要做到技术革新，还要开展思想革新。管理人员需要具备善于思考的习惯，能够灵活应对复杂多变的管理场景。通过组织创新思维培训、分享交流会等活动，企业可以培养管理人员的创新能力，以此推动管理工作朝着更高层次发展。在实施这些措施时，企业需要建立一个良好的学习氛围，鼓励管理人员不断学习、实践，以不断提升整体的管理水平，通过技能培养，管理人员将更好地适应大数据时代的档案管理要求，为企业的人才管理和组织发展提供更为有力的支持。

4.建立完善的人事档案数据库

在大数据时代，可以通过先进的信息技术手段，建立完善的人事档案数据库，实现人事档案数据的集中存储和高效检索，从而确保档案管理的效率、安全性和可靠性。首先，该数据库的建立可以实现信息的集中存储。传统的人事档案管理往往采用分散存储的方式，导致信息碎片化、难以管理，而通过建立统一的数据库，所有档案数据可以得到集中存储，使数据更有序、更易管理，从而有助于提高数据的整体可控性，防范数据遗失和被泄露的风险，保障档案信息的完整性；其次，大数据时代的人事档案数据量庞大且复杂，传统的手工检索已经无法满足管理的需要。通过引入先进的检索技术，如全文检索、数据挖掘等，管理人员可以迅速、准确地找到所需信息，不仅提高了档案管理的工作效率，还为组织决策提供了更为准确的数据支持；最后，在数据库的建设过程中，还应加强对数据的加密和权限管理，确保只有授权人员能够访问敏感信息，从而保障档案数据的安全性。同时，建立定期的数据备份机制，以防止数据丢失或损坏，保障档案信息的可靠性。针对人事档案数据库的建立和完善，如果高层领导人员能够加强重视，势必可以快速提高档案管理工作水平。

5.加强软硬件升级

在大数据时代，只有加强对软硬件的持续升级，才能确保档案管理系统得到及时更新和升级，从而满足不断变化的管理需求，提高管理效能。随着大数据技术的不断发展，新一代的档案管理软件应运而生，这些软件拥有更高效、更智能的数据处理和分析能力。通过软件升级，企业可以更好地应对日益庞大的档案数据，实现更快速的检索和分析，提高管理的实时性和准确性。大数据时代，人事档案管理的信息化建设不仅需要定期升级软件，还需要对硬件设施及时升级，如对服务器、存储设备设施等硬件设施升级，才能保障系统稳定。并且，通过硬件升级不仅能够提升系统的处理速度和存储容量，还有助于提高系统的稳定性和可靠性，防范硬件故障对档案数据的影响。另外，随着移动互联技术的发展，移动端档案管理也愈发重要。因此，软硬件升级的范围还应包括移动端应用的开发和优化，以满足管理人员在任何时间、地点开展档案管理的需求，更好地提高管理的灵活性和便捷性，便于适应企业日益复杂的运营环境。总之，加强软硬件升级是大数据时代人事档案管理的迫切需求，通过这一举措，企业能够更好地应对日益庞大和复杂的档案数据，提高管理效能，为人才管理和组织发展提供更有力的支持。

四、结束语

综上所述，大数据时代背景下，在开展人事档案管理工作时，将大数据技术应用其中，并充分发挥其最大化作用，可以促进档案管理模式实现更新，为提高档案管理工作效率和质量提供支持。因此，企业应该牢牢抓住这一机遇，积极探索有效的路径，利用大数据技术构建更加完善、新颖的档案管理模式，以此提高档案的管理效率和利用率。

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（作者单位：山东交通技师学院）